Promoción de eventos: 13 Formas de Conseguir Más Asistentes

Promoción de eventos: 13 Formas de Conseguir Más Asistentes

Si bien la planificación de tu evento es importante, no puedes olvidar el elemento de promoción.

Y si estás leyendo sobre marketing de eventos, hay una buena probabilidad de que seas un marketer, ¿verdad? Bueno, eso está bien, porque adivina qué: ¡Necesitas promocionar tu evento!

Dedicar tiempo y esfuerzo a un evento al que nadie asiste, prácticamente frustra su propósito. Por lo tanto, una gran parte del marketing de eventos incluye el acto de marketing.

En el Capítulo Cuatro de esta serie de marketing de eventos, discutimos los primeros pasos para planificar un evento.

Ahora que comprende los beneficios del marketing de eventos, así como los tipos de marketing de eventos, y ya cuenta con la logística de planificación de eventos principales (¡yay!), ¡es hora de empezar a correr la voz!

La agencia de experiencia de marca FreemanXP encuestó a profesionales de eventos en Chicago y Washington D. C., y el 67 por ciento de los encuestados citó que su desafío más importante era aumentar la asistencia a eventos. Aparte del presupuesto, esto se clasifica como uno de los principales obstáculos para los marketers de eventos.

Afortunadamente, en la era digital de hoy en día hay muchas maneras de promocionar su evento. En este capítulo, veremos 13 de ellos.

Estas tácticas se aplican a eventos grandes y pequeños, lo que garantiza que encuentres tácticas de promoción de eventos que se adapten al tamaño, presupuesto y audiencia de tu evento.

Comenzaremos con los elementos más importantes para promocionar su evento. Para aumentar las inscripciones en línea, necesitarás un sitio web de eventos con la capacidad de que los invitados se registren. Luego, te daré algunas formas de utilizar las promociones de boletos para vender boletos.

Después de eso, veremos los canales y tácticas adicionales para promocionar tu evento. A medida que profundizas en la promoción de tu evento, consuélate. No importa cuán grande o pequeño sea su presupuesto, e independientemente del tamaño de su base de datos, ¡es posible obtener registros en línea!

Con eso, veamos el primer y más importante paso cuando se trata de promocionar un evento: tu sitio web.

El sitio web de tu evento

Si escuchas hablar de un evento al que quieres asistir, ¿qué es lo primero que haces? Lo más probable es que lo busques en Google para obtener más información. Asegurarse de que su sitio web tenga todos los detalles necesarios del evento es imprescindible para su éxito.

La página de destino de tu evento tiene dos propósitos principales:

• Consigue que las personas se registren para el evento. Entusiasme a la gente para que quiera asistir, proporcione detalles logísticos para que sepan si pueden venir y ofrezca la posibilidad de registrarse en ese momento.
• Proporcione a sus asistentes los detalles del evento. Es común que los invitados a tu evento vayan al sitio web incluso después de haberse registrado. Por ejemplo, es posible que quieran un recordatorio de la ubicación, la hora o la comida para llevar del evento.

Asegurarse de que cumple con esos dos objetivos requiere una variedad de información en su sitio web. En total, los nueve elementos que debes incluir en tu landing page son:

• El nombre y la descripción del evento
• La fecha, hora y ubicación del evento
• Información de oradores o entretenimiento
• Costo
• Cómo registrarse
• Una agenda o un horario
• Información de transporte
• Información de contacto

Empecemos por el principio con el nombre y la descripción de tu evento.

El nombre y la descripción del evento

¿Quién debería asistir a su evento? ¿Por qué deberían ir? ¿Cómo conseguirás que se emocionen por asistir?

Asegúrate de que el eslogan de tu evento ofrezca un resumen rápido y atractivo de tu evento. A veces, la copia más corta es la que tarda más tiempo en escribirse, pero vale la pena dedicar ese tiempo a la página de destino de tu evento.

Incluya una propuesta de valor sólida que muestre lo que hace que su evento sea único. ¿Por qué alguien debería asistir a su evento en lugar del de otra empresa?

Para ver un ejemplo de un sitio web de eventos efectivo, echemos un vistazo a la página de inicio de uno de mis eventos favoritos, el Mundo del Marketing de Contenidos.

Tiene todos los detalles importantes al frente y en el centro, incluida la fecha, la ubicación, cómo registrarse y las conclusiones del evento.

La propuesta de valor es lo primero que lees bajo el encabezado: «El Mundo del Marketing de contenidos es el único evento donde puedes aprender y establecer contactos con los mejores y más brillantes de la industria del marketing de contenidos.»

Oh, ¿y mencioné que Tina Fey hablará en el evento de este año? Sí. Como en LA Tina Fey.

¡Definitivamente es información para incluir! Me encanta la forma en que el Instituto de Marketing de Contenidos lo ha hecho al incluir su foto en la cabeza. Debido a que no hay texto adicional, el diseño permanece ordenado, pero es obvio que Tina es una parte clave del evento.

CONSEJO: Optimice la planificación y promoción de su evento con plataformas de gestión de eventos. Crea tu sitio web de eventos, obtén análisis de eventos y envía correos electrónicos para promocionar tu evento.

La fecha, la hora y la ubicación del evento

Estos son los detalles que se discuten en el Capítulo Cuatro sobre los fundamentos de la planificación de eventos.

Sin la fecha y el lugar, ¿cómo sabrá la gente si puede asistir? En el ejemplo que se muestra arriba, observa cómo el Mundo del Marketing de Contenidos llama la atención sobre estos detalles en dos cajas grises.

Información del orador o de entretenimiento

Al organizar un evento de empresa a empresa (B2B), incluya el nombre del orador, el título de la empresa y una biografía.

En esta estrategia de marketing B2B, la biografía debe centrarse en la autoridad del orador y el estado de influencia. Incluya estadísticas clave y aspectos destacados de la carrera de la persona para construir credibilidad. No se olvide de compartir las lecciones que los asistentes llevarán y aplicarán a sus propios trabajos.

Si está organizando un evento de empresa a consumidor (B2C) con un acto de entretenimiento, aún puede incluir una biografía, imágenes y resúmenes destacados, e incluso algunos clips de video de presentaciones anteriores.

Con cualquiera de los públicos objetivo, es importante que los invitados potenciales se entusiasmen con sus presentadores.

Costo

¡Este es un elemento bastante importante! Para poder asistir, los invitados deben saber:

1. Cuánto cuesta su evento
2. Si pueden permitírselo

Si su evento es gratuito, eso es absolutamente algo para resaltar.

Al cobrar una tarifa de inscripción al evento, puede tener varios precios de entradas. Por ejemplo, en una ceremonia de premios, es posible que tenga un precio de boleto para una mesa individual y un precio con descuento por persona cuando una empresa compra boletos para una mesa completa de 10 invitados.

Muchos eventos para vendedores B2B y B2C tienen paquetes de entradas con beneficios adicionales para entradas VIP o platinum. Estos paquetes podrían incluir alimentos o bebidas adicionales, acceso a un salón exclusivo o una bolsa de lujo.

Si alguno de sus paquetes de boletos ofrece esos beneficios adicionales, asegúrese de que estén listados justo al lado del costo en su página de registro.

Cómo registrarse

Para que tenga los detalles de su evento y las personas estén listas para asistir. ¡Haz que el registro sea fácil como un pastel! Incluye un gran botón de «registro». Esta es tu llamada a la acción Número 1 (También conocida como CTA en el mundo del marketing).

Echa un vistazo a esta página de destino para ver otro evento que me encanta: el Foro de Marketing B2B de MarketingProfs. Observe cómo hay dos botones para registrarse. Uno está en la esquina superior derecha, y el otro está al frente y al centro con un fuerte CTA que alienta a los asistentes a ahorrar dinero.

Los botones también son rosados, por lo que destacan, ¡no te los puedes perder!

Hablaremos más sobre el registro de eventos en la siguiente sección.

Una agenda o programa

Cuando estoy considerando un evento, no puedo soportarlo cuando no hay agenda.

De acuerdo, el evento va de 5: 30 p. m. a 7:30 p. m. pero, ¿y si tienes una reunión que dure hasta las 5: 45 p. m.? Le gustaría saber si el evento comienza con la creación de redes, para que pueda llegar un poco tarde, o si interrumpiría al orador.

Los eventos B2C también deben tener un horario. Ya sea una ceremonia de entrega de premios o un festival, a la gente le gusta saber dónde deben estar y cuándo. También les da a los asistentes potenciales una mejor idea de lo que obtendrán de su evento.

Información de transporte

Tener información sobre cómo llegar a su evento puede ser muy útil.

¿Está justo al lado de una estación de tren? Avísale a la gente. Aparcamiento? ¿Hay una ubicación específica que recomiende people park? Asegúrate de incluir eso también.

Las personas no siempre planean el tiempo para estacionar. Al incluir esa información, ayudará a los invitados a llegar listos para disfrutar del evento. ¡Comenzar un evento no es tan divertido después de 20 minutos de buscar estacionamiento!

Preguntas Frecuentes.

Para un gran evento, es una gran idea incluir también preguntas frecuentes.

Esto puede guardar correos electrónicos, llamadas telefónicas y preguntas a través de sus perfiles de redes sociales. Por ejemplo, si su evento es al aire libre, los invitados pueden preguntarse si pueden traer a sus mascotas o no.

Estoy hablando por experiencia, esta es una pregunta que he pasado literalmente 30 minutos frustrados en línea tratando de encontrar la respuesta cuando asisto a un festival de arte al aire libre.

Información de contacto.

Incluso con preguntas frecuentes, podrían surgir preguntas. He tenido situaciones en las que ya no puedo asistir a un evento, y quiero ser educado y avisar a los organizadores. Sin embargo, cuando no hay datos de contacto, no puedo hacer eso.

Algo a tener en cuenta es que podría tener invitados con necesidades especiales que requieran que haga arreglos específicos. Si bien es posible que no desee dar su número de teléfono celular, puede compartir una dirección de correo electrónico.

Crear una dirección de correo electrónico que se utilizará solo para eventos. ¡Esto evitará que su dirección de correo electrónico se ponga en listas de ventas no deseadas! También puedes compartir la responsabilidad de revisar y responder a los correos electrónicos entre tus compañeros de trabajo.

Registro de eventos

Como se acaba de mencionar, tener un CTA de llamada a la acción de registro sólido es una gran parte del sitio web de su evento.

Acabamos de ver ejemplos del Mundo del Marketing de Contenidos y del Foro de Marketing B2B. Además del sitio web de tu evento, también puedes incluir botones con una llamada a la acción para registrarte en tus correos electrónicos. Este es un ejemplo de un botón dentro de un correo electrónico que anuncia un grupo de Meetup:

Tener una forma obvia de que los asistentes se registren para su evento debería ser un hecho.

Sin embargo, lo creas o no, he recibido un correo electrónico promocionando un evento en el que no había forma de inscribirme, ¡lo cual es súper molesto cuando quería asistir y no podía reservar mi asiento! (No es de extrañar, mi calendario estaba reservado y no asistí.)

Siempre que sea posible, incluya un botón de registro.

Si se encuentra en una situación en la que todavía no tiene todos los detalles para registrarse, hágalo claro con una Fecha de reserva.

Por ejemplo, es posible que haya confirmado la fecha de su evento y el orador, pero algunos detalles (como la hora y la ubicación) aún se están finalizando. Su evento es dentro de un mes, y necesita comenzar a crear conciencia antes de que sea demasiado tarde.

Proporcionar la capacidad de registrarse es ideal, pero al menos con esta opción está claro que los registros aún no están abiertos. De esa manera, no estarás dejando a tu audiencia frustrada (¡como yo!) mientras buscan una forma de registrarse.

¿Cómo funciona el registro de eventos en línea?

Una vez que las personas hacen clic en el botón, el registro real se realiza de una de dos maneras:

1. Uso de una herramienta de registro de eventos y venta de entradas.

Las plataformas de inscripción y venta de entradas permiten a los asistentes introducir sus datos e inscribirse en el evento. Después de elegir su proveedor de software para eventos, cree su cuenta y, a continuación, agregue su evento a la plataforma.

Una vez creado el evento, inserta un formulario o un botón para registrarte. Este formulario llevará a los asistentes desde su sitio web a la plataforma de registro, donde pagarán e ingresarán sus datos de contacto.

Después de que los asistentes hayan comenzado a registrarse, puede ver su lista de invitados y controlar el número de registros.

Asegúrese de verificar si hay nuevos asistentes después de actividades promocionales específicas, como envíos de correo electrónico. Esto te dará una idea de qué tácticas funcionan mejor para tu audiencia.

Al vigilar regularmente el número de registrantes, sabrá si sus números son bajos (¡es hora de enviar más correos electrónicos!) o si te estás acercando a la capacidad (¡hurra!).

Algunas de estas plataformas cobrarán un porcentaje de las tarifas de tus entradas, pero si tu evento es gratuito, adivina qué: ¡usar esa plataforma también lo es!

2. Por correo electrónico.

En lugar de una plataforma de gestión de eventos, podrías tener un botón que te lleve a un correo electrónico. Tus contactos harán clic en CONFIRMAR asistencia y aparecerá un correo electrónico. Los invitados pueden enviar un correo electrónico diciendo que les gustaría asistir.

Esto se hace a menudo para eventos más pequeños sin cargo. La persona que administra el registro puede crear su propia hoja de cálculo con invitados al evento que hayan confirmado su asistencia.

Promociones y descuentos de registro en línea

El descuento de sus entradas por un tiempo limitado es una excelente manera de aumentar la venta de entradas.

¿No me crees? Pregúntele al Dr. Robert Cialdini, autor del libro de persuasión «Influencia. De sus seis principios de persuasión, uno de mis favoritos es «escasez», que él define como «la regla de unos pocos».»

Este principio se reduce a FOMO fear miedo a perderse.

Cialdini explica: «La idea de pérdida potencial juega un papel importante en la toma de decisiones humanas. De hecho, la gente parece estar más motivada por el pensamiento de perder algo que por el pensamiento de ganar algo de igual valor.»

La escasez puede estar relacionada con cualquier cosa que sea limitada. Estas son algunas de las formas en que se usa comúnmente cuando se trata de una estrategia de promoción de eventos:

Haciendo hincapié en el número limitado de entradas disponibles

» ¡Quedan plazas limitadas!»

Esto está utilizando el principio de escasez en relación con la capacidad de uno para asistir al evento. Se trata de comprar tu entrada ahora, antes de que sea demasiado tarde y el evento esté agotado.

Además de su entrada estándar para eventos, esto también se puede hacer cuando proporciona un número limitado de entradas VIP.

Entradas anticipadas

» ¡Compre ahora antes de que suba el precio!»

Esto está utilizando el principio de escasez en relación con el tiempo y el ahorro de dinero. Muchos especialistas en marketing de eventos utilizan esta táctica con precios anticipados. Si compra su boleto ahora, ahorrará. Y, si sabes que vas a asistir, ¿por qué esperar? ¡Nadie quiere gastar dinero!

Aquí hay un ejemplo de precios por reserva anticipada de Content Marketing World. No solo ofrecen precios por reserva anticipada,también ofrecen precios por reserva anticipada. Esta es la apertura de un recordatorio por correo electrónico para reservar ahora antes de que finalicen las tarifas promocionales:

Es esencial que los asistentes compren sus entradas AHORA.

Cuando tus invitados potenciales esperan para comprar entradas, es posible que no se registren en absoluto. Es fácil para un individuo ver su evento, pensar, «Oh, compraré mi boleto mañana», y luego olvidarlo. Además, es común que alguien se encuentre a sí mismo con otro compromiso. (¡Uno que entra en conflicto con tu evento!)

Usar scarcity y animar a su público objetivo a que presione el botón registrarse ahora es una herramienta efectiva utilizada por los especialistas en marketing que organizan eventos de todos los tamaños.

Marketing de eventos en redes sociales

¿La mejor parte de usar las redes sociales para compartir tu evento? ¡Es GRATIS!

Aunque puedes pagar por publicidad en redes sociales, de lo que hablaré en la próxima táctica promocional del evento, puedes obtener resultados sin gastar un centavo.

Tal vez esta sea la razón por la que, según un estudio de FreemanXP y el Instituto de Marketing de Eventos, el 88 por ciento de los marketers en los Estados Unidos usan las redes sociales para promocionar sus eventos y aumentar el conocimiento de la marca.Facebook Instagram

Las cuatro principales plataformas de redes sociales que puedes usar para promocionar tu evento son Twitter, LinkedIn, Facebook e Instagram. El público objetivo de tu evento tendrá un impacto significativo en la plataforma en la que centres tu tiempo.

LinkedIn y Twitter son a menudo la mejor opción si está organizando su evento para profesionales de negocios. Instagram Facebooky, por otro lado, si promocionas un evento para consumidores, como comida, ropa o masajes, se suele considerar que Facebook e Instagram son más efectivos.

Además de compartir el evento en los perfiles de redes sociales de su empresa, algunos empleados también están dispuestos a compartir publicaciones relacionadas con el negocio en sus perfiles de LinkedIn o Twitter. (Pero no presione a nadie si prefiere no hacerlo, ¡la gente tiene derecho a mantener sus cuentas personales!)

Esté atento a lo que sus oradores, patrocinadores y entretenimiento están compartiendo en línea. Luego, cuando tu increíble profesor de clase magistral comparta una historia que ha escrito, tú también puedes compartirla. Vuelva a publicar su tweet original con la nota, «¡No pierda la oportunidad de aprender de nuestro orador en persona!»

Encuentre hashtags relevantes relacionados con su evento y mantenga sus redes actualizadas con cualquier noticia del evento. Desea continuar creando emoción en los meses y semanas previos a su evento.

Un informe de Eventbrite y Buffer indica que casi el 25% del tráfico a las páginas de registro de eventos proviene de las redes sociales. ¡No querrá perderse una cuarta parte de sus registros potenciales!

Este es un ejemplo de un tweet del Instituto Australiano de Marketing que promociona su próximo evento:

Usar los mismos hashtags que tu mercado objetivo es útil. Puede hacer esto en función de su industria o ubicación. Por ejemplo, encontré este evento, al que me encantaría asistir, buscando #ChicagoEvents en Twitter:

Para obtener los mejores resultados de las redes sociales, planifique el tiempo para un ensayo y error. Puede llevar tiempo descubrir cómo tu audiencia quiere interactuar contigo. Pero ten fe en que las redes sociales funcionan.

Si su fe aún no está ahí, confíe en los hechos. Un estudio de Contacto Constante mostró que el 77 por ciento de los marketers de eventos usan las redes sociales para promocionar sus eventos, y el 74 por ciento de los que lo hacen lo encontraron efectivo.

Lista de verificación para la Promoción de Eventos en redes sociales

Al usar las redes sociales para promocionar su evento, siga esta lista de verificación para asegurarse de que su evento aproveche al máximo su estrategia de redes sociales:

Sea cual sea la plataforma de redes sociales que utilice y el texto que comparta allí, asegúrese de incluir siempre un enlace a la página de su evento donde los invitados potenciales puedan obtener más información y registrarse.

Ahora que hemos visto las formas gratuitas de usar las redes sociales, pasemos a la publicidad. Esto implica las formas de pago para promocionar su evento, incluidas las opciones en las redes sociales.

Publicidad de pago.

Hay muchos canales de marketing en los que puedes pagar para promocionar tu evento, incluidos los digitales y los impresos.

Si está organizando un evento B2C, considere usar periódicos. Una publicación local podría proporcionarle opciones tanto impresas como digitales. Del mismo modo, si está organizando un evento B2B, podría anunciarse en una revista comercial de la industria que también tenga opciones impresas y digitales.

En términos de publicidad digital, busque oportunidades para anuncios de display.

Los anuncios de display incluyen cuadros cuadrados o banners (los rectángulos que se extienden por la parte superior de la pantalla) que verás en el lateral junto al contenido. Obtendrá exposición en el sitio de otra empresa, y los visitantes de ese sitio web pueden hacer clic en su evento.

A veces, cuando ves anuncios de display, son una forma de retargeting: Después de que un individuo visite el sitio web de tu evento, tu anuncio de display de evento aparecerá mientras están en otros sitios web.

Además del marketing gratuito en redes sociales (como se mencionó anteriormente), también puedes pagar por publicaciones promocionadas en cualquier canal. Al hacerlo, tienes la ventaja de elegir filtros específicos para reducir tu público objetivo.

Las promociones de pago están disponibles en todos los canales, pero tienden a ser más caras en LinkedIn.

Aquí hay un ejemplo de la publicación patrocinada por Facebook que publiqué para una pequeña recaudación de fondos para una producción de teatro:

Con los filtros, pude dirigirme a usuarios de Facebook en la ciudad de Chicago, y a aquellos con interés en tejer o en el teatro.

Donde quiera que se anuncie, considere incluir un código promocional para obtener un descuento.

De esta manera, puede rastrear de dónde vienen sus registrantes. Luego, la próxima vez que planifique un evento, sabrá dónde enfocar sus dólares publicitarios.

Si decides gastar dinero en publicidad, asegúrate de incluirlo en el presupuesto de tu evento.

Marketing por correo electrónico de eventos.

El marketing por correo electrónico es una de las formas más efectivas de hacer que las inscripciones para eventos lleguen. Tiene una base de datos de contactos; ahora es el momento de usarlo!

Asegúrese de dirigir sus correos electrónicos. Si el evento solo es relevante para algunas personas de tu lista de correo electrónico, envíalo solo a esos contactos. (¡ No toda tu base de datos!) A menos que su evento sea un evento de todo el día que valga el precio de un boleto de avión, no tiene sentido enviar correos electrónicos a los contactos de San Francisco cuando su evento se celebra en Boston.

Si el tiempo lo permite, saque a los que ya se han registrado de la lista de destinatarios para el «regístrese ahora!»correos electrónicos que envías.

Piénsalo: Una vez que te hayas registrado para un evento, ¿quieres recibir cinco correos electrónicos más que te digan » ¡Solo quedan 30 entradas!»No se necesita mucho para molestarse con la sobrecarga de correo electrónico.

Y, una vez que alguien pulsa el botón «cancelar suscripción», puedes despedirte. Ahora has perdido la oportunidad de promocionar no solo eventos futuros, sino también cualquier otra cosa para esa persona.

Mejores prácticas de marketing por correo electrónico para eventos

Centrémonos en las mejores formas de promocionar su evento con marketing por correo electrónico. Aquí hay cuatro pautas de mejores prácticas para usar en el marketing por correo electrónico de eventos.

Incluir una propuesta de valor fuerte

Aunque parezca un hecho, esto es tan importante que debe mencionarse.

No se trata solo de enviar por correo electrónico tu base de datos, se trata de la estrategia detrás de ese correo electrónico.

En primer lugar, aclare por qué los contactos deben asistir a su evento. Use la línea de asunto de su correo electrónico, no solo el cuerpo del correo electrónico, para llamar la atención y que su correo electrónico se abra.

Piense a qué hora enviar su correo electrónico, ¿cuándo es más probable que su público lo abra?

Asegúrese de incluir la fecha, la hora, la ubicación y un enlace para registrarse.

Incluya su evento en boletines informativos.

Además de los correos electrónicos que solo promocionan su evento, incluya su evento en otras campañas de marketing por correo electrónico.

Si tiene un boletín de noticias regular u otro contenido que proporcione valor, asegúrese de incluir una mención de su evento.

De esta manera, si alguien no se siente inclinado a abrir un correo electrónico sobre su evento, todavía está entusiasmado por asistir.

Enviar correos electrónicos de recordatorio

Dado lo ocupados que están todos, es fácil para alguien ver tu correo electrónico, marcarlo para volver a él más tarde y nunca volver a verlo. (¡No quiero admitir cuántas veces he hecho esto yo mismo!)

Enviar varios correos electrónicos de forma regular, incluidos recordatorios, lo mantendrá en la mente en medio de la sobrecarga de correos electrónicos.

Pero tenga cuidado de no enviar demasiados correos electrónicos. De nuevo, necesitas encontrar el saldo para que los destinatarios del correo electrónico no se den de baja.

Dependiendo del tamaño de tu evento y de cuánto tiempo tengas, piensa en enviar tus correos electrónicos cada pocas semanas.

Marketing de firma de correo electrónico

Incluya su evento en la firma de correo electrónico de usted y de otros empleados. Al hacerlo, tienes una forma no invasiva de recordar continuamente a los contactos de tu evento. El software de firma de correo electrónico está disponible para garantizar que su firma de correo electrónico tenga una ejecución estratégica y profesional.

¡Aparte de los boletines de noticias, su evento ahora estará en cada correo electrónico que envíe!

Marketing de influencers

Una de mis frases favoritas en marketing es » relaciones mutuamente beneficiosas.»Se trata de encontrar oportunidades que lo beneficien tanto a usted como a otra empresa o individuo.

Cuando tienes una relación de beneficio mutuo, básicamente estás duplicando tu audiencia. No solo puede llegar a sus clientes y prospectos, sino que ahora tiene la base de datos de correo electrónico y seguidores de redes sociales de otro negocio.

Los socios que pueden beneficiarse de la promoción de su evento incluyen a sus oradores y patrocinadores. Póngase en contacto con ellos y pregunte si compartirán el evento con su público tanto en las redes sociales como en el correo electrónico.

Dos de mis boletines favoritos son de Katie Martell y Ann Handley. (Casualmente, también son dos de mis vendedores favoritos y oradores influyentes. Recomiendo encarecidamente suscribirse a ambos boletines de noticias!)

Aquí hay un ejemplo de uno de los correos electrónicos de Katie. Después de la firma de Katie, alerta a los suscriptores de los próximos eventos en los que hablará, con códigos promocionales y enlaces para comprar boletos.

Los códigos de descuento no solo proporcionan un incentivo para registrarse, Katie también ofrece detalles breves y emocionantes sobre cada evento. Esto les da a los suscriptores una idea de la relevancia del evento, y los incita a hacer clic en el enlace y obtener más información.

Y aquí pueden ver un ejemplo de Ann, que estaba hablando en Chicago. (¡Que es donde vivo!)

Cuando vi que ella estaba hablando en mi ciudad, adivina qué fue lo primero que hice? Hice clic en el enlace para Activar y comprobé si podía asistir. Es un ejemplo perfecto de promoción cruzada en acción.

Hay una buena probabilidad de que sus oradores sean influencers en su campo, lo que significa que tendrán suscriptores de correo electrónico y un fuerte seguimiento en las redes sociales.

Y, hablando de Ann Handley, ella es exactamente como me enteré de la oradora principal para el Mundo del Marketing de Contenidos de este año.

Estaba atrapado en el tren de Chicago, como de costumbre, navegando por Twitter de camino al trabajo cuando vi esto:

Inmediatamente solté un pequeño chillido de alegría. (No te preocupes, la gente hace cosas mucho más extrañas que eso en los trenes de Chicago. Después de ignorar las miradas de quienes me rodean, fui directamente al sitio web de Content Marketing World para ver detalles sobre Tina Fey hablando allí.

Este ejemplo muestra cómo los influencers hacen crecer tu audiencia. Les dicen a los seguidores y suscriptores que tu evento está sucediendo y les dan recordatorios que generan tráfico al sitio web de tu evento.

CONSEJO: Encuentra más parlantes como Ann y Katie que seguramente amarán a tu audiencia usando la base de datos de mujeres parlantes G2.

Llevar a la gente a esa página de registro es uno de los pasos más importantes para aumentar las ventas de boletos.

Concursos y regalos

Los concursos son una excelente manera de generar compromiso y emoción para su evento. A la gente le encanta la oportunidad de ganar algo, ¡especialmente si es gratis!

La primera vez que anuncies tu evento, puedes hacer una competición con el incentivo de una entrada gratuita o con descuento. Por ejemplo, aquellos que compartan tu evento en las redes sociales y etiqueten a amigos en la publicación podrían participar en un sorteo aleatorio para ganar un boleto gratis.

O en lugar de ganar un boleto, los inscritos podrían participar para ganar algo en el evento. Podría ser asientos premium, una experiencia VIP o cualquier cosa que se te ocurra. Los asistentes podrían ser elegibles para ganar de varias maneras, incluyendo registrarse para una fecha determinada o compartir en las redes sociales.

Siempre que utilices competiciones, asegúrate de conocer y respetar cualquier legalidad. Por ejemplo, si realiza una competencia a través de Instagram, debe reconocer, de acuerdo con las pautas de promoción de Instagram, que «La promoción no está patrocinada, respaldada o administrada de ninguna manera por Instagram ni asociada con ella.»

Compruebe siempre las pautas de uso de la plataforma a través de la que está ejecutando un concurso, así como cualquier legalidad relacionada con el lugar donde se celebra el concurso.

Publicidad gratuita

La publicidad gratuita se puede obtener de una variedad de maneras.

Una de las primeras y más comunes formas de publicitar eventos de gran presupuesto es a través de comunicados de prensa.

Los comunicados de prensa proporcionan una excelente manera de difundir su evento y negocio de forma gratuita con el objetivo de que los medios de comunicación y las publicaciones compartan su evento. (Si desea obtener más información sobre comunicados de prensa o repasar las mejores prácticas, consulte nuestra guía de comunicados de prensa.)

Puede crear un comunicado de prensa cuando se anuncie su evento y, a continuación, siempre que tenga noticias relacionadas con el evento para compartir.

Por ejemplo, puede anunciar a un nuevo orador o artista conocido internacionalmente que se presente en el evento. Asegúrese de que su altavoz sea realmente de interés periodístico, de lo contrario, es solo una pérdida de su valioso tiempo.

Si su evento está relacionado con una organización sin fines de lucro, hay una posibilidad aún mayor de que las publicaciones de noticias locales quieran cubrirlo. Les estás proporcionando una historia feliz (¡necesitamos más de esas!) de cómo una empresa está ayudando a la comunidad.

Además, piense en invitar a VIPs o bloggers influyentes a su evento. Pídeles que compartan que van a asistir y que les proporcionen un código de descuento para que lo usen sus seguidores. De esta manera, también puedes hacer un seguimiento de la asistencia resultante de cada influencer.

Y, como beneficio adicional, si escriben sobre tu evento después de asistir, continuarás construyendo tu audiencia para eventos futuros.

Para un evento B2C local, considera involucrar a tu comunidad para obtener más información. Por ejemplo, si organizas un evento en una tienda de mascotas local, puedes colocar volantes en los parques para perros locales. Tu vecindario también puede tener un grupo de Facebook donde puedes compartir detalles del evento.

Si tiene una subasta silenciosa o una rifa, encuentre maneras de involucrar a otras pequeñas empresas. Pídales que donen un artículo y háganles saber lo que recibirán a cambio. Asegúrate de ofrecerles un reconocimiento en las redes sociales o en cualquier otro público gracias a exponer su marca. A cambio, es posible que estén dispuestos a colocar volantes para su evento.

Listados de eventos

Encuentra listados con eventos para tu público objetivo y entra en esas listas.

Busque oportunidades que sean tanto digitales como impresas. Si eres un marketer B2C, es posible que tu ciudad tenga publicaciones locales con una guía de próximos eventos.

En el mundo digital, Eventful es una excelente manera de dar a conocer tu nombre. Crear un anuncio es gratis (¡yay !) y proceso fácil.

Comience registrándose en una cuenta llena de eventos. Luego, haz clic en el botón» agregar evento » en la esquina superior derecha:

Luego, todo lo que necesita hacer es completar algunos detalles simples del evento:

Una vez que hayas agregado tu evento, aparecerá en su Guía de Eventos Semanal. También puede actualizar su perfil, lo que le brinda beneficios como una ubicación de estreno en el boletín semanal de Eventful.

Si está organizando un evento B2B, aún puede buscar listados de eventos. Por ejemplo, Bizzabo mantiene una lista de cumbres, conferencias y exposiciones de marketing, y acepta envíos para ser agregados a esa lista:

Quienquiera que sea tu público objetivo, es muy probable que alguien haya compilado una lista de eventos para ellos.

Marketing de contenidos

Si tienes un blog, escribir contenido en torno a tus eventos sirve a tus objetivos de marketing de contenidos y de eventos.

Aquí hay tres tipos de publicaciones de blog que puedes compartir fácilmente con tus lectores:

• Entrevistas con oradores o entretenimiento destacado. Es posible que tengas un orador que esté dispuesto a escribir una publicación de invitado para tu blog. Mostrar su experiencia muestra qué líder de pensamiento es la persona, dando una razón adicional para que los asistentes reserven boletos. Si un orador ocupado no tiene tiempo, aún puede escribir sobre el orador usted mismo. Realice una entrevista sencilla. Puedes hacer lo mismo con cualquier evento de entretenimiento.
• Consejos para aprovechar al máximo el evento. Comparta sus consejos y trucos para que los huéspedes maximicen su experiencia. ¿La gente necesita programar su día? ¿Hay oradores principales o competiciones que no deberían perderse? Mencionar estos detalles entusiasmará a los que están registrados para el evento y a los que no quieren asistir por sí mismos.
• Recapitulando el evento del año pasado. Esta es otra forma de generar emoción. A medida que los asistentes potenciales vean las actividades del evento del año pasado, comenzarán a pensar en lo que quieren participar o por lo que más les entusiasma. ¡Considéralo tu recordatorio de tomar buenas fotos en el evento de este año!

Las publicaciones de blog son una forma efectiva de compartir tu evento con invitados que podrían no estar en tu lista de correo electrónico o seguirte en las redes sociales.

Marketing boca a boca

No olvide su red personal. Habla con las personas que conoces, invítalas a tu evento y pídeles que también compartan con sus amigos y compañeros de trabajo.

Confiamos en las opiniones de los compañeros a la hora de tomar decisiones para compras y prácticamente cualquier otra cosa.

Según un informe de 2017 del Content Marketing Institute y Smartbrief, el 80 por ciento de las personas citan las recomendaciones de sus pares como la forma de contenido más valiosa al tomar decisiones de compra.

Fuente De La Imagen: Instituto de Marketing de Contenidos

El mismo principio de compras influenciadas por pares también se aplica a eventos y registros.

Ya sabes lo que dicen: «El tiempo es dinero.»Incluso si tu evento es gratuito, las personas valoran su tiempo y no quieren desperdiciarlo. Un amigo o compañero de trabajo que recomiende un evento puede marcar la diferencia.

El concepto de boca en boca también se aplica a las conversaciones digitales.

Crea un programa incentivado que anime a influencers y defensores de la marca a compartir el evento con su red. Dale a estos influencers un enlace personalizado para que se registren en tu evento para que puedas hacer un seguimiento de los registrantes de cada persona.

Luego, en función de la cantidad de inscritos que utilicen su enlace, puedes ofrecerles acceso VIP exclusivo, entradas a sorteos de premios o bolsas de botín de platino.

Correo directo

Correo directo requiere una lista de direcciones de correo, así como el presupuesto para papel, sobres y sellos. (Recuerdas los sellos, ¿verdad? ¿Esas pequeñas cosas cuadradas pegajosas?)

El correo directo es utilizado por vendedores B2B y B2C. Suponiendo que tu público haya tenido interacciones contigo (lo que significa que no eres correo basura), los destinatarios reconocerán el nombre de tu empresa en el sobre y es más probable que lo abran.

Snail mail puede hacer que su mensaje se destaque de los muchos correos electrónicos sin abrir para los que nunca tenemos tiempo.

Y, si desea un incentivo adicional para que se abra su correo, incluya algo además de papel en el sobre. Esto aumentará el costo de envío, pero los resultados valen la pena. Cuando la gente puede sentir que hay algo en el sobre, su curiosidad le impulsan a abrir.

Puede incentivar aún más el correo directo si el elemento es algo que los asistentes pueden usar en el evento. Tal vez sea un chip de plástico para jugar un juego de Plinko y ganar un premio en el lugar. O bien, pueden entregar el chip para obtener un botín gratis. El atractivo de un regalo gratuito empuja a sus destinatarios de correo inciertos al borde del registro. (¡Además, hace que su evento suene más divertido!)

Superar objetivos

Considere las objeciones que puedan surgir para sus asistentes potenciales. Encárgate de ellos, ayuda a superarlos y observa cómo crecen tus números de registro.

Las conferencias de planificación de marketers B2B han encontrado una excelente manera de hacer esto. Se dan cuenta de que hay muchos profesionales que quieren desarrollo profesional, pero necesitan la aprobación de su jefe para asistir. Por lo tanto, los especialistas en marketing ayudan a los empleados con algunas herramientas y plantillas de persuasión para responder a las preguntas que un gerente les hará.

Aquí puedes ver un ejemplo de Conex, alojado por UberFlip. Me encanta la forma en que hacen la pregunta, y luego la responden con un botón que dice exactamente cómo ayudarán with con una «carta de justificación».»

Al hacer clic en el botón, encontrará una plantilla que no solo convence a su jefe, sino que también le entusiasmará más asistir.

Aquí está parte de la plantilla proporcionada en la carta de justificación. Le permite demostrar a su jefe el beneficio directo que recibirá su empresa.

Aprecio especialmente que la carta indique lo que incluye el registro. Justo al lado del costo, los gerentes pueden ver el valor. Además, apreciarán las grabaciones y diapositivas de PowerPoint que están disponibles después del evento.

Consejo extra: Planifica tiempo extra

El tiempo no es una táctica para promocionar tu evento, pero definitivamente es algo que necesitas.

Cuanto más tiempo tengas, mejor. Además de hacer que los asistentes se registren y se comprometan antes de que se llenen sus calendarios, tendrá más tiempo para realizar actividades promocionales.

Ese tiempo extra te permite ejecutar múltiples tácticas. Cuando descubres lo que funciona para tu audiencia, puedes enfocar tus energías allí.

Incluso para un evento pequeño, tener un mínimo de dos meses para planificar y ejecutar su promoción es ideal. Cuanto más se acerque al día del evento, más larga será la lista de tareas pendientes y más cortos serán los días.

En el cierre…

Dedicar tiempo y recursos a la promoción es esencial para el éxito de su evento. Sin él, no obtienes registrantes, lo que significa que no tienes asistentes, y tu evento sí…bien…no es un gran evento.

Afortunadamente, la tecnología nos proporciona muchos trucos y herramientas para llegar a audiencias de todos los grupos demográficos. Y, muchos de ellos te cuestan poco o nada.

Además, mientras promocionas tu evento, también promocionas tu marca. Y, después de todo, ¡ese es el propósito del marketing de eventos!

Ahora que empiezan a registrarse los eventos, es hora de empezar a hablar de los detalles en el Capítulo Seis, Detalles de gestión de eventos. Echaremos un vistazo a los 12 principales detalles de gestión de eventos que necesita para prepararse antes del día de su evento.

Mientras tanto, echa un vistazo a los otros capítulos de esta serie de marketing de eventos:

• Qué es el Marketing de Eventos: Comprender los Conceptos Básicos
• Los Seis Principales Beneficios del Marketing de Eventos
• Los Diez Mejores Tipos de Eventos Utilizados por los Profesionales del Marketing
• Cómo Comenzar a Planificar un Evento
• Redes para Eventos Redes para Personas Reales De una Chica Real (Incómoda)
• La Lista Definitiva de más de 50 Recursos para el Marketing de Eventos Profesionales
• Cómo Crear Insignias de Nombre de Evento (¡Menos los Dolores de Cabeza!)
• Cómo Escribir las Preguntas de la Encuesta Posterior al Evento
• Selección del Lugar del Evento: Lista de Verificación y Hoja de trabajo