11 Consejos Eficaces para la Gestión del Tiempo para Gerentes de Oficina Ocupados
Deténgame si esto le suena familiar
Usted llega a la oficina temprano con toda la intención de aplastar el día, y tal vez salir a tiempo por una vez. Haz diligentemente tu lista de tareas pendientes y ponte a trabajar en los primeros elementos.
Pero alrededor de 9:30, las interrupciones comienzan a llegar: tu jefe necesita que hagas un recado rápido, un visitante sin avisar necesita atención, tu compañera de trabajo necesita ayuda para reiniciar su computadora.
Lo siguiente que sabes son las 4: 45 pm, y milagrosamente tienes más cosas en tu lista de tareas pendientes que cuando empezaste.
El tiempo es particularmente escaso para los gerentes de oficina, un grupo al que se le pide cada vez más que haga más con menos.
Este fue un hallazgo importante en nuestro informe sobre el Estado de los Gerentes de Oficina de 2018, el primero de su tipo en un estudio de cientos de Gerentes de oficina que representan a casi 70 industrias diferentes. Cuando se les pidió que nombraran sus principales desafíos, los gerentes de oficina respondieron con mayor frecuencia «una carga de trabajo intensa / tiempo insuficiente» (37,5%).
Esto fue cierto a pesar del hecho de que los gerentes de oficina tienden a trabajar largas horas. Casi la mitad de los encuestados informaron que trabajaban más de 8 horas al día en promedio. el 14% se dedicaba a 10 horas al día.
Esta falta de tiempo no es tan sorprendente si se tiene en cuenta cuánto ha aumentado el alcance del Gerente de oficina en los últimos años. Los gerentes de oficina no solo tienen tareas administrativas, sino también de planificación de eventos, desarrollo cultural, incorporación y otras tareas que tradicionalmente podrían recaer en recursos Humanos, finanzas u operaciones.
(PS: Si eres Gerente o Asistente de Oficina, únete a nuestro Grupo privado de FB aquí. Es un lugar para conectarse, colaborar y compartir consejos sobre cómo superar el amplio espectro de desafíos que enfrenta en su puesto.)
Por lo tanto, para los gerentes de oficina, las habilidades de gestión de tiempo expertas son imprescindibles para cualquier persona que quiera sobresalir en el puesto.
Así que hemos reunido esta lista de trucos de tiempo para Gerentes de oficina: trucos probados y verdaderos del oficio de los Gerentes de oficina más experimentados y exitosos del mundo. Los hemos dividido en varias categorías para que sea más fácil encontrar lo que necesita, ¡y con suerte le ahorraremos un poco de tiempo!
La mejor manera de crear, rastrear y monitorear las sugerencias en esta publicación es con un software de productividad como monday.
¿A Quién Le Gustaría Dar Regalos?
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Organización & Gestión de tareas
Invertir una pequeña parte de su tiempo por adelantado en la organización puede pagar grandes dividendos más adelante (y ahorrarle algunos dolores de cabeza graves).
Incluso si te consideras bastante organizado, aquí tienes algunos consejos avanzados.
Programe su semana con anticipación
» No planificar es planear fracasar.»
Como Gerentes de oficina, esto es más que una cita motivadora, es un lema para vivir.
Como mínimo, debe planificar su calendario la noche anterior para asegurarse de comenzar a correr a primera hora de la mañana.
¿Quieres ahorrar aún más tiempo? Planifique toda la semana con anticipación.
Sin mucho esfuerzo adicional, la planificación semanal le permite echar un vistazo y ajustar rápidamente su calendario al final de cada jornada laboral (en lugar de comenzar desde cero cada noche).
También facilita la planificación de una manera holística, conectando sus actividades diarias y semanales con objetivos a más largo plazo. Esto se debe a que la planificación diaria tiende a mantenerte enfocado en los árboles, mientras que la planificación semanal te permite levantar la cabeza y ver todo el bosque.
El viernes por la tarde o el domingo por la noche suele ser el mejor momento para la planificación semanal, cuando no te distraen los correos electrónicos entrantes.
Priorizar con resultados cruciales
Resultados cruciales es un sistema que el CEO de SnackNation, Sean Kelly, desarrolló en los primeros días de su viaje empresarial como una forma de mantenerse en la tarea cuando él y sus socios comerciales intentaban lograr grandes cosas por su cuenta (es decir, sin que nadie más que ellos mismos los responsabilizara).
El consultorio le sirvió tan bien que lo mantuvo en SnackNation, donde ayudó a dar forma a la cultura de crecimiento y responsabilidad radical de la compañía.
Funciona así:
Resultados cruciales desglosa esos grandes objetivos trimestrales o anuales en tareas semanales y diarias para que dedique su tiempo a actividades de alto apalancamiento que harán avanzar sus objetivos. Por diseño, su día a día siempre se remonta a esos objetivos más grandes.
Los resultados cruciales también tienen una ventaja menos obvia. ¿Conoces tu lista detallada de tareas que tiene 50 líneas? Nunca vas a hacer eso en un día, lo que significa que siempre terminarás el día sintiendo que no has logrado hacer todo.
Incluso si tienes 10 tareas diarias, en un buen día puedes terminar siete de ellas.
Y realmente, ¡es un gran logro! Aplastaste siete objetos importantes. Pero debido a que tenía diez elementos en su lista, aún sentirá que no terminó lo que se propuso lograr.
Al enfocarte en solo tres tareas diarias, terminarás cada día con la satisfacción de saber que terminaste tus tres actividades de mayor apalancamiento.
Aquí hay una explicación más detallada de cómo funciona el sistema de Resultados Cruciales, junto con una plantilla de hoja de cálculo que puede descargar para usted y su equipo.
Use un Bloc de notas de estilo Diario
Este consejo proviene de OM extraordinaire Windi de Indiana:
«Pasar de una lista tradicional de tareas pendientes a un bloc de notas diario ha sido de gran ayuda para mí.»
La Agenda Diaria no solo le permite ver todo el día en una sola página, sino que también separa las citas, los recados, las tareas y las notas para mantener todo organizado. Es simple, pero eficaz.
Windi está de acuerdo:
«Me gusta que me ayude a priorizar tareas y hacer un seguimiento de los elementos y recordatorios para la persona y los comités a los que apoyo.»
Ella recomienda este cuaderno diario de la prensa de TinTero.
Software de gestión de tareas
Software de gestión de tareas como monday y Hive son dos software de gestión de tareas y proyectos digitales muy populares que pueden hacer que el seguimiento del progreso en tareas esenciales sea muy sencillo.
Heather, Gerente de Oficina de Los Ángeles, elabora:
«El lunes es útil para organizar tareas pendientes por días / semanas / meses, etc. Hive me encanta organizar mis grandes conferencias / eventos. Ambas herramientas también se pueden usar con otras personas de tu equipo, como una herramienta de colaboración.»
Eliminar Distracciones
Nos gusta un dicho aquí en SnackNation: si quieres ir rápido, tienes que soltar el freno eléctrico antes de pisar el acelerador.
En otras palabras, no puedes esperar un alto rendimiento sin eliminar primero las cosas que te están frenando.
Cuando se trata de productividad, esto significa eliminar las distracciones. Te mostramos cómo minimizar las distracciones que están matando tu tiempo cada día.
Use un sistema de tickets para Solicitudes entrantes
Uno de los mayores desafíos para los gerentes de oficina es que los miembros del equipo de toda la organización a menudo acuden a usted para resolver sus problemas. No solo puede ser difícil rastrear todas estas solicitudes entrantes, sino que estas interrupciones constantes también le impiden hacer las cosas importantes.
Un sistema de tickets ayuda a asegurarse de que nada se deslice a través de las grietas, al tiempo que permite a tus compañeros de equipo registrar su solicitud al interrumpir tu flujo de trabajo.
El Gerente de oficina Norah es fanático del uso de ZenDesk para este propósito.
«Tengo ZenDesk configurado para que la gente pueda enviarme un correo electrónico a una dirección de correo electrónico especial de la oficina y se crea un ticket en ZenDesk», explica. «De esta manera, puedo administrar mis boletos y marcarlos como completos cuando estén terminados.»
Si ZenDesk no es una opción en tu empresa, aquí tienes una solución de bricolaje de OM Megan.
«Tengo que mantener en una red que actualizo.
Siempre que alguien me envíe un correo electrónico pidiéndome que se haga algo, lo pondré en esa lista. Lo tengo configurado como las tareas que tengo.
En la parte superior tengo tareas que están en espera. Tengo tareas recurrentes, cuál es el estado de ellas, cuál es la tarea, cuál es el estado de ellas, cuándo son las fechas de vencimiento, quién es responsable, a quién se debe enviar, y luego tengo tareas que están en proceso. Todo está anticuado.
Cada semana hago una hoja nueva para poder repasar las viejas.
Es solo cuestión de ser diligente y actualizarlo. Lo que también hago es imprimir la solicitud de correo electrónico con un correo electrónico y guardaré ese montón de papel de cosas que hacer. Luego lo compararé con mi lista para asegurarme de que está ahí y está hecho.»
Megan fue lo suficientemente generosa como para proporcionar una plantilla de Excel que puede usar para probar su sistema por sí misma. Puede descargar esa plantilla aquí.
Configura tu Teléfono a Escala de Grises
¿Alguna vez te has preguntado por qué esos pequeños puntos de notificación en todas tus aplicaciones son rojos? No es una coincidencia.
Los fabricantes de aplicaciones han probado implacablemente sus diseños y saben que un punto rojo con un número es casi imposible para nosotros resistirnos a verificarlo. En su esfuerzo por maximizar la interacción con sus aplicaciones, han convertido su teléfono inteligente en la máquina de distracción más eficiente del mundo.
La buena noticia es que hay una manera fácil de combatirlo: configura tu teléfono en modo de escala de grises.
Algo curioso sucede cuando ese pequeño número de notificación en tu aplicación de Instagram es gris en lugar de rojo brillante. De repente, estás mucho menos tentado a descubrir quién ha comentado en tu último post.
Te mostramos cómo hacerlo para el iPhone.
Utilice el método Pomodoro
Multitarea. Todos lo hacemos fatal.
Nuestros cerebros simplemente no están configurados para realizar más de una tarea compleja a un alto nivel. (Es ciencia.)
El método Pomodoro es una técnica de gestión del tiempo que le ayuda a comprometerse con una tarea durante una cantidad de tiempo manejable: 25 minutos. Los estudios han demostrado que la mayoría de las personas solo pueden concentrarse en una tarea con un alto nivel de rendimiento durante un promedio de 45-50 minutos.
Ir a tomato-timer.com y pruébalo tú mismo.
Programar distracciones
Seamos realistas, no es realista pensar que nunca levantarás tu teléfono para consultar las redes sociales, o tu sitio de noticias favorito, o el texto entrante de tu madre.
No te prepares para fracasar estableciendo expectativas poco realistas para ti mismo. En su lugar, programe tiempo para disfrutar de actividades menos productivas una o dos veces durante el día, durante diez o quince minutos a la vez.
Cuando decimos programación, nos referimos a poner «mira las redes sociales» en tu calendario. Permitirte tu distracción favorita de vez en cuando hará que sea menos tentador y te ayudará a mantenerte en la tarea la mayor parte del día.
Comunicación
Recientemente participé en una entrevista con Seth Epstein, uno de los principales líderes creativos de Los Ángeles, y dijo algo que realmente tocó la fibra sensible: casi cualquier problema en la vida o en los negocios se puede resolver con una mejor comunicación.
Los problemas a los que se enfrentan los gerentes de Oficina no suelen ser una excepción. Muchos de los desafíos que se sienten sistémicos o incluso irresolubles a menudo se pueden remediar con una mejor comunicación. Estos son algunos consejos de comunicación para hacer su vida más fácil y ahorrarle tiempo a largo plazo.
Use Slack para la comunicación interna
Las aplicaciones de mensajería interna tienen algunas ventajas distintivas sobre el correo electrónico para las comunicaciones internas, incluida la facilidad de uso, la mayor transparencia y la integración con toneladas de aplicaciones de terceros. Son una excelente manera de eliminar los silos de información que el correo electrónico tiende a crear.
El Gerente de oficina Norah recomienda Slack:
«Utilizamos Slack en gran medida, y es ideal para una comunicación rápida y delegar tareas.»
Esfuércese por la claridad
Puede parecer de sentido común, pero hemos escuchado esto una y otra vez de los gerentes de oficina: asegúrese de que las expectativas y los resultados sean claros desde el primer momento. Le ahorrará toneladas de tiempo a largo plazo.
Es tan simple como hacer preguntas cuando algo no está del todo claro.
Otro gran adagio: Los problemas no mejoran con la edad. Si un proyecto comienza a sentirse abrumador, se sale de control o simplemente no funciona, haga algo al respecto lo antes posible.
Siempre te ahorrará tiempo a largo plazo sacar algo a colación con tu jefe antes que después.
Simplemente Di No
¿Cuántas veces al día te interrumpe alguien en tu organización que necesita ayuda con algo ahora mismo? ¿Con qué frecuencia se detienen a considerar que usted podría estar trabajando en algo importante?
Apostaría que esas respuestas son » mucho «y » nunca».»
Las interrupciones de este tipo son probablemente la forma más común en que los gerentes de oficina se desvían del camino y terminan perdiendo el tiempo tratando de reorientarse.
Puede ser tentador ser un hombre o una mujer que diga «sí» e instintivamente decir sí a todo, pero decir no a las solicitudes que no contribuyen a los objetivos de misión crítica es una necesidad absoluta, y puede ser un salvavidas cuando se trata de administrar el tiempo.Bono gratuito de
: Obtenga una versión en PDF del Informe del Administrador del Estado de la Oficina de 2018. Encuestamos a 572 Gerentes de oficina para descubrir 10 conclusiones que puede usar para alcanzar sus objetivos y superar desafíos. Además, aprenda qué otros gerentes de oficina están recibiendo pagos (y cómo puede ganar más).