Easy 8 Step Class Reunion Checklist
skolmöten kan vara ett bra sätt att återansluta med klasskamrater, påminna om det förflutna och dela om ditt liv efter gymnasiet. Om du har frivilligt eller valts för att planera en klassåterförening men inte vet var du ska börja, är den här listan för dig! Om du följer den här checklistan för klassåterförening med endast 8 steg
checklista för Klassåterförening: 8 viktiga steg
skapa ett utskott
ett utskott är en viktig ingrediens i planeringen av en lyckad stor händelse. Att planera en återförening på egen hand är möjligt, men det är en enorm uppgift. Du måste undersöka rätt evenemangsplatser, budget, ställa in ett datum, plocka ut dekorationer*, hyra en DJ, fotograf, cateringfirma och så mycket mer.
om du har mer än en person gör allt detta, det kommer att verka som mycket mindre arbete. Det här Utskottet bör vara människor som vill hjälpa till. Klasskamrater är din bästa insats för utskottets medlemmar eftersom de kommer att vara en del av klassen Återförening ändå. Ett utskott hjälper dig inte bara att få allt ditt arbete gjort, det kommer också att göra ditt jobb mycket roligare. Kom ihåg att du har befogenhet att välja vem du vill ha i det här utskottet, var noga med att välja personer du vet kommer att vara till hjälp!
när ditt utskott har bildats måste du veta några saker. Först måste du bestämma dig för en plats och tid att träffas. Du kan träffas personligen eller online. Du kan träffas i ett hus, kaffebar, bibliotek eller helt enkelt på ett videosamtal. När det gäller tidpunkten för ditt möte beror detta helt enkelt på när alla är lediga. Sikta vanligtvis på eftermiddagar eller kvällar när andra är utan arbete. Du måste också ta hänsyn till andras familjeaktiviteter.
när du har satt mötestider är det dags att bestämma vilken plattform du ska använda för att kommunicera utanför dessa möten. Det finns så många olika sätt att göra detta. Du kan helt enkelt använda SMS eller ringa. Om du hellre vill finns det många sociala medieplattformar du kan använda. Facebook messenger är ett sätt, eller så kan du helt enkelt skapa en Facebook-grupp. GroupMe är en mycket populär app för att kommunicera med en grupp. En annan IDE är att använda Zoom eller Skype, de har båda chattar och konferenssamtal. Detta är mycket beroende av ditt specifika utskott och deras preferenser.
Budget
när det gäller budgetering kan du samla in pengar till evenemanget på några olika sätt. Det mest populära sättet att samla in pengar är genom att sälja biljetter. Om du följer den här metoden, ju fler gäster du har närvaro, desto mer pengar kommer du att höja. Ett annat vanligt sätt att samla in pengar är att sälja reklam. Om dina gäster vill kan de köpa ett utrymme på en banner eller handout på festen. Det belopp du höjer genom dina insamlingsinsatser, förutom hur mycket du är villig att spendera, kommer att diktera det belopp du måste spendera på din plats, dekorationer, mat etc.
det finns också några sätt att spara pengar när du budgeterar. Först, se till att använda de resurser och kontakter du har. Klasskamrater kan ha anslutningar till fotografer som skulle erbjuda en lägre avgift, eller de kan äga ett cateringföretag som kan ge mat med rabatt. Att nå ut och fråga kan hjälpa dig att spara ganska mycket.
för det andra, att hitta de bästa erbjudandena, vara på jakt efter specialerbjudanden eller försäljning som händer i det ögonblicket. Även om evenemanget kanske inte äger rum på några månader kan det finnas en försäljning på ballonger eller streamers som fortfarande inte kommer att hända vid festen.
tredje, Jämför priser för artiklar på olika platser. Var noga med att titta på skillnaden mellan online och i butikspriserna. Det finns många webbplatser på internet som erbjuder kupongkoder för dessa butiker, till exempel Coupons.com.
fjärde, köp i bulk. I allmänhet är d uccor billigare när de köps i bulk. Var dock försiktig om du inte har ett slutligt antal gäster. Om du inte är säker på hur många som kommer, kommer det förmodligen inte att vara värt att ha hundratals rester, och det kan kosta mer än nödvändigt.
slutligen, var medveten om dolda avgifter. Medan generiska mönster kan annonseras till en låg kostnad, kan anpassade mönster öka kostnaden. Leta istället efter sätt att sänka kostnaderna genom att hitta billigare produkter, ändra designen eller göra den Hemlagad. Men medan ett objekt kan vara billigare om det var hemlagat, kanske det inte är billigare att göra en stor del av dem. Ibland gör saker hemlagad visar sig vara mycket dyrare än att köpa en stor mängd.
3. Forskning ett datum
du kommer att vilja planera denna återförening i förväg. Du vill inte behöva planera hela denna händelse i sista minuten eller få slut på tid för att få ut inbjudningar och OSA. Utan ett tillräckligt antal deltagare kommer återföreningen inte att känna sig värdig att fånga din gymnasieupplevelse. För att förhindra detta, försök skicka ut en undersökning med några olika datum ungefär sex månader bort till dina klasskamrater. Detta ger dina gäster tid att svara på omröstningen. Från dessa svar, du kommer att kunna räkna ut det bästa datumet. Facebook och When2Meet är gratis resurser som kan användas för att rösta dina gäster om specifika datum.
det är också viktigt att välja de perfekta start-och slutdatumen. Dessa datum kan vara för att hitta en plats, anställa en cateringfirma, och alla andra beslut du behöver göra. Detta kommer att hjälpa ditt utskott med att veta hur brådskande deras specifika uppgifter är. Var noga med att hålla reda på vem som har tilldelats vilken uppgift, och när de behöver slutföra den. Detta kommer att hjälpa dig att undvika mycket av den förvirring som kommer med att planera en händelse.
hitta en plats
när du har fått omröstningsresultaten och valt ett datum, det är nu dags att välja din plats. Nå ut till personer du känner som kan ha anslutningar eller kan ge en remiss. Genom att använda dina anslutningar, du kan vara säker på att välja en underbar plats, och eventuellt få rabatt. Att få arenan stelnad är ett viktigt steg för att göra återföreningen till verklighet.
när det gäller att välja den specifika platsen är ett område av övervägande antalet deltagare du planerar att ha. Om du redan fått svar, du kan basera din bedömning på det numret. Om du inte har fått svar ännu, du kan uppskatta baserat på hur många som svarade på omröstningen om potentiella datum.
när du har en plats i åtanke måste du ta reda på mer grundläggande information om det. Kan du hålla en reservation för det datum du vill att evenemanget ska vara värd? Finns det en deposition som måste göras för att hålla bokningen? Vad är det maximala antalet personer som platsen kan hålla? Finns det en uppsättning cateringfirma eller underhållningsleverantör som platsen kräver att du använder? Det finns många detaljer som går in i att välja en plats. Använd ditt utskott när du väljer en plats, det kommer att göra det mycket mindre utmanande.
annonsera det
när datumet är inställt och platsen är bokad är det dags att sprida ordet om återföreningsdetaljerna. Du kan använda många olika metoder för att annonsera återföreningen. Detta är ett bra sätt att se till att informationen når så många av dina klasskamrater som möjligt. Sociala medier, e-postlistor på gymnasiet och att skapa en webbplats som kan delas är alla sätt att se till att detaljerna publiceras. Var noga med att inkludera datum, tid, och plats. En kort beskrivning av vem evenemanget är för kan också vara till hjälp, bara för att säkerställa att rätt personer är inbjudna. Också, inkludera ditt namn och e-post ifall människor har frågor.
beslutsfattande
när du planerar en klassåterförening finns det många beslut som måste fattas. Vill du ha en fotograf / fotobås? Behöver du en DJ? Mat förväntas, men gör du matlagningen eller anställer du en cateringfirma? Hur många dekorationer behöver du och följer du ett tema? Behöver du Band*, dukar*, godispåsar eller inbjudningar*? Dessa beslut, och så många andra, kan fattas av utskottet och sedan delas upp i specifika uppgifter för varje ledamot.
det finns många detaljer som är lätta att glömma. När det gäller mat är vissa människor laktosintoleranta, har allergier, är glutenfria eller vegetariska. Det är mycket viktigt att ha det i åtanke när du väljer en meny. En annan detalj att komma ihåg är att människor kan resa för att komma till denna återförening. Att ge dem ideer för bostäder eller att få rabatt för dem kan vara ett alternativ du väljer.
välja en leverantör
när du har bestämt alla olika aspekter som du vill inkludera i återföreningen är det nu dags att välja en leverantör för att tillhandahålla dem. Tänk på att hitta leverantörer genom personer du känner kan potentiellt leda till rabatter. Om du inte är säker på var du ska börja när du letar efter en leverantör, kolla in easyeventplanning.com. där hittar du en lista över alla lokala festförsäljare och återförsäljare i ditt område. När schemaläggning något med en leverantör, se till att få alla avtal skriftligen. Att ha den skriftliga bekräftelsen kan rädda dig från mycket förvirring eller krångel i framtiden.
Slutför dina beslut
det sista steget är att slutföra alla dina beslut. Slutför vem i ditt utskott kommer tidigt för installation och vem kommer att riva ner händelsen efter det händer. Säljaren du anställer kan spela en roll i denna process, men någon måste vara där för att övervaka hela tiden. Slutför sedan allt med dina kontakter och leverantörer. Se till att varje aspekt av händelsen betalas för, och fräscha upp alla detaljer som du kan ha missat. Om allt verkar perfekt, Är du redo att gå!
avsluta din mötesplaneringsupplevelse genom att berätta för ditt utskott hur mycket du uppskattade deras tid och ansträngningar. Det skulle vara väldigt snällt att ge dem ett tackkort eller en gåva.
när du planerar en high school reunion kan verka som en svår uppgift, dessa steg skapades för att minska din nivå av stress och organisera din planeringsprocess för de viktigaste uppgifterna. I slutändan är målet att kasta en återförening som gör att dina tidigare klasskamrater kan samlas igen och komma ihåg. Så länge du har möjlighet att träffas igen och njuta av varandras sällskap, det kommer att bli en lyckad Återförening.
Hjälp mig att hitta
- Cookie eller Cupcake bageri nära mig
- DJ, Band eller musiker nära mig
- Event Planner nära mig
- Full Service Catering nära mig
- inbjudningar nära mig
- Party underhållning nära mig
- fotografer nära mig
- platser nära mig
skriven av Caitlin Connell, Anni Xie och Anna Wertman; bidragsgivare: Isabel Tenney, Kerri Sullivan