11 effektive Tidsstyringstips til travle Kontorledere
Stop mig hvis det lyder bekendt…
du får på kontoret tidligt med enhver hensigt at knuse dagen, og måske komme ud til tiden for en gangs skyld. Du pligtopfyldende gøre din to-do liste, og få revner på de første par punkter.
men omkring 9:30, afbrydelserne begynder at komme – din chef har brug for dig til at køre et hurtigt ærinde, en uanmeldt besøgende har brug for opmærksomhed, din medarbejder har brug for hjælp til at genstarte sin computer.
den næste ting du ved, det er 4:45 pm, og du mirakuløst har flere ting på din to-do liste, end da du startede.
tiden er særlig mangelvare for kontorledere, en gruppe, der i stigende grad bliver bedt om at gøre mere med mindre.
dette var et stort fund i Vores 2018 State of the Office Manager-rapport, en første af sin art undersøgelse af hundredvis af Kontorledere, der repræsenterer næsten 70 forskellige brancher. Når de bliver bedt om at nævne deres største udfordringer, svarede kontorledere oftest “en intens arbejdsbyrde/ikke nok tid” (37,5%).
dette var sandt på trods af at Kontorledere har tendens til at arbejde lange timer. Næsten halvdelen af respondenterne rapporterede at arbejde mere end 8 timer om dagen i gennemsnit. 14% satte i 10 timers dage.
denne mangel på tid er ikke så overraskende, når du tager højde for, hvor meget kontorchefens omfang er steget i de senere år. Kontorledere har ikke kun administrative funktioner, men med begivenhedsplanlægning, kulturel udvikling, onboarding og andre opgaver, der traditionelt kan falde ind under HR, Finans eller drift.
(PS – hvis du er kontorchef eller assistent, kan du tilmelde dig vores private FB-gruppe her. Det er et sted at oprette forbindelse, samarbejde og dele råd om, hvordan man overvinder det brede spektrum af udfordringer, du står over for i din rolle.)
så for Kontorledere er ekspertens tidsstyringsevner et must-have for alle, der ønsker at udmærke sig i rollen.
så vi har sammensat denne liste over Office Manager time hacks – prøvede og sande tricks af handelen fra verdens mest erfarne og succesrige Kontorledere. Vi har opdelt dem i et par kategorier for at gøre det lettere for dig at finde det, du har brug for – og forhåbentlig spare dig lidt tid!
den bedste måde at oprette, spore og overvåge forslagene i dette indlæg er med et produktivitetsprogram som mandag.
Hvem Vil Du Gerne Give Gaver Til?
klienter & kundemedarbejdere
organisation& Opgavestyring
investering af en lille del af din tid på forhånd i organisationen kan betale større udbytte senere (og spare dig for alvorlige hovedpine).
selv hvis du anser dig selv temmelig organiseret, her er nogle avancerede tips.
Planlæg din uge i forvejen
“manglende planlægning planlægger at mislykkes.”
som kontorchefer er dette mere end et motiverende citat – Det er et motto at leve efter.
som minimum skal du planlægge din kalender natten før for at sikre dig, at du rammer jorden, der løber første ting om morgenen.
vil du spare endnu mere tid? Planlæg hele ugen i forvejen.
uden meget ekstra indsats giver ugentlig planlægning dig mulighed for hurtigt at se på og tilpasse din kalender i slutningen af hver arbejdsdag (i stedet for at starte fra bunden hver aften).
det gør det også lettere at planlægge på en holistisk måde og forbinde dine daglige og ugentlige aktiviteter med langsigtede mål. Det skyldes, at daglig planlægning har tendens til at holde dig fokuseret på træerne, mens ugentlig planlægning giver dig mulighed for at springe hovedet op og se hele skoven.
fredag eftermiddag eller søndag aften er normalt det bedste tidspunkt for ugentlig planlægning, når du ikke distraheres af indgående e-mails.
Prioriter med afgørende resultater
afgørende resultater er et system, som SnackNation CEO Sean Kelly udviklede i de tidlige dage af sin iværksætterrejse som en måde at forblive på opgaven, da han og hans forretningspartnere forsøgte at opnå store ting alene (dvs.med ingen andre end dem selv at holde dem ansvarlige).
øvelsen tjente ham så godt, at han holdt det på SnackNation, hvor det har været med til at forme virksomhedens vækstkultur og radikale ansvarlighed.
det virker sådan her:
afgørende resultater opdeler de store kvartalsvise eller årlige mål i ugentlige og daglige opgaver, så du bruger din tid på at arbejde med høj gearingsaktiviteter, der vil bevæge dine mål fremad. Ved design, din dag-til-dag altid spor tilbage til de større mål.
afgørende resultater har også en mindre indlysende fordel. Kender du din specificerede opgaveliste, der er 50 linjer lang? Du kommer aldrig til at få det gjort på en dag, hvilket betyder, at du altid vil afslutte dagen med at føle, at du ikke har fået alt gjort.
selvom du har 10 daglige opgaver, kan du på en god dag få syv af dem færdige.
og virkelig-det er en stor bedrift! Du knuste syv vigtige ting. Men fordi du havde ti ting på din liste, vil du stadig føle, at du ikke var færdig med det, du satte dig for at opnå.
ved at fokusere på kun tre daglige opgaver, vil du afslutte hver dag med tilfredshed at vide, at du er færdig med dine tre højeste gearingsaktiviteter.
her er en mere dybdegående forklaring på, hvordan det afgørende Resultatsystem fungerer sammen med en regnearkskabelon, du kan hente til dig og dit team.
brug en daglig Docket stil Notesblok
dette tip kommer fra om ekstraordinær Vindi fra Indiana:
“at gå fra en traditionel opgaveliste til en daglig docket notesblok har været meget nyttigt for mig.”
Daily Docket giver dig ikke kun mulighed for at se hele din dag på en side, men adskiller også aftaler, ærinder, opgaver og noter for at holde alt organiseret. Det er simpelt, men effektivt.
Vindi er enig:
“jeg kan godt lide, at det hjælper mig med at prioritere opgaver og spore emner og påmindelser til den person og udvalg, jeg støtter.”
hun anbefaler denne daglige docket pad fra blækhus presse.
Opgavestyring
vil du gå papirløs? Opgavehåndteringsprogrammer som monday og Hive er to meget populære digitale opgaver og projektstyringsprogrammer, der kan gøre sporing af fremskridt på vigtige opgaver til en leg.
Heather, en kontorchef fra Los Angeles, uddyber:
“mandag er nyttigt for at organisere to-dos for dage / uger / måneder osv. Hive er amaaaasing for at organisere mine store konferencer / arrangementer. Begge værktøjer kan også bruges sammen med andre mennesker på dit team som et samarbejdsværktøj.”
Fjern distraktioner
vi er glade for et ordsprog her på SnackNation: hvis du vil gå hurtigt, skal du frigøre e-bremsen, før du kan træde på gassen.
med andre ord kan du ikke forvente høj ydeevne uden først at fjerne de ting, der holder dig tilbage.
når det kommer til produktivitet, betyder det at fjerne distraktioner. Sådan minimerer du de distraktioner, der dræber din tid hver dag.
brug et billetsystem til indgående anmodninger
en af de største udfordringer for Kontorledere er, at teammedlemmer fra hele organisationen ofte kommer til dig for at løse deres problemer. Ikke alene kan det være svært at spore alle disse indgående anmodninger, men disse konstante afbrydelser forhindrer dig også i at få de vigtige ting gjort.
et billetsystem hjælper med at sikre, at intet glider gennem revnerne, samtidig med at dine holdkammerater kan logge deres anmodning inden for afbrydelse af din arbejdsgang.
Office Manager Norah er fan af at bruge Sendesk til dette formål.
“jeg har sat mig op, så folk kan sende mig en e-mail på en særlig kontor-e-mail-adresse, og det opretter en billet i Sendesk,” forklarer hun. “På denne måde kan jeg administrere mine billetter og markere dem som komplette, når de er færdige!”
hvis det ikke er en mulighed i din virksomhed, her er en DIY-løsning fra om Megan.
“jeg har, at jeg holder på et netværk, som jeg opdaterer.
når nogen sender mig en e-mail, der beder mig om noget, der skal gøres, sætter jeg det på den liste. Jeg har det oprettet som de opgaver, jeg har.
øverst har jeg opgaver, der er på vent. Jeg har tilbagevendende opgaver, hvad status for dem er, hvad opgaven er, hvad status for dem er, når forfaldsdatoer er, hvem der er ansvarlig, hvem det skal indsendes til, og så har jeg opgaver, der er i gang. Alt er dateret.
hver uge laver jeg et nyt ark, så jeg kan gå tilbage gennem gamle.
det er bare et spørgsmål om at være flittig og opdatere den. Hvad jeg også gør er, at jeg udskriver e-mail-anmodningen med en e-mail, og jeg beholder den bunke papir med ting at gøre. Så sammenligner jeg det med min liste for at sikre, at den er der, og den er færdig.”
Megan var generøs nok til at give en skabelon, du kan bruge til at prøve hendes system selv. Du kan hente denne skabelon her.
Indstil din telefon til grå skala
har du nogensinde spekuleret på, hvorfor de små meddelelsesprikker på alle dine apps er røde? Det er ikke tilfældigt.
App-producenter har ubarmhjertigt testet deres design og ved, at en rød prik med et nummer i det næsten er umuligt for os at modstå kontrol. I deres bestræbelser på at maksimere engagementet med deres apps har de effektivt forvandlet din smartphone til verdens mest effektive distraktionsmaskine.
den gode nyhed er, at der er en nem måde at bekæmpe det på – Indstil din telefon til gråtonetilstand.
en sjov ting sker, når det lille meddelelsesnummer på din Instagram-app er grå i stedet for lys rød. Du er pludselig meget mindre fristet til at finde ud af, hvem der har kommenteret dit seneste indlæg.
Sådan gør du det til iPhone.
brug Pomodoro-metoden
Multi-tasking. Vi er alle forfærdelige på det.
vores hjerner er bare ikke sat op til at udføre mere end en kompleks opgave på et højt niveau. (Det er videnskab .)
Pomodoro – metoden er en tidsstyringsteknik, der hjælper dig med at forpligte dig til en opgave i en håndterbar tid-25 minutter. Undersøgelser har vist, at de fleste kun kan fokusere på en opgave med et højt præstationsniveau i gennemsnit 45-50 minutter.
gå til tomato-timer.com og prøv det selv.
Planlæg distraktioner
lad os se det i øjnene, det er urealistisk at tro, at du aldrig henter din telefon for at tjekke sociale medier eller dit yndlingsnyhedsside eller den indgående tekst fra din mor.
sæt dig ikke op til at mislykkes ved at sætte urealistiske forventninger til dig selv. Planlæg i stedet tid til at forkæle dig med mindre end produktive aktiviteter en eller to gange i løbet af dagen, i ti eller femten minutter ad gangen.
når vi siger tidsplan, mener vi faktisk at sætte “se på sociale medier” i din kalender. At tillade dig selv din yndlings distraktion nu og igen vil gøre det mindre fristende og hjælpe med at holde dig på opgave for størstedelen af din dag.
kommunikation
jeg sad for nylig i en samtale med Seth Epstein, en af de bedste kreative ledere i Los Angeles, og han sagde noget, der virkelig slog en akkord – næsten ethvert problem i livet eller erhvervslivet kan løses med bedre kommunikation.
de problemer, som Kontorledere står over for, er normalt ingen undtagelse. Mange af de udfordringer, der føles systemiske eller endda uløselige, kan ofte afhjælpes med bedre kommunikation. Her er nogle kommunikationstips, der gør dit liv lettere og sparer dig tid i det lange løb.
brug Slack til intern kommunikation
interne messaging-apps har et par forskellige fordele i forhold til e-mail til intern kommunikation, herunder brugervenlighed, større gennemsigtighed og integration med masser af tredjepartsapps. De er en fantastisk måde at fjerne informationssiloer, som e-mail har tendens til at oprette.
Kontorchef Norah anbefaler Slack:
“vi bruger Slack kraftigt, og det er fantastisk til hurtig kommunikation og uddelegering af opgaver.”
Stræb efter klarhed
det kan virke som sund fornuft, men vi hørte dette igen og igen fra Kontorledere – sørg for, at forventninger og resultater er klare fra starten. Det sparer dig masser af tid i det lange løb.
det er virkelig så simpelt som at stille spørgsmål, når noget ikke er helt klart.
et andet godt ordsprog: problemer bliver ikke bedre med alderen. Hvis et projekt begynder at føle sig overvældende, går ud af skinnerne eller bare ikke virker, skal du gøre noget ved det før snarere end senere.
det vil altid spare dig tid i det lange løb at bringe noget op med din chef tidligere end senere.
bare Sig nej
hvor mange gange om dagen bliver du afbrudt af nogen i din organisation, der har brug for hjælp til noget lige nu? Hvor ofte holder de op med at overveje, at du måske arbejder på noget vigtigt?
jeg vil vædde disse svar er “en masse” og “aldrig.”
afbrydelser af denne art er sandsynligvis den mest almindelige måde, hvorpå kontorchefer bliver smidt ud af sporet og ender med at spilde tid på at forsøge at fokusere igen.
det kan være fristende at være en “ja” mand eller kvinde og instinktivt sige ja til alt, men at sige nej til anmodninger, der ikke bidrager til missionskritiske mål, er en absolut nødvendighed – og kan være en livredder, når det kommer til at styre tiden.
Gratis Bonus: Få en PDF-version af 2018-Status For Office Manager-rapporten. Vi undersøgte 572 Kontorledere for at afdække 10 grillbarer, du kan bruge til at ramme dine mål og overvinde udfordringer. Plus lære, hvad andre Kontorledere får betalt (og hvordan du kan tjene mere)!