Hur man organiserar ett effektivt möte?
under mötet kan alla initiera sin egen ide, diskutera en spännande Fråga, göra en handlingsplan för dagen eller hela arbetsveckan, planera ett evenemang eller ett möte med affärspartners. För att inte göra mötesprocessen till att slå runt busken, men för att genomföra ett effektivt möte där viktiga beslut skulle fattas, måste chefen känna till alla subtiliteter av mötesorganisation.
innehåll:
1. Valet av mötestyp
2. 10 steg för ett effektivt möte
3. Typiska misstag i möte organisation
4. Konstruktiv möteslayout
valet av mötestyp
effektiva möten är förplanerade möten som har en tydlig struktur och följer väldefinierade parametrar. Det finns flera typer av möten som har sina egna egenskaper. Bland dem:
1. Personalmöte (statusmöte)-strukturen för denna typ av möte består av ett uppvärmnings-eller introduktionstal, huvuddelen, inklusive regler, format och mål, allmänna frågor, resultat av arbete, rapporter om deltagare och analys av resultat.
2. Rapport – består av presentationer av flera deltagare. En presentation varar inte mer än 7 minuter, med tanke på detta är den tid som kan hålla publikens uppmärksamhet.
3. Utbyte av åsikter-det alternativa ordstävet för alla mötesdeltagare.
4. Briefing-består av en introduktion, som innehåller planer, som anger ämnets betydelse och definierar problemet, huvuddelen är planerna, reglerna och instruktionerna, då diskuteras med efterföljande analys och i slutet — inställning av uppgifter och sammanfattning.
5. Diskussion-mötet organiseras igen efter att huvudmötet redan har hållits, men beslutet har inte fattats.
förutom huvudtyperna finns det också sådana mötesformat som planering och brainstorming. I det första fallet inbjuds en smal krets av anställda till ett möte för att lösa ett problem som de är direkt relaterade till. Den andra typen av möte är utformad för att hitta ovanliga ideer och nya lösningar. Så många som möjligt är inbjudna till ett sådant möte.
för att korrekt hantera den tid som tilldelats för ett möte, investera i denna tidsperiod och inte fördröja lösningen av huvuduppgiften, kan du använda speciella applikationer, till exempel en enkel tidsspårare. Du kan också använda den för att spåra anställdas arbetstid och intjänade pengar, vilket ökar produktiviteten och kvaliteten på arbetet för var och en av dem.
10 steg för ett effektivt möte
för att genomföra möten effektivt måste du identifiera tre huvudkomponenter i ett framgångsrikt teammöte: en öppen dialog, ett tydligt mål och en stark ledare. Låt oss nu gå igenom de 10 viktiga stegen för att organisera ett effektivt möte:
1. Tydligt definiera syftet med mötet. Om det inte är vettigt, bör du inte anstränga dig själv och distrahera anställda från deras arbete. Idag kan du enkelt ge information till varje teammedlem via e-post. Behovet av ett möte kan bara motiveras när det är nödvändigt att få ett omedelbart svar från underordnade. I detta fall bör mötet vara!
2. Korrekt förbereda. Du kan tänka igenom inte bara planens huvudpunkter, utan också öva några fraser, kanske skriva ett inledande eller slutligt tal.
3. Meddela varje teammedlem om mötet i rätt tid. Om du inspirerar laget med minst en övertygande och välgrundad avhandling, motivera dem till evenemanget-det kommer att öka mötets effektivitet. Alla kommer att förstå varför de träffades och vad de behöver uppnå i slutändan. Så du måste tänka noga på dina mål i förväg och sedan meddela dina anställda om mötet.
4. Hantera processen. Ett bra möte kan bara ske under gott ledarskap. Det är nödvändigt att göra det klart för publiken att du också agerar som observatör här och kommer att se till att mötet motsvarar ämnet, passar in i tidsramen och att ingen avviker från de uppsatta frågorna. Det är lika viktigt att visa att du respekterar tiden för varje närvarande person. För att göra detta, låt dem titta på klockan eller ställa in en timer. Varje gång huvudämnet ersätts av sekundära konversationer, få alla tillbaka till huvudtemat.
5. Låt alla tänka fritt. Men låt inte andra deltagare göra narr av talaren. Titta på disciplinen.
6. Det är viktigt för nuvarande personer att delta i diskussionen och göra egna förslag, tankar eller personliga åsikter om ämnet. Det är nödvändigt att lyssna på alla och först då, efter att ha analyserat allt som hörs, fatta ett slutgiltigt beslut.
7. Gör en handlingsplan i slutet av mötet. Du bör kontrollera med anställda om de förstår det slutliga beslutet av mötet, vad som behöver göras nästa och vilket resultat som ska uppnås. Om något går fel måste du analysera alla fel och ta hänsyn till dem nästa gång.
8. Håll ett öga på tiden. Det är viktigt både att starta mötet i tid och att avsluta det i rätt tid. Punktlighet spelar en viktig roll för att uppnå framgång.
9. Arbeta med dina underordnade efter mötet är över. Du kan be varje deltagare att skriva en rapport om resultaten av evenemanget. Detta är ett användbart livshack hur man håller ett effektivt möte, vilket eliminerar alla brister som hände förra gången.
10. Övervaka efterlevnaden av godkända beslut. I slutet av mötet, se till att anställda följer den antagna planen och strategin, och glöm inte allt fem minuter efter mötet.
Tänk på dessa regler för att öka effektiviteten, hastigheten och kvaliteten på arbetsuppgifterna, samla teamet och förbättra arbetsplatsens atmosfär.
typiska misstag i mötesorganisationen
varje efterföljande analys av det förflutna mötet gör att du kan eliminera misstag och genomföra effektiva, produktiva möten, vars resultat passar både anställda och myndigheten. Det är väldigt svårt att göra allt rätt från de första försöken, när många människor kommer till mötet och du inte har tillräckligt med tid. Men allt kommer med erfarenhet.
ett av de nödvändiga villkoren för att genomföra ett effektivt möte är att undvika misstag. Det viktigaste är att de inte behöver bli vana, och du kan snabbt analysera dem och tänka på lösningar för att eliminera dem.
så vi har övervägt huvudprinciperna för ett effektivt möte, som utgör en stege för uppgiftsöverensstämmelse, konkretitet, kortsiktighet, timing, deltagande, rösträtt, konsolidering av resultat och planering. Fel kan uppstå i något av dessa steg. Låt oss analysera de vanligaste av dem:
- du har inte definierat målet — efter evenemanget kommer deltagarna bara att ha en känsla av bortkastad tid. Vanligtvis, om anställda inte får meddelanden som anger ämnet och målen för mötet, kommer de antingen inte alls, eller de kommer bara för att de är rädda för att straffas;
- du har inte förberett dig för mötet — om du inte vet vad du ska säga till deltagarna, hur kan du förvänta dig att de vidtar några åtgärder, aktiviteter eller reaktioner alls. I det här fallet kommer mötet att hållas under mottot” förtydligande av missförstånd och sökning efter ett ämne”, och alla kommer att lämna det med en fullständig brist på förståelse för vad som hände och utan en enda plan för framtiden;
- du har inte satt en tidsgräns — om du ställer in en viss tid för mötet, kommer deltagarna att försöka hitta en lösning inom dessa gränser. Annars kan en halvtimme briefing bli en tre timmars Tom retorik;
-
du motiverade inte mötesdeltagarna ordentligt, såväl som dig själv – om du inte vet hur du använder ett sådant verktyg som ”möte” och inte anser det som något viktigt i företagets verksamhet, så finns det inget att bli förvånad när mötena blir lust en formell och ineffektiv aktivitet;
-
möte missbrukas-du kan inte kalla ”människor” vid något tillfälle. Varför distrahera människor från sina uppgifter för att analysera problem som kan lösas, till exempel via e-post eller i slutet av arbetsdagen bara fem minuter innan de lämnar kontoret;
-
syftet med mötet du ställer in och metoderna för att lösa det är inte kompatibla med varandra — om det beslutades att hantera problemet som ett helt team, bör du inte ta hela tiden för en personlig monolog och bara uttrycka din egen åsikt. Det är viktigt att ge alla ordet och vid omröstningen för ett alternativ.
analysera alla ovan nämnda regler för att genomföra effektiva möten är det värt att notera att brister analys är en av de viktigaste punkterna för framgångsrik uppnåelse av mål.
konstruktiv möteslayout
hemligheten för att organisera och genomföra ett effektivt möte är att skapa rätt plan och, också viktigt, följa varje steg i det.
1. I förberedande skede måste ledaren ge deltagarna information om det kommande evenemanget med problem som ska lösas eller frågor som ska besvaras. I detta skede måste han också skapa rätt motivation och föra alla närvarande till det faktum att den konstruktiva interaktionen förväntas, och alla har rätt till sin egen synvinkel och kommer följaktligen att kunna tala ut.
2. I det skede som kallas ”mötesstart” är det viktigt för arrangören att tydligt ange syftet och ämnet. För att ställa in tonen för evenemanget måste du hålla en välkommen del, sitta och hälsa deltagarna.
3. Det viktigaste ögonblicket-huvuddelen av mötet. I detta skede måste ledaren uttrycka problemet, godkänna sätt att lösa det, skapa optimala förutsättningar för gruppen att erbjuda ett antal framgångsrika förslag och säkerställa processen att anta en enda slutlig version.
4. Vid den sista delen måste arrangören distribuera resultaten av mötet till var och en av deltagarna. Detta kan också göras 1-2 timmar efter planeringsperioden. Det är mycket viktigt att avsluta mötet korrekt, inspirera anställda med positiv energi och öka interaktionen mellan teammedlemmarna.
Se även:
hur man kontrollerar anställdas arbete. Checkiant – ett enkelt tidsspårningsprogram
Deadline-vän eller fiende
topp 12 program för fjärrarbetet
topp 10 tekniker för arbetsmotivation