Cómo llevar un registro de pagos y facturas

Cómo llevar un registro de pagos y facturas

La contabilidad, la facturación y el seguimiento de los pagos son preocupaciones importantes para las PYME, cuya gestión del flujo de caja y la salud financiera se benefician enormemente de la implantación de los sistemas adecuados. Examinamos los factores a tener en cuenta al elegir el software de contabilidad, así como las mejores prácticas a implementar para mantenerse al tanto de los pagos y las facturas.

Los procesos contables y la gestión del flujo de caja ya no son lo que antes eran. La transformación digital y las innovaciones prácticas han significado que la tarea de rastrear los pagos y emitir facturas se ha digitalizado en gran medida para muchas pequeñas empresas, con toda la comodidad que esto conlleva.

Sin embargo, si bien la digitalización significa que las pequeñas y medianas empresas (PYME) pueden manejar sus entradas y salidas con mayor facilidad, esto no es excusa para la autocomplacencia. Mantenerse al tanto de los pagos y facturas es vital para el éxito de cualquier negocio, ya que ayuda a garantizar un flujo de caja saludable y una mejor previsión financiera. Con los modernos programas de contabilidad y las capacidades de seguimiento de pagos, las empresas pueden beneficiarse de una mayor visibilidad que nunca, lo que puede mejorar todo, desde la eficiencia operativa hasta las relaciones con los proveedores.

Pero cuando se trata de elegir los medios adecuados para rastrear los pagos y procesar el flujo de caja, a algunas empresas les resulta difícil identificar el proveedor de servicios más adecuado a sus necesidades. Echamos un vistazo a los criterios a tener en cuenta al elegir una solución de contabilidad, así como a las mejores prácticas a implementar para garantizar una gestión sensata del flujo de efectivo, la supervisión y el seguimiento de facturas.

Pagos, facturación y contabilidad hoy en día

Aunque los pagos electrónicos se consideran la norma, muchas PYMES siguen realizando transacciones a través de medios más tradicionales. Para las empresas tecnológicas o adyacentes a la tecnología, hacer pagos basados en cheques o enviar facturas en papel parece decididamente anticuado. Para algunos, sin embargo, siguen siendo comunes, con diversos grados de prevalencia de un país a otro. Si bien Francia se convertirá en otra nación de la UE que eliminará totalmente la facturación en papel B2B para 2025, sigue siendo omnipresente en algunas partes del mundo. Los cheques en papel también mantienen una presencia considerable en algunos territorios, como los Estados Unidos, donde hasta el 42% de los pagos B2B se hicieron por cheque en 2019.

Para los pagos entrantes de clientes, las transacciones basadas en cheques consisten tradicionalmente en emitir una factura, luego esperar a que el cheque del cliente se liquide, con poca o ninguna visibilidad en el camino. En los casos más largos, los cheques ni siquiera se liquidan antes del siguiente período contable, lo que puede complicar la conciliación y dar lugar a discrepancias. Por el contrario, la conveniencia de los pagos electrónicos es una gran ventaja para todas las partes interesadas y, a pesar del retraso asimétrico en el panorama de los pagos electrónicos y la facturación electrónica, la digitalización continúa. De hecho, este fenómeno solo se ha intensificado con la pandemia de Covid-19 y sus secuelas.

Los programas de contabilidad contemporáneos también han sido moldeados por la transformación digital. A medida que un negocio crece, la gestión del flujo de caja se vuelve cada vez más compleja y puede ser difícil hacer un seguimiento. Atendiendo a esta necesidad de simplificación, una multitud de plataformas de contabilidad fáciles de usar ahora compiten por la atención de los propietarios de negocios, prometiendo facilitar en gran medida sus operaciones de pago y sus esfuerzos de contabilidad a través de características como:

• Facturas recurrentes automatizadas.
• Plantillas uniformes de facturación electrónica.
• Notificaciones por pagos atrasados de clientes.
• Generación de informes de pérdidas y ganancias.

Estos son solo algunos de los aspectos prácticos que han hecho de las soluciones de contabilidad contemporáneas un activo esencial incluso para las empresas más pequeñas. Sin embargo, con una gran cantidad de opciones para elegir, ¿qué deben tener en cuenta las PYMES al elegir la que les conviene?

Cómo elegir el mejor software de contabilidad

Mientras que la automatización de ciertos procesos reduce la tensión del flujo de trabajo para aquellos que manejan cuentas, el seguimiento de facturas y pagos aún requiere una atención constante y una precisión nítida. Por supuesto, no todas las plataformas y servicios se crean por igual, y algunas ofrecen más funcionalidades que otras. Esto deja a los propietarios de negocios tratando de averiguar qué servicio o plataforma elegir, de acuerdo con los requisitos de su propio negocio.

En términos generales, hay una serie de características a tener en cuenta al elegir un software de contabilidad, aunque dependen en gran medida del tamaño de la empresa y del presupuesto asignado.

Los propietarios de negocios deben hacerse las siguientes preguntas al compilar una lista corta:

¿Está basado en la nube?

• El software de contabilidad elegido debe ser accesible de forma remota.
• El uso de software descargado y almacenado en un escritorio es poco práctico, restrictivo y limita la facilidad de uso.
• Los últimos avances han puesto de relieve la necesidad de acceder a los sistemas importantes de forma remota y en todo momento. La contabilidad no es una excepción a esta regla.

¿Es accesible para múltiples usuarios?

• La mayoría de las soluciones de contabilidad actuales ofrecen la posibilidad de permitir el acceso de múltiples usuarios.
• En las empresas más grandes, es útil otorgar acceso a los empleados fuera del departamento de cuentas, dándoles la responsabilidad de presentar sus propios gastos y presentar facturas.
• Esto libera ancho de banda para aquellos en cuentas, lo que les permite centrarse en asuntos más urgentes.
• Configurar dicho acceso es vital, sin embargo. No todos los usuarios deben tener los mismos derechos, ya que parte de la información es confidencial y debe mantenerse protegida.

¿La estructura de precios se adapta a las necesidades de su negocio?

• La mayoría de las plataformas de contabilidad contemporáneas ofrecen una estructura de precios escalonada, con diferentes planes y características, desde «básico» e «intermedio» hasta «premium» y «avanzado». Es importante evaluar el plan que mejor se adapte a las necesidades de su negocio.
• Es probable que las empresas más grandes necesiten planes más extensos, pero deben examinar de cerca las características que vienen con el gasto adicional. Si hay restricciones excesivas en el acceso multiusuario con el plan básico, por ejemplo, puede ser aconsejable avanzar al nivel anterior.

¿Qué características tiene?

• El número de funciones ofrecidas y sus aplicaciones prácticas para su negocio son consideraciones cruciales. La rentabilidad de cada característica en el mundo real debe justificarse.
• Considere lo siguiente:
  * ¿La plataforma genera automáticamente facturas recurrentes?
  * ¿Clasifica los gastos sin problemas?
  * ¿Puede generar informes de pérdidas y ganancias con los datos integrados?
• Estos son solo algunos factores a tener en cuenta.

¿Qué tan seguro es?

• Almacenar datos financieros confidenciales requiere vigilancia.
• Las empresas deben examinar los tipos de cortafuegos y cifrado que utiliza el servicio.
• Una buena plataforma de contabilidad hará que esta información esté fácilmente disponible.

¿Es rentable?

• Rentable no es una cuestión de barato o caro.
• Al elegir un programa de contabilidad, las empresas deben sopesar las características ofrecidas y considerar si proporcionarán un beneficio operativo genuino diario.
• ¿Las diferentes funcionalidades equivalen a un auténtico ahorro de tiempo y, en última instancia, de costes? ¿El aumento de la eficiencia ofrece un retorno de la inversión?

Mejores prácticas para pagos y facturación

Una vez que haya elegido el software adecuado para su negocio y se haya acostumbrado a sus diversas funcionalidades, las operaciones de pago diarias se simplificarán. Dicho esto, vale la pena implementar una serie de prácticas recomendadas que deben cumplir el personal de contabilidad, o de hecho cualquier persona que se dedique a la contabilidad o al procesamiento de facturas dentro de la empresa.

Para pagos entrantes:

Seguimiento de pagos atrasados de clientes

• Aunque la plataforma de contabilidad elegida puede enviar recordatorios automáticos, o incluso correos electrónicos, cuando un pago se retrasa, se recomienda realizar un seguimiento directo si desea garantizar una resolución oportuna y mantener buenas relaciones.
• Si se le notifica que el pago de un cliente se retrasa, realice una llamada telefónica de cortesía para investigar por qué no se ha realizado o procesado. En la mayoría de los casos, habrá una explicación lógica, como una simple omisión por parte del cliente. En estos casos, apreciarán el recordatorio.
• Haga un seguimiento con un correo electrónico, volviendo a unir la factura para que no tengan que buscar entre mensajes antiguos.

Asegúrese de que todos los detalles sean claros y precisos

• Al generar facturas a través de su programa de contabilidad, asegúrese de completar todos los campos relevantes. El objeto de la factura también debe ser evidente para ambas partes de un vistazo.
• Asegúrese de que los datos de pago se mantengan actualizados y claramente señalizados, realizando las modificaciones necesarias para las facturas recurrentes generadas automáticamente si sus datos han cambiado.
• Cualquier plataforma de contabilidad creíble atribuirá automáticamente el número correcto a cada nueva factura, pero verificará que la fecha de vencimiento del pago sea claramente visible. La claridad es esencial para evitar retrasos.

Ejecutar informes, observar patrones, repensar estrategias financieras

• Muchos programas de contabilidad pueden generar informes de pérdidas y ganancias utilizando los datos integrados. Esto compara facturas pagadas y no pagadas, mostrándole un total de ganancias netas que le permite evaluar el estado de su flujo de efectivo.
• Con el tiempo, pueden surgir patrones, lo que también le permite ver qué clientes son morosos en serie. Esto puede requerir un cambio en las condiciones de pago.
• A medio plazo, los informes y los análisis le ayudarán a realizar un mejor pronóstico de flujo de caja y a refinar las estrategias financieras futuras.

Para pagos salientes:

Documente y categorice

• Aproveche su software de contabilidad para obtener una visión general detallada de los pagos que debe y realizar un seguimiento de sus pagos salientes en una hoja de cálculo separada o equivalente incorporado.
• Con la ayuda de un panel de control intuitivo, puede etiquetar por tipo de pago, indicar los pagos realizados a través de la cuenta corriente o tarjeta de crédito de su empresa, resaltar las fechas de vencimiento y subrayar los tiempos de procesamiento de pagos.
• Cuanto más detallado sea el resumen, mayor visibilidad tendrá sobre los costos y gastos regulares.

Utilice un sistema de gestión de facturas

• Esto puede formar parte del programa de contabilidad que haya elegido o puede ser independiente. Permite a las empresas gestionar mejor las facturas de proveedores y vendedores.
• Cuando se recibe, cada factura coincide con la orden de compra correspondiente y, a menos que se marque por algún motivo, se paga automáticamente.
• La automatización de procesos y la racionalización de este tipo mejoran la eficiencia operativa, mientras que las mayores capacidades analíticas proporcionadas ofrecen información útil para la administración.

Elija un PSP que enfatice la visibilidad

• Con algunos proveedores de servicios de pago (PSP), puede faltar visibilidad sobre los pagos que realiza. El procesamiento por parte de bancos intermediarios puede significar que los pagos electrónicos demoren más de lo previsto, con poca visibilidad sobre el trayecto del pago.
• Algunos PSP ofrecen una mayor transparencia al indicar los estados de pago en tiempo real, lo que permite a las empresas comunicarse claramente con los acreedores y proveedores sobre cualquier posible atasco.

Cuando se trata de procesos contables y facturación, las PYMES de hoy en día no pueden permitirse quedarse atrás. No aprovechar los beneficios de la digitalización es un grave error. El software de contabilidad contemporáneo ayuda a las empresas a aliviar la tensión del flujo de trabajo, mantenerse al tanto del flujo de caja y automatizar tareas tediosas y repetitivas, aumentando así la eficiencia operativa.

Aunque la mayoría de los programas incluyen funciones como notificaciones de pago atrasado y plantillas de facturación electrónica, las empresas deben buscar, estudiar la gama de capacidades que se ofrecen e identificar la solución más beneficiosa para ellas. Sin embargo, tampoco se recomienda depender excesivamente de la automatización, ya que las empresas necesitan implementar de forma proactiva las mejores prácticas. Esto garantizará una contabilidad precisa, un seguimiento coherente de las facturas y una gestión del flujo de caja saludable en general.

Con las innovaciones contemporáneas, mantenerse al tanto de los pagos es más fácil que nunca. Más allá de las plataformas de contabilidad especializadas y las herramientas de seguimiento de facturas, algunos proveedores de servicios de pago también abogan por una mayor visibilidad, lo que permite a sus clientes corporativos rastrear el estado de los pagos en tiempo real, lo que los equipa con información valiosa. El ecosistema de confianza que esto crea para las empresas y sus beneficiarios es algo que debe considerarse seriamente al seleccionar un socio de pagos.