en steg-för-steg-Guide för att förbättra affärsprocesser
affärsprocesser spelar en viktig roll i alla organisationer. Effektiva processer effektiviserar enskilda aktiviteter och förbättrar den totala effektiviteten.
för att bli och förbli framgångsrik måste det finnas ett kontinuerligt fokus på att förbättra affärsprocesser för att öka produktiviteten och upprätthålla en hög kvalitetsstandard.
att göra en process effektivare minskar i slutändan din arbetsbelastning och effektiviserar leveransen av en produkt eller tjänst. Men hur exakt förbättrar du en affärsprocess och vilka steg är inblandade?
i den här artikeln kommer vi att täcka de exakta stegen för att förbättra affärsprocesser. Vi visar också hur du skapar automatiserade arbetsflöden med frevvos programvara för automatisering av affärsprocesser.
Detta är en omfattande guide. Klicka på länkarna nedan för att navigera till det avsnitt som intresserar dig mest:
- vilka är stegen för att förbättra en affärsprocess?
- Vilka Effekter Kan Du Förvänta Dig Av Att Förbättra Affärsprocesser?
- business process förbättring användningsfall
- hur man kan förbättra och automatisera dina affärsprocesser
vilka är stegen för att förbättra en affärsprocess?
förbättring av affärsprocesser innebär att identifiera och förbättra en befintlig process för att effektivisera dess övergripande effektivitet. Enkelt uttryckt tar du en process och hittar ett bättre sätt att få det gjort.
ditt företag beror sannolikt på otaliga processer varje dag från att hantera inköpsorder till att godkänna reseförfrågningar och mer. Var och en är nödvändig för att ditt företag ska fungera och trivas.
men dessa processer kan bli ineffektiva om de inte uppdateras eller om de utförs manuellt, vilket i sin tur kan leda till ekonomiska förluster och värdefull tid slösas bort.
föredrar du att se och höra det istället för att läsa om det?
Låt oss visa dig hur lätt det är.
forskning från IDC fann att företag förlorar uppskattningsvis 20-30% av sina årliga intäkter på grund av ineffektiva processer. De ekonomiska effekterna av dessa ineffektiva processer förvärras ju längre de fortsätter.
om anställda spenderar för mycket tid på en process eller om de gör fler misstag än vanligt är det bra att granska de aktuella processerna.
förbättra processer innebär följande sju steg:
- välj en process för att förbättra
- Kartlägg den aktuella processen
- identifiera flaskhalsar & områden för förbättring
- Kartlägg den potentiella nya processen
- testa processen & revidera
- implementera den nya processen
- granska processen
genom att följa dessa processförbättringssteg kan du ta en komplex process som att hantera inköpsorder och använda processautomatiseringsprogram som frevvo för att förbättra effektiviteten.
innan vi hoppar in i hur du utför dessa steg, låt oss titta på de positiva effekterna du kan förvänta dig av förbättring av affärsprocesser.
Vilka Effekter Kan Du Förvänta Dig Av Att Förbättra Affärsprocesser?
på dagens konkurrensutsatta marknad har du helt enkelt inte råd att ha ineffektiva processer. Så här kan förbättring av dina affärsprocesser ge din organisation en konkurrensfördel.
öka effektiviteten
automatisera affärsprocesser leder till ökad effektivitet och minskar driftskostnaderna. En studie visade att organisationer kan spara 10-15% av sina driftskostnader genom att använda ett verktyg för att automatisera sina arbetsflöden.
den siffran är i nedre änden. Organisationer som kan citera hur mycket pengar de har sparat genom att använda arbetsflödesautomationsprogramvara uppskattar att de sparar miljoner dollar per år.
med frevvo kan du skapa ett arbetsflöde och visualisera en hel process från början till slut.
låt oss till exempel titta på en process som varje organisation har — anställd onboarding. Innan du tar med en anställd måste du fylla i och skicka in alla nödvändiga formulär.
anställda kan fastna i denna process om du gör allt manuellt. Genom att effektivisera denna process kan du kraftigt minska tiden till kunskaper för nyanställda.
här är ett exempel på ett arbetsflöde för anställda som du kan skapa i frevvo:
använda programvara som frevvo för att visualisera en process kan hjälpa dig att identifiera och åtgärda operativa brister.
förbättra medarbetarnas produktivitet
ineffektiva processer är repetitiva och tidskrävande. De tar också tid bort från mer meningsfullt arbete.
mer än 40% av de anställda säger att de spenderar en fjärdedel av sin arbetsvecka på repetitiva uppgifter med manuell datainmatning som tar mest tid.
med frevvos programvara för automatisering av affärsprocesser kan du minska datainmatningen med automatiskt befolkade formulärfält. Detta gör det möjligt för anställda att spendera mindre tid på manuell datainmatning och mer tid på andra produktiva uppgifter.
här är en titt på hur programvaran dynamiskt fyller fält för en po-form ansluten till en SQL-databas:
förbättring av affärsprocesser eliminerar också förvirring om vem som är ansvarig för specifika uppgifter. Du kan till exempel skapa ett arbetsflöde i frevvo som automatiskt dirigerar ett formulär till rätt person.
anställda behöver inte slösa tid på att ta reda på vem de ska skicka dokument till. Allt de behöver göra är att fylla i ett formulär och skicka in det.
minska mänskliga fel
hantering av pappersarbete för alla processer är inte bara tråkigt utan också mer benägna att fel.
Formulär kan fyllas i felaktigt eller skickas till fel person. Dessa fel kan leda till ekonomiska förluster om de inte fångas.
även kalkylblad är känsliga för fel. London Olympic Committee sålde över 10 000 biljetter till ett simningsevenemang när en anställd av misstag gick in i ”20 000” i en cell istället för ”10 000.”Utskottet slutade uppgradera biljettinnehavare till andra stora evenemang med förlust.
frevvo har automatiska beräkningar inbyggda i formulären, vilket minskar manuell datainmatning och eliminerar mänskliga fel.
Låt oss ta en titt på användningsfall för att förbättra en arbetsprocess. Dessa kan ge dig en uppfattning om hur processautomationsprogramvara kan tillämpas i din egen organisation.
business process förbättring användningsfall
Startups kanske kan förlita sig på manuella processer för att få arbete. Men så småningom, som ett företag växer och ger fler anställda, ineffektivitet kommer att skapa flaskhalsar.
här är områden i din organisation som kan dra nytta av förbättring av affärsprocesser.
ny hyra Onboarding
en stark onboarding process är avgörande för alla organisationer. Det hjälper anställda att anpassa sig till sina nya roller och ger dem en ram för framgång.
men bara 12% av de anställda säger att deras företag gör ett bra jobb med onboarding.
den goda nyheten är att ett välstrukturerat onboardingprogram kan öka engagemanget och minska tiden till kompetens för nyanställda.
med frevvos automatiserade programvara för onboarding av anställda kan du bygga ett arbetsflöde som effektiviserar pappersarbetet och snabbt ger medarbetarna fart. Anställda kan börja bidra på sin allra första dag istället för att fastna av pappersarbete.
inköpsorder
inköpsorder används för att dokumentera försäljning av varor och tjänster. Men att skicka ut en enda PO innebär många steg — du måste skapa ett formulär, få det godkänt, skicka det till en leverantör, godkänna fakturan och lagra det för registrering.
här är ett exempel på hur ett arbetsflöde för inköpsorder kan se ut:
en manuell inköpsorderprocess kan sakta ner verksamheten. Anställda kan också vara förvirrade över vilka steg de ska ta nästa eller vem de ska skicka dokument till.
företag som använder automatiseringsprogramvara för inköpsorder har en snabbare cykeltid (24 timmar) jämfört med de som förlitar sig på en manuell process (35 timmar). Det kan enkelt översättas till hundratals timmar sparade per år beroende på hur många inköpsorder du skickar.
här är ett exempel på ett villkorat arbetsflöde för inköpsorder i frevvo:
när en anställd skickar en inköpsorder, blir det automatiskt dirigeras till sin chef. Du kan till och med lägga till villkorliga regler i dina arbetsflöden (t. ex., inköpsorder skickas endast till en VP för godkännande över ett visst värde).
med frevvos förbyggda mallar kan du effektivisera inköpsorder och automatisera andra processer, inklusive inköpsrekvisition, fakturagodkännanden och leverantörshantering.
reseförfrågningar
reseförfrågningar är viktiga för organisationer vars anställda reser för arbete. Automatisera denna process eliminerar behovet av anställda att jaga en chef för godkännanden.
varje företag har olika godkännandeprocesser för reseförfrågningar. Med frevvos programvara för resebegäran kan du skapa arbetsflöden och aktivera dynamiska regler för att säkerställa efterlevnad av resepolicyer.
till exempel är en gemensam policy för reseefterlevnad att ha en chefsgranskning och godkänna en anställds reseförfrågan innan den skickas till ekonomiavdelningen.
här är ett exempel på ett arbetsflöde för resebegäran i frevvo:
att bygga ett arbetsflöde för reseförfrågningar effektiviserar processen och säkerställer att anställda följer policyer för reseefterlevnad i din organisation.
försäljningsorder
försäljningsorder används för att bekräfta försäljning av varor eller tjänster till kunder. De täcker saker som leveransdatum, betalningsmetoder och andra viktiga detaljer.
genom att förbättra och automatisera denna affärsprocess med frevvos lösning för automatisering av försäljningsorder kan du minska manuell datainmatning och bearbeta försäljningsorder snabbare med färre fel.
här är ett exempel på ett försäljningsorderformulär med SQL-databasintegration (klicka på bilden för att prova det):
när en användare väljer en produkt drar formuläret automatiskt MSRP och beräknar delsumman när en kvantitet anges. Formuläret stöder också digitala signaturer och bilagor.
att ansluta dina försäljningsorderformulär till din SQL-databas innebär att ditt säljteam kan fokusera mer av sin tid på att stänga erbjudanden och mindre tid på att fastna av ineffektiva interna processer.
det här är bara några processer som du kan förbättra och automatisera i ditt företag. Varje alltför manuell process kan vara en möjlighet för affärsprocessförbättring.
låt oss nu titta på de exakta stegen för att effektivisera dessa processer.
hur du förbättrar och automatiserar dina affärsprocesser
följ dessa steg för att automatisera en process i ditt företag.
följande steg kräver ett frevvo-konto. Du kan prova frevvos processautomationsprogramvara gratis i 30 dagar.
#1. Välj en Process för att förbättra
det första steget för att förbättra affärsprocesser är att identifiera områden som behöver förändras. Ett bra ställe att börja är processer som upprepas ofta och följer samma uppsättning steg.
här är en kort lista över processer som ofta drar nytta av automatisering:
- ny hyra ombord
- inköpsrekvisitioner
- ledighet förfrågningar
- kostnader ersättningar
- resetillstånd
- försäljningsorder
- samtycke former
- revisioner och efterlevnad
vi tittar på att förbättra och automatisera reseförfrågningar i den här guiden, men Känn dig fri att välja din egen.
#2. Kartlägga processen
nästa steg är att dokumentera varje steg i en befintlig process. Att använda ett flödesschema är användbart här för att visualisera varje steg i ditt arbetsflöde.
du kan bygga ditt arbetsflöde i frevvo, lägga till och konfigurera varje steg. Alternativt kan du också installera ett förbyggt arbetsflöde och anpassa det därefter.
så här ser vårt arbetsflöde för villkorlig Resebegäran ut:
i den visuella formulärdesignern kan du också visa och redigera formuläret för resebegäran.
precis som med själva arbetsflödet kan du redigera formuläret. Du kan dra och släppa element från paletten på vänster sida till formuläret för att anpassa det.
#3. Identifiera flaskhalsar & förbättringsområden
nästa steg är att göra en analys för att identifiera vilka delar av en process som behöver förbättras. Ställ dessa frågor för att identifiera flaskhalsar:
- vilka åtgärder skapar flaskhalsar?
- vad blir anställda frustrerade med?
- vilka steg orsakar flest förseningar?
överväg att få feedback direkt från de som är involverade i en process som du arbetar för att förbättra. Be om deras input om vilka förändringar de skulle genomföra.
när du har identifierat flaskhalsar är det dags att utforma en process som tar bort dem.
#4. Kartlägga potentiell ny Process
nu kan du använda samma verktyg som du byggde ditt nuvarande arbetsflöde med för att bygga ditt förbättrade arbetsflöde.
när du bygger ditt nya arbetsflöde, håll de smärtpunkter du har identifierat i föregående steg i åtanke.
till exempel, en anställd som måste spåra sin chef varje gång för att godkänna en reseförfrågan slösar bort värdefull tid. För att åtgärda detta kan du lägga till ett steg i ditt arbetsflöde som automatiskt dirigerar formuläret till rätt person för godkännande.
#5. Testa processen
när du är klar med att bygga ditt nya arbetsflöde i frevvo är det dags att testa det för att se till att det fungerar.
gå sedan igenom varje steg i ditt arbetsflöde för att se till att du inte saknar något. Du kan alltid gå tillbaka till den visuella designern för att göra några ändringar om det behövs.
var noga med att testa ditt nya arbetsflöde på mobila enheter, vilket du kan göra direkt från testfönstret.
#6. Implementera den nya processen
när du har testat ditt nya arbetsflöde är det dags att distribuera det — vilket du kan göra i frevvo med ett klick.
förbättra en affärsprocess innebär att ändra en befintlig process, så planera för detta i enlighet därmed. Tilldela tid att kommunicera dessa förändringar och ge vägledning till team som kommer att använda dem.
#7. Granska processen
det kommer sannolikt att bli hicka på vägen när du förbättrar en process. Håll ett öga på hur nya processer går och få feedback från anställda. Stöter de på några problem? Är något oklart med ett steg?
registrera all feedback du får och arbeta för att göra kontinuerliga förbättringar av dina processer. Små förändringar över tid kan leda till stora besparingar.
slutsats
förbättra affärsprocesser gör att du kan effektivisera repetitiva uppgifter och förbättra operativ effektivitet — som båda minskar de totala kostnaderna och ökar produktiviteten.
med frevvos programvara för automatisering av affärsprocesser kan du kartlägga och förbättra en befintlig process i din verksamhet. Systemet innehåller dra-och-släpp-funktionalitet, så att du kan skapa automatiserade processer utan att skriva någon kod.
registrera dig idag för en 30-dagars gratis provperiod för att se hur lätt det är att använda programvaran för att förbättra dina affärsprocesser och mäta resultaten.
