Vilken roll har en utskottsordförande?
en utskottsordförande är en ledarposition som kräver specifika färdigheter samt en känsla av diplomati och demokrati. Utskottsordförandens roll kan vara en tidskrävande satsning som kräver extra tid för ordföranden att planera och förbereda sig för möten. Utskottsordförandena ansvarar för att underlätta utskottsmöten och rapportera utskottets resultat till styrelsen. Det är viktigt för dem som tjänar som styrelseordförande att ha en tydlig röst och god presentationsförmåga. Goda underlättande färdigheter är viktiga för utskottsordförandena så att alla utskottsledamöter deltar och mötena löper smidigt.
Utskottsordförandens Roll
en viktig färdighet för dem som tjänar som utskottsordförande är effektiv planering. Medan styrelsen ger utskottet en stadga och specifika uppgifter, måste utskottsordföranden hålla organisationens syfte, uppdrag och strategiska inriktning i åtanke när utskottet bedriver sin kurs. En utskottsordförande måste noggrant planera en dagordning och skicka ut den till utskottsledamöterna i tillräcklig tid för att utskottsledamöterna ska kunna delta i mötet och delta eftertänksamt. Noggranna förberedelser från utskottsordförandens sida kommer att effektivisera utskottets arbete när de genomför utredningar och utför forskning om de frågor de behöver ta itu med.
Utskottsordförandens Roll kräver utmärkta underlättande färdigheter
utskottsordförandens roll kräver utmärkta underlättande färdigheter. För vissa människor kommer underlättande naturligt. För andra kan utbildning i att underlätta möten vara till stor hjälp.
det är viktigt att utskottsordförandena kommer ihåg att de är ansvariga inför styrelsen för gruppen och för det arbete som gruppen utför. Detta är ett viktigt övervägande när man underlättar ett utskott som har en eller flera ledamöter som är överlägsna eller som ständigt erbjuder starka åsikter. Det är också viktigt att utskottsordförandena är villiga att vända sig till en utskottsmedlem som inte skyddar konfidentialiteten eller som har en känd intressekonflikt.
med detta i åtanke bör en utskottsordförande inte vara rädd för att vända sig till en utskottsmedlem som tar gruppen utanför ämnet eller som bara återupprepar en annan ledamots åsikt. Utskottets ordförande måste vara ansvarig. Det är viktigt att ta itu med sådana frågor tidigt och att vara konsekvent med hur de hanteras. Till exempel, ett bra svar att använda när någon är off-topic är, ’hur gäller det för vår agenda? Om frågan verkligen är off-topic, men viktig att diskutera, kanske en ordförande vill lägga den till senare i mötet.
en bra facilitator använder fraser och verktyg för att hjälpa gruppen att gå vidare. En utskottsordförande ska aldrig fatta beslut för gruppen eller styra gruppen mot ordförandens personliga åsikter.
poängen med att ha gruppdiskussioner är att fatta beslut eller rekommendationer som är grundligt granskade och väl avrundade. Detta händer bara när en grupp människor tillåter alla att delta så att olika perspektiv kommer in i diskussionen. En effektiv facilitator låter inte en person monopolisera konversationen och kan uppmuntra tystare utskottsmedlemmar att dela sina åsikter och perspektiv.
utskottets ledamöter kan vara mer benägna att delta när ordföranden kallar dem med namn. Om du är en av dem som har problem med att komma ihåg människors namn, känner du dig inte skyldig att använda ett verktyg som namnskyltar eller ett sittdiagram. Det är bättre än att få ett namn fel eller passera över någon eftersom du inte kommer ihåg deras namn.
i de flesta fall uppskattar utskottsledamöterna ordning lika mycket som utskottsordföranden gör. En bra möte facilitator gör anteckningar i vilken ordning medlemmarna räcker upp sina händer. Skriv igen namnen om du har problem med att komma ihåg ordningen på händerna i luften. Bekräfta talarnas ordning genom att verbalisera den. Låt oss höra från John först, och sedan Nancy och sedan Charles.’
gör ögonkontakt med utskottets medlemmar när du uppmanar varje person att tala eftersom det skapar en relation mellan dig och dem. När du gör ögonkontakt, du kan också plocka upp en medlems ansiktsuttryck och kroppsspråk. Notera medlemmar som verkar vara förvirrade, irriterade eller angelägna om att tala. Frekvent ögonkontakt skickar ett meddelande till dina utskottsmedlemmar att du är vaken och anpassad till mötet.
när diskussionen slutar och utskottsledamöterna inte har något mer att bidra med är det dags för utskottsordföranden att styra gruppen mot beslutsfattande. Det bästa sättet att närma sig detta är att ordföranden sammanfattar vad som sagts och antingen föreslår ett förslag eller ber en utskottsmedlem att formulera ett förslag. Till exempel, erbjuda upp ett uttalande som, ’gruppen verkar säga…’
denna typ av uttalande bör öppna en diskussion för att justera formuleringen av förslaget tills alla utskottsmedlemmar är överens och nöjda med det.
med få undantag har utskotten liten eller ingen makt eller auktoritet. I utskottsordförandens roll är det viktigt att utskotten inte överskrider sin auktoritet. Om det blir uppenbart att en fråga faller utanför utskottets ansvar är det utskottsordförandens ansvar att ta tillbaka den till styrelsen och be dem att hänskjuta frågan till ett lämpligare utskott eller organ.
det blir vanligt att styrelser utnyttjar fördelarna med styrelseportalprogramvara för att säkerställa god bolagsstyrning på styrelse-och utskottsnivå. En styrelseportal erbjuder en säker plattform för kommunikation, planering och dokumentation.
presentera resultat och rekommendationer till styrelsen
utskottsordförandens roll kräver att utskottets resultat rapporteras till styrelsen. Beroende på styrelsens önskemål kan ordförandena presentera sin rapport muntligt eller skriftligt. Det är ordförandens ansvar att se till att utskottets betänkande är tydligt och otvetydigt och att de är specifika för utskottets rekommendationer för nästa steg och genomförande. Slutbetänkandet bör återspegla utskottets kollektiva åsikter som representeras av majoritetsperspektivet. Ordförandena bör också notera om utskottet inte kunde nå enighet.
slutligen kan utskottsordföranden kalla till ett särskilt möte för att vid behov behandla brådskande frågor. Under hela utskottets arbete bör ordföranden granska utskottets funktion och utveckling för att säkerställa att arbetet fortfarande behövs och är i linje med organisationens uppdrag och inriktning. När utskottsordföranden går ner eller roterar från ordförandens position är det klokt för den utgående ordföranden att stödja den inkommande ordföranden genom att debriefing den nya ordföranden och ge råd.