Una Guía Paso a Paso para Mejorar los Procesos de Negocio
Los procesos de negocio desempeñan un papel vital en cualquier organización. Los procesos eficaces agilizan las actividades individuales y mejoran la eficiencia general.
Para tener éxito y seguir teniendo éxito, debe haber un enfoque continuo en la mejora de los procesos comerciales para aumentar la productividad y mantener un alto nivel de calidad.
Hacer que un proceso sea más eficiente en última instancia, reduce la carga de trabajo y agiliza la entrega de un producto o servicio. Pero, ¿cómo se mejora exactamente un proceso de negocio y cuáles son los pasos involucrados?
En este artículo, cubriremos los pasos exactos para mejorar los procesos de negocio. También le mostraremos cómo crear flujos de trabajo automatizados con el software de automatización de procesos de negocio de frevvo.
Esta es una guía completa. Haz clic en los enlaces de abajo para navegar a la sección que más te interese:
- ¿Cuáles Son los Pasos para Mejorar un Proceso de Negocio?
- ¿Qué Impactos Debe Esperar De Mejorar Los Procesos De Negocio?
- Casos de Uso de Mejora de Procesos de Negocio
- Cómo Mejorar y Automatizar Sus Procesos de Negocio
¿Cuáles Son los Pasos para Mejorar un Proceso de Negocio?
La mejora de los procesos de negocio implica identificar y mejorar un proceso existente para optimizar su eficiencia general. En términos simples, estás tomando un proceso y encontrando una mejor manera de hacerlo.
Es probable que su negocio dependa de innumerables procesos todos los días, desde la gestión de órdenes de compra hasta la aprobación de solicitudes de viaje y más. Cada uno es necesario para que su negocio funcione y prospere.
Pero esos procesos pueden volverse ineficientes si no se actualizan o si se realizan manualmente, lo que a su vez puede provocar pérdidas financieras y una pérdida de tiempo valioso.
¿Prefieres verlo y escucharlo en lugar de leer sobre él?
Permítanos mostrarle lo fácil que es.
Una investigación de IDC encontró que las empresas pierden un 20-30% de sus ingresos anuales debido a procesos ineficientes. Los impactos financieros de estos procesos ineficientes se agravan cuanto más se prolongan.
Si los empleados dedican demasiado tiempo a un proceso o cometen más errores de lo habitual, es una buena idea revisar esos procesos en cuestión.
Mejorar los procesos implica los siguientes siete pasos:
- Elija un Proceso para Mejorar
- Mapee el Proceso Actual
- Identifique Cuellos de botella & Áreas para Mejorar
- Mapee el Nuevo Proceso Potencial
- Pruebe el Proceso & Revise
- Implemente el Nuevo Proceso
- Revisar el Proceso
Al seguir estos pasos de mejora de procesos, puede realizar un proceso complejo, como administrar órdenes de compra, y utilizar software de automatización de procesos como frevvo para mejorar su eficiencia.
Antes de entrar en cómo ejecutar estos pasos, veamos los impactos positivos que puede esperar de la mejora de los procesos de negocio.
¿Qué Impactos Debe Esperar De Mejorar Los Procesos De Negocio?
En el mercado competitivo de hoy en día, simplemente no puede permitirse tener procesos ineficientes. A continuación, le mostramos cómo mejorar sus procesos de negocio puede darle a su organización una ventaja competitiva.
Aumentar la eficiencia operativa
La automatización de los procesos de negocio conduce a una mayor eficiencia y reduce los costos operativos. Un estudio encontró que las organizaciones pueden ahorrar entre el 10% y el 15% de sus costos operativos al usar una herramienta para automatizar sus flujos de trabajo.
Esa cifra está en el extremo inferior. Las organizaciones que podrían citar cuánto dinero han ahorrado mediante el uso de software de automatización de flujo de trabajo estiman que ahorran millones de dólares al año.
Con frevvo, puede crear un flujo de trabajo y visualizar un proceso completo de principio a fin.
Por ejemplo, veamos un proceso que tiene cada organización: incorporación de empleados. Antes de contratar a un empleado, deberá completar y enviar todos los formularios necesarios.
Los empleados pueden atascarse en este proceso si lo haces todo manualmente. Al simplificar este proceso, puede reducir en gran medida el tiempo de competencia para las nuevas contrataciones.
Este es un ejemplo de un flujo de trabajo de incorporación de empleados que puedes crear en frevvo:
El uso de software como frevvo para visualizar un proceso puede ayudarlo a identificar y abordar las deficiencias operativas.
Mejorar la productividad de los empleados
Los procesos ineficientes son repetitivos y requieren mucho tiempo. También le quitan tiempo a un trabajo más significativo.
Más del 40% de los empleados dicen que pasan una cuarta parte de su semana de trabajo en tareas repetitivas con la introducción manual de datos que toma la mayor parte del tiempo.
Con el software de automatización de procesos de negocio de frevvo, puede reducir la entrada de datos con campos de formulario autocompletados. Esto permite a los empleados dedicar menos tiempo a la introducción manual de datos y más tiempo a otras tareas productivas.
A continuación se muestra cómo el software rellena dinámicamente los campos de un formulario PO conectado a una base de datos SQL:
La mejora de los procesos de negocio también elimina la confusión sobre quién es responsable de tareas específicas. Por ejemplo, puede crear un flujo de trabajo en frevvo que dirija automáticamente un formulario a la persona adecuada.
Los empleados no tendrán que perder tiempo averiguando a quién enviar documentos. Todo lo que tienen que hacer es llenar un formulario y enviarlo.
Reducir los errores humanos
Manejar el papeleo para cualquier proceso no solo es tedioso, sino que también es más propenso a errores.
Los formularios pueden llenarse incorrectamente o enviarse a la persona equivocada. Esos errores podrían provocar pérdidas financieras si no se detectan.
Incluso las hojas de cálculo son susceptibles a errores. El Comité Olímpico de Londres sobrevendió 10.000 entradas para un evento de natación cuando un miembro del personal ingresó accidentalmente «20.000» en una celda en lugar de «10.000».»El comité terminó ascendiendo a los titulares de boletos a otros eventos importantes con pérdidas.
frevvo tiene cálculos automáticos integrados en los formularios, lo que reduce la entrada manual de datos y elimina los errores humanos.
Echemos un vistazo a los casos de uso para mejorar un proceso de trabajo. Estos pueden darle una idea de cómo se puede aplicar el software de automatización de procesos en su propia organización.
Casos de uso de Mejora de procesos de negocio
Las startups pueden confiar en procesos manuales para realizar el trabajo. Pero con el tiempo, a medida que un negocio crece y atrae a más empleados, las ineficiencias crearán cuellos de botella.
Estas son las áreas de su organización que pueden beneficiarse de la mejora de los procesos de negocio.
Incorporación de nuevos empleados
Un proceso de incorporación sólido es esencial para cualquier organización. Ayuda a los empleados a adaptarse a sus nuevos roles y les proporciona un marco para el éxito.
Sin embargo, solo el 12% de los empleados dice que su empresa hace un buen trabajo de incorporación.
La buena noticia es que un programa de incorporación bien estructurado puede aumentar el compromiso y reducir el tiempo de competencia para los nuevos empleados.
Con el software de incorporación automatizada de empleados de frevvo, puede crear un flujo de trabajo que agilice el papeleo y ponga rápidamente al día a los empleados. Los empleados pueden comenzar a contribuir en su primer día en lugar de quedarse atascados por el papeleo.
Órdenes de compra
Las órdenes de compra se utilizan para documentar la venta de bienes y servicios. Pero el envío de una sola orden de compra implica muchos pasos: debe crear un formulario, aprobarlo, enviarlo a un proveedor, autorizar la factura y almacenarlo para el mantenimiento de registros.
Este es un ejemplo de cómo podría ser el flujo de trabajo de una orden de compra:
Un proceso manual de órdenes de compra puede ralentizar las operaciones. Los empleados también pueden estar confundidos sobre qué pasos tomar a continuación o a quién enviar documentos.
Las empresas que utilizan software de automatización para órdenes de compra tienen un tiempo de ciclo más rápido (24 horas) en comparación con las que dependen de un proceso manual (35 horas). Eso puede traducirse fácilmente en cientos de horas ahorradas al año, dependiendo de cuántas órdenes de compra envíe.
Este es un ejemplo de flujo de trabajo de una orden de compra condicional en frevvo:
Una vez que un empleado envía una orden de compra, se envía automáticamente a su gerente. Incluso puede agregar reglas condicionales a sus flujos de trabajo (p. ej., las órdenes de compra solo se envían a un vicepresidente para su aprobación por encima de un cierto valor).
Con las plantillas prediseñadas de frevvo, puede agilizar las órdenes de compra y automatizar otros procesos, incluidos los pedidos de compra, las aprobaciones de facturas y la gestión de proveedores.
Solicitudes de viaje
Las solicitudes de viaje son esenciales para las organizaciones cuyos empleados viajan por trabajo. La automatización de este proceso elimina la necesidad de que los empleados persigan a un gerente para obtener aprobaciones.
Cada empresa tiene diferentes procesos de aprobación para las solicitudes de viaje. Con el software de solicitud de viaje de frevvo, puede crear flujos de trabajo y habilitar reglas dinámicas para garantizar el cumplimiento de las políticas de viaje.
Por ejemplo, una política de cumplimiento de viajes común es que un gerente revise y apruebe la solicitud de viaje de un empleado antes de enviarla al departamento de finanzas.
Este es un ejemplo de flujo de trabajo de solicitud de viaje en frevvo:
La creación de un flujo de trabajo para solicitudes de viaje agiliza el proceso y garantiza que los empleados cumplan con las políticas de cumplimiento de viajes de su organización.
Pedidos de venta
Los pedidos de venta se utilizan para confirmar la venta de bienes o servicios a los clientes. Cubren cosas como fechas de entrega, métodos de pago y otros detalles clave.
Al mejorar y automatizar este proceso de negocio con la solución de automatización de pedidos de ventas de frevvo, puede reducir la entrada manual de datos y procesar pedidos de ventas más rápido con menos errores.
Aquí hay un ejemplo de un formulario de pedido de venta con integración de base de datos SQL (haga clic en la imagen para probarlo):
Cuando un usuario selecciona un producto, el formulario extrae automáticamente el MSRP y calcula el subtotal cuando se ingresa una cantidad. El formulario también admite firmas digitales y archivos adjuntos.
Conectar sus formularios de pedidos de ventas a su base de datos SQL significa que su equipo de ventas puede dedicar más tiempo a cerrar negocios y menos tiempo a atascarse con procesos internos ineficientes.
Estos son solo algunos procesos que puede mejorar y automatizar en su negocio. Cualquier proceso demasiado manual puede ser una oportunidad para mejorar los procesos de negocio.
Ahora veamos los pasos exactos para simplificar estos procesos.
Cómo Mejorar y Automatizar sus Procesos de Negocio
Siga estos pasos para automatizar un proceso en su negocio.
Nota: Los siguientes pasos requieren una cuenta de frevvo. Puede probar el software de automatización de procesos de frevvo de forma gratuita durante 30 días.
#1. Elija un proceso para mejorar
El primer paso para mejorar los procesos de negocio es identificar las áreas que necesitan cambios. Un buen lugar para comenzar son los procesos que se repiten con frecuencia y siguen el mismo conjunto de pasos.
Aquí hay una breve lista de procesos que a menudo se benefician de la automatización:
- Incorporación de nuevos empleados
- Solicitudes de compra
- Solicitudes de tiempo libre
- Reembolsos de gastos
- Autorizaciones de viaje
- Pedidos de venta
- Formularios de consentimiento
- Auditorías y cumplimiento
mira cómo mejorar y automatizar las solicitudes de viaje en esta guía, pero no dudes en elegir la tuya.
#2. Mapa del Proceso de
El siguiente paso es documentar cada paso de un proceso existente. El uso de un diagrama de flujo es útil aquí para visualizar cada paso de su flujo de trabajo.
Puede crear su flujo de trabajo en frevvo, agregando y configurando cada paso. Alternativamente, también puede instalar un flujo de trabajo predefinido y personalizarlo en consecuencia.
Este es el aspecto de nuestro flujo de trabajo de Solicitud de viaje condicional:
En el diseñador de formularios visuales, también puede ver y editar los formularios de solicitud de viaje.
Al igual que con el flujo de trabajo en sí, puede editar el formulario. Puede arrastrar y soltar elementos de la paleta del lado izquierdo sobre el formulario para personalizarlo.
#3. Identificar cuellos de botella & Áreas de mejora
El siguiente paso es realizar un análisis para identificar qué partes de un proceso necesitan mejoras. Haga estas preguntas para identificar los cuellos de botella:
- ¿Qué pasos están creando cuellos de botella?
- ¿Con qué se frustran los empleados?
- ¿Qué pasos están causando más retrasos?
Considera recibir comentarios directamente de aquellos involucrados en un proceso que estás trabajando para mejorar. Pida su opinión sobre los cambios que implementarían.
Una vez que haya identificado los cuellos de botella, es hora de diseñar un proceso que los elimine.
#4. Mapee un nuevo proceso potencial
Ahora puede usar la misma herramienta con la que creó su flujo de trabajo actual para crear su flujo de trabajo mejorado.
A medida que construyes tu nuevo flujo de trabajo, ten en cuenta los puntos problemáticos que identificaste en el paso anterior.
Por ejemplo, un empleado que tiene que localizar a su gerente cada vez para aprobar una solicitud de viaje está perdiendo un tiempo valioso. Para resolver esto, puede agregar un paso en su flujo de trabajo que dirija automáticamente ese formulario a la persona adecuada para su aprobación.
#5. Pruebe el proceso
Una vez que termine de crear su nuevo flujo de trabajo en frevvo, es hora de probarlo para asegurarse de que funciona.
Luego repasa cada paso de tu flujo de trabajo para asegurarte de que no te estás perdiendo nada. Siempre puede volver al diseñador visual para realizar cualquier cambio si es necesario.
Asegúrese de probar su nuevo flujo de trabajo en dispositivos móviles, lo que puede hacer directamente desde la ventana de prueba.
#6. Implemente el nuevo Proceso
Una vez que haya probado su nuevo flujo de trabajo, es hora de implementarlo, lo que puede hacer en frevvo con un solo clic.
Mejorar un proceso de negocio implica cambiar un proceso existente, así que planifique esto en consecuencia. Asigne tiempo para comunicar estos cambios y proporcionar orientación a los equipos que los utilizarán.
#7. Revise el proceso
Es probable que haya contratiempos en el camino a medida que mejora un proceso. Vigile de cerca cómo van los nuevos procesos y solicite comentarios de los empleados. ¿Tienen algún problema? ¿Algo no está claro con un paso?
Registre cualquier comentario que reciba y trabaje para realizar mejoras continuas en sus procesos. Los pequeños cambios a lo largo del tiempo pueden generar grandes ahorros.
Conclusión
La mejora de los procesos de negocio le permite optimizar las tareas repetitivas y mejorar la eficiencia operativa, lo que reduce los costos generales y aumenta la productividad.
Con el software de automatización de procesos de negocio de frevvo, puede trazar y mejorar un proceso existente en su negocio. El sistema incluye la funcionalidad de arrastrar y soltar, lo que le permite crear procesos automatizados sin escribir ningún código.
Regístrese hoy para una prueba gratuita de 30 días para ver lo fácil que es usar el software para mejorar sus procesos de negocio y medir los resultados.
