en 10-trins Registreringsplan for dit kontor
der er primære trin, der skal følges for at etablere og vedligeholde et registreringsprogram til dit kontor.
Hvorfor er det vigtigt? At følge god praksis for administration af poster vil gavne dig på mange måder, såsom:
- forbedring af adgangen til information;
- styring af væksten af materialer, der optager værdifulde kontorlokaler;
- reduktion af driftsomkostninger;
- minimering af retssager;
- beskyttelse af vigtige oplysninger;
- støtte til bedre ledelsesbeslutning; og
- bevarelse af virksomhed/personlig historie.
her er en 10-trins registreringsplan for dit kontor.
trin 1. Bestem, hvem der skal være ansvarlig, og hvilke ressourcer der skal bruges
Opret et projektteam med repræsentanter fra alle underenheder og jobserier (ikke kun support og kontorpersonale) til at føre tilsyn med projektet. Projektgruppen bør:
- Opret et netværk af “records liaisons” med en ledende person og liaisons for hvert kontor.
- Beslut om alt vil blive gjort “i hus” eller om hjælp udefra (f.eks. entreprenører) vil være nødvendig.
- Vælg et kontor eller en underenhed, hvor projektet skal startes. Baseret på den erfaring, der er opnået på dette ene kontor, kan du estimere de ressourcer, der er nødvendige for at gøre andet.
trin 2. Identificer de poster, der er nødvendige for at dokumentere aktiviteterne og funktionerne på dit kontor
udfør en oversigt over materialerne på dit kontor. Glem ikke at medtage tomme kontorer, skabe, og andre områder, hvor tingene kan have været “stashed.”
dokument, som minimum, hvor materialer er placeret, hvor meget der er, og formatet (f.eks. papir, elektronisk, kort osv.). (Når du har et “øjebliksbillede” af omfanget af materialer på dit kontor, skal du muligvis gå tilbage til Trin 1 og gennemgå de tilgængelige ressourcer for at gennemføre projektet.)
en opgørelse hjælper dig med at identificere, hvilke materialer der er:
- Records,
- referencemateriale (nonrecords),
- personlige papirer (nonrecords),
- ekstra kopier af dokumenter, publikationer og formularer (nonrecords).
opgørelsen hjælper dig også med at identificere, hvilke poster der skal være umiddelbart tilgængelige i tilfælde af en nødsituation (vital records)
trin 3. Etablere dine procedurer (krav til registrering)
nu hvor du ved hvad du har på dit kontor, skal projektteamet bestemme:
- hvis poster opbevares i et “centraliseret” område eller “decentraliseret” på individuelle arbejdsstationer;
- den type dokumenter, der er inkluderet i postfilerne;
- hvordan udkast til dokumenter, arbejdspapirer og samstemmende kopier håndteres.
- hvem vil være ansvarlig for at opretholde rekordkopien (records depotian).
- ikke-rekordmateriale såsom bekvemmelighedskopier og personlige papirer skal holdes adskilt fra poster.
trin 4. Match dine poster med Postplanerne
det næste trin i projektet er at matche de poster, der er identificeret i din beholdning, med postplaner. Registreringsplaner giver oplysninger om, hvor længe poster skal opbevares på kontoret, og hvad der sker, når de ikke længere er nødvendige på kontoret.
trin 5. Forbered en”Filplan”
nu hvor du ved, hvilke poster du har, og hvad de relevante registreringsplaner er, kan du begynde at organisere dem. Derefter afgøre, om der vil være underkategorier eller undermapper, og hvad de vil være.
for eksempel:
rapporter og statistikker
- årlige aktivitetsrapporter
- Personalerapporter
- uddannelse
- rejser
trin 6. Dokument dine krav og procedurer til registrering
Forbered et dokument, en filplan, der giver detaljer om:
- hvordan dine poster er organiseret og vedligeholdt,
- Hvem er ansvarlig for at gøre hvad,
- når det skal gøres (f.eks. årlig fil pensionering),
- hvad sker der med posterne, når de ikke længere er nødvendige på kontoret.
Medtag alle de beslutninger, du har truffet i trin 1 til 5 (f.eks. Hvad sker der med udkast til dokumenter).
trin 7. Ryd poster, der ligger ud over de godkendte opbevaringsperioder
når du har dokumenteret din filplan, kan du begynde at organisere dine poster. For det første er det dog en god ide at slippe af med de materialer på dit kontor, som ikke er nødvendige. Hvis godkendt af registreringsplanen, kan du:
- gå på pension poster, som ikke længere er nødvendige på kontoret til offsite opbevaring.
- genanvende materialer, der har passeret deres godkendte opbevaringsperiode. Husk at makulere materialer, der indeholder fortrolige eller personlige oplysninger.
trin 8. Organiser dine poster
nu kan du begynde at implementere din filplan.
- Forbered først mapper og organiser dokumenter i mapperne.
- Følg de procedurer, der er fastlagt i din filplan. Placer referenceark i mapper, når det er nødvendigt, for at henvise brugerne til placeringen af relaterede ikke-papirmaterialer såsom kort, tegninger, videobånd osv.
- Organiser elektroniske dokumenter, der er bosiddende på individuelle computer-eller lokale netværksmapper.
Husk at bruge størstedelen af din tid på de “mission-relaterede” poster og mindre på administrative eller “husholdning” poster såsom rutinemæssig korrespondance.
trin 9. Vedligehold dine optegnelser løbende
når alt er organiseret, er det vigtigt at holde det opdateret og opdateret. Sørg for at:
- Indsend regelmæssigt nye materialer (f.eks. ugentligt).
- Beskyt poster, der indeholder fortrolige oplysninger såsom fortrolige forretningsoplysninger (CBI) eller personlige oplysninger.
- Opret et udtjekningssystem (f.eks. “out”-kort) for at spore placeringen af dine poster, så du altid ved, hvor de er.
- rengør inaktive materialer regelmæssigt, normalt ved årets udgang (i henhold til dine skriftlige procedurer).
- gå på pension kvalificerede poster.
- Rens erstattede eller forældede referencematerialer.
trin 10. Tog, Tog, Tog
Tillykke! Nu har du en filplan. Du har renset alle de unødvendige materialer og organiseret de nødvendige materialer. Dit job er ikke slut endnu! Du skal være sikker på, at alle medarbejdere (og entreprenører) kender deres registreringsansvar.