un ghid pentru plata contractorilor independenți și a angajaților la distanță
plata contractorilor independenți sau a membrilor echipei la distanță poate fi dificilă. În cele mai multe cazuri, nu este actul de a trimite bani care necesită un efort semnificativ. Mai degrabă, este procesul de contabilizare a tuturor variabilelor care se schimbă atunci când apar situații noi.
dar înainte de a vă îngrijora cum să plătiți contractori independenți, proprietarii de afaceri trebuie să stabilească dacă membrii echipei lor sunt de fapt contractori. O companie care își clasifică incorect angajații ca contractori independenți se poate confrunta cu consecințe juridice costisitoare.
Deci, cum puteți spune dacă membrii echipei dvs. sunt clasificați ca contractori sau angajați?
porniți ziua de lucru
atingeți-vă obiectivele mai repede cu urmărirea timpului și gestionarea muncii.
contractori independenți vs. angajați la distanță
IRS are un set de linii directoare care diferențiază un angajat de un antreprenor. Întreprinderile trebuie să revizuiască aceste linii directoare pentru a se asigura că respectă reglementările fiscale federale. Clasificarea lucrătorilor va determina dacă o companie trebuie să rețină impozitele pe venit, impozitele Medicare și impozitul pe șomaj pe salarii sau nu.
pentru a simplifica lucrurile, răspundeți la aceste trei întrebări despre lucrătorii voștri:
- li se va cere să urmeze un program formal de onboarding sau de formare?
- există instrumente specifice pe care trebuie să le folosească sau orientări pe care trebuie să le urmeze?
- există un anumit număr de ore pe care trebuie să le îndeplinească săptămânal?
dacă ați răspuns „da” la oricare dintre aceste două întrebări, acestea ar trebui clasificate legal ca angajați. În acest caz, sunteți responsabil pentru reținerea impozitelor pe salariile lor.
punctul cheie de reținut este că angajații trebuie să urmeze proceduri și programe prestabilite pentru a-și desfășura activitatea. Cu contractori independenți, rezultatele sunt tot ceea ce contează. Cum și când vor să facă treaba depinde de ei.
antreprenorii pot avea mai multă libertate în modul în care lucrează, dar există un compromis. Din moment ce nu le veți angaja ca angajați obișnuiți, aceștia vor fi responsabili de plata propriilor impozite, asigurări sociale și alte taxe care sunt de obicei reținute de angajatori. Din moment ce contractorii plătesc singuri toate aceste lucruri, sunt tratați ca profesioniști independenți.
vom intra în Taxe și deduceri într-un pic.
cum să plătiți contractori independenți
când plătiți contractori independenți, este esențial să înțelegeți ce formulare IRS să pregătiți, ce fel de taxe trebuie să rețineți, precum și ce tipuri de deduceri aveți dreptul.
ce forme ar trebui să aibă angajatorii pentru contractanții independenți?
potrivit IRS, există două forme pe care proprietarii de afaceri trebuie să le pregătească: formularul W-9 și Formularul 1099-NEC. Iată care sunt aceste formulare:
formularul W-9 (cerere pentru numărul de identificare al contribuabilului și certificare)
un contractant independent este obligat să completeze formularul W-9 pentru a confirma numele și numărul de identificare al contribuabilului. Formularele W-9 nu trebuie trimise la IRS — un formular W-9 este în primul rând pentru scopuri de verificare și referințe viitoare.
formular 1099-NEC (compensare non-angajat)
IRS vă solicită să trimiteți un formular 1099-NEC dacă ați efectuat o plată de peste 600 USD pentru serviciile profesionale ale unei persoane fizice sau juridice în cursul anului. Asigurați-vă că oricine sunteți depunerea acestui formular pentru se califică ca un contractant independent.
reținerea taxelor și deducerilor pentru contractanții independenți
după cum s-a menționat anterior, contractanții independenți sunt considerați lucrători independenți. Nu sunteți obligat să rețineți impozitele și alte taxe pe care le-ați plăti în mod normal pentru angajații obișnuiți.
indiferent de condițiile de plată pe care le-ați convenit, banii pe care îi plătiți contractorilor dvs. vor fi considerați cheltuieli deductibile fiscal. Această sumă va fi scăzută din venitul afacerii dvs. înainte de a fi supusă impozitării.
suma în cauză nu se limitează la taxa pe care ați plătit-o pentru munca contractantului. În funcție de Acordul dintre dvs. și aceștia, aceasta ar putea include și cheltuieli suplimentare, cum ar fi:
- laptopuri, scaune de birou și alte materiale de lucru
- indemnizații lunare pentru muncă (adică. utilități esențiale, cum ar fi factura de internet, taxele de membru, etc.)
- cheltuielile de deplasare ale contractorului
să presupunem că aveți o retragere pentru echipa dvs. la distanță. Există mai multe alte tipuri de cheltuieli legate de contractant s-ar putea suporta. Le puteți clasifica drept cheltuieli deductibile fiscal în majoritatea cazurilor-atâta timp cât puteți dovedi că sunt necesare pentru ca afacerea dvs. să obțină profit.
cum să plătiți angajații la distanță
dacă decideți să angajați angajați la distanță cu normă întreagă care locuiesc într-o țară din afara țării în care este înregistrată compania dvs., veți dori să le plătiți într-unul din următoarele moduri:
solicitați unui partener local să vă plătească angajații la distanță
dacă aveți o companie parteneră în țara în care se află un angajat la distanță, puteți pune partenerul să vă pună angajatul pe statul de plată. Angajatul va fi din punct de vedere tehnic angajatul companiei partenere, dar vor lucra pentru dvs.
acest lucru vă va asigura că respectați legile locale și că oferiți angajatului compensații și beneficii adecvate.
dacă aveți angajați la distanță într-o mulțime de țări diferite din întreaga lume, această abordare ar putea să nu fie practică, deoarece ar necesita să aveți la fel de multe companii partenere.
utilizați un furnizor de salarizare externalizat
cealaltă opțiune este externalizarea salarizării către un furnizor de salarizare dedicat.
acest tip de companie este specializată în gestionarea plăților și beneficiilor pentru angajații la distanță. Acești furnizori pot face acest lucru deoarece au entități înregistrate în fiecare țară în care își furnizează serviciile.
utilizarea unui furnizor externalizat de salarizare vă poate simplifica semnificativ procesul de gestionare a salarizării și vă poate scuti de griji cu privire la legile și reglementările locale pentru fiecare țară în care se află angajații dvs. la distanță.
cele mai bune servicii de plată pentru plata contractorilor independenți și a angajaților la distanță
căutați o modalitate fiabilă de a plăti contractorii independenți și angajații la distanță? Iată primele patru opțiuni:
Hubstaff
cel mai bun mod de a plăti contractori independenți online este de a eficientiza urmărirea muncii lor cu un sistem automat de salarizare.
Hubstaff este un software de urmărire și salarizare a timpului care abordează principala provocare menționată mai sus: asigurarea faptului că obțineți valoare pentru banii dvs. Hubstaff urmărește fiecare oră lucrată, astfel încât să știți exact cât veți plăti.
verifică hârtia și folosește Hubstaff pentru a plăti contractori independenți, membri ai echipei la distanță sau freelanceri. Hubstaff oferă o soluție de plată online care poate fi menținută chiar din contul dvs. prin integrarea cu platforme internaționale de plată precum PayPal, TransferWise, Bitwage și Payoneer.
dar Hubstaff nu este doar un instrument software de salarizare. De asemenea, poate urmări automat timpul și menține o înregistrare a jurnalelor de timp pe care le-ați plătit și pe care nu le-ați plătit.
simplifică urmărirea timpului la distanță și adaugă un strat suplimentar de informații și raportare. Plățile pot fi trimise automat sau manual. Toți contractorii dvs. trebuie să facă este să descărcați aplicația desktop și să apăsați start pentru a urmări timpul.
Hubstaff va calcula automat salarizarea pe baza ratei orare a unui membru al echipei și a timpului în care s-au conectat.
de asemenea, puteți utiliza funcția de raportare Hubstaff pentru a vedea câte ore totale au lucrat într-un anumit interval de date și pentru a le plăti în consecință la finalizarea proiectului. Se integrează chiar și cu soluții software de contabilitate, cum ar fi QuickBooks și FreshBooks pentru a simplifica procesul de contabilitate.
alte beneficii ale utilizării Hubstaff includ bugetarea mai precisă a proiectelor și programarea automată și raportarea prezenței.
ca un bonus suplimentar, Hubstaff Desk oferă instrumente pentru a vă ajuta să măsurați productivitatea și de a crea dovada de lucru pentru contractori independenți și membrii echipei distribuite.
Hubstaff Desk creează mai multă vizibilitate în ceea ce se face, arătându-vă ce aplicații și adrese URL utilizează echipa dvs., urmărind scorurile activității și permițându-vă să configurați capturi de ecran opționale pentru a vă ajuta să identificați sursa problemelor de productivitate.
echipa ta poate vedea tot ce este urmărit. Hubstaff Desk este o soluție transparentă, etică pentru a crea dovada muncii.
PayPal
PayPal este cel mai mare procesor de plăți online din lume, cu peste 325 de milioane de utilizatori activi în 202 de țări și 25 de valute acceptate.
companiile din întreaga lume folosesc PayPal pentru a plăti contractorii și membrii echipei. Aceasta înseamnă că, dacă doriți să externalizați talentul, există șanse solide ca contractantul independent pe care îl angajați să utilizeze deja platforma.
PayPal pune accentul pe securitate și criptează automat informațiile confidențiale atunci când le stochează și le transmit.
rețineți că, deși majoritatea oamenilor din întreaga lume pot primi plăți prin intermediul platformei, nu toate țările au opțiunea de a retrage fonduri într-un cont bancar local prin transfer bancar.
prin urmare, puteți ajunge să plătiți membrii echipei dvs. internaționale în străinătate numai pentru ca aceștia să se blocheze cu solduri pe care le pot utiliza numai pentru achiziții online.
plătitor
Payoneer permite companiilor să trimită plăți către membrii echipei de la distanță și contractori prin depozit direct. Este disponibil în peste 200 de țări și acceptă peste 150 de valute.
compania este o entitate reglementată în SUA și UE și este autorizată să remită fonduri la nivel global.
Payoneer oferă angajaților și contractorilor mai multe modalități de a-și retrage câștigurile, inclusiv utilizarea cardurilor MasterCard preplătite ale Payoneer și a transferurilor bancare globale.
în plus, compania respectă cele mai stricte practici de securitate pentru a vă asigura că datele și fondurile dvs. rămân în siguranță.
înțelept
Wise conduce cu o ofertă destul de convingătoare: cea mai corectă rată de schimb. Spre deosebire de alte platforme de plată, Wise este o metodă de plată care nu adaugă o primă la cursul de schimb en-gros (mediu de piață). Asta înseamnă că veți ajunge să plătiți doar ceea ce trebuie pentru conversia valutară.
Similar cu Payoneer, Wise oferă un card de debit pe care utilizatorii îl pot folosi pentru a retrage sau cheltui fonduri odată ce sunt plătiți.
platforma respectă, de asemenea, reglementări stricte de securitate care asigură că datele și fondurile dvs. sunt sigure.
cu toate acestea, Wise este disponibil numai în 60 de țări. Dacă aveți angajați la distanță sau contractori care locuiesc în afara celor 60 de țări, va trebui să căutați un alt serviciu de plată.
ce metodă de plată ar trebui să utilizați pentru a plăti contractori independenți?
când luați o decizie financiară cu privire la modul de trimitere a plăților către membrii echipei la distanță și contractanții din compania dvs., nu ar trebui să vă bazați decizia pe care platformă este cea mai ieftină.
asigurați — vă că o selectați pe cea care este cea mai convenabilă pentru afacerea dvs.-și acceptă toate țările în care se află contractanții dvs.
Simplificați urmărirea timpului și salarizarea cu Hubstaff Time
fișe de pontaj ușoare și precise, fără dureri de cap
ați putut determina care dintre metodele de plată menționate mai sus este cea mai bună pentru compania dvs.? Există platforme de plată pe care le utilizați care merită menționate? Spuneți-ne în comentariile de mai jos.
citiți celelalte articole despre transferurile de bani:
- modalități ușoare de a trimite bani către India
- cum să trimiteți bani către Columbia
- cum să trimiteți bani către Ucraina
- cum să trimiteți bani către Brazilia
- cum să economisiți bani pe statul de plată
această postare a fost publicată inițial în decembrie 2014. A fost actualizat în aprilie 2019, iulie 2020 și August 2021 pentru acuratețe și pentru a include sisteme de plată mai relevante.