Un Plan de Administración de Registros de 10 Pasos Para Su Oficina
Hay pasos principales a seguir para establecer y mantener un programa de administración de registros para su oficina.
¿Por qué es importante esto? Seguir buenas prácticas de gestión de registros le beneficiará de muchas maneras, como:
- Mejorar el acceso a la información;
- Controlar el crecimiento de materiales que ocupan valioso espacio de oficina;
- Reducir los costos operativos;
- Minimizar los riesgos de litigio;
- Salvaguardar la información vital;
- Apoyar una mejor toma de decisiones de gestión; y,
- Preservar la historia personal/de la empresa.
Aquí hay un plan de gestión de registros de 10 pasos para su oficina.
PASO 1. Determinar Quién Será Responsable Y Qué Recursos Se Necesitarán
Establecer un equipo de proyecto con representantes de todas las subunidades y series de trabajos (no solo personal de apoyo y de oficina) para supervisar el proyecto. El equipo del proyecto debe:
- Establecer una red de «enlaces de registros» con una persona principal y enlaces para cada oficina.
- Decida si todo se hará «en casa» o si se necesitará ayuda externa (por ejemplo, contratistas).
- Seleccione una oficina o subunidad en la que iniciar el proyecto. En base a la experiencia obtenida en esta oficina, puede estimar los recursos necesarios para hacer otra.
PASO 2. Identifique Los Registros Necesarios Para Documentar Las Actividades Y Funciones De Su Oficina
Realice un inventario de los materiales en su oficina. No olvide incluir oficinas vacías, armarios y otras áreas donde las cosas pueden haber estado «escondidas».»
Documento, como mínimo, dónde se encuentran los materiales, cuánto hay y el formato (por ejemplo, papel, electrónico, mapas, etc.). (Cuando tenga una «instantánea» del alcance de los materiales en su oficina, es posible que deba volver al Paso 1 y revisar los recursos disponibles para completar el proyecto.)
Un inventario le ayudará a identificar qué materiales son:
- Registros,
- materiales de Referencia (nonrecords),
- documentos Personales (nonrecords),
- copias Adicionales de documentos, publicaciones y formularios (nonrecords).
El inventario también le ayudará a identificar qué registros tendrían que estar disponibles de inmediato en caso de emergencia (registros vitales)
PASO 3. Establezca sus Procedimientos (Requisitos de Mantenimiento de registros)
Ahora que sabe lo que tiene en su oficina, el equipo del proyecto debe determinar:
- Si los registros se mantendrán en un área» centralizada» o «descentralizada» en estaciones de trabajo individuales;
- El tipo de documentos que se incluyen en los archivos de registro;
- Cómo se manejarán los borradores de documentos, los documentos de trabajo y las copias de concurrencia.
- Que será responsable de mantener la copia del registro (custodio de registros).
- Los materiales no registrados, como copias de conveniencia y documentos personales, deben mantenerse separados de los registros.
PASO 4. Haga coincidir Sus Registros Con Los Horarios de Registros
El siguiente paso en el proyecto es hacer coincidir los registros identificados en su inventario con los horarios de registros. Los horarios de registros proporcionan información sobre cuánto tiempo se deben mantener los registros en la oficina y qué sucede cuando ya no se necesitan en la oficina.
PASO 5. Prepare un «Plan de archivos»
Ahora que sabe qué registros tiene y cuáles son los horarios de registros apropiados, puede comenzar a organizarlos. Luego, determine si habrá subcategorías o subcarpetas y cuáles serán.
Por ejemplo:
Informes y Estadísticas
- Informes Anuales de Actividad
- Personal de Informes
- Formación
- Viajes
PASO 6. Documente Sus Requisitos Y Procedimientos de Mantenimiento de Registros
Prepare un documento, un plan de archivos, que proporcione detalles sobre:
- Cómo se organizan y mantienen sus registros,
- Quién es responsable de hacer qué,
- Cuándo debe hacerse (por ejemplo, retiro anual de archivos),
- Qué sucede con los registros cuando ya no se necesitan en la oficina.
Incluya todas las decisiones que tomó en los pasos 1 a 5 (por ejemplo, qué sucede con los borradores de documentos).
PASO 7. Limpie Los Registros Que Están Más Allá De Los Períodos De Retención Aprobados
Una vez que haya documentado su plan de archivos, puede comenzar a organizar sus registros. En primer lugar, sin embargo, es una buena idea deshacerse de aquellos materiales en su oficina que no son necesarios. Si está autorizado por el programa de registros, puede:
- Retire los registros que ya no se necesitan en la oficina al almacenamiento externo.
- Reciclar materiales que hayan pasado su período de retención aprobado. Recuerde triturar los materiales que contengan información confidencial o personal.
PASO 8. Organice sus Registros
Ahora puede comenzar a implementar su plan de archivos.
- En primer lugar, prepare carpetas y organice documentos dentro de las carpetas.
- Siga los procedimientos establecidos en su plan de archivos. Coloque hojas de referencia en carpetas, cuando sea necesario, para remitir a los usuarios a la ubicación de materiales no impresos relacionados, como mapas, dibujos, cintas de vídeo, etc.
- Organizar los documentos electrónicos que residen en un ordenador individual o en directorios de red locales.
Recuerde dedicar la mayor parte de su tiempo a los registros «relacionados con la misión» y menos a los registros administrativos o de «limpieza», como la correspondencia de rutina.
PASO 9. Mantenga Sus Registros De Forma Continua
Una vez que todo esté organizado, es importante mantenerlo actualizado y actualizado. Asegúrese de:
- Presente materiales nuevos de forma regular (por ejemplo, semanalmente).
- Proteja los registros que contengan información confidencial, como información comercial confidencial (CBI) o información personal.
- Establezca un sistema de salida (por ejemplo, tarjetas de salida) para rastrear la ubicación de sus registros para que siempre sepa dónde están.
- Limpie los materiales inactivos de forma regular, generalmente al final del año (según sus procedimientos escritos).
- Retirar los registros elegibles.
- Limpiar los materiales de referencia obsoletos u obsoletos.
PASO 10. Tren, Tren, Tren
Felicitaciones! Ahora tienes un plan de archivos. Has limpiado todos los materiales innecesarios y organizado los materiales necesarios. ¡Tu trabajo aún no ha terminado! Debe asegurarse de que todos los miembros del personal (y contratistas) conozcan sus responsabilidades de mantenimiento de registros.