Sei consigli su come condurre una tavola rotonda di successo

Sei consigli su come condurre una tavola rotonda di successo

Sei stato assunto per la vostra tecnologia e le competenze di business, non la vostra capacità di servire come un talk show. Eppure il vostro lavoro ora richiede di condurre pannelli a conferenze, seminari e altri eventi assortiti.

Per molti professionisti IT, superare l’ansia di moderazione del pannello può essere una sfida formidabile come imparare una nuova tecnologia complessa. Fortunatamente, proprio come fare i conti con un nuovo prodotto o sistema, pianificazione e preparazione sono la chiave per diventare un successo — e anche ricercato — moderatore.

Per garantire che il tuo primo aspetto di moderazione del pannello funzioni senza problemi come una rete messa a punto, considera questi sei punti:

1. Pianificare in anticipo e con attenzione

Pianificare un incontro in anticipo con tutti i relatori, di persona o tramite una conference call. “Rivedere la loro presenza online in modo da avere un certo senso della loro esperienza e competenza e poi avere una discussione con loro su ciò che pensano siano gli aspetti più importanti dell’argomento”, ha consigliato David Erickson, principale della società di marketing digitale e-Strategy Media e co-conduttore del podcast Beyond Social Media Show. “Questo ti darà informazioni su ciò di cui i tuoi relatori sono entusiasti e ti permetterà di formare domande che preparino le risposte per loro.”

“Vai oltre il formato del pannello e le domande che porterai”, ha suggerito Neil Thompson, fondatore di Teach the Geek, un servizio di e-learning per i professionisti STEM. Ricorda loro che, nell’interesse del tempo, dovranno mantenere le loro risposte brevi. “L’incontro aiuterà a costruire un rapporto tra i relatori in modo che, il giorno del panel, interagiscano naturalmente tra loro perché non sono più perfetti sconosciuti”, ha aggiunto.

2. Costruire interesse del pubblico

Una tavola rotonda è come qualsiasi presentazione, quindi avere una trama coerente è importante. “Sapere quali saranno le risposte prima di porre le vostre domande”, ha detto Katrina VanHuss, ex presidente del Consiglio dei CEO della Virginia. Chiedi ai relatori di preparare le loro risposte e di esaminarle in anticipo. “Per spontaneità, getta domande personali che non rappresentano una minaccia per la tua trama”, ha aggiunto. “Se non hai una trama, potresti finire con un dibattito sul palco, il che rende il pubblico a disagio, anche se sono un po’ divertenti.”

Usa le tue osservazioni di apertura per presentare te stesso, i tuoi relatori, l’argomento della discussione e il suo formato. “Fai sapere al pubblico quando possono partecipare”, ha detto Erickson. “Se il pubblico è piccolo, potresti voler incoraggiare a fare domande durante la discussione.”Per un vasto pubblico, è probabilmente meglio riservare tempo alla fine della discussione per un Q formale&Una sessione.”

Chiedi a ciascun panelist di dare un passo di 10 secondi sul loro background o di introdurli in un colpo solo da solo, ha consigliato Wiktor Schmidt, CEO della società di sviluppo tecnologico Netguru. Assicurati anche di dire al pubblico qualcosa di intrigante sulla prossima discussione, un fatto, un’osservazione o un’altra osservazione a cui vorranno prestare attenzione. “Tuttavia decidi di strutturare le tue osservazioni di apertura, assicurati di renderle concise, chiare e coinvolgenti”, ha esortato Schmidt. “Vorrai catturare presto l’attenzione del tuo pubblico terminando le osservazioni di apertura con un argomento o una domanda che creerà un dibattito coinvolgente”, ha aggiunto.

3. Incoraggiare l’interazione del pannello

Un moderatore deve scavare in profondità nelle risposte dei panelisti e porre domande puntuali progettate per suscitare un dibattito leggero. “Vuoi creare un dialogo interessante che introduca opinioni nuove e diverse al tuo pubblico”, ha suggerito Schmidt. “Ho trovato il successo dando il via ai pannelli con una domanda sfaccettata o stimolante.”

È anche importante ascoltare le risposte dei relatori invece di passare alla domanda successiva. “Le risposte guideranno la discussione”, ha spiegato Thompson.

“I peggiori moderatori fanno quello che mi piace chiamare ‘strisciante morte’, ” ha detto Briana Brownell, fondatore e CEO di PureStrategy.ai, un’azienda che crea sistemi di intelligenza artificiale progettati per aiutare i dipendenti a prendere decisioni più veloci e basate sui dati. Questo è quando il moderatore ripete la stessa domanda a ciascun panelist. “Non c’è praticamente alcuna interazione tra i relatori e le risposte sono in scatola invece che candide”, ha spiegato.

4. Mantenere un controllo fermo

A volte, un panelist deve essere chiuso perché sta succhiando l’aria fuori dalla stanza e non lasciando che gli altri parlino, ha avvertito VanHuss. “Questo è interamente il lavoro del moderatore, e il più difficile che hanno”, ha osservato.

“Assicurati di intervenire se un panelist vira in un discorso prolisso”, consigliò Schmidt. “Prova a trovare una pausa naturale nella conversazione e fai un’altra domanda che è più in pista.”Schmidt ha anche sottolineato l’importanza di tenere i relatori alle loro affermazioni. “Vuoi che siano preparati con esempi o statistiche per supportare le loro dichiarazioni”, ha detto.

5. Tenere traccia del tempo

Un moderatore ha bisogno di sapere quanto tempo da dedicare ad ogni domanda. “Crea un semplice schema delle tue domande che include un timestamp per guidarti quando passare alla domanda successiva”, ha suggerito Erickson. Mettere le informazioni su una scheda indice e può servire come un cheat-sheet durante la discussione.

Avere sempre un timer a portata di mano, Thompson raccomandato. “Puoi sempre tagliare le domande se stai correndo molto in tempo.”

Leandro Margulis, vicepresidente delle API maps per TomTom, sviluppatore di prodotti per il traffico, la navigazione e la mappatura, ha raccomandato di avere qualcuno fuori scena per aiutarti a tenere traccia del tempo. “Trovo sempre utile se c’è qualcuno lì per segnalarti”, ha osservato.

6. Avvolgilo ordinatamente

Termina il pannello con una domanda che lascerà il pubblico con un notevole asporto. “Domande su esperienze passate o consigli funzionano meglio in questo punto”, ha consigliato Schmidt.

Infine, dopo lo spettacolo è finito, prendere qualche minuto per riflettere tranquillamente. “Fidati che le persone che ti hanno chiesto di moderare hanno preso la decisione giusta”, ha detto Margulis. Ricordate, inoltre, che la pratica rende perfetti. “Tutti dobbiamo iniziare moderando il nostro primo panel ad un certo punto”, ha osservato Margulis.