Ein 10-stufiger Records Management Plan für Ihr Büro
Es gibt primäre Schritte, um ein Records Management Programm für Ihr Büro einzurichten und zu pflegen.
Warum ist das wichtig? Nach guten Records Management-Praktiken werden Sie in vielerlei Hinsicht profitieren, wie zum Beispiel:
- Verbesserung des Zugangs zu Informationen;
- Kontrolle des Materialwachstums, das wertvolle Büroflächen beansprucht;
- Senkung der Betriebskosten;
- Minimierung von Rechtsstreitigkeiten;
- Sicherung wichtiger Informationen;
- Unterstützung besserer Managemententscheidungen; und
- Erhaltung der Unternehmens- / Personalgeschichte.
Hier ist ein 10-stufiger Records Management Plan für Ihr Büro.
SCHRITT 1. Bestimmen Sie, wer verantwortlich ist und welche Ressourcen benötigt werden
Stellen Sie ein Projektteam mit Vertretern aller Untereinheiten und Jobreihen (nicht nur Support- und Büropersonal) zusammen, um das Projekt zu überwachen. Das Projektteam sollte:
- Richten Sie ein Netzwerk von „Records Liaisons“ mit einer leitenden Person und Liaisons für jedes Büro ein.
- Entscheiden Sie, ob alles „im Haus“ erledigt wird oder ob Hilfe von außen (z. B. Auftragnehmer) benötigt wird.
- Wählen Sie ein Büro oder eine Untereinheit aus, in dem/der das Projekt initiiert werden soll. Basierend auf den in diesem einen Büro gesammelten Erfahrungen können Sie die dafür erforderlichen Ressourcen abschätzen andere.
SCHRITT 2. Identifizieren Sie Datensätze, die zur Dokumentation der Aktivitäten und Funktionen Ihres Büros erforderlich sind
Führen Sie eine Bestandsaufnahme der Materialien in Ihrem Büro durch. Vergessen Sie nicht, leere Büros, Schränke und andere Bereiche einzubeziehen, in denen Dinge möglicherweise „versteckt“ wurden.“
Dokumentieren Sie mindestens, wo sich Materialien befinden, wie viel vorhanden ist und welches Format (z. B. Papier, Elektronik, Karten usw.). (Wenn Sie eine „Momentaufnahme“ des Umfangs der Materialien in Ihrem Büro haben, müssen Sie möglicherweise zu Schritt 1 zurückkehren und die verfügbaren Ressourcen überprüfen, um das Projekt abzuschließen.)
Eine Bestandsaufnahme hilft Ihnen festzustellen, welche Materialien:
- Aufzeichnungen,
- Referenzmaterialien (Nichtaufzeichnungen),
- Persönliche Papiere (Nichtaufzeichnungen),
- Zusätzliche Kopien von Dokumenten, Veröffentlichungen und Formularen (Nichtaufzeichnungen).
Anhand des Inventars können Sie auch ermitteln, welche Datensätze im Notfall sofort verfügbar sein müssen (Vitaldaten)
SCHRITT 3. Stellen Sie Ihre Verfahren (Recordkeeping Anforderungen)
Nun, da Sie wissen, was Sie in Ihrem Büro haben, muss das Projektteam bestimmen:
- Ob Aufzeichnungen in einem „zentralen“ Bereich oder „dezentral“ an einzelnen Arbeitsplätzen aufbewahrt werden;
- Die Art der Dokumente, die in den Datensatzdateien enthalten sind;
- Wie Entwürfe von Dokumenten, Arbeitspapieren und Parallelkopien behandelt werden.
- Wer ist für die Aufbewahrung der Aktenkopie verantwortlich (Records Custodian).
- Nicht Aufzeichnungsmaterial wie zweckmäßige Kopien und persönliche Papiere müssen getrennt von Aufzeichnungen aufbewahrt werden.
SCHRITT 4. Ordnen Sie Ihre Datensätze den Datensatzplänen zu
Der nächste Schritt im Projekt besteht darin, die in Ihrem Inventar identifizierten Datensätze mit Datensatzplänen abzugleichen. Aufzeichnungspläne geben Auskunft darüber, wie lange Aufzeichnungen im Büro aufbewahrt werden müssen und was passiert, wenn sie im Büro nicht mehr benötigt werden.
SCHRITT 5. Bereiten Sie einen „Dateiplan“ vor
Nachdem Sie nun wissen, welche Datensätze Sie haben und welche entsprechenden Datensatzpläne vorhanden sind, können Sie mit der Organisation beginnen. Bestimmen Sie dann, ob es Unterkategorien oder Unterordner gibt und was diese sein werden.
Zum Beispiel:
Berichte und Statistiken
- Jährliche Tätigkeitsberichte
- Personalberichte
- Ausbildung
- Reisen
SCHRITT 6. Dokumentieren Sie Ihre Anforderungen und Verfahren für die Aufzeichnungen
Bereiten Sie ein Dokument, einen Aktenplan, vor, in dem:
- Wie Ihre Aufzeichnungen organisiert und gepflegt werden,
- Wer ist dafür verantwortlich, was zu tun,
- Wann sollte es getan werden (z. B. jährliche Datei Ruhestand),
- Was passiert mit den Aufzeichnungen, wenn sie nicht mehr im Büro benötigt werden.
Fügen Sie alle Entscheidungen hinzu, die Sie in den Schritten 1 bis 5 getroffen haben (z. B. Was mit Entwurfsdokumenten passiert).
SCHRITT 7. Bereinigen Sie Datensätze, die über die genehmigten Aufbewahrungsfristen hinausgehen
Sobald Sie Ihren Dateiplan dokumentiert haben, können Sie mit der Organisation Ihrer Datensätze beginnen. Zunächst ist es jedoch eine gute Idee, die Materialien in Ihrem Büro loszuwerden, die nicht benötigt werden. Wenn Sie vom Datensatzplan autorisiert sind, können Sie:
- Stellen Sie Datensätze, die im Büro nicht mehr benötigt werden, in den externen Speicher zurück.
- Recyceln Sie Materialien, die ihre genehmigte Aufbewahrungsfrist überschritten haben. Denken Sie daran, Materialien mit vertraulichen oder persönlichen Informationen zu zerkleinern.
SCHRITT 8. Organisieren Sie Ihre Datensätze
Jetzt können Sie mit der Implementierung Ihres Dateiplans beginnen.
- Bereiten Sie zunächst Ordner vor und organisieren Sie Dokumente in den Ordnern.
- Befolgen Sie die in Ihrem Dateiplan festgelegten Verfahren. Legen Sie bei Bedarf Referenzblätter in Ordnern ab, um Benutzer auf den Speicherort verwandter Nicht-Papiermaterialien wie Karten, Zeichnungen, Videobänder usw. zu verweisen.
- Organisieren Sie elektronische Dokumente, die sich auf einzelnen Computern oder lokalen Netzwerkverzeichnissen befinden.
Denken Sie daran, den größten Teil Ihrer Zeit mit den „missionsbezogenen“ Aufzeichnungen und weniger mit administrativen oder „hauswirtschaftlichen“ Aufzeichnungen wie Routinekorrespondenz zu verbringen.
SCHRITT 9. Pflegen Sie Ihre Aufzeichnungen auf einer laufenden Basis
Sobald alles organisiert ist, ist es wichtig, es aktuell und auf dem neuesten Stand zu halten. Seien Sie sicher:
- Archivieren Sie regelmäßig neue Materialien (z. B. wöchentlich).
- Schützen Sie Datensätze, die vertrauliche Informationen wie vertrauliche Geschäftsinformationen (CBI) oder persönliche Informationen enthalten.
- Richten Sie ein Check-out-System (z. B. „Out“ -Karten) ein, um den Standort Ihrer Datensätze zu verfolgen, damit Sie immer wissen, wo sie sich befinden.
- Reinigen Sie inaktive Materialien regelmäßig, normalerweise am Ende des Jahres (gemäß Ihren schriftlichen Verfahren).
- Zurückziehen berechtigter Datensätze.
- Bereinigen Sie abgelöste oder veraltete Referenzmaterialien.
SCHRITT 10. Zug, Zug, Zug
Herzlichen Glückwunsch! Jetzt haben Sie einen Dateiplan. Sie haben alle unnötigen Materialien gereinigt und die notwendigen Materialien organisiert. Dein Job ist noch nicht vorbei! Sie müssen sicherstellen, dass alle Mitarbeiter (und Auftragnehmer) über ihre Aufzeichnungspflichten Bescheid wissen.