11 Gestione del Tempo Efficace Suggerimenti per Ufficio Occupato Gestori
se questo suona familiare…
Si arriva in ufficio con l’intenzione di schiacciare il giorno, e magari uscendo in tempo per una volta. È doverosamente rendere il vostro to-do list, e ottenere di cracking sui primi elementi.
Ma circa 9:30, le interruzioni iniziano a venire-il tuo capo ha bisogno di eseguire una commissione veloce, un visitatore senza preavviso ha bisogno di attenzione, il tuo collega ha bisogno di aiuto per riavviare il suo computer.
La prossima cosa che sai è 4:45 pm, e miracolosamente hai più cose sulla tua lista di cose da fare rispetto a quando hai iniziato.
Il tempo è particolarmente scarso per i responsabili d’ufficio, un gruppo a cui viene sempre più chiesto di fare di più con meno.
Questa è stata una scoperta importante nel nostro rapporto 2018 State of the Office Manager, un primo studio del suo genere su centinaia di responsabili di ufficio che rappresentano quasi 70 diversi settori. Quando è stato chiesto di nominare le loro sfide principali, i responsabili dell’ufficio hanno risposto più comunemente “un carico di lavoro intenso/non abbastanza tempo” (37.5%).
Questo era vero nonostante il fatto che i responsabili degli uffici tendono a lavorare per lunghe ore. Quasi la metà degli intervistati ha riferito di lavorare più di 8 ore al giorno in media. 14% stavano mettendo in 10 ore al giorno.
Questa mancanza di tempo non è poi così sorprendente quando si prende in considerazione quanto l’ambito del responsabile dell’ufficio è aumentato negli ultimi anni. I responsabili dell’ufficio sono incaricati non solo di funzioni amministrative, ma di pianificazione di eventi, sviluppo culturale, onboarding e altri compiti che tradizionalmente potrebbero rientrare nelle risorse umane, nelle finanze o nelle operazioni.
(PS – Se sei un manager di ufficio o assistente, unisciti al nostro gruppo FB privato qui. È un luogo in cui connettersi, collaborare e condividere consigli su come superare l’ampio spettro di sfide che devi affrontare nel tuo ruolo.)
Così per i responsabili di ufficio, le competenze di gestione del tempo esperto sono un must-have per chiunque voglia eccellere nel ruolo.
Così abbiamo messo insieme questo elenco di Office Manager time hacks-trucchi veri e provati del mestiere da responsabili di ufficio più esperti e di successo del mondo. Li abbiamo suddivisi in alcune categorie per rendere più facile per voi per trovare quello che ti serve – e, auspicabilmente, risparmiare un po ‘ di tempo!
Il modo migliore per creare, monitorare e monitorare i suggerimenti in questo post è con un software di produttività come monday.
A chi vorresti fare regali?
Clienti & CustomersEmployees
Organizzazione&Gestione delle attività
Investire una piccola parte del tuo tempo in anticipo nell’organizzazione può pagare dividendi importanti in seguito (e risparmiare alcuni gravi mal di testa).
Anche se ti consideri abbastanza organizzato, ecco alcuni suggerimenti avanzati.
Pianifica la tua settimana in anticipo
“Non riuscire a pianificare sta pianificando di fallire.”
Come responsabili di ufficio, questo è più di una citazione motivazionale – è un motto da vivere.
Come minimo, dovresti pianificare il tuo calendario la sera prima per assicurarti di iniziare a correre per prima cosa al mattino.
Vuoi risparmiare ancora più tempo? Pianifica la tua intera settimana in anticipo.
Senza troppi sforzi, weekly planning ti consente di dare un’occhiata e modificare rapidamente il tuo calendario alla fine di ogni giornata lavorativa (piuttosto che iniziare da zero ogni sera).
Rende anche più facile pianificare in modo olistico, collegando le tue attività giornaliere e settimanali a obiettivi a lungo termine. Questo perché la pianificazione quotidiana tende a tenerti concentrato sugli alberi, mentre la pianificazione settimanale ti consente di alzare la testa e vedere l’intera foresta.
Venerdì pomeriggio o domenica sera è di solito il momento migliore per la pianificazione settimanale, quando non si è distratti dalle e-mail in arrivo.
Priorità con risultati cruciali
Risultati cruciali è un sistema che Snacknation CEO Sean Kelly ha sviluppato nei primi giorni del suo viaggio imprenditoriale come un modo per rimanere sul compito quando lui ei suoi partner commerciali stavano cercando di realizzare grandi cose da soli (cioè, con nessuno, ma se stessi tenendoli responsabili).
La pratica lo ha servito così bene che lo ha tenuto a SnackNation, dove ha contribuito a plasmare la cultura della crescita e della responsabilità radicale dell’azienda.
Funziona in questo modo:
Crucial Results suddivide i grandi obiettivi trimestrali o annuali in attività settimanali e giornaliere in modo da trascorrere il tempo a lavorare attività ad alta leva che sposteranno i tuoi obiettivi in avanti. In base alla progettazione, il tuo giorno per giorno tiene sempre traccia di quegli obiettivi più grandi.
Risultati cruciali hanno anche un vantaggio meno evidente. Conosci la tua lista dettagliata delle cose da fare lunga 50 righe? Non lo farai mai in un giorno, il che significa che finirai sempre la giornata sentendoti come se non fossi riuscito a fare tutto.
Anche se hai 10 cose da fare al giorno, in una buona giornata potresti averne sette.
E davvero-questo è un grande risultato! Hai distrutto sette oggetti importanti. Ma perché hai avuto dieci elementi sulla tua lista, ti sentirai ancora come se non avessi finito quello che hai deciso di realizzare.
Concentrandoti solo su tre attività quotidiane, finirai ogni giorno con la soddisfazione di sapere che hai finito le tue tre attività di leva più alte.
Ecco una spiegazione più approfondita di come funziona il sistema Crucial Results, insieme a un modello di foglio di calcolo che puoi scaricare per te e il tuo team.
Usa un blocco note in stile Docket giornaliero
Questo suggerimento proviene da OM extraordinaire Windi dell’Indiana:
“Passare da un tradizionale elenco di cose da fare a un blocco note giornaliero è stato estremamente utile per me.”
Il Daily Docket non solo ti consente di vedere l’intera giornata su una pagina, ma separa anche appuntamenti, commissioni, attività e note per mantenere tutto organizzato. È semplice, ma efficace.
Windi è d’accordo:
“Mi piace che mi aiuti a dare priorità alle attività e tenere traccia degli elementi e dei promemoria per la persona e i comitati che sostengo.”
Lei raccomanda questo quotidiano docket pad da InkWell Press.
Software di gestione delle attività
Vuoi andare senza carta? Software di gestione delle attività come lunedi e Hive sono due attività digitale molto popolare e software di gestione del progetto che può fare progressi di monitoraggio sui compiti essenziali un gioco da ragazzi.
Heather, un manager di ufficio da Los Angeles, elabora:
“Il lunedì è utile per organizzare le cose da fare per giorni / settimane / mesi ecc. Hive è amaaazing per organizzare le mie grandi conferenze / eventi. Entrambi gli strumenti possono essere utilizzati anche con altre persone del tuo team, come strumento di collaborazione.”
Eliminare le distrazioni
Siamo appassionati di un detto qui a SnackNation: se si vuole andare veloce, è necessario rilasciare l’e-brake prima di poter calpestare il gas.
In altre parole, non puoi aspettarti prestazioni elevate senza prima eliminare le cose che ti trattengono.
Quando si tratta di produttività, questo significa eliminare le distrazioni. Ecco come ridurre al minimo le distrazioni che stanno uccidendo il vostro tempo ogni giorno.
Utilizzare un sistema di biglietteria per le richieste in entrata
Una delle maggiori sfide per i responsabili di ufficio è che i membri del team provenienti da tutta l’organizzazione vengono spesso a voi per risolvere i loro problemi. Non solo può essere difficile tenere traccia di tutte queste richieste in entrata, ma queste interruzioni costanti impediscono anche di ottenere le cose importanti fatte.
Un sistema di ticketing aiuta ad assicurarsi che nulla scivoli attraverso le fessure, consentendo anche ai tuoi compagni di squadra di registrare la loro richiesta interrompendo il flusso di lavoro.
Office Manager Norah è un fan di utilizzare ZenDesk per questo scopo.
“Ho impostato ZenDesk in modo che le persone possano inviarmi un’e-mail a un indirizzo e-mail speciale dell’ufficio e crea un ticket in ZenDesk”, spiega. “In questo modo posso gestire i miei biglietti e contrassegnarli come completi quando sono finiti!”
Se ZenDesk non è un’opzione per la tua azienda, ecco una soluzione fai-da-te di OM Megan.
“Ho che continuo su una rete che aggiorno.
Ogni volta che qualcuno mi invia una e-mail che mi chiede qualcosa da fare, lo metto in quella lista. L’ho impostato come i compiti che ho.
In alto ho compiti che sono in attesa. Ho compiti ricorrenti, qual è il loro stato, qual è il compito, quale è il loro stato, quando sono le date di scadenza, chi è responsabile, a chi deve essere sottoposto, e poi ho compiti che sono in corso. Tutto è datato.
Ogni settimana faccio un nuovo foglio in modo da poter tornare indietro attraverso quelli vecchi.
È solo una questione di essere diligenti e aggiornarlo. Quello che faccio è anche stampare la richiesta e-mail con una e-mail e terrò quella pila di carta di cose da fare. Poi lo confronterò con la mia lista per assicurarmi che sia lì ed è fatto.”
Megan è stato abbastanza generoso da fornire un modello di Excel che è possibile utilizzare per provare il suo sistema per te. È possibile scaricare il modello qui.
Impostare il telefono su scala di grigi
Vi siete mai chiesti perché quei puntini di notifica su tutte le applicazioni sono rossi? Non e ‘ una coincidenza.
I produttori di app hanno testato senza sosta i loro progetti e sanno che un punto rosso con un numero è quasi impossibile per noi resistere al controllo. Nel loro sforzo di massimizzare il coinvolgimento con le loro app, hanno effettivamente trasformato il tuo smartphone nella macchina di distrazione più efficiente del mondo.
La buona notizia è che c’è un modo semplice per combatterlo: imposta il tuo telefono in modalità scala di grigi.
Una cosa divertente accade quando quel piccolo numero di notifica sulla tua app Instagram è grigio anziché rosso vivo. Sei improvvisamente molto meno tentato di scoprire chi ha commentato il tuo ultimo post.
Ecco come farlo per l’iPhone.
Utilizzare il metodo Pomodoro
Multi-tasking. Siamo tutti pessimi.
Il nostro cervello non è impostato per eseguire più di un compito complesso ad alto livello. (È scienza.)
Il metodo Pomodoro è una tecnica di gestione del tempo che ti aiuta a impegnarti in un’attività per un tempo gestibile – 25 minuti. Gli studi hanno dimostrato che la maggior parte delle persone può concentrarsi solo su un compito con un alto livello di prestazioni per una media di 45-50 minuti.
Vai a tomato-timer.com e provalo tu stesso.
Distrazioni programma
Ammettiamolo, è irrealistico pensare che non sarai mai prendere il telefono per controllare i social media, o il vostro sito di notizie preferito, o che il testo in arrivo da tua madre.
Non impostarti per fallire impostando aspettative irrealistiche per te stesso. Invece, pianificare il tempo di indulgere in meno di attività produttive una o due volte durante il giorno, per dieci o quindici minuti alla volta.
Quando diciamo programma, intendiamo effettivamente mettere “guarda i social media” nel tuo calendario. Concediti la tua distrazione preferita di tanto in tanto renderà meno allettante e ti aiuterà a tenerti in attività per la maggior parte della tua giornata.
Comunicazione
Recentemente mi sono seduto in un’intervista con Seth Epstein, uno dei migliori leader creativi di Los Angeles, e ha detto qualcosa che ha davvero colpito una corda – quasi ogni problema nella vita o nel mondo degli affari può essere risolto con una migliore comunicazione.
I problemi che i responsabili dell’ufficio devono affrontare di solito non fanno eccezione. Molte delle sfide che si sentono sistemiche o addirittura irrisolvibili possono spesso essere risolte con una migliore comunicazione. Ecco alcuni suggerimenti di comunicazione per rendere la vita più facile e risparmiare tempo nel lungo periodo.
Usa Slack per le comunicazioni interne
Le app di messaggistica interna presentano alcuni vantaggi rispetto alle e-mail per le comunicazioni interne, tra cui facilità d’uso, maggiore trasparenza e integrazione con tonnellate di app di terze parti. Sono un ottimo modo per eliminare i silos di informazioni che l’e-mail tende a creare.
Responsabile ufficio Norah raccomanda Slack:
“Usiamo Slack pesantemente, ed è grande per la comunicazione veloce e delegando compiti.”
Cerca chiarezza
Potrebbe sembrare di buon senso, ma lo abbiamo sentito ancora e ancora dai responsabili dell’ufficio: assicurati che le aspettative e i risultati siano chiari fin dall’inizio. Vi farà risparmiare tonnellate di tempo nel lungo periodo.
È davvero semplice come fare domande ogni volta che qualcosa non è del tutto chiaro.
Un altro grande adagio: i problemi non migliorano con l’età. Se un progetto inizia a sentirsi travolgente, va fuori dai binari, o semplicemente non funziona, fare qualcosa al riguardo il più presto possibile.
Ti farà sempre risparmiare tempo nel lungo periodo per portare qualcosa con il tuo capo prima piuttosto che dopo.
Basta dire No
Quante volte al giorno si ottiene interrotto da qualcuno nella vostra organizzazione che ha bisogno di aiuto con qualcosa in questo momento? Quante volte si fermano a considerare che si potrebbe lavorare su qualcosa di importante?
Scommetterei che quelle risposte sono “molto” e ” mai.”
Interruzioni di questo tipo sono probabilmente il modo più comune in cui i responsabili dell’ufficio vengono gettati fuori pista e finiscono per perdere tempo a cercare di riorientare.
Si potrebbe essere tentati di essere un “sì” uomo o donna, e istintivamente dire sì a tutto, ma dire no alle richieste che non contribuiscono a obiettivi mission critical è una necessità assoluta – e può essere un salvavita quando si tratta di gestire il tempo.
Bonus gratuito: ottenere una versione PDF dello stato 2018 del rapporto Office Manager. Abbiamo intervistato 572 responsabili di ufficio per scoprire 10 take away che puoi utilizzare per raggiungere i tuoi obiettivi e superare le sfide. Inoltre imparare ciò che altri responsabili di ufficio sono pagati (e come si può guadagnare di più)!