hur man organiserar en framgångsrik internationella konferenser och seminarier?
att organisera en framgångsrik konferens kräver planering, expertis, förberedelser och dedikerade resurser.
steg för att organisera en konferens
1. Definiera syftet och formatet
som en roll för konferensarrangören är det viktigt att definiera ditt syfte med evenemanget. Formatera layouten steg för steg den första etappen av värd för en konferens
- konceptet
- Timing och varaktighet
- rollfördelning inom laget
- hallens layout
- Catering och ljud
2. Var tillräckligt uppmärksam på konferensplanering
för konferensberedning är det viktigt att planera allt och ha kreativa konferensförslag som gör konferensen unik. Planen ska bestå av logistik, innehåll och reklam för evenemanget. Gör ett dokument som är tillgängligt för hela teamet, där varje medlem skulle kunna se de andras uppgifter. Förbered först en lista över de viktiga uppgifterna och ställ sedan in den i prioritetsordning. Det är viktigt att ange tidsramen i planen. För en lyckad konferens är det viktigt att du håller en tidsram
3. Välj rätt datum och plats för din konferens
att välja datum kan vara svårt, så få saker att tänka på innan du väljer ett datum
- se till att det datum du väljer inte ska korsa med festivaler eller några stora evenemang, det kommer att göra det svårt för deltagarna att resa under den perioden.
- planera aldrig din konferens eller seminarium under semestern (sommar & vinter) människor vill spendera den tiden med familjen inte i en konferens.
- försök att hålla ditt evenemang i slutet av veckan eftersom människor inte behöver ta någon speciell ledighet för att delta i ditt evenemang.
- välj den plats där människor kan pendla lätt och om möjligt, välj en bra stad där alla faciliteter för att transportera andra saker är lätt tillgängliga.
4. Utkast till din budget
det är nyckeln till att planera en konferens det hjälper dig att veta hur mycket du vill ta betalt för din konferens.
- mötesplats
- boende
- transport
- Catering
- Högtalaravgifter
- aktiviteter
- marknadsföring
5. Boka en plats för din konferens
välj den plats som passar alla dina krav som du behöver för ditt seminarium eller konferenser. Kontrollera platsen innan du bokar se alla faciliteter de tillhandahåller som storlek på hall, plats, rullstolsanpassad, tekniska funktioner och parkeringsmöjligheter
6. Gör ett lag och fördela arbetsuppgifter
gör ett stort team som hjälper dig att utföra alla andra uppgifter. Tilldela uppgifter per område. Till exempel är någon ansvarig för konferensregistreringsområdet, någon annan för att ta emot högtalarna, en annan person för redskapet, för catering, kommunikation med pressen etc. Varje person måste ha sitt område, som han eller hon borde ha myndighet under hela konferensens längd.Ge varje medlem i laget ett dokument med de tilldelade uppgifterna, så att varje person vet vem man ska kontakta för en viss fråga.
7. Känn dina högtalare
högtalare spelar rollen som katalysator i din konferens de lockar många människor. Se till att du får en professionell talare. Någon som är känd för sitt arbete, väl respekterad detta kommer att öka din konferens och locka fler människor
8. Konferensregistrering
registrering är en viktig del av ditt evenemang så se till att se till att folk blir inskrivna i din konferens, det finns få webbplatser som www.allconferencealert.net som hjälper människor att hitta om alla internationella konferensen 2020. Och hjälpa människor att registrera sig i den konferensen.
9. Marknadsföring din konferens
undervärdera inte den tid som krävs för en lyckad marknadsföring av ett evenemang. Den typ av händelse, dess målgrupp, interna resurser och budgeten bestämmer alla din marknadsföringstaktik. När du väljer dina media associates, fokusera på dem som kommer att rikta din publik. Det är bättre att ha några medarbetare men riktade ones.It är också viktigt att generera ett viktigt budskap som kommer att sändas på alla kanaler. Marknadsför Din Konferens
10. Var uppmärksam på service
var vänlig mot deltagare, högtalare och medarbetare. Försök att tala sina problem eller frågor och uppfylla deras förväntningar, även om du känner dig trött och inte allt går enligt plan. I slutet av dagen kommer människor bara att komma ihåg hur de behandlades.
11. Utför en sista kontroll en dag före evenemanget
se till att du har informerat medlemmarna om hur du kommer till platsen, bjudit in alla viktiga personer och förberett de tryckta resurserna, ljud-och videoinnehållet. Kontrollera om alla förstår sina uppgifter och uppgifter och om rymden är organiserad.
12. Be om feedback
Be deltagarna fylla i ett tryckt feedbackformulär i slutet av evenemanget eller ett onlineformulär när de kommer hem. Be dem att bedöma olika aspekter av evenemanget som Logistik, högtalare, platser och arrangörernas arbete. Denna information hjälper dig att undvika misstag i framtiden och öka kvaliteten på dina evenemang.
