A 10-Step Records Management Plan for Your Office
on olemassa ensisijaisia vaiheita, joita on noudatettava perustettaessa ja ylläpidettäessä arkistojen hallintaohjelmaa toimistoa varten.
miksi tämä on tärkeää? Hyvien arkistojen hallintakäytäntöjen noudattaminen hyödyttää sinua monin tavoin, kuten:
- tiedonsaannin parantaminen;
- arvokkaan toimistotilan vievän materiaalin kasvun hillitseminen;
- toimintakustannusten alentaminen;
- oikeudenkäyntiriskien minimointi;
- elintärkeiden tietojen turvaaminen;
- paremman johdon päätöksenteon tukeminen; ja
- yrityksen/henkilöhistorian säilyttäminen.
tässä on toimistosi 10-portainen arkistojen hoitosuunnitelma.
Vaihe 1. Määrittele, kuka on vastuussa ja mitä resursseja tarvitaan
luo projektiryhmä, jossa on edustajia kaikista alayksiköistä ja tehtäväsarjoista (ei vain tuki-ja toimistohenkilökuntaa) valvomaan projektia. Projektiryhmän tulisi:
- perustettiin ”arkistoyhteyshenkilöiden” verkosto, jossa oli johtohenkilö ja yhteyshenkilöt kutakin toimistoa varten.
- päätä, tehdäänkö kaikki ”talon sisällä” vai tarvitaanko ulkopuolista apua (esim.urakoitsijoita).
- valitse yksi toimisto tai alayksikkö, jossa hanke aloitetaan. Tässä yhdessä toimistossa saatujen kokemusten perusteella voit arvioida, mitä resursseja muuhun tekemiseen tarvitaan.
Vaihe 2. Tunnista toimistosi toiminnan ja toimintojen dokumentointiin tarvittavat asiakirjat
Tee luettelo toimistosi materiaaleista. Älä unohda sisällyttää tyhjät toimistot, Kaapit, ja muut alueet, joissa asiat ovat voineet olla ” jemmattu.”
asiakirja, vähintään, missä materiaalit sijaitsevat, paljonko niitä on, ja muoto (esim. paperi, sähköinen, kartat jne.). (Kun sinulla on” tilannekuva ” laajuudesta materiaaleja toimistossa, saatat joutua palaamaan vaiheeseen 1 ja tarkistaa resursseja hankkeen loppuun saattamiseksi.)
inventaario auttaa tunnistamaan, mitkä materiaalit ovat:
- Records,
- Reference materials (nonrecords),
- Personal papers (nonrecords),
- ylimääräisiä kopioita asiakirjoista, julkaisuista ja lomakkeista (nonrecords).
inventaario auttaa myös tunnistamaan, mitkä tietueet tarvitsisivat olla välittömästi saatavilla hätätilanteessa (vital records)
Vaihe 3. Laadi menettelytavat (kirjanpitovaatimukset)
nyt kun tiedät, mitä toimistossasi on, projektiryhmän on määritettävä:
- säilytetäänkö arkistoja ”keskitetyllä” alueella tai” hajautetulla ” yksittäisillä työpisteillä;
- arkistotiedostoihin sisältyvien asiakirjojen tyyppi;
- miten asiakirjaluonnokset, työpaperit ja kopiot käsitellään.
- kuka vastaa levykopion ylläpidosta (records custodian).
- Ei-tallennetut materiaalit, kuten mukavuuskopiot ja henkilöpaperit, on säilytettävä erillään arkistoista.
Vaihe 4. Sovita tietueesi Tietueaikatauluihin
seuraava vaihe projektissa on sovittaa inventaariossasi yksilöidyt tiedot tietueaikatauluihin. Arkistointiaikataulut antavat tietoa siitä, kuinka kauan arkistoja pidetään toimistossa ja mitä tapahtuu, kun niitä ei enää tarvita toimistossa.
vaihe 5. Laadi ”Tiedostosuunnitelma”
nyt kun tiedät, mitä levyjä sinulla on ja mitkä ovat sopivat tietueaikataulut, voit alkaa järjestää niitä. Sitten, onko siellä on alikategorioita tai alikansioita ja mitä ne ovat.
esimerkiksi:
raportit ja tilastot
- vuotuiset toimintakertomukset
- Henkilöstökertomukset
- koulutus
- Matkustaminen
Vaihe 6. Dokumentoi kirjanpitovaatimukset ja-menettelyt
valmista asiakirja, tiedostosuunnitelma, jossa annetaan yksityiskohtaiset tiedot:
- miten tiedot on järjestetty ja ylläpidetty,
- kuka vastaa mistäkin,
- kun se pitäisi tehdä (esim.vuosittainen arkistoeläke),
- mitä arkistoille tapahtuu, kun niitä ei enää tarvita toimistossa.
sisältävät kaikki päätökset, jotka olet tehnyt vaiheissa 1-5 (esim.mitä tapahtuu luonnosasiakirjoille).
Vaihe 7. Puhdista tietueet, jotka ovat yli hyväksyttyjen säilytysaikojen
kun olet dokumentoinut tiedostosuunnitelmasi, voit alkaa järjestää tietojasi. Ensin on kuitenkin hyvä päästä eroon niistä toimistosi materiaaleista, joita ei tarvita. Jos valtuutettu kirjaa aikataulu, voit:
- poistetaan tietueet, joita ei enää tarvita toimistossa varastointipaikan ulkopuolella.
- Kierrätä hyväksytyn säilytysajan ylittäneet materiaalit. Muista silppua materiaali, joka sisältää luottamuksellisia tai henkilökohtaisia tietoja.
vaihe 8. Järjestä tietueesi
Nyt voit alkaa toteuttaa tiedostosuunnitelmaasi.
- valmistele ensin kansiot ja järjestä asiakirjat kansioiden sisällä.
- noudata tiedostosuunnitelmassasi määriteltyjä menettelyjä. Aseta tarvittaessa kansioihin vertailulomakkeita, joiden avulla käyttäjät voivat viitata niihin liittyvien paperittomien materiaalien, kuten karttojen, piirustusten, videonauhojen jne.sijaintiin.
- Järjestä yksittäisissä tietokone-tai paikallisverkon hakemistoissa olevat sähköiset asiakirjat.
muista käyttää suurin osa ajastasi ”lähetyskirjeisiin” ja vähemmän hallinnollisiin tai” taloudenhoitoon ” liittyviin asiakirjoihin, kuten rutiinikirjeenvaihtoon.
vaihe 9. Pidä kirjaa jatkuvasti
kun kaikki on järjestetty, on tärkeää pitää se ajan tasalla ja ajan tasalla. Muista:
- arkistoi uusia materiaaleja säännöllisesti (esim. viikoittain).
- Suojaa tiedot, jotka sisältävät luottamuksellisia tietoja, kuten luottamuksellisia liiketietoja (confidential business information, CBI) tai henkilötietoja.
- Ota käyttöön uloskirjautumisjärjestelmä (esim.” out ” – kortit), jonka avulla voit seurata tietojesi sijaintia, jotta tiedät aina, missä ne ovat.
- puhdista toimimattomat materiaalit säännöllisesti, yleensä vuoden lopussa (kirjallisten menettelyjesi mukaisesti).
- eläke-kelpoiset tietueet.
- puhdista Käytöstä poistetut tai vanhentuneet vertailumateriaalit.
vaihe 10. Juna, Juna, Juna
Onnea! Nyt sinulla on tiedostosuunnitelma. Olet siivonnut pois kaikki tarpeettomat materiaalit ja järjestänyt tarvittavat materiaalit. Työsi ei ole vielä ohi! Sinun täytyy olla varma, että kaikki henkilöstön jäsenet (ja urakoitsijat) tietävät niiden kirjanpito vastuut.