hur man strukturerar en hanteringsrapport för ditt företag
att driva ett företag är en stor utmaning, men det är långt ifrån ett omöjligt uppdrag. Det finns trots allt tekniker, resurser och strategier för att hjälpa entreprenörer att uppnå framgång.
hantera ekonomi, anställda, lager, marknadsföring och försäljningsstrategier är några av de många ansvarsområden en ledare. Det kan verka som mycket arbete, men en ledningsrapport kan göra allt enklare och säkrare.
förutsättningen är enkel, men vissa chefer vet inte hur man förbereder en bra ledningsrapport. Om du är en av dessa proffs, oroa dig inte. Vi har listat alla steg för att hjälpa dig att göra det. Så fortsätt läsa!
vikten av förvaltningsrapporten
även när man står inför en instabil ekonomi tenderar entreprenörer runt om i världen att vara ihållande. Enligt Global Entrepreneurship Monitor (GEM) Global Report från 2015 ser 66% av vuxna entreprenörskap som en bra karriär.
det finns 582 miljoner entreprenörer i världen i de mest varierade segmenten. Att komma över din rädsla och investera i denna dröm är dock bara det första steget. Du måste vara strategisk och arbeta hårt för att uppnå maximal prestanda.
i detta sammanhang fungerar en förvaltningsrapport som ett nyckelinstrument för driften av alla företag. Det låter dig titta på ditt företags situation mer exakt och hjälper dig att fatta säkrare och mer självsäkra beslut.
med rapporten kan du analysera de uppnådda resultaten och ompröva de åtgärder som inte fungerar. Detta beror på att det presenterar verksamhetens särdrag och dess resultat under den period som utvärderas.
de 6 elementen i en bra förvaltningsrapport
nu när du förstår vikten av detta dokument, för att lära dig att förbereda en fullständig och effektiv förvaltningsrapport, måste du känna till de element som måste ingå i dess struktur.
därför, eftersom syftet med detta inlägg är att hjälpa dig att klargöra eventuella frågor du kan ha om ämnet, och inte möta problem med denna uppgift i din vardag, låt oss börja från grunderna. Ta en titt på de 6 oumbärliga elementen för en bra rapport!
Title
en förvaltningsrapport är helt enkelt ett dokument i form av en rapport som tjänar till att mäta ditt företags resultat och hjälper till i din beslutsprocess. Därför är det viktigt att den har en titel.
därför, eftersom det finns rapporter för olika avdelningar och ändamål, kommer titeln att hjälpa dig att identifiera ämnet snabbt och effektivt.
kontextualisering
kontextualisering är ett annat oumbärligt element och gör det möjligt för mottagaren – du eller en annan anställd-att förstå vad som kommer att analyseras på följande sidor.
denna text måste vara kortfattad och objektiv och fungera som en introduktion för mätvärden, statistik och resultat som kommer att presenteras.
mål
varje ledningsrapport är upprättad av en anledning. Glöm därför inte att infoga dokumentets mål och fokusera på vad som verkligen är viktigt och användbart för ditt företag.
rapporterna ska vara ett instrument som är lätt att analysera och dess mål bör vara mycket tydligt. Därför, även innan du börjar processen, välj noggrant den information som kommer att presenteras så att den överensstämmer med ditt mål.
sammanfattning
en sammanfattning är en text för snabb läsning som endast innehåller den mest relevanta informationen i rapporten. På så sätt kan Chefer undvika att behöva läsa den i sin helhet varje gång de måste fatta ett beslut.
en väl utarbetad sammanfattning optimerar din tid och leder till snabbare och säkrare beslut. När allt kommer omkring presenteras informationen på ett mer objektivt sätt, som i en mental karta.
resultat
Slutligen måste din ledningsrapport ha ett område för presentation av resultat.
i det här objektet måste vi infoga alla relevanta observationer som har gjorts, liksom statistik, tabeller, diagram och prestandamått som observerats.
slutsats
slutsatsen är avslutningen av din rapport och måste visa dina resultat, som kommer att baseras på informationen som presenteras i hela dokumentet.
som du kan se handlar det inte om personliga åsikter. Med stöd av Big Data bevisas slutsatsen i faktisk och uppdaterad information som redan samlats in. Därför är det så värdefullt för företagsledningen.
kompletta steg om hur man förbereder en förvaltningsrapport
många chefer anser att utarbetandet av förvaltningsrapporter verkligen utmanande. Sanningen är att detta dokument alltid har varit en del av en Företagsledning, men har fått ännu större betydelse de senaste åren.
av denna anledning har vi utarbetat en komplett lista över steg så att du kan ha ett användbart instrument till hands som kan hjälpa dig att tjäna mer pengar, korrigera misstag och dra nytta av marknadsmöjligheter. Fortsätt läsa!
Steg 1: Planera innan du börjar
planering är det bästa sättet att producera ett komplett dokument som är fördelaktigt för ditt företag. Annars kan du slösa tid på att förbereda en rapport som är ofullständig eller har irrelevant information.
innan du gör något, definiera målen och identifiera hur informationen som presenteras hjälper ditt företag att växa. För att göra det, börja med att svara på frågorna som beskrivs nedan.
- för vem utarbetas denna rapport?
- vad är syftet med rapporten?
- vilken information kommer att samlas in?
- Hur kan information hjälpa till i beslutsprocessen?
steg 2: investera i automatiserade verktyg
Business management effektivitet är ett gemensamt mål för varje entreprenör. Så vad sägs om att investera i automatiserade hanteringsverktyg för att skapa din ledningsrapport?
för att göra det finns det tekniker som förenklar denna uppgift, optimerar din tid och säkerställer ett mycket mer tillfredsställande resultat.
vårt första förslag är Google Data Studio, ett datavisualiseringsverktyg som kan omvandla information till trevliga, intuitiva och lättförståeliga hanteringsrapporter.
vårt andra förslag är Primavera, som är en plattform som hjälper dig att enkelt hantera projekt och övervaka resultat. Bland dess funktioner är dess integration med annan programvara för hantering, dataanalys och rapportgenerering.
slutligen, se till att du investerar i BI-verktyg (Business Intelligence). De är nödvändiga för snabbt och säkert beslutsfattande. De bästa systemen samlar in, organiserar, klassificerar och analyserar data, vilket gör ditt arbete enklare.
steg 3: Använd tydligt och objektivt språk
om du tror att en förvaltningsrapport kräver specifika termer och komplext språk är det hög tid att du ändrar dig.
helst bör dokumentet vara lätt att läsa och tolka. Var därför tydlig och använd Informellt Språk och håll dig bara till det väsentliga.
var därför inte ordig och kom ihåg att en chefs upptagna rutin kräver snabb läsning och beslutsfattande. Ju lättare rapporten ska tolkas, desto mer användbar och viktig blir det för verksamheten.
steg 4: berätta en historia för att engagera läsare
sammantaget består en ledningsrapport av mycket data och information. I själva verket är detta en av anledningarna till att många chefer tycker att det är ett svårt dokument att förbereda och förstå.
det kommer dock tydligt att bero på strategin när du förbereder den. För att göra innehållet attraktivt och inte överväldiga läsaren är det bra att kontextualisera fakta genom att berätta en historia.
på så sätt kan du kombinera expositionen och beskrivningen av situationen som analyseras på ett lättare sätt som är meningsfullt. Detta gör att resultaten kan förstås, vilket skapar engagemang medan det läses.
Steg 5: definiera mätvärden och KPI: er som ska användas
använder du vanligtvis prestandamått och KPI: er för att hantera ditt företag? Om de fortfarande inte är en del av dina strategier, bör du definitivt titta på det.
faktiskt är KPI: er (key performance indicators) de viktigaste mätvärdena för ditt företag. De är vanligtvis kopplade till dina huvudmål och styr därför utarbetandet av ledningsrapporter på ett positivt sätt.
Välj därför vilka mätvärden som ska användas, samla in data och sortera informationen. När allt kommer omkring bör inte allt ingå i dokumentet.
steg 6: Upprätta en jämförelsepunkt
när vi vill utvärdera prestanda för strategier, avdelningar, produkter eller anställda är det viktigt att skapa en jämförelsepunkt.
därför bör detta vara ditt nästa steg. Välj den period då informationen ska samlas in och analyseras och definiera mål eller mål för att beskriva jämförelser.
om du använder tabeller ställer du in kolumner så att du enkelt kan se jämförelsen. Du kan till exempel lägga till en kolumn med dina mål och en annan med de uppnådda resultaten. Detta gör det lättare att förstå slutsatsen som kommer att presenteras i slutet av dokumentet.
Steg 7: infoga visuella element i dokumentet
som vi nämnde tidigare måste förvaltningsrapporten vara tydlig och lätt att tolka. En bra strategi är att använda visuella element.
tuffa rutiner fulla av skyldigheter kräver dynamiska verktyg och åtgärder. Att leverera ett dokument med hundratals sidor är inte produktivt alls, men användningen av diagram, mentala kartor och till och med videor under presentationen kan förbättra förståelsen av informationen.
steg 8: Gör en slutlig recension
när allt är klart är det dags att göra en noggrann slutlig recension. I den här fasen måste du se till att den slutliga texten inte har några stavfel, inkompatibla data och osannolik information.
kom ihåg att detta kommer att ge trovärdighet till dokumentet och se till att det verkligen är användbart. Med andra ord uppfyller det sin roll att göra hanteringen av ditt företag enklare.
att skriva en förvaltningsrapport är lättare än du tror
har du lärt dig hur du förbereder en förvaltningsrapport? Efter att ha läst den här artikeln har du förmodligen kommit fram till att detta inte är en omöjlig uppgift alls.
detta dokument är avgörande för driften av alla företag och att skapa det är lättare än det verkar. Slösa därför inte mer tid och följ våra tips!
men innan du gör det, vad sägs om att lära dig lite mer? Lär dig hur Pareto-diagrammet kan hjälpa dig att utföra uppgifter mer effektivt!