Sfaturi pentru pregătirea unei prezentări orale pentru rezultatele modelului
mulți analiști și modelatori ar fi de acord că vorbirea în public nu este partea lor preferată a locului de muncă și, deși ar putea fi distractiv să vă imaginați conducerea superioară în lenjerie intimă, este probabil mai util să fiți pregătiți urmând aceste sfaturi de bază.
extras din utilizarea Excel pentru analiza afacerilor, Capitolul 12
deoarece persoana care a construit un model financiar sau a făcut analiza asupra unei anumite situații cunoaște cel mai bine modelul, modelatorii financiari sunt adesea rugați să comunice rezultatele modelului financiar ca o prezentare formală Consiliului sau conducerii superioare. În mod evident, mulți analiști orientați spre detalii consideră adesea că este o provocare să distileze modelul lor financiar de 20 de megabyte, care a durat săptămâni pentru a se construi într-o prezentare de 10 minute!
deși majoritatea conducerii superioare ar putea să nu fie interesate să vadă modelul în sine, ar putea dori să vadă scenarii live și în schimbare. Dacă modelul este construit corect, veți putea face o singură modificare a ipotezelor de intrare, iar publicul va putea vedea efectele acestor scenarii în schimbare în timp real. Asigurați—vă că testați toate intrările posibile în avans-nimic nu pare mai puțin profesionist decât un #REF! eroare în timpul unei analize de sensibilitate live.
ar trebui să folosesc diapozitive PowerPoint?
nu toate prezentările necesită să utilizați PowerPoint, și nu este întotdeauna adecvat, dar în acest tip de mediu, în cazul în care este necesar pentru a transmite o mulțime de informații, având tabele sumare sau diagrame pe un diapozitiv în spatele tău, în timp ce vorbești, fie în format PowerPoint, sau modelul în sine, va fi de ajutor. De asemenea, vă poate ajuta să vă concentrați dacă sunteți puțin nervos.
urmați aceste reguli de bază ale prezentărilor:
- afișează un singur mesaj cheie pentru fiecare diapozitiv. Nu-l aglomerați și nu încercați să transmiteți prea mult dintr-o dată.
- dă-le un raport mai detaliat să se uite prin, dar ceea ce arată pe ecran ar trebui să fie un rezumat foarte concis al acestui raport.
- asigurați-vă că fontul este suficient de mare și clar pe un proiector de date. Testați—l în avans dacă puteți-uneori culorile arată excelent pe un monitor, dar arată spălate atunci când sunt proiectate pe perete.
- dacă afișați modelul în sine pe ecran, măriți zoom-ul în Excel, astfel încât publicul dvs. să poată vedea numerele. Testați acest lucru în avans și amintiți-vă că veți putea afișa doar o mică parte a ecranului în acest fel.
- utilizați diagrame și grafice pentru a afișa mesajul. În general, ieșirea dintr-un model va fi numerică, iar diagramele sunt o modalitate excelentă de a arăta acest lucru. Cercetările arată, de asemenea, că atenția publicului și păstrarea informațiilor cresc semnificativ atunci când grafica este utilizată în loc de text pur în prezentări.
cel mai important, fiți pregătiți pentru întrebări cu privire la rezultatele, intrările, ipotezele sau funcționarea modelului. Asigurați-vă că puteți apăra ipotezele care au fost utilizate sau modul în care a fost calculat ceva. Dacă nu vă simțiți confortabil cu unele dintre ipoteze, spuneți-o în față. Rezultatul modelului este la fel de bun ca ipotezele care au intrat în el, deci trebuie să vă asigurați că publicul acceptă ipotezele cheie înainte de a accepta rezultatele modelului.
dacă aveți ocazia, petreceți ceva timp cu membrii cheie ai publicului în avans și parcurgeți-i prin ipotezele și metodologia modelului. S-ar putea să aibă câteva întrebări sau comentarii pe care nu le-ați anticipat și vă va oferi șansa de a face modificări sau de a vă pregăti răspunsurile la întrebările probabile în avans.
modelul meu este de 30 MB cu 25 de file! De unde să încep?
dacă aveți un slot de 10 minute în timpul căruia trebuie să transmiteți ieșirea la nivel înalt a modelului, probabil că aveți nevoie de aproximativ patru diapozitive. Dacă am creat un caz de afaceri pentru un produs nou, de exemplu, rezultatele pentru un model financiar tipic, pot include:
- un rezumat al fluxurilor de numerar proiectate sau rentabilitatea. Nu veți putea încadra mai mult de aproximativ cinci ani într-un diapozitiv PowerPoint, așa că, dacă trebuie să afișați 20 de ani, arătați doar anii 1, 5, 10, 15 și 20, de exemplu.
- ipoteze cheie. Folosiți-vă judecata aici pentru a alege ce presupuneri sunt importante. Selectați-le pe cele care influențează cel mai mult modelul sau de care sunteți cel mai sigur.
- analiza scenariilor. Pe un diapozitiv vei fi, probabil, confortabil capabil să se potrivească 4 5 scenarii asa ca alege cu înțelepciune. Cel puțin, afișați un scenariu cel mai bun caz, caz de bază și cel mai rău caz. Consultați „scenarii și analiza sensibilității într-un caz de afaceri” în Capitolul 11 pentru mai multe detalii despre cum să le creați.
- rezultatele testelor de sensibilitate. Arată rezultatele tweaking o singură ipoteză. De exemplu, dacă ar fi să greșim suma de preluare a clienților cu 1%, Acest lucru va provoca o modificare de 500.000 USD la NPV—și acest lucru trebuie să fie conștient de public!
dacă aveți mai mult de 10 minute, este posibil să puteți arăta modelul în sine dacă prezentarea este mai mult un atelier decât o prezentare formală. În ambele cazuri, ar trebui să puteți oferi fiecărei persoane un raport sumar pe hârtie al primelor câteva pagini ale modelului cu numere mai detaliate decât ați putut să includeți în prezentarea PowerPoint. Dacă modelul a fost bine scris, fiecare pagină va forma datele de rezervă și informațiile sursă pentru model și poate fi tipărită sau distribuită dacă destinatarul rezultatelor rezumatului solicită informații suplimentare.
pe scurt, rezultatul și prezentarea rezultatelor sunt la fel de importante ca și restul procesului de construire a modelului, deoarece nu are rost să avem un model fantastic construit despre care niciunul dintre factorii de decizie nu știe! Odată ce un model a fost construit, trebuie să afișăm rezultatele sale în mod clar și concis pentru a transmite mesajul dvs., fie printr-un raport scris, fie printr-o prezentare orală. Această etapă finală a procesului de construire a modelului nu este uneori acordată la fel de multă atenție de mulți modelatori, în special de cei ale căror abilități sunt adesea mai analitice decât vizuale.