Jak sledovat platby a faktury

Jak sledovat platby a faktury

účetnictví, fakturace a sledování plateb jsou hlavními obavami pro malé a střední podniky, jejichž řízení peněžních toků a finanční zdraví velmi těží ze zavedení správných systémů. Zkoumáme faktory, které je třeba vzít v úvahu při výběru účetního softwaru, stejně jako osvědčené postupy, které je třeba implementovat, abychom udrželi nad rámec plateb a faktur.

účetní procesy a řízení peněžních toků nejsou tím, čím kdysi byly. Digitální transformace a praktické inovace znamenaly, že úkol sledování plateb a vystavování faktur byl pro mnoho malých podniků do značné míry digitalizován, se všemi výhodami, které to přináší.

digitalizace sice znamená, že malé a střední podniky (MSP) zvládnou své přílivy a odlivy snadněji, ale není to omluva pro uspokojení. Zůstat na vrcholu plateb a faktur je zásadní pro úspěch každého podnikání, protože pomáhá zajistit zdravý peněžní tok a lepší finanční prognózu. Díky moderním účetním programům a schopnostem sledování plateb mohou podniky těžit z větší viditelnosti než kdykoli předtím, což může zlepšit vše od provozní efektivity až po vztahy s dodavateli.

ale pokud jde o výběr správného způsobu sledování plateb a zpracování peněžních toků, je pro některé podniky obtížné určit poskytovatele služeb, který nejlépe vyhovuje jejich potřebám. Při výběru účetního řešení se podíváme na kritéria, která je třeba mít na paměti, a na osvědčené postupy, které je třeba implementovat, abychom zajistili rozumné řízení peněžních toků, dohled a sledování faktur.

platby, fakturace a účetnictví dnes

zatímco elektronické platby jsou nyní považovány za normu, mnoho malých a středních podniků pokračuje v obchodování tradičnějšími prostředky. Pro tech, nebo tech sousedící, společnosti, provádění šekových plateb nebo předkládání papírových faktur se zdá rozhodně zastaralé. Pro některé však zůstávají běžné, s různým stupněm prevalence ze země na zemi. Zatímco Francie se má stát dalším národem EU, který do roku 2025 zcela ukončí fakturaci B2B papíru, v některých částech světa zůstává všudypřítomná. Papírové šeky si také udržují značnou přítomnost na některých územích, jako jsou Spojené státy, kde až 42% plateb B2B bylo provedeno šekem v roce 2019.

u příchozích klientských plateb se šekové transakce tradičně skládají z vystavení faktury a čekání na zúčtování šeku klienta s malou nebo žádnou viditelností na cestě. V nejdelších případech se šeky nevyčistí ani před následujícím účetním obdobím, což může zkomplikovat usmíření a vést k nesrovnalostem. Naproti tomu výhodná povaha elektronických plateb je hlavní výhodou pro všechny zúčastněné strany a navzdory asymetrickému zpoždění v oblasti elektronických plateb a elektronické fakturace pokračuje digitalizace. Ve skutečnosti se tento jev jen prohloubil s pandemií Covid-19 a jejími následnými účinky.

současné účetní programy byly také formovány digitální transformací. Jak podnik roste, řízení peněžních toků se stává stále složitějším a může být obtížné sledovat. Catering na tuto potřebu zjednodušení, množství uživatelsky přívětivých účetních platforem nyní soupeří o pozornost podnikatelů, slibují výrazně usnadnit jejich platební operace a vedení účetnictví úsilí prostřednictvím funkcí, jako je:

• automatické opakované faktury.
• jednotné šablony elektronické fakturace.
• oznámení o pozdních platbách klientů.
• generování výkazu zisku a ztráty.

to jsou jen některé z praktik, které učinily současné účetní řešení nezbytným přínosem i pro nejmenší podniky. S množstvím možností na výběr, nicméně, co by měly malé a střední podniky dávat pozor při výběru ten pro ně?

jak vybrat nejlepší účetní software

zatímco automatizace určitých procesů snižuje zátěž pracovního postupu pro ty, kteří manipulují s účty, sledování faktur a plateb stále vyžaduje stálou pozornost a laserovou ostrou přesnost. Samozřejmě, že ne všechny platformy a služby jsou vytvořeny stejně, přičemž některé nabízejí více funkcí než jiné. Majitelé podniků se tak snaží zjistit, kterou službu nebo platformu zvolit, v souladu s požadavky jejich vlastního podnikání.

obecně lze říci, že při výběru účetního softwaru je třeba mít na paměti řadu charakteristik, i když tyto do značné míry závisí na velikosti podniku a přiděleném rozpočtu.

majitelé podniků by si měli při sestavování užšího výběru položit následující otázky:

je založen na cloudu?

• zvolený účetní software by měl být vzdáleně přístupný.
• používání softwaru staženého a uloženého na ploše je nepraktické, omezující a omezuje uživatelskou přívětivost.
• nedávný vývoj zdůraznil potřebu přístupu k důležitým systémům vzdáleně a za všech okolností. Účetnictví není výjimkou z tohoto pravidla.

je přístupný pro více uživatelů?

• většina účetních řešení dnes nabízí možnost umožnit přístup více uživatelů.
• ve větších podnicích je užitečné poskytnout přístup zaměstnancům mimo účetní oddělení, což jim dává odpovědnost za podání vlastních výdajů a předkládání faktur.
• tím se uvolní šířka pásma pro ty, kteří jsou v účtech, což jim umožní soustředit se na naléhavější záležitosti.
• konfigurace takového přístupu je však nezbytná. Ne všichni uživatelé by měli mít stejná práva, protože některé informace jsou citlivé a měly by zůstat střeženy.

vyhovuje struktura cen vašim obchodním potřebám?

• většina současných účetních platforem nabízí odstupňovanou cenovou strukturu s různými plány a funkcemi, od „základních“ a „zprostředkovatelů“ po „Prémiové“ a „pokročilé“. Je důležité vyhodnotit plán, který nejlépe vyhovuje vašim obchodním potřebám.
• větší společnosti budou pravděpodobně potřebovat rozsáhlejší plány, ale měly by pečlivě prozkoumat funkce, které přicházejí s dodatečnými výdaji. Pokud existují nadměrná omezení přístupu pro více uživatelů se základním plánem, může být vhodné postupovat na výše uvedenou úroveň.

jaké funkce nabízí?

• počet nabízených funkcí a jejich praktické aplikace pro vaše podnikání jsou zásadními úvahami. Reálná odměna každé funkce by měla být odůvodněna.
• zvažte následující:
  * generuje platforma automaticky opakované faktury?
  • plynule kategorizuje výdaje?
  * může generovat výkazy zisku a ztráty s integrovanými daty?
• to jsou jen některé faktory, které je třeba vzít v úvahu.

jak je to bezpečné?

• ukládání citlivých finančních údajů vyžaduje ostražitost.
• podniky by měly zkoumat druhy firewallů a šifrování, které služba používá.
• dobrá účetní platforma tyto informace snadno zpřístupní.

je to nákladově efektivní?

• nákladově efektivní není záležitost levné nebo drahé.
• při výběru účetního programu musí podniky zvážit nabízené funkce a zvážit, zda budou poskytovat skutečný denní provozní přínos.
• odpovídají různé funkce skutečným časovým a nakonec i nákladovým úsporám? Nabízí zvýšená efektivita návratnost investic?

osvědčené postupy pro platby a fakturaci

jakmile si vyberete software, který je vhodný pro vaše podnikání a zvyknete si na jeho různé funkce, každodenní platební operace se stanou jednoduššími. To znamená, že stojí za to zavést řadu osvědčených postupů, které musí dodržovat účetní pracovníci, nebo dokonce kdokoli, kdo se zabývá účetnictvím nebo zpracováním faktur v rámci podnikání.

pro příchozí platby:

sledování pozdních plateb klientů

• ačkoli zvolená účetní platforma může posílat automatické upomínky nebo dokonce e-maily, když je platba pozdě, doporučuje se přímé sledování, pokud si přejete zajistit včasné řešení a udržovat dobré vztahy.
• pokud jste upozorněni, že platba klienta je pozdě, proveďte zdvořilostní telefonní hovor a zjistěte, proč nebyla provedena nebo zpracována. Ve většině případů bude logické vysvětlení, jako je jednoduché opomenutí ze strany klienta. V těchto případech ocení připomenutí.
• následujte e-mailem a znovu připojte fakturu, aby se nemuseli procházet starými zprávami.

ujistěte se, že všechny údaje jsou jasné a přesné

• při generování faktur prostřednictvím účetního programu se ujistěte, že vyplníte všechna příslušná pole. Předmět faktury by měl být pro obě strany na první pohled zřejmý.
• ujistěte se, že údaje o platbě jsou aktuální a jasně označeny, a proveďte nezbytné změny Pro automaticky generované opakované faktury, pokud se vaše údaje změnily.
• každá důvěryhodná účetní platforma automaticky přiřadí správné číslo každé nové faktuře, ale ověří, že datum splatnosti platby je jasně viditelné. Jasnost je nezbytná, aby se zabránilo zpoždění.

spustit zprávy, pozorovat vzory, přehodnotit finanční strategie

• mnoho účetních programů může generovat výkazy zisku a ztráty pomocí integrovaných dat. Porovnává zaplacené a nezaplacené faktury a ukazuje vám čistý zisk, který vám umožní vyhodnotit stav vašeho peněžního toku.
• v průběhu času se mohou objevit vzory, které vám také umožní zjistit, kteří klienti jsou sériovými opožděnými plátci. To může vyžadovat změnu platebních podmínek.
• ve střednědobém horizontu vám zprávy a analýzy pomohou lépe předpovídat peněžní toky a vylepšit budoucí finanční strategie.

pro odchozí platby:

dokumentujte a kategorizujte

• Využijte svůj účetní software k získání podrobného přehledu o platbách, které dlužíte, a sledujte své odchozí platby v samostatné tabulce nebo vestavěném ekvivalentu.
• pomocí intuitivního řídicího panelu můžete označit podle typu platby, označit platby provedené prostřednictvím běžného účtu nebo kreditní karty vaší firmy, zvýraznit data splatnosti a podtrhnout časy zpracování plateb.
• čím podrobnější přehled, tím větší viditelnost budete mít oproti běžným nákladům a výdajům.

použijte systém správy faktur

• to může být součástí vybraného účetního programu nebo může být samostatné. Umožňuje podnikům lépe spravovat faktury od dodavatelů a dodavatelů.
• po obdržení je každá faktura přizpůsobena odpovídající objednávce a pokud není z nějakého důvodu označena, je automaticky zaplacena.
• automatizace a zefektivnění procesů tohoto druhu zvyšuje provozní efektivitu, zatímco zvýšené analytické schopnosti poskytují užitečné informace pro řízení.

vyberte PSP, který zdůrazňuje viditelnost

• u některých poskytovatelů platebních služeb (PSP) může být viditelnost nad provedenými platbami chybějící. Zpracování zprostředkovatelskými bankami může znamenat, že elektronické platby trvají déle, než se očekávalo, s malou viditelností platební cesty.
• některé poskytovatelé platebních služeb nabízejí větší transparentnost tím, že uvádějí stavy plateb v reálném čase, a proto umožňují podnikům jasně komunikovat s věřiteli a dodavateli nad případnými logjamy.

pokud jde o účetní procesy a fakturaci, malé a střední podniky si dnes nemohou dovolit zůstat pozadu. Nevyužít výhod digitalizace je vážná chyba. Současný účetní software pomáhá podnikům zmírnit napětí pracovního postupu, udržet na vrcholu cash flow a automatizovat únavné, opakující se úkoly, čímž se zvyšuje provozní efektivita.

zatímco většina programů obsahuje funkce, jako jsou oznámení o pozdních platbách a šablony e-fakturace, podniky musí nakupovat, studovat škálu nabízených možností a identifikovat řešení, které je pro ně nejvýhodnější. Přílišné spoléhání se na automatizaci se však nedoporučuje, protože podniky musí proaktivně implementovat osvědčené postupy. To zajistí přesné vedení účetnictví, důsledné sledování faktur a celkové zdravé řízení peněžních toků.

se současnými inovacemi je udržování plateb snazší než kdykoli předtím. Kromě specializovaných účetních platforem a nástrojů pro sledování faktur, Někteří poskytovatelé platebních služeb také prosazují větší viditelnost, což umožňuje jejich korporátním klientům sledovat stavy plateb v reálném čase, čímž je vybavují cennými informacemi. Důvěryhodný ekosystém, který vytváří pro podniky a jejich příjemce, je něco, co je třeba při výběru platebního partnera vážně zvážit.