Hur du utvärderar dina affärsbehov innan du väljer en ny programvara

Hur du utvärderar dina affärsbehov innan du väljer en ny programvara

att välja rätt programverktyg för dig och ditt företag är avgörande. Du vet det. Jag vet det. Din kassako chef vet det.

det finns bokstavligen hundratals alternativ i varje produktkategori.

för de som går med oss från sökmotorerna är den här artikeln en del av en åtta segmentserie för professionella serviceföretag. Men det här kapitlet har skrivits för att vara tillämpligt på alla företag, men för att plocka programvara är en allvarlig skit.

så luta dig tillbaka och ta plats. Du gick sent, så det finns inga fler förfriskningar, men vi har några kunskapsbomber som kommer din väg.

tidigare har vi nämnt detta tidigare men det är absolut nödvändigt att verktyget du väljer för vilket problem du har beskrivit inom ditt företag är lika match för att lösa dessa kärnverksamhetsproblem.

du vill veta vad dina problem är och vara säker på att detta verktyg kommer att lösa dem. Inget mer. Inget mindre.

att köpa större programvara för ”just in case” – scenarierna är hur du slösar bort resurser och får verktyg för stora.

ett citat för att betona vår punkt

författare Rudolf Melik utarbetar;

”den sanna mätningen av effektiviteten i ditt verktyg bör notera huruvida det minskar kostnaderna eller dina ökande tjänsteintäkter per projekt. För att få full nytta av installationen är det troligt att en PSO måste utvärdera sina interna processer.”

vad detta citat säger är att genom ett eller annat sätt, den ultimata bottom line riktmärke för framgången för ditt nya verktyg bör vara ett mått på hur effektivt det kommer att vara på växande lönsamhet eller minska kostnaderna. Det är det. Ingen riff raff nonsens för vad om situationer.

det bästa sättet att avgöra om ditt företag har utrymme för förbättringar med någon av dessa två riktmärken är att utvärdera dina processer och identifiera svaga länkar.

här är hur.

hur du utvärderar dina interna affärsprocesser

det bästa sättet att börja är att kartlägga kommunikationsstrukturen i din organisation och att intervjua viktiga medlemmar i ditt team.

stora företag bör definitivt göra detta.

om du är ett litet företag under 10 anställda är det vanligtvis inte så komplicerat att kartlägga detta men det är fortfarande värt att göra.

för solo ventures finns det fortfarande något värde att vinna på frågorna i det här avsnittet som du kan ställa dig själv. Så du borde också göra det.

Tänk på detta när du kartlägger ditt team

1. börja med ett öppet sinne

   1. genom att börja en utvärdering med en partisk antagande om var du tror att problemen, du ställer dig själv att uppfatta objekt som frågor som inte är frågor. Håll ett öppet sinne, lyssna på anställda och lyssna på dig själv. Ibland är problemet något du aldrig ens föreställt dig.

1. börja med att intervjua ditt team (eller dig själv om du är solo)

   1. använd medarbetarintervjuer för att avgöra hur väl individer utbildas för sina jobb. Detta är nyckeln till att upptäcka att kanske ineffektiviteten inte finns i dina verktyg, kanske är det folket. Kanske är det båda. Båda behöver lösas. Intervjuerna kan också belysa hur bra du utbildar dina anställda. Som arbetsgivare är anställdas kapacitet alltid en tvåvägsgata.

1. frågor att ställa dina anställda (eller dig själv)

   1. vad tror du att det främsta målet för vår verksamhet är?

   2. vilken roll spelar du för att uppnå det?

   3. hur väl förberedd tror du att du är för detta?

   4. vilka resurser behöver du mer av?

   5. Vad hindrar dig från att göra ditt jobb?

   6. Hur vet du när ditt jobb är gjort?

   7. kan du beskriva den senaste analysen av din kärnverksamhetsprocess?

   8. Vad har du gjort på egen hand för att förbättra dina normala jobbfunktioner?

   9. vilka är kundens krav på en order som rör sig genom ditt processystem?

   10. Vad är den vanligaste svårigheten du möter med kunder?

   11. vilken del av jobbet önskar du skulle kunna göras av någon annan?

   12. vem kommunicerar du mest med?

   13. hur är kommunikationen mellan dig och kunderna?

   14. vilka 20% av dagliga aktiviteter gör du som ger dig mest stress?

   15. vilka 20% av dina aktiviteter ger mest avkastning?

1. studera kritiska processer

   1. baserat på dessa frågor kommer du sannolikt att hitta några saker som kommer att sticka ut. Detta kommer att ge dig något smalt in på. Därefter rekommenderar vi att du tittar långt ifrån och försöker bekräfta eventuella problem du har upptäckt.

   2. för att göra detta, börja med att bestämma en studie.

   3. identifiera de kritiska affärsprocesser som behöver granskas genom att bryta ner och betygsätta den upplevda risken i varje problem. Betygsätt dessa 1-5. Titta på de med störst risk.

   4. Bestäm tillgängligheten av kontinuerliga data för dessa riskområden.

   5. fråga dig själv hur kommer du att mäta något som ineffektivt eller inte.

   6. fråga dig själv hur kommer du att observera det utan att införa en bias till scenariot.

   7. finns det några särskilda regler eller parametrar som är nödvändiga för att undersöka detta?

2. ha ett lagmöte för att diskutera dina resultat

   1. oavsett om du köper en ny lösning eller inte, kommer du att upptäcka massor av värdefull information för dig själv från att studera dina processer. Låt dina resultat marinera.

   2. prata med ditt team och diskutera vad du hittade.

   3. vilka är problemen?

   4. Hur kan de lösas?

när du har granskat dina processer, om en ny programvara verkar rätt för dig, är det dags att utvärdera de tillgängliga verktygen.

för våra professionella tjänster människor där ute, om du smärtor som de som anges nedan, kan en PSA vara för dig.

• brist på kvalificerade resurser och tekniska innovationer

• för mycket tryck för att maximera intäkterna

• höga projektkostnader

• svårigheter att producera mer mätbara resultat

• låg produktivitet

• ökad kundnöjdhet

• ökande mängder administrativa uppgifter

• ökande teknikfrågor

• för mycket-ohanterade arbetsbelastningar

• brist på beslutsfattande information

var noga med att överväga de viktiga icke-viktiga objekten

utvärdering av en ny mjukvarulösning bör inte fokuseras på funktioner och funktionalitet ensam. Detta kommer inte att ge den mest effektiva lösningen för någon organisation; inte heller kommer att välja enbart på grundval av pris eller ROI.

den mest effektiva lösningen beror på olika faktorer. Att basera ett beslut på någon eller två faktorer leder således till ett mindre än optimalt resultat.

vad man ska tänka på:

• funktionalitet: Matchar funktionerna dina största behov?

• konsekvens & integration: automatisering av affärsprocesser räcker inte; alla moduler i en ny lösning måste anpassas och integreras för att möta organisationens behov med applikationen. Var försiktig med verktyg som odlas via förvärv eftersom deras lösning kan moduleras och integreras dåligt.

• prisvärdhet: kostnad är alltid ett övervägande. Korrekt branschforskning kommer att avslöja kostnadsöverväganden, inklusive licensavgifter, support, hårdvara, konsult-och anpassningskostnader.

• användbarhet: ett system är bara så bra som det är användbarhet. Användare, chefer och chefer kommer att anta applikationer som är enkla och intuitiva att använda. Verktyg som kräver liten eller ingen utbildning för den genomsnittliga användaren har en fördel. De snabbaste mest kraftfulla lösningarna kommer inte att vara effektiva om de är för besvärliga att använda.

• leverantör lönsamhet: utvärdera om leverantörerna kommer att vara runt i år framöver för att säkerställa att de alltid stödja och utveckla sin lösning.

• andra viktiga saker att se upp för:

  • Tänk på IT-stödkrav

  • se till att avtalsklausuler uppfyller dina behov och inte bara programvaruleverantörens behov

  • Tänk på vilka exitstrategier du har

  • vet exakt vad du kommer att betala

utvärdera företaget som gör ditt verktyg

Tänk inte bara på den produkt du kommer att köpa, utan också överväga de personer du kommer att arbeta med, de som kommer att svara på dina supportsamtal och hjälpa till med Faktureringsfrågor.

detta är inte att glömma eftersom problem är oundvikliga i något företag.

Ställ frågor så här:

• Vem är din vanliga kund?

• Vad är deras recensioner?

• när är en tid ditt företag inte leverera på vad du lovat? (detta händer för alla, de är bra om de kan äga upp till misstag)

• Vad gör ditt verktyg annorlunda?

• ska jag köpa det här verktyget?

• vem ska jag titta på? (bra företag är övertygade nog att visa dig vem som är där ute)

• är integrationer och anpassningar effektiva och kostnadseffektiva?

• tillhandahåller företaget ett SDK / API? (programvara dev kit / app programmeringsgränssnitt)

• vilka databaser stöder leverantören?

• vilka nivåer av stöd från detta team kan förväntas?

• har du en egen IT-Personal?

• vad är den genomsnittliga tiden för rapporterade fel att ta emot korrigeringar eller lösning?

• är du i molnet och vem är din leverantör?

• vad händer om dina servrar går ner? (de kommer att säga att det är sällsynt, det här är inte ett svar på din fråga)

• vilken typ av säkerhet är inbyggd i systemet?

• kommer mina uppgifter att vara säkra?

varje verktyg har sina egna styrkor och svagheter. Det handlar om att utvärdera vad som är viktigare för dig när du mäter kostnader,fördelar, risker etc.

noggrann utvärdering av teknik måste utföras innan någon investering i sådana tillämpningar. Många företag hävdar att deras teknik kommer att tillgodose företagens långsiktiga behov; det finns dock ingen silverkula.

om du har några problem med detta, nå säkert ut, om inte, låt oss gå vidare till det sista segmentet i vår serie.

hur du implementerar din nya programvara i ditt företag.

Klicka för att få hela PSA-serien i en eBOOK TO-GO

detta är en del av våra åtta kapitel serie om professionella tjänster Automation.

se resten nedan.

• Kapitel 1: Vad är fan är Professional Services Automation Software?
• Kapitel 2: Var kom professionella tjänster automationsprogramvara från?
• Kapitel 3: Hur Fungerar Professionella Tjänster Automation Programvara?
• Kapitel 4: Köpguide checklista för att avgöra om du behöver PSA programvara
• Kapitel 5: Hur professionella tjänster Automation programvara kommer att förändra ditt företag
• Kapitel 6: riskerna och fördelarna med att använda professionella tjänster Automation programvara
• Kapitel 7: Så här utvärderar du dina affärsbehov innan du väljer en ny programvara
• Kapitel 8: Hur man implementerar ny programvara i ditt företag