5 steg för att hantera ditt projekt från början till slut
i teorin är ett projekt framgångsrikt när det levereras i tid och på budget, inom de villkor som överenskommits av de deltagande intressenterna. I praktiken måste du dock planera och tilldela resurser, möta förseningar och justera utgifter, samtidigt som du ser till att alla är synkroniserade.
men vad gör du när du har liten eller ingen erfarenhet av att hantera ett projekt från början till slut? Om så är fallet kommer nästa 5 steg att fungera som en guide för att ställa in ditt projekt igång. Vi tittar på varje detalj och ser hur en projekthanteringsapp som Paymo kan hjälpa till.
enas med intressenterna om projektplanen
en projektplan är nyckelelementet i ett framgångsrikt projekt, som fungerar som en färdplan för dess ledare och berörda intressenter. Den innehåller tre parametrar mot vilka projektets framsteg mäts: omfattning, tidslinje och budget. Det anges också under vilka omständigheter förändringar kan inträffa, om avvikelser från den ursprungliga planen uppstår.
efter slutförandet kommer intressenterna att granska och acceptera det för att få projektet att starta. Det är därför viktigt att få alla berörda parter på samma sida när det gäller de överenskomna parametrarna och deras eget ansvar. För att göra detta, skapa en anteckning i Paymo och skriv ner så många saker som möjligt. Sedan bifoga det till projektet när alla har godkänt det.
skapa en lista över uppgifter och gruppera dem
vid denna tidpunkt måste du identifiera alla nödvändiga uppgifter som kommer att leda till omfattning uppfyllelse. Detta kan visa sig vara enkelt om du har lyckats med ett liknande projekt tidigare. Men om du kommer in i okartat vatten är det bästa att göra omvänd ingenjör hela processen. Tänk på det slutliga resultatet och vad som behöver göras för att få det.
anteckna alla nödvändiga uppgifter i ingen särskild ordning och gruppera dem sedan under uppgiftslistor enligt deras likhet. Om projektet är tätare kan du gå mer granulärt och ställa in en tredje nivå av uppgifter i form av deluppgifter. Var dock uppmärksam, eftersom detta lägger till komplexitet och gör projektet svårt att följa.
Uppskattningsbudget & kostnader för varje uppgift
när uppgifterna har kartlagts måste du göra det som de flesta projektledare fruktar: uppskattningar, dvs hur mycket tid tar det att slutföra en uppgift. Varför? Eftersom initiala uppskattningar ofta är felaktiga. Oroa dig inte, du kommer att vara mer exakt när du får erfarenhet.
men för att ge dig ett försprång finns det tre typer av uppgifter: uppgifter som du har gjort tidigare, uppgifter som du inte har gjort tidigare men har en uppfattning om hur du hanterar dem och uppgifter som du inte har gjort tidigare och har ingen aning om deras logistik. För den första typen vet du redan tidsbudgeten och kan beräkna kostnaderna som härrör från den genomsnittliga timpriset. För den andra typen uppskattar du baserat på din intuition och multiplicerar budgeten med 1,5-2, och för den tredje typen multiplicerar du budgeten med 3. Om detta låter för mycket, kom ihåg: det är alltid bäst att lova mycket och överleverera.
övervaka och mäta projektets framsteg
du har redan beslutat om projektets omfattning, uppskattade aktivitetsbudgetar och upprättat en projekttidslinje. Så vad nu? Du måste övervaka projektet dagligen för att säkerställa att alla överenskomna parametrar är uppfyllda. För att göra detta måste du definiera en uppsättning mätvärden, beroende på vad framgång betyder för dig. Om du till exempel är intresserad av att spika tidsfristen på grund av specifika projektbegränsningar kommer du att mäta måttet schedule variant. Den här visar hur projektet varierar jämfört med det ursprungliga schemat och vilka uppgifter som är sena. Om intressenttillfredsställelse är viktigare för dig kommer du att utfärda en nöjdhetsundersökning och mäta resultatet.
när du har ställt in måste du helt enkelt mäta dem regelbundet. Du kanske vill använda en anpassningsbar instrumentpanel i ett projektledningssystem som tillhandahåller data i realtid. Fördelen är att du kan se hela projektets framsteg i en enda vy utan att behöva växla mellan olika appar.
spåra tid och få betalt
glöm inte att spåra tid för varje uppgift delvis och kategorisera den i fakturerbara vs icke-fakturerbara timmar. På så sätt bestämmer du om du är konsekvent mot projektets omfattning. Övningen kommer också att hjälpa dig att fakturera dina kunder och få betalt för verkligt arbete, ta bort guesstimates från ekvationen. Pinsamma slutliga pristvister undviks således, medan du hålls ansvarig.