plán správy záznamů 10 kroků pro vaši kancelář
existují primární kroky, které je třeba dodržovat při vytváření a udržování programu správy záznamů pro vaši kancelář.
proč je to důležité? Dodržování osvědčených postupů správy záznamů vám prospěje mnoha způsoby, jako například:
- zlepšení přístupu k informacím;
- řízení růstu materiálů zabírajících cenné kancelářské prostory;
- snížení provozních nákladů;
- minimalizace rizik soudních sporů;
- ochrana životně důležitých informací;
- podpora lepšího rozhodování v řízení; a
- zachování historie společnosti / osobní historie.
zde je plán správy záznamů 10 kroků pro vaši kancelář.
Krok 1. Určete, kdo bude zodpovědný a jaké zdroje budou potřebné
Vytvořte projektový tým se zástupci všech dílčích jednotek a pracovních řad (nejen podpůrných a administrativních pracovníků), kteří budou na projekt dohlížet. Projektový tým by měl:
- zřídit síť „záznamů styků“ s vedoucí osobou a styků pro každou kancelář.
- rozhodněte se, zda bude vše provedeno „v domě“ nebo zda bude potřeba vnější pomoc (např.
- vyberte jednu kancelář nebo dílčí jednotku, ve které chcete Projekt zahájit. Na základě zkušeností získaných v této kanceláři můžete odhadnout zdroje potřebné k tomu, abyste mohli dělat jiné.
Krok 2. Identifikujte záznamy potřebné k dokumentaci činností a funkcí vaší kanceláře
proveďte soupis materiálů ve vaší kanceláři. Nezapomeňte zahrnout prázdné kanceláře, skříně a další oblasti, kde mohly být věci „ukryty“.“
dokument, minimálně, kde jsou materiály umístěny, kolik je a formát (např. papír, elektronika, mapy atd.). (Pokud máte ve své kanceláři“ snímek “ rozsahu materiálů, možná se budete muset vrátit ke kroku 1 a zkontrolovat dostupné zdroje pro dokončení projektu.
inventář vám pomůže určit, které materiály jsou:
- záznamy,
- referenční materiály (nonrecords),
- osobní doklady (nonrecords),
- Extra kopie dokumentů, publikací a formulářů (nonrecords).
inventář vám také pomůže určit, které záznamy by musely být okamžitě k dispozici v případě nouze (vital records)
Krok 3. Stanovte své postupy (požadavky na vedení záznamů)
Nyní, když víte, co máte ve své kanceláři, musí projektový tým určit:
- pokud budou záznamy uchovávány v „centralizované“ oblasti nebo „decentralizované“ na jednotlivých pracovních stanicích;
- typ dokumentů, které jsou obsaženy v záznamových souborech;
- jak budou zpracovány návrhy dokumentů, pracovních dokumentů a kopií souběhu.
- kdo bude odpovědný za udržování kopie záznamu(správce záznamů).
- materiály bez záznamu, jako jsou pohodlné kopie a osobní doklady, musí být uchovávány odděleně od záznamů.
Krok 4. Porovnejte své záznamy s plány záznamů
dalším krokem v projektu je sladění záznamů identifikovaných ve vašem inventáři s plány záznamů. Záznamy plány poskytují informace o tom, jak dlouho záznamy mají být uchovávány v kanceláři a co se stane, když jsou již potřeba v kanceláři.
Krok 5. Připravte si „plán souborů“
Nyní, když víte, jaké záznamy máte a jaké jsou příslušné plány záznamů, můžete je začít organizovat. Poté určete, zda budou existovat podkategorie nebo podsložky a jaké budou.
například:
zprávy a statistiky
- výroční zprávy o činnosti
- personální zprávy
- školení
- cestování
Krok 6. Dokumentujte své požadavky na vedení záznamů a postupy
připravte dokument, plán souborů, který uvádí podrobnosti o:
- jak jsou vaše záznamy organizovány a udržovány,
- kdo je zodpovědný za to, co dělá,
- kdy by to mělo být provedeno (např. roční odchod do důchodu),
- co se stane se záznamy, když již nejsou potřebné v kanceláři.
zahrňte všechna rozhodnutí, která jste učinili v krocích 1 až 5 (např. co se stane s návrhy dokumentů).
Krok 7. Vyčistěte záznamy, které jsou mimo schválené doby uchovávání
jakmile zdokumentujete svůj plán souborů, můžete začít organizovat své záznamy. Nejprve je však dobré zbavit se těch materiálů ve vaší kanceláři, které nejsou potřeba. Pokud to schválí plán záznamů, můžete:
- odeberte záznamy, které již nejsou potřebné v kanceláři, do úložiště mimo pracoviště.
- recyklujte materiály, které prošly schválenou dobou uchovávání. Nezapomeňte skartovat materiály obsahující důvěrné nebo osobní informace.
Krok 8. Uspořádejte své záznamy
nyní můžete začít implementovat svůj plán souborů.
- nejprve připravte složky a uspořádejte dokumenty ve složkách.
- postupujte podle postupů stanovených v plánu souborů. Umístěte referenční listy do složek, pokud je to nutné, odkazovat uživatele na umístění souvisejících nepapírových materiálů, jako jsou mapy, výkresy, videokazety atd.
- Uspořádejte elektronické dokumenty umístěné v jednotlivých adresářích počítače nebo místní sítě.
nezapomeňte trávit většinu času na záznamech „souvisejících s misí“ a méně na administrativních nebo“ úklidových “ záznamech, jako je rutinní korespondence.
krok 9. Udržujte své záznamy průběžně
jakmile je vše organizováno, je důležité udržovat je aktuální a aktuální. Ujistěte se, že:
- pravidelně podávejte nové materiály (např. týdně).
- Chraňte záznamy obsahující důvěrné informace, jako jsou důvěrné obchodní informace (CBI) nebo osobní údaje.
- vytvořit check-out systém (například „out“ karty) sledovat umístění vašich záznamů, takže vždy víte, kde jsou.
- pravidelně čistěte neaktivní materiály, obvykle na konci roku (podle vašich písemných postupů).
- Odejděte z oprávněných záznamů.
- vyčistěte nahrazené nebo zastaralé referenční materiály.
krok 10. Vlak, Vlak, Vlak
Gratulujeme! Nyní máte plán souborů. Vyčistili jste všechny nepotřebné materiály a uspořádali potřebné materiály. Tvoje práce ještě neskončila! Musíte si být jisti, že všichni zaměstnanci (a dodavatelé) vědí o svých povinnostech vedení záznamů.