Come tenere traccia dei pagamenti e delle fatture

Come tenere traccia dei pagamenti e delle fatture

La contabilità, la fatturazione e il monitoraggio dei pagamenti sono importanti preoccupazioni per le PMI, la cui gestione del flusso di cassa e la cui salute finanziaria traggono grande beneficio dall’istituzione di sistemi adeguati. Esaminiamo i fattori da considerare quando si sceglie il software di contabilità, così come le migliori pratiche da implementare per mantenere in cima a pagamenti e fatture.

I processi contabili e la gestione del flusso di cassa non sono quello che erano una volta. La trasformazione digitale e le innovazioni pratiche hanno fatto sì che il compito di tracciare i pagamenti e emettere fatture sia stato in gran parte digitalizzato per molte piccole imprese, con tutta la comodità che ciò comporta.

Tuttavia, mentre la digitalizzazione significa che le piccole e medie imprese (PMI) possono gestire i loro afflussi e deflussi con maggiore facilità, ciò non è una scusa per compiacersi. Rimanere in cima ai pagamenti e alle fatture è vitale per il successo di qualsiasi azienda, in quanto aiuta a garantire un flusso di cassa sano e una migliore previsione finanziaria. Grazie ai moderni programmi di contabilità e alle funzionalità di monitoraggio dei pagamenti, le aziende possono beneficiare di una maggiore visibilità rispetto al passato, che può migliorare tutto, dall’efficienza operativa alle relazioni con i fornitori.

Ma quando si tratta di scegliere i mezzi giusti per monitorare i pagamenti e l’elaborazione del flusso di cassa, alcune aziende trovano difficile identificare il fornitore di servizi più adatto alle loro esigenze. Diamo un’occhiata ai criteri da tenere a mente quando si sceglie una soluzione contabile, nonché alle migliori pratiche da implementare per garantire una gestione ragionevole del flusso di cassa, la supervisione e il monitoraggio delle fatture.

Pagamenti, fatturazione e contabilità oggi

Mentre i pagamenti elettronici sono ormai considerati la norma, molte PMI continuano a effettuare transazioni con mezzi più tradizionali. Per le aziende tecnologiche o adiacenti alla tecnologia, effettuare pagamenti basati su assegni o inviare fatture cartacee sembra decisamente obsoleto. Per alcuni, tuttavia, rimangono comuni, con vari gradi di prevalenza da paese a paese. Mentre la Francia è quello di diventare ancora un altro paese dell’UE per eliminare completamente la fatturazione cartacea B2B entro il 2025, rimane onnipresente in alcune parti del mondo. Anche gli assegni cartacei mantengono una presenza considerevole in alcuni territori, come gli Stati Uniti, dove ben il 42% dei pagamenti B2B è stato effettuato tramite assegno nel 2019.

Per i pagamenti dei clienti in entrata, le transazioni basate su assegni consistono tradizionalmente nell’emissione di una fattura, quindi nell’attesa che l’assegno del cliente venga cancellato, con poca o nessuna visibilità lungo il percorso. Nei casi più lunghi, gli assegni non si chiariscono nemmeno prima del periodo contabile successivo, il che può complicare la riconciliazione e portare a discrepanze. Al contrario, la convenienza dei pagamenti elettronici rappresenta un grande vantaggio per tutte le parti interessate e, nonostante il ritardo asimmetrico nel panorama dei pagamenti elettronici e della fatturazione elettronica, la digitalizzazione continua. In realtà, questo fenomeno si è intensificato solo con la pandemia di Covid-19 e i suoi postumi.

Anche i programmi di contabilità contemporanei sono stati modellati dalla trasformazione digitale. Come un business cresce, gestione del flusso di cassa diventa sempre più complessa e può essere difficile tenere traccia. Per soddisfare questa esigenza di semplificazione, una moltitudine di piattaforme contabili user-friendly ora si contendono l’attenzione degli imprenditori, promettendo di facilitare notevolmente le loro operazioni di pagamento e gli sforzi di contabilità attraverso funzionalità come:

• Fatture ricorrenti automatizzate.
• Modelli di fatturazione elettronica uniformi.
• Notifiche per pagamenti tardivi del cliente.
• Generazione di report profitti e perdite.

Questi sono solo alcuni degli aspetti pratici che hanno reso le soluzioni contabili contemporanee un asset essenziale anche per le aziende più piccole. Con una vasta gamma di opzioni tra cui scegliere, tuttavia, a cosa dovrebbero prestare attenzione le PMI quando scelgono quello adatto a loro?

Come scegliere il miglior software di contabilità

Mentre l’automazione di alcuni processi riduce la tensione del flusso di lavoro per coloro che gestiscono i conti, il monitoraggio delle fatture e dei pagamenti richiede ancora un’attenzione costante e una precisione nitida al laser. Naturalmente, non tutte le piattaforme e i servizi sono creati allo stesso modo, con alcuni che offrono più funzionalità di altri. Questo lascia imprenditori cercando di capire quale servizio o piattaforma di optare per, in conformità con i requisiti della propria attività.

In linea di massima, ci sono una serie di caratteristiche da tenere a mente quando si sceglie il software di contabilità, anche se queste dipendono in gran parte dalle dimensioni del business e dal budget assegnato.

I proprietari di aziende dovrebbero porsi le seguenti domande durante la compilazione di una lista:

È basato su cloud?

• Il software di contabilità scelto deve essere accessibile da remoto.
• L’utilizzo del software scaricato e memorizzato su un desktop è poco pratico, restrittivo e limita la facilità d’uso.
• I recenti sviluppi hanno evidenziato la necessità di accedere a sistemi importanti da remoto e in ogni momento. La contabilità non fa eccezione a questa regola.

È accessibile a più utenti?

• La maggior parte delle soluzioni di contabilità offre oggi la possibilità di consentire l’accesso a più utenti.
• Nelle aziende più grandi, è utile concedere l’accesso ai dipendenti al di fuori del reparto contabilità, dando loro la responsabilità di presentare le proprie spese e presentare fatture.
• Questo libera la larghezza di banda per quelli in conti, consentendo loro di concentrarsi su questioni più urgenti.
• La configurazione di tale accesso è tuttavia vitale. Non tutti gli utenti dovrebbero avere gli stessi diritti, poiché alcune informazioni sono sensibili e dovrebbero rimanere protette.

La struttura dei prezzi è adatta alle tue esigenze aziendali?

• La maggior parte delle piattaforme contabili contemporanee offre una struttura tariffaria a più livelli, con diversi piani e funzionalità, da “base” e “intermediario” a “premium” e “avanzato”. È importante valutare il piano che meglio si adatta alle tue esigenze aziendali.
• È probabile che le aziende più grandi abbiano bisogno di piani più ampi, ma dovrebbero esaminare attentamente le caratteristiche che derivano dalla spesa extra. Se ci sono restrizioni eccessive sull’accesso multiutente con il piano di base, ad esempio, può essere consigliabile passare al livello sopra indicato.

Quali caratteristiche offre?

• Il numero di funzionalità offerte e le loro applicazioni pratiche per la tua azienda sono considerazioni cruciali. Il pay-off del mondo reale di ogni funzione dovrebbe essere giustificato.
• Considera quanto segue:• Può generare report di profitti e perdite con i dati integrati?
• Questi sono solo alcuni fattori da tenere in considerazione.

Quanto è sicuro?

• La memorizzazione di dati finanziari sensibili richiede vigilanza.
• Le aziende dovrebbero esaminare i tipi di firewall e crittografia utilizzati dal servizio.
• Una buona piattaforma contabile renderà queste informazioni prontamente disponibili.

È conveniente?

• Conveniente non è una questione di economico o costoso.
• Quando si sceglie un programma di contabilità, le aziende devono valutare le funzionalità offerte e valutare se forniranno benefici operativi genuini e quotidiani.
• Le diverse funzionalità equivalgono a un vero e proprio risparmio di tempo e, in definitiva, di costi? La maggiore efficienza offre un ritorno sull’investimento?

Best practice per i pagamenti e la fatturazione

Una volta scelto il software adatto alla tua attività e abituato alle sue varie funzionalità, le operazioni di pagamento quotidiane diventeranno più semplici. Detto questo, vale la pena implementare una serie di best practice che devono essere rispettate dal personale contabile, o addirittura da chiunque si impegni nell’elaborazione di contabilità o fatture all’interno dell’azienda.

Per i pagamenti in entrata:

Follow-up sui pagamenti tardivi dei clienti

• Sebbene la piattaforma di contabilità scelta possa inviare promemoria automatici, o anche e-mail, quando un pagamento è in ritardo, si consiglia di seguire direttamente se si desidera garantire una risoluzione tempestiva e mantenere buone relazioni.
• Se ti viene notificato che un pagamento del cliente è in ritardo, effettua una telefonata di cortesia per indagare sul motivo per cui non è stato effettuato o elaborato. Nella maggior parte dei casi, ci sarà una spiegazione logica, come una semplice omissione da parte del cliente. In questi casi, apprezzeranno il promemoria.
• Segui con un’e-mail, ricollegando la fattura in modo che non debbano sfogliare i vecchi messaggi.

Assicurarsi che tutti i dettagli siano chiari e precisi

• Quando si generano fatture tramite il programma di contabilità, assicurarsi di compilare tutti i campi pertinenti. L’oggetto della fattura dovrebbe anche essere evidente per entrambe le parti a colpo d’occhio.
• Assicurati che i dettagli del pagamento siano aggiornati e chiaramente segnalati, apportando le modifiche necessarie per le fatture ricorrenti generate automaticamente se i tuoi dati sono cambiati.
• Qualsiasi piattaforma contabile credibile attribuirà automaticamente il numero corretto a ogni nuova fattura, ma verificherà che la data di scadenza del pagamento sia chiaramente visibile. La chiarezza è essenziale per evitare ritardi.

Esegui report, osserva i modelli, ripensa le strategie finanziarie

• Molti programmi di contabilità possono generare report di profitti e perdite utilizzando i dati integrati. Questo confronta le fatture pagate e non pagate, mostrando un utile netto totale che consente di valutare lo stato del flusso di cassa.
• Nel corso del tempo, i modelli possono emergere, consentendo anche di vedere quali clienti sono pagatori seriali in ritardo. Ciò potrebbe richiedere un cambiamento nei termini di pagamento.
• A medio termine, i report e le analisi ti aiuteranno a migliorare le previsioni del flusso di cassa e a perfezionare le strategie finanziarie future.

Per i pagamenti in uscita:

Documentare e classificare

• Sfrutta il tuo software di contabilità per ottenere una panoramica granulare dei pagamenti dovuti e tenere traccia dei pagamenti in uscita su un foglio di calcolo separato o equivalente incorporato.
• Con l’aiuto di una dashboard intuitiva, puoi etichettare per tipo di pagamento, indicare i pagamenti effettuati tramite il conto corrente o la carta di credito della tua azienda, evidenziare le date di scadenza e sottolineare i tempi di elaborazione dei pagamenti.
• Più dettagliata è la panoramica, maggiore sarà la visibilità sui costi e le spese regolari.

Utilizzare un sistema di gestione delle fatture

• Questo può essere parte del programma di contabilità scelto o può essere separato. Consente alle aziende di gestire meglio le fatture di fornitori e fornitori.
• Una volta ricevuta, ogni fattura viene abbinata all’ordine di acquisto corrispondente e, a meno che non sia contrassegnata per qualche motivo, viene automaticamente pagata.
• L’automazione di processo e la razionalizzazione di questo tipo migliorano l’efficienza operativa, mentre le maggiori capacità analitiche fornite offrono utili approfondimenti per la gestione.

Scegli una PSP che enfatizzi la visibilità

• Con alcuni fornitori di servizi di pagamento (PSP), la visibilità sui pagamenti effettuati può mancare. L’elaborazione da parte delle banche intermediarie può significare che i pagamenti elettronici richiedono più tempo del previsto, con scarsa visibilità sul percorso di pagamento.
• Alcuni PSP offrono una maggiore trasparenza indicando gli stati di pagamento in tempo reale, consentendo quindi alle imprese di comunicare chiaramente con creditori e fornitori su eventuali logjam potenziali.

Quando si tratta di processi contabili e di fatturazione, le PMI oggi non possono permettersi di essere lasciate indietro. Non sfruttare i vantaggi della digitalizzazione è un grave errore. Il software di contabilità contemporaneo aiuta le aziende ad alleviare la tensione del flusso di lavoro, a mantenere il flusso di cassa e ad automatizzare attività noiose e ripetitive, aumentando così l’efficienza operativa.

Mentre la maggior parte dei programmi include funzionalità come notifiche di pagamento ritardato e modelli di fatturazione elettronica, le aziende devono guardarsi intorno, studiare la gamma di funzionalità offerte e identificare la soluzione più vantaggiosa per loro. L’eccessivo affidamento sull’automazione non è raccomandato, tuttavia, poiché le aziende devono implementare in modo proattivo le best practice. Ciò garantirà una contabilità accurata, un monitoraggio coerente delle fatture e una sana gestione del flusso di cassa in generale.

Con le innovazioni contemporanee, mantenere i pagamenti in cima è più facile che mai. Al di là di piattaforme contabili specializzate e strumenti di tracciamento delle fatture, alcuni PSP stanno anche sostenendo una maggiore visibilità, consentendo ai loro clienti aziendali di tracciare gli stati di pagamento in tempo reale, dotandoli di informazioni preziose. L’ecosistema di fiducia che questo crea per le aziende e i loro beneficiari è qualcosa da considerare seriamente quando si seleziona un partner per i pagamenti.