Iniciar y administrar una casa de huéspedes: Su guía completa
¿Está pensando en comenzar una casa de huéspedes? Es posible que ya tenga una ubicación en mente, una visión de las flores frescas que saludarán a los huéspedes e ideas para el menú del desayuno. Es posible que se esté adelantando para pensar en los invitados interesantes que conocerá y el estilo de vida que disfrutará.
Si se está aventurando en la industria del alojamiento pequeño por primera vez, probablemente se dé cuenta de que hay una gran curva de aprendizaje por delante para hacer realidad su sueño. Y si eres nuevo en la hospitalidad en general, esa curva puede ser aún más pronunciada.
No dejes que eso te impida perseguir tus sueños. Con el asesoramiento, la planificación y los objetivos correctos, puede hacer despegar su idea y comenzar a vivir la vida de ensueño de su casa de huéspedes.
Aquí, le ayudamos a decidir si está listo para actuar en función de sus ambiciones empresariales, y desglosamos los pasos necesarios para iniciar y administrar una casa de huéspedes.
Iniciar y dirigir una casa de huéspedes
No todas las grandes ideas se convierten en un negocio viable, y algunos sueños pueden convertirse en una pesadilla cuando la realidad del día a día se hunde.
Antes de lanzar cualquier tipo de negocio, es una buena idea dar un paso atrás y hacerse algunas preguntas serias.
Tómese un tiempo para responder (honestamente) a estas cinco preguntas.
¿Cuál es tu «por qué»?
¿Por qué quieres empezar una casa de huéspedes? ¿Siempre ha querido dirigir una casa de huéspedes después de visitar una usted mismo o simplemente para ganar dinero? ¿Quieres algo que te permita ser tu propio jefe? ¿Es parte de un «cambio de árbol»más grande?
Sean cuales sean las razones, saber tu «por qué» te ayudará a tomar buenas decisiones ahora y más adelante.
¿Es una casa de huéspedes el negocio adecuado para usted?
Si nunca antes ha dirigido una casa de huéspedes, ¿cómo sabe que tiene las características para tener éxito
Los que son una buena pareja para este tipo de trabajo generalmente son:
- Personas sociables y amigables que siempre están listas para charlar
- Buenas para lidiar con la presión y con multitarea expertas
- Ingeniosas y dispuestas a probar cosas nuevas para encontrar el éxito
- Está bien lidiar con lo mundano y la rutina, incluida la cocina y la limpieza
- Dispuestas a aprender de los errores
- Ganas de saber todo lo que hay que saber sobre su ubicación.
Es el momento adecuado?
Dicen que el tiempo lo es todo, y definitivamente es algo a considerar al decidir si abrir una casa de huéspedes.
Mire todo, desde sus propias circunstancias personales hasta lo que está sucediendo dentro de la industria hotelera y en el mundo para ayudarlo a decidir si ahora es un buen momento para dar el salto. Necesitas estar listo para rodar para que puedas asegurarte de comenzar tu negocio con el pie derecho.
¿Puede permitírselo?
¿Puede permitirse el lujo de iniciar una casa de huéspedes? La realidad es que necesitarás tener dinero para empezar y ganar dinero para vivir la vida con la que estás soñando.
Obtenga claridad sobre sus costos de configuración y la cantidad de dinero que puede esperar ganar de semana en semana. Un plan de negocios lo ayudará a responder sus preguntas financieras, además de ponerse al día con tres métricas clave de ingresos para las casas de huéspedes: tarifa promedio de habitación, tasa de ocupación y RevPAR.
Por supuesto, todo vuelve a tus motivaciones para comenzar una casa de huéspedes también. ¿Está planeando esta aventura como una opción de estilo de vida que complementará un flujo de ingresos existente? ¿O es el beneficio su mayor prioridad?
¿Está listo para trabajar?
Sus invitados y su casa de huéspedes requerirán atención de usted durante todo el día. Registro de entrada, gestión de reservas, asesoramiento local, presupuesto, cocina, mantenimiento, limpieza, marketing y proporcionar una experiencia maravillosa en todos los aspectos – ¡hay mucho que hacer malabares!
Si no estás muy motivado o no amas la vida como propietario de una casa de huéspedes, el malabarismo puede convertirse rápidamente en una lucha.
Cómo iniciar su propio negocio de casa de huéspedes
Está bien, así que ha decidido iniciar una casa de huéspedes. ¿Cómo convertir sueños y planes en realidad?
Paso 1: Construir, comprar o renovar?
Hay más de una manera de comenzar una casa de huéspedes, por supuesto. Una de sus primeras decisiones es si construirá una propiedad, comprará una casa de huéspedes existente o renovará una propiedad existente.
Si vas a empezar desde cero, puedes diseñar tu propiedad en torno a tus propias ideas. La cantidad de invitados que desea alojar, las características que desea incluir y su estilo preferido se pueden tener en cuenta al elegir su terreno, construir su casa de huéspedes y decorar las habitaciones.
Comenzar desde cero no será fácil, con tantas decisiones y asuntos como permisos de construcción y licencias para cuidar, pero la ventaja es que podrá personalizar una casa de huéspedes que se ajuste a su visión.
Comprar una casa de huéspedes existente también tiene sus ventajas. Puede comenzar rápidamente a vivir como propietario de una casa de huéspedes comprando una que ya esté en funcionamiento. Sin embargo, haga su tarea para comprender completamente el flujo de efectivo actual y los costos operativos diarios. También revise cuidadosamente los sistemas y proveedores que existen, y piense si se necesitarán renovaciones o modificaciones. También es útil averiguar si el propietario actual proporcionará capacitación y apoyo mientras toma el timón.
Otra opción es usar su propiedad actual, o comprar una y transformarla en una casa de huéspedes. Si esta es la opción que elige, deberá investigar exactamente qué modificaciones serán necesarias y cuánto costarán.
Ya sea que decida construir, comprar o renovar, tenga en cuenta estas cosas antes de tomar una decisión final:
- Ubicación: ¿Te gusta la ubicación? ¿Los huéspedes querrán visitar?
- Estacionalidad: ¿Esta ubicación atrae a la mayoría de los visitantes durante una temporada en particular? ¿Cómo te las arreglarás en la temporada baja?Tamaño
- : ¿El tamaño es adecuado para una casa de huéspedes? ¿Permitirá una expansión futura?
- Costos: Habiendo hecho sus sumas, ¿qué opción le dejará con más cambios?
- Normativa y trámites burocráticos: ¿Las regulaciones locales permiten casas de huéspedes en su área? (Llame a la autoridad reguladora pertinente para averiguarlo.)
Paso 2: Plan, plan, plan
Suena un poco tedioso, pero preparar un plan de negocios completo proporcionará la base para poner en marcha su negocio y guiarlo hacia un futuro rentable. También es algo que, cuando se analiza, es más alcanzable de lo que podrías imaginar.
Su plan de negocios debe comenzar capturando estas tres cosas:
- Su visión: ¿Cuál es su ambiciosa visión de «panorama general» para su casa de huéspedes?
- Su misión: ¿Por qué existe su casa de huéspedes y a quién atiende?
- Sus objetivos: ¿Cuáles son sus principales objetivos y cómo los logrará?
Luego, es hora de profundizar en estas áreas:
Su industria y competidores
Investigue un poco para comprender mejor a sus competidores y a las personas que recibirá en su casa de huéspedes. Obtener una imagen más clara aquí también le ayudará a llegar a su punto de venta único (USP)? ¿Cuál es el punto de diferencia que persuadiría a la gente a elegirte a ti en lugar de a tu competencia? Tener claro su USP será un cambio de juego para su negocio.
Servicios y amenidades
Enumere todos los servicios y amenidades que ofrecerá en su casa de huéspedes. ¿No sabes por dónde empezar? Vaya a un sitio de reservas de casas de huéspedes y vea lo que ofrecen propiedades similares.
Operaciones y administración
Las políticas, procesos, listas de verificación y formularios le ayudarán a operar cada día con la menor cantidad de estrés. Piense en el registro de entrada y salida, el servicio de limpieza, los pagos, las personas, los proveedores, los estándares de servicio, la salud y la seguridad y el mantenimiento de la propiedad, para empezar.
Otro punto clave a cubrir aquí es cómo venderás y administrarás tus habitaciones. ¿Tendrá su propio sitio web o confiará en sitios web de terceros?
Marketing
Comience por crear una identidad visual para su casa de huéspedes que incluya un logotipo y los colores y fuentes que usará en su sitio web y papelería. Luego, tendrás que pensar en los mensajes clave que quieres difundir en cualquier campaña de marketing.
Para los propietarios de casas de huéspedes, el marketing digital es una forma asequible y efectiva de lanzarse y crecer. Sé creativo y considera todas las opciones:
- Marketing de contenidos
- Redes sociales
- Marketing por correo electrónico
- Reseñas en línea
- Optimización de motores de búsqueda (SEO).
Finanzas
Al final del día, necesita tener suficiente dinero para comenzar y luego ganar dinero, o al menos alcanzar el equilibrio, a medida que avanza. Para hacer eso, simplemente necesita hacer sus sumas. Piense en contratar a un contador u otro profesional para que lo ayude a crear su plan financiero.
Paso 3: Preparándose para recibir a los invitados
Cree anticipación mientras se prepara para el día de apertura para que sus invitados compartan su emoción por el lanzamiento de su casa de huéspedes. Las redes sociales son una excelente manera de difundir las noticias y dar un pequeño vistazo «entre bastidores» de lo que está sucediendo mientras te preparas para el gran día.
Otra prioridad debe ser conseguir un sitio web en línea. Uno que se ve muy bien y proporciona toda la información que sus huéspedes necesitan: cómo reservar y qué pueden esperar cuando se quedan.
También estará preparando las habitaciones, con ropa de cama de calidad de hotel, una nueva capa de pintura si es necesario, detectores de humo y otros artículos de seguridad, y los pequeños detalles que hacen que las habitaciones sean acogedoras y cómodas.
Por supuesto, habrá muchos pequeños trabajos para la acción antes de que finalmente pueda dar la bienvenida a sus invitados. Asegúrate de no perderte nada creando una lista de acciones basada en tu plan de negocios. Prioriza estas tareas y obtén ayuda donde la necesites.
Dirigir una casa de huéspedes: Los mejores consejos
Una vez que esté en marcha, la curva de aprendizaje continuará. Pero puede evitar los obstáculos más grandes y hacer crecer su negocio rápidamente con estos consejos:
- Conoce a tus invitados
En el corazón de todo están tus invitados. Son la razón por la que existe su casa de huéspedes y conocerlos mejor le ayudará a mejorar la forma en que administra y comercializa su casa de huéspedes. Sea observador, escuche y construya una imagen clara de quiénes son y qué esperan cuando cruzan la puerta.
- Mantener la comunicación
Muchos problemas y problemas se pueden rastrear a una mala comunicación. Asegúrese de que sus invitados sepan cómo ponerse en contacto con usted y piense en las cosas desde su perspectiva al crear información y contenido.
- Invierta en un gran sitio web
Su sitio web a menudo es responsable de esas primeras impresiones importantes. Asegúrate de que captura visualmente la identidad de tu marca y de tu propiedad, destaca sus excelentes características, señala mucha información útil y puede ayudar a los huéspedes a hacer y gestionar reservas.
- Centrarse en las reseñas
Más de 8 de cada 10 huéspedes dicen que siempre o con frecuencia leerán una reseña antes de reservar un lugar para alojarse. Más de la mitad dice que nunca reservaría un hotel sin reseñas. Concéntrate en obtener tus primeras opiniones pidiendo a los huéspedes que se vayan felices que dejen una opinión en una de las plataformas más populares (Tripadvisor, Google, Facebook o tu plataforma preferida).
- Use la retroalimentación: lo positivo y lo negativo
Trate la retroalimentación como la información útil y valiosa que es. La retroalimentación positiva refuerza lo que estás haciendo bien. ¿Cómo puedes ampliar eso? La retroalimentación negativa puede ayudarlo a tapar rápidamente los huecos y solucionar cualquier problema.
- Conozca su área local
Muchos huéspedes usarán su casa de huéspedes como plataforma de lanzamiento para explorar el área local. Ayúdelos en su camino compartiendo todo lo que sabe sobre los lugares populares junto con algunas ideas que «solo los lugareños saben».
- Manténgala limpia
Una habitación que no está limpia es un absoluto desvío para los visitantes y una bandera roja cuando se menciona en las reseñas en línea. Mantenga los estándares altos al apuntar a que las habitaciones estén más limpias de lo que esperaría en su propia casa y hacer controles regulares para que pueda detectar cualquier cosa antes de que lo hagan sus invitados.
- Manténgase al día con las noticias de la industria
Como operador pequeño, está haciendo lo suyo día tras día. Sin embargo, es importante mantenerse conectado. Regístrate en el blog de Little Hotelier para recibir contenido regular que te ayudará a mejorar continuamente tus operaciones.
Estrategias clave al administrar una casa de huéspedes
No puedes hacer todo lo que deseas cuando diriges una casa de huéspedes. Para evitar sentirse abrumado con esta realización, cree estrategias en torno a estas tres áreas principales para agregar enfoque y eficiencia a sus días:
Distribución y ventas
Hay una serie de opciones disponibles para vender sus habitaciones, y debe encontrar la forma más efectiva y rentable de hacerlo. Como propietario de una casa de huéspedes, su propio sitio web y los canales de redes sociales son un lugar obvio para comenzar. Invierta en un motor de reservas en línea que permita realizar estas reservas.
Si tiene un pequeño número de habitaciones y un gran número de seguidores en las redes sociales, esta puede ser la única opción que necesita para cumplir sus objetivos. Sin embargo, si desea aumentar sus posibilidades de una tasa de ocupación constante, conectarse con un agente de viajes en línea puede ser una buena estrategia. Estos canales pueden tener un gran alcance nacional e internacional, poniendo su casa de huéspedes frente a muchos, muchos más viajeros de los que puede alcanzar por su cuenta.
Google Hotel Ads es otra forma de ampliar su alcance, en particular a los viajeros que buscan un lugar para alojarse en su ubicación.
Si tu estrategia incluye algunos de estos canales, considera usar un channel manager para eliminar el dolor de cabeza de la gestión de reservas.
Marketing
No tienes el presupuesto de marketing de un gran hotel. Pero en estos días no necesitas un gran presupuesto para crear una poderosa campaña de marketing.
Para comercializar su casa de huéspedes de manera efectiva, concéntrese en estas cuatro cosas:
- Su punto de venta único
De vuelta en las etapas de planificación, se le ocurrió su USP. ¿Qué es lo que hace que su propiedad sea diferente del resto? ¿Por qué eso influiría en que los huéspedes se quedaran contigo? Estas cosas deben estar envueltas en tus mensajes de marketing.
- Su ubicación
Tiene la más increíble vista? Asegúrate de resaltarlo en tus redes sociales y anima a los invitados a etiquetarte en sus publicaciones.
- Sus invitados
Recuerde, es con sus invitados con los que debe hablar, ya sea que esté desarrollando los colores de su marca, creando contenido o diseñando su sitio web. Hable su idioma y hable con ellos directamente para transmitir sus mensajes de marketing alto y claro.
- Herramientas de marketing digital
Hay muchas herramientas, desde redes sociales hasta contenido y marketing por correo electrónico y SEO. Diseña tu estrategia en torno a las herramientas que te ayudarán a llegar a tu audiencia, no a las herramientas que otra persona use o recomiende.
Revenue Management
Revenue management se trata de obtener los precios correctos para lograr la mayor cantidad de ingresos. Puede sonar bastante simple, pero ¿cómo encuentras ese punto mágico en el que tus habitaciones están llenas mientras tus precios son tan altos como los huéspedes están dispuestos a pagar?
Agregue estacionalidad, múltiples canales y variaciones de habitación, y las cosas se pueden complicar rápidamente.
Sin embargo, con la estrategia adecuada, puede alcanzar ese punto óptimo de precios e ingresos. Considere usar estas tarifas diferentes:
- Una «tarifa de rack» regular basada en el tipo de habitación y el número de huéspedes
- Descuentos para grupos que reservan muchas habitaciones
- Descuentos para estudiantes, influencers u otros grupos
- Ofertas de paquetes que pueden incluir un tour o desayuno
- Precios más altos para coincidir con fines de semana, temporadas y eventos locales especiales
- Ofertas de tarifa de última hora.
Software de casa de huéspedes: Cuáles son los usos y beneficios
Hay mucho que ver en la creación, puesta en marcha y gestión de una casa de huéspedes. ¿Te sientes agotado solo de pensar en todo?
Por suerte para nosotros, estamos viviendo en la era digital y hay una variedad de opciones para acortar y agilizar su camino del caos a la calma. En particular, estas tres áreas se pueden transformar con la tecnología adecuada:
Recepción
Una plataforma digital de recepción de hotel le brinda el poder de administrar reservas, check in y check out, tarifas de habitaciones, ocupación, servicio de limpieza, comunicaciones con los huéspedes y pagos, todo en un solo lugar. Con tantas de sus tareas diarias en piloto automático, tendrá mucho más tiempo para concentrarse en las cosas importantes.
Administrador de canales
Un administrador de canales en línea le da el poder de vender todas sus habitaciones a través de su sitio web, otros sitios web de terceros y cualquier otro canal elegido, todo al mismo tiempo. La disponibilidad de habitaciones se actualiza en tiempo real y puede realizar cambios masivos cuando lo necesite. Un channel manager puede ayudar a aumentar la ocupación de las habitaciones y los ingresos.
Motor de reservas
Un motor de reservas le permite tomar reservas directas y puede tener un gran impacto en el volumen de reservas. Esta tecnología se puede integrar con su sitio web para crear una experiencia de reserva en línea personalizada para sus huéspedes.
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