11 tehokasta ajanhallinnan vinkkejä kiireisille Toimistopäälliköille
Pysäyttäkää minut, jos tämä kuulostaa tutulta…
pääset toimistoon aikaisin aikomuksillasi murskata päivä ja ehkä päästä kerrankin ajoissa ulos. Teet velvollisuudentuntoisesti tehtävälistasi, ja saat halkeilua muutamasta ensimmäisestä erästä.
mutta noin 9:30, keskeytykset alkavat tulla-pomosi tarvitsee sinua ajaa nopeasti asioilla, ennalta ilmoittamaton vierailija tarvitsee huomiota, työkaveri tarvitsee apua uudelleenkäynnistyksen hänen tietokone.
seuraava asia, jonka tiedät, on kello 16.45, ja sinulla on kuin ihmeen kaupalla enemmän asioita tehtävälistallasi kuin aloittaessasi.
aikaa on erityisen vähän toimistopäälliköillä, joita pyydetään yhä useammin tekemään enemmän vähemmällä.
tämä oli merkittävä havainto vuoden 2018 State of the Office Manager-raportissamme, joka oli ensimmäinen laatuaan satojen Toimistopäälliköiden tutkimus lähes 70 eri toimialalla. Kun toimistopäälliköitä pyydettiin nimeämään huippuhaasteensa, he vastasivat yleisimmin ”kova työmäärä/ei tarpeeksi aikaa” (37,5%).
tämä piti paikkansa siitä huolimatta, että Toimistopäälliköt tekevät yleensä pitkiä työpäiviä. Lähes puolet vastaajista kertoi työskentelevänsä keskimäärin yli 8 tuntia päivässä. 14 prosenttia teki 10 tunnin työpäiviä.
tämä ajanpuute ei sinänsä yllätä, kun ottaa huomioon, kuinka paljon toimistopäällikön toimiala on kasvanut viime vuosina. Toimistopäälliköiden tehtävänä ei ole vain hallinnolliset tehtävät, vaan tapahtumien suunnittelu, kulttuurin kehittäminen, onboarding, ja muut tehtävät, jotka perinteisesti saattavat kuulua HR, rahoitus, tai operations.
(PS – jos olet toimistopäällikkö tai Assistentti, liity yksityiseen FB-ryhmäämme täällä. Se on paikka yhdistää, tehdä yhteistyötä ja jakaa neuvoja siitä, miten voittaa laaja kirjo haasteita kohtaat roolissasi.)
joten Toimistopäälliköille asiantuntevat ajanhallintataidot ovat must-have jokaiselle, joka haluaa kunnostautua tehtävässä.
joten olemme koonneet tämän listan Toimistopäälliköiden ajan hacks – kokeiltuja ja todellisia alan temppuja maailman kokeneimmilta ja menestyneimmiltä Toimistopäälliköiltä. Olemme jakaneet ne muutamiin luokkiin, jotta sinun on helpompi löytää tarvitsemasi – ja toivottavasti säästät hieman aikaa!
paras tapa luoda, seurata ja seurata ehdotuksia tässä viestissä on tuottavuusohjelmisto, kuten maanantai.
Kenelle Haluaisit Antaa Lahjoja?
asiakkaat & asiakkaat
organisaatio & Tehtävänhallinta
sijoittamalla pienen osan ajastasi etukäteen organisaatioon voi maksaa myöhemmin suuria osinkoja (ja säästää vakavalta päänsäryltä).
vaikka pitäisit itseäsi melko järjestelmällisenä, tässä muutamia edistyneitä vinkkejä.
ajoittaa viikkosi etukäteen
”suunnittelematta jättäminen on suunnitelmallisuuden epäonnistumista.”
Toimistopäällikköinä tämä on enemmän kuin motivoiva lainaus – se on motto, jonka mukaan elää.
kalenteria kannattaa suunnitella vähintään edellisenä iltana, jotta ehtii heti aamusta liikkeelle.
Haluatko säästää vielä enemmän aikaa? Suunnittele koko viikkosi etukäteen.
viikkosuunnittelun avulla voit vilkaista ja muokata kalenteriasi nopeasti työpäivän päätteeksi (sen sijaan, että aloittaisit alusta joka ilta).
se helpottaa myös kokonaisvaltaista suunnittelua ja yhdistää päivittäisen ja viikoittaisen toiminnan pidemmän aikavälin tavoitteisiin. Se johtuu siitä, että päivittäinen suunnittelu pyrkii pitämään sinut keskittyneenä puihin, kun taas viikkosuunnittelun avulla voit ponnistaa pääsi ylös ja nähdä koko metsän.
perjantai-iltapäivä tai sunnuntai-ilta on yleensä paras aika viikkosuunnittelulle, jolloin saapuvat sähköpostit eivät häiritse.
tärkeysjärjestys ratkaisevilla tuloksilla
ratkaisevat tulokset on järjestelmä, jonka Snacknationin toimitusjohtaja Sean Kelly kehitti yrittäjämatkansa alkuaikoina tavaksi pysyä tehtävässään, kun hän ja hänen liikekumppaninsa yrittivät saavuttaa suuria asioita yksin (eli vain itse pitämässä heitä tilivelvollisina).
käytäntö palveli häntä niin hyvin, että hän piti sen Snacknationissa, jossa se on osaltaan muovannut yhtiön kasvukulttuuria ja radikaalia vastuullisuutta.
se toimii näin:
ratkaisevat tulokset pilkkovat nuo suuret neljännesvuosittaiset tai vuosittaiset tavoitteet viikoittaisiksi ja päivittäisiksi tehtäviksi niin, että käytät aikasi korkean vipuvoiman toimintaan, joka vie tavoitteitasi eteenpäin. By design, your day-to-day always traces back to those larger goals.
ratkaisevilla tuloksilla on myös vähemmän ilmeinen etu. Tiedäthän tehtävälistasi, joka on 50 riviä pitkä? Et koskaan saa sitä tehtyä yhdessä päivässä, mikä tarkoittaa, että tulet aina päättämään päivän tuntien, ettet ole saanut kaikkea tehtyä.
vaikka sinulla olisi 10 päivittäistä tehtävää, hyvänä päivänä saatat saada niistä tehtyä seitsemän.
ja oikeasti-se on hieno saavutus! Murskasit seitsemän tärkeää esinettä. Mutta koska sinulla oli kymmenen kohdetta listallasi, Sinusta silti tuntuu kuin et olisi saanut valmiiksi sitä, mitä halusit saavuttaa.
keskittymällä vain kolmeen päivittäiseen tehtävään lopetat jokaisen päivän tyytyväisenä tietäen, että olet suorittanut kolme korkeinta vipuvaikutusta sisältävää toimintaasi.
tässä perusteellisempi selitys ratkaisevien tulosten järjestelmän toimivuudesta sekä taulukkolaskentamalli, jonka voit ladata sinulle ja tiimillesi.
Use a Daily Docket Style Notepad
this tip comes from OM extraordinaire Windi from Indiana:
”siirtyminen perinteisestä tehdä lista päivittäin docket muistilehtiö on ollut erittäin hyödyllistä minulle.”
Daily Docket ei vain voit nähdä koko päivän yhdellä sivulla, mutta myös erottaa tapaamisia, asioita, tehtäviä, ja muistiinpanoja pitää kaiken järjestyksessä. Se on yksinkertaista, mutta tehokasta.
Windi on samaa mieltä:
”pidän siitä, että se auttaa minua priorisoimaan tehtäviä ja seurata kohteita ja muistutuksia henkilölle ja valiokunnille tuen.”
hän suosittelee tätä päiväkirjaa InkWell Pressistä.
tehtävähallintaohjelmisto
Haluatko paperittomaksi? Tehtävänhallintaohjelmisto kuten monday Ja Hive ovat kaksi erittäin suosittua digitaalista tehtävä-ja projektinhallintaohjelmistoa, jotka voivat tehdä olennaisten tehtävien edistymisestä helppoa.
Los Angelesista kotoisin oleva toimistopäällikkö Heather kertoo tarkemmin:
”maanantai on hyödyllinen järjestää to-dos päiviä / viikkoja / kuukausia jne. Hive on amaaazing järjestää minun suuria konferensseja/tapahtumia. Molempia työkaluja voi käyttää myös muiden tiimisi jäsenten kanssa yhteistyövälineenä.”
Poista häiriötekijät
olemme mieltyneet sanontaan täällä Snacknationissa: jos haluat mennä lujaa, sinun on vapautettava e-jarru ennen kuin voit astua kaasulle.
toisin sanoen huippusuoritusta ei voi odottaa karsimatta ensin niitä asioita, jotka pidättelevät.
tuottavuuden osalta tämä tarkoittaa häiriötekijöiden poistamista. Näin minimoit häiriötekijät, jotka tappavat aikaasi joka päivä.
käytä lippujärjestelmää saapuviin pyyntöihin
yksi suurimmista haasteista Toimistopäälliköille on se, että tiimin jäsenet eri puolilta organisaatiota tulevat usein luoksesi ratkaisemaan ongelmiaan. Ei vain voi olla vaikea seurata kaikkia näitä saapuvia pyyntöjä, mutta nämä jatkuvat keskeytykset myös estävät sinua saamasta tärkeitä asioita tehdyksi.
lipunmyyntijärjestelmä auttaa varmistamaan, että mikään ei sujahda rakojen läpi, ja mahdollistaa myös sen, että joukkuetoverisi voivat kirjata pyyntönsä keskeytäen työnkulkusi.
toimistopäällikkö Norah on Zendeskin fani tähän tarkoitukseen.
”olen laittanut Zendeskin pystyyn, jotta ihmiset voivat lähettää minulle sähköpostia erityiseen toimiston sähköpostiosoitteeseen ja se luo lipun Zendeskiin, hän kertoo. ”Näin voin hallita lippujani ja merkitä ne täydellisiksi, kun ne ovat valmiit!”
jos ZenDesk ei ole vaihtoehto yrityksessäsi, tässä on OM Meganin DIY-ratkaisu.
”minulla on, että pidän verkossa, että päivitän.
aina kun joku lähettää minulle sähköpostia ja pyytää minulta jotain tehtävää, laitan sen sille listalle. Olen asettanut sen tehtäväkseni.
huipulla minulla on tehtäviä, jotka ovat tauolla. Minulla on toistuvia tehtäviä, mikä niiden tila on, mikä tehtävä on, mikä niiden tila on, milloin eräpäivät ovat, kuka on vastuussa, kenelle se on toimitettava, ja sitten minulla on tehtäviä, jotka ovat käynnissä. Kaikki on päivätty.
teen joka viikko uuden lakanan, jotta voin käydä vanhoja läpi.
kyse on vain ahkeruudesta ja päivittämisestä. Mitä teen myös on, että tulostan sähköpostipyynnön sähköpostilla ja pidän sen paperipinon, jossa on tekemistä. Sitten vertaan sitä listaani varmistaakseni, että se on siellä ja se on tehty.”
Megan oli tarpeeksi antelias tarjoamaan excel-mallin, jonka avulla voit kokeilla hänen järjestelmäänsä itse. Voit ladata mallin täältä.
aseta puhelimesi harmaaseen mittakaavaan
Oletko koskaan miettinyt, miksi nämä pienet ilmoituspisteet kaikissa sovelluksissasi ovat punaisia? Se ei ole sattumaa.
App makers have heltymättömästi tested their designs, and know that a red dot with a number in it is almost impossible for us to respect checking. Pyrkimyksessään maksimoida sitoutuminen sovelluksiinsa he ovat tehokkaasti muuttaneet älypuhelimesi maailman tehokkaimmaksi häiriötekijäksi.
hyvä uutinen on, että on helppo tapa taistella sitä vastaan – aseta puhelimesi harmaasävytilaan.
hauska juttu tapahtuu, kun tuo pieni Ilmoitusnumero Instagram-sovelluksessasi on kirkkaanpunaisen sijaan harmaa. Olet yhtäkkiä paljon vähemmän kiusaus selvittää, kuka on kommentoinut viimeisin viesti.
näin teet sen iPhonelle.
käytetään Pomodoro-menetelmää
moniajoon. Olemme kaikki huonoja siinä.
aivomme eivät vain ole valmiita suorittamaan useampaa kuin yhtä monimutkaista tehtävää korkealla tasolla. (Se on tiedettä.)
Pomodoro-menetelmä on ajanhallintatekniikka, joka auttaa sinua sitoutumaan yhteen tehtävään hallittavan määrän aikaa – 25 minuuttia. Tutkimukset ovat osoittaneet, että useimmat ihmiset voivat keskittyä vain yhteen tehtävään, jossa suorituskyky on korkea keskimäärin 45-50 minuuttia.
Siirry tomato-timer.com Kokeile itse.
ajoittaa häiriötekijöitä
Let ’ s face it, on epärealistista ajatella, että et koskaan nosta puhelinta tarkistaaksesi sosiaalisen median, tai suosikki uutissivustosi, tai että saapuva teksti äitisi.
älä asetu epäonnistumaan asettamalla itsellesi epärealistisia odotuksia. Varaa sen sijaan aikaa antautua vähemmän kuin tuottoisaan toimintaan kerran tai kaksi koko päivän aikana, kymmenen tai viisitoista minuuttia kerrallaan.
kun sanomme aikataulu, tarkoitamme oikeastaan laittaa ”katso sosiaalista mediaa” kalenteriin. Sallimalla itsellesi suosikki häiriötekijä silloin tällöin tekee siitä vähemmän houkuttelevaa ja auttaa pitämään sinut tehtävässä suurimman osan päivästäsi.
viestintä
istuin äskettäin Seth Epsteinin haastattelussa, joka oli yksi Los Angelesin parhaista luovista johtajista, ja hän sanoi jotain, joka todella osui sointuun – lähes kaikki ongelmat elämässä tai liiketoiminnassa voidaan ratkaista paremmalla kommunikaatiolla.
Toimistopäälliköiden kohtaamat ongelmat eivät yleensä ole poikkeus. Monet niistä haasteista, jotka tuntuvat systeemisiltä tai jopa ratkaisemattomilta, voidaan usein korjata paremmalla viestinnällä. Seuraavassa on joitakin viestintävinkkejä, jotka helpottavat elämääsi ja säästävät aikaa pitkällä aikavälillä.
käytä Slackia sisäiseen viestintään
sisäisillä viestisovelluksilla on muutamia selviä etuja sisäiseen viestintään käytettävään sähköpostiin verrattuna, mukaan lukien helppokäyttöisyys, suurempi läpinäkyvyys ja integrointi tonneittain kolmannen osapuolen sovelluksia. Ne ovat hyvä tapa poistaa tiedot siilot että sähköposti taipumus luoda.
toimistopäällikkö Norah suosittelee löysää:
”käytämme Slack runsaasti, ja se on hyvä nopeaan viestintään ja tehtävien siirtämiseen.”
pyri selkeyteen
se saattaa tuntua maalaisjärjeltä, mutta kuulimme tämän yhä uudelleen Toimistopäälliköiltä – varmista, että odotukset ja tulokset ovat selkeitä heti alussa. Se säästää paljon aikaa pitkällä aikavälillä.
se on oikeastaan yhtä yksinkertaista kuin kysellä aina, kun jokin ei ole täysin selvää.
toinen suuri sananparsi: ongelmat eivät parane iän myötä. Jos jokin projekti alkaa tuntua ylivoimaiselta, suistuu raiteiltaan tai ei vain toimi, tee asialle jotain ennemmin kuin myöhemmin.
pitkällä tähtäimellä säästyy aina aikaa ottaa asia puheeksi pomonsa kanssa ennemmin tai myöhemmin.
sano vain ei
kuinka monta kertaa päivässä joku organisaatiosi jäsen keskeyttää sinut, joka tarvitsee apua johonkin juuri nyt? Kuinka usein he pysähtyvät miettimään, että saatat työskennellä jonkin tärkeän asian parissa?
veikkaan, että nuo vastaukset ovat ”paljon” ja ” ei koskaan.”
tämänkaltaiset keskeytykset ovat luultavasti yleisin tapa, jolla Toimistopäälliköt suistuvat raiteiltaan ja päätyvät tuhlaamaan aikaa yrittämällä uudelleen keskittyä.
voisi olla houkuttelevaa olla ”kyllä” mies tai nainen ja sanoa vaistomaisesti kyllä kaikkeen, mutta kieltäytyminen pyynnöistä, jotka eivät edistä tehtävän kriittisiä tavoitteita, on ehdoton välttämättömyys – ja voi olla hengenpelastaja ajankäytön hallinnassa.
Ilmainen Bonus: Hanki PDF-versio vuoden 2018 toimistopäällikön raportista. Tutkimme 572 Toimistopäälliköt paljastaa 10 takeaways voit lyödä tavoitteesi ja voittaa haasteita. Plus oppia, mitä muut Toimistopäälliköt saavat maksaa (ja miten voit ansaita enemmän)!