manual pentru angajați: cum să vă creați sau să vă actualizați în 2022

manual pentru angajați: cum să vă creați sau să vă actualizați în 2022

ce este inclus într-un manual pentru angajați?

manualul dvs. pentru angajați ar trebui să includă politicile, așteptările și modul în care veți gestiona nevoile angajaților. Trebuie să includeți obligațiile legale în calitate de angajator, inclusiv drepturile angajaților.

ce face un manual de mare angajat?

un manual excelent pentru angajați ar trebui să acopere fiecare dintre aceste domenii cheie:

• contextul companiei, cultura, valorile și declarația de misiune
• condiții de angajare, inclusiv modul de încetare a ocupării forței de muncă
• politici la locul de muncă, inclusiv siguranța la locul de muncă și politicile de lucru la distanță
• codul de conduită al angajatului
• beneficii și compensații, inclusiv creșteri, recenzii și oportunități de dezvoltare profesională
• programe, PTO, zile bolnave, concediu medical și politici de vacanță

de acolo, va trebui să luați în considerare legile locale, de stat și federale pentru a determina o listă holistică de domenii pentru acoperă. Acest lucru vă va oferi un punct de plecare pentru a scrie de la.

sfat Pro: nu uitați să faceți distracție; la urma urmei, angajații sunt și oameni! Angajamentul începe cu primele impresii din manualul dvs. de angajat.

manualele angajaților sunt cerute de lege?

angajatorii sunt obligați să împartă anumite drepturi ale angajaților cu angajații lor, dar nu există nicio lege care să impună să aveți un manual al angajaților. Mulți angajatori aleg să aibă unul, iar unii nu.

ce nu ar trebui să includeți în manualul angajaților?

• Jargon și legaleză: folosiți un limbaj comun pentru a vă asigura că manualul dvs. de angajat este înțeles.
• procesele și procedurile companiei: acestea se actualizează frecvent și vor necesita prea multe actualizări ale manualului dvs.
• fișele postului: manualul dvs. de angajat ar trebui să funcționeze ca un document de bord pentru toți angajații, mai degrabă decât să includă fișele individuale ale postului.
• informații detaliate despre beneficii: acestea se actualizează de fiecare dată când actualizați beneficiile, furnizorii, planurile și opțiunile de acoperire. Cel mai bine este să vă conectați la informații suplimentare despre beneficii și să furnizați un contact pentru întrebări.
• restricții interzise din punct de vedere legal: asigurați-vă că politicile și manualul angajaților nu încalcă drepturile angajaților. De exemplu, Legea națională privind relațiile de muncă (NLRA) împiedică angajatorii să țină angajații să discute despre salarii.

exemplu angajat manual schiță

introducere cu un mesaj de bun venit

• organizație misiune și viziune declarație
• valorile companiei
• istoria companiei și de fond
• egalitate de șanse angajator declarație
• Disclaimers (dreptul angajatorului pentru a schimba regulile fără preaviz, manualul nu creează un contract, și — în cazul în care este permis — la-va declarații de angajare disclaimer)
• tipuri de definiții ocuparea forței de muncă
• angajat manual scop
• orientare prezentare generală

politici și proceduri

• Legea americanilor cu dizabilități
• siguranța personală
• hărțuirea sexuală
• Politica privind drogurile și alcoolul
• violența și armele
• orele de lucru și participarea
• pauzele de masă și odihnă
• ore suplimentare
• ținerea unei evidențe a orelor lucrate
• înregistrări de personal
• informații privind salarizarea și deduceri
• popriri
• recenzii de performanță
• promoții
• transferuri
• rezilierea
• confidențialitatea și securitatea datelor
• așteptări de comunicare internă
• Dispozitive și utilizarea tehnologiei
• social media
• standarde de conduită
• disciplina progresivă
• procesul de ieșire

compensații și beneficii

• sărbători
• concediu
• concediu medical
• concediu de invaliditate
• concediu personal
• concediu de deces
• concediu familial și medical
• datoria juriului
• concediu militar
• timp liber plătit (PTO)
• asigurări de sănătate
• asigurări de viață
• instruire
• program de asistență educațională
• alte prestații
• pensii și planuri de pensii
• compensații pentru lucrători
• asigurări de șomaj
• Call-in/report-in pay
• premii pentru Servicii

responsabilitatea angajaților și angajatorului pentru siguranță

• declarație de angajament a companiei
• proceduri de urgență
• servicii medicale
• echipament individual de protecție
• cerințe OSHA: reguli de siguranță, raportarea accidentelor

rezumat și confirmare

• declarație sumară privind importanța politicilor și procedurilor
• confirmare de primire

angajat manual subiecte să ia în considerare

companie fundal

Istorie
care este povestea companiei tale? Fie că a început cu un A-ha! moment sau ca urmare a unui mare eșec, echipa dvs. va dori să știe de unde a venit compania dvs. și cum a ajuns organizația acolo unde este astăzi.

misiune
care este scopul companiei dumneavoastră? Ce problemă rezolvi? Pentru cine? Cum? Ca o echipa sau cu liderii de echipa, veți dori să scrie companiei dumneavoastră „de ce” într-un mod care inscrie oameni în viziunea companiei și angajează fiecare angajat.

viziune
ce lume ajutați să creați? Cum va arăta lumea diferită pe măsură ce crești?

valori
ce etos al companiei doriți să păstrați pe măsură ce aduceți noi colegi de echipă? Multe companii își creează valorile în colaborare cu angajații de la toate nivelurile. Acest lucru vă poate ajuta să vă asigurați că reflectă cine sunteți și ce reunește oamenii în echipa dvs.

Termeni de angajare

așteptări pentru participarea la muncă
manualul dvs. trebuie să contureze așteptările dvs. de comunicare cu privire la absențe și prezență. Ce trebuie să facă angajații dacă trebuie să lipsească de la muncă? Ce fel de notificare trebuie să furnizeze?

clasificare: scutit vs. ne-scutite
va trebui să definiți diferența dintre rolurile scutite și ne-scutite și să luați în considerare modul în care fiecare tip de angajat este gestionat diferit în conformitate cu legea. De asemenea, poate doriți să includeți definiții ale statutului de angajat part-time și full-time.

politici la locul de muncă

confidențialitatea și securitatea datelor
fiecare angajat atinge cel puțin unele informații confidențiale sau sensibile. Acestea pot include informații proprietare și confidențiale, secrete de produse și comerciale și date personale ale angajaților și clienților. Veți avea nevoie de o politică și controale legale conforme pentru a schița exact ce pot accesa angajații, ce pot face și când. Obligațiile lor de a proteja sau șterge datele trebuie să fie clar definite. Un instrument intern de bază de cunoștințe, cum ar fi Guru, vă ajută să păstrați o evidență a celor care citesc aceste informații și orice actualizări ale acestora.

hărțuirea și nediscriminarea
un loc de muncă sigur este esențial pentru conformare, încurajarea relațiilor pozitive și asigurarea productivității. Va trebui să vă documentați în mod clar politicile legate de hărțuire și violență la locul de muncă și să le faceți ușor de găsit și de referință. Includeți definiții și ce ar trebui să facă angajații dacă consideră că aceste probleme apar.

Sănătate și siguranță
acestea sunt vremuri fără precedent, iar echipa dvs. trebuie să ia în considerare sănătatea și siguranța atât pentru pericolele obișnuite la locul de muncă, cât și pentru pandemia în curs. Pentru a actualiza procedura de programare a echipei pentru următoarea nouă normalitate, s-ar putea să vă placă ghidul nostru pentru elaborarea unui program de lucru la distanță/hibrid.

puteți obține șablonul nostru de manual pentru angajați, care include resurse pentru angajații de la distanță și hibrizi.

codul de conduită al angajaților

codul vestimentar
nu toate companiile au nevoie de un cod vestimentar. Cu toate acestea, dacă compania dvs. are una, v-ați gândit cum să o faceți incluzivă pentru angajații din toate mediile? Ce se așteaptă și o uniformă va fi furnizată de companie sau rambursată?

securitatea datelor și a dispozitivelor
fiecare angajat este responsabil pentru confidențialitatea și securitatea datelor. Indiferent dacă compania dvs. furnizează dispozitive sau le asigură pe cele pe care angajații dvs. le dețin deja, asigurați-vă că întreaga echipă știe de ce sunt responsabili atunci când vine vorba de gestionarea în siguranță a tuturor dispozitivelor lor. Ce se așteaptă de la angajați dacă călătoresc sau dacă un dispozitiv este pierdut sau furat? Includeți luarea în considerare a momentului în care trebuie să returneze dispozitivele și offboarding-ul.

etica, conflictele de interese, nepotismul și relațiile la locul de muncă
ca parte a transformării companiei dvs. într-una din care oamenii doresc să facă parte, veți dori să luați în considerare politicile de etică pentru a preveni toxicitatea la locul de muncă. Cum vor fi identificate și gestionate conflictele de interese și interacțiunile potențial dăunătoare ale colegilor?

îndrumări privind siguranța oaspeților și a locului de muncă
când vizitatorii vin la birou, cum sunt primiți și cum sunt menținute sănătatea și securitatea? Cum vor fi protejați angajații, clienții și clienții dvs. de lucruri precum COVID în timp ce interacționează cu compania dvs.?

oportunități de compensare și dezvoltare profesională

salarizare și informații suplimentare
cum vor fi plătiți angajații și unde pot merge cu întrebările lor de salarizare? Cine se califică pentru plata orelor suplimentare și cum se calculează?

recenzii de performanță și compensare
când ar trebui angajații să aștepte recenzii și cum sunt gestionate? Cât de des este revizuită compensația și cât timp ar trebui angajații să se aștepte să fie în rolurile lor înainte de primele recenzii de compensare?

oportunități de formare profesională și dezvoltare
angajații rămân acolo unde sunt în creștere și apreciați. Cum oferiți angajaților oportunități de educație continuă? La Guru, oferim un buget pentru dezvoltarea profesională pentru fiecare angajat după trei luni și crește foarte mult după primul an al angajaților. Manualul dvs. de angajați poate schița modul în care acestea funcționează, ce nivel de pregătire sau rambursare este disponibil și modul în care mandatul angajaților afectează acest beneficiu.

sănătatea și sănătatea angajaților
veți dori să împărtășiți o imagine de ansamblu a opțiunilor, informații deschise de înscriere și orice programe speciale de wellness, cum ar fi reduceri de prescripție medicală sau consiliere gratuită de wellness, pe care le-ați putea avea. Când angajații trebuie să-și ia concediu, se vor baza foarte mult pe această documentație pentru a-i ajuta să navigheze, așa că va trebui să includeți detalii despre FMLA (Legea concediului medical și familial) și politicile COBRA.

asigurări de viață
dacă veți oferi asigurări de viață, cum funcționează? Veți dori să includeți o prezentare generală a acoperirii și informații despre înscriere și contact(E).
Munca la distanță
echipa dvs. are o politică de lucru la distanță care vă păstrează cele mai bune talente? Dacă nu, ghidul nostru pentru munca la distanță vă ajută să începeți.

cheltuieli și rambursare
care este politica și procedura dvs. pentru cei care au un card de companie? Dar cei care nu o fac? Ce cheltuieli sunt permise și există un termen limită pentru a le depune împreună cu chitanțele?

călătorii, vehicule și parcare
oferiți o rambursare maximă diurnă (zilnică) pentru cheltuielile angajaților în timpul călătoriei? Puteți explica așteptările angajaților care utilizează un vehicul al companiei, ce cheltuieli plătește organizația, cum să gestioneze serviciile și accidentele și cum organizația va plăti sau rambursa costurile admisibile.

echipamentele companiei
politica dvs. privind manipularea echipamentelor companiei și ce trebuie să faceți atunci când ceva este pierdut, rupt sau furat îi ajută pe angajați să aibă grijă de hardware-ul dvs. în conformitate cu așteptările dvs.

alte avantaje și beneficii
nu uitați să includeți acele suplimente interesante, cum ar fi îndrumări juridice gratuite, asigurări pentru animale de companie, reduceri la sală și călătorii și abonamente la cărți electronice aici, astfel încât oamenii să profite de ele.

Politica de angajare și trimitere
oferiți stimulente angajaților pentru a vă împărtăși postările de locuri de muncă? Cum treceți dincolo de impactul neintenționat anti-divers pe care aceste politici îl pot crea accidental explorând modalități de a vă menține programul de recomandare inclusiv?

compensațiile lucrătorilor și prestațiile cerute de lege
asigurați-vă că împărtășiți în mod clar ce se întâmplă atunci când lucrătorii sunt răniți la locul de muncă. De asemenea, veți dori să luați în considerare regulile locale, de stat și federale pentru a vă asigura că acoperiți fiecare cerință legală pentru beneficii.

vacante, timp bolnav, și PTO

în persoană, la distanță, și programe de birou hibrid
are echipa ta actualizat politica de planificare pentru cele mai noi noi normale? S-ar putea să vă placă ghidul nostru pentru elaborarea unui program de lucru hibrid pentru a crea noi proceduri care să funcționeze pentru echipa dvs.

PTO și Politica de vacanță
compania dvs. oferă timp liber plătit nelimitat și zile bolnave? Cercetările de la MammothHR sugerează că angajații cu PTO nelimitat, în medie, iau puțin sau nu mai mult timp liber decât cei cu un număr limitat de zile. Angajații trebuie să furnizeze o notificare pentru vacanțe de o anumită lungime? Unde pot depune aceste cereri și cine le aprobă?

zile de boală
în lumea de astăzi, cu toții trebuie să rămânem acasă atunci când nu ne simțim bine. Aici veți împărtăși abordarea dvs. de a acoperi schimburile angajaților, așteptările de comunicare a bolilor și politicile și procedurile COVID ale companiei dvs. Veți dori să vă asigurați că vă păstrați cele aliniate cu orientare locale și cerințele legale. Angajații dvs. trebuie, de asemenea, să știe câte zile de boală plătite pot lua. Cum gestionezi situațiile în care există o boală pe termen lung?

dacă politicile dvs. au nevoie de o actualizare pentru 2021 și ulterior, puteți explora foaia de parcurs Return to Office.

concediu de doliu
dacă un angajat pierde o persoană iubită, va avea nevoie de o referință clară despre cum să-și ia concediul pentru a plânge. Luați în considerare cerințele legale și modul în care puteți contribui la promovarea unei relații manageriale pozitive și îngrijitoare în acest timp provocator.

serviciul juriului și alegerile
asigurați-vă că îndepliniți cerințele legale prin revizuirea politicilor dvs. și explicarea modului în care funcționează datoria dvs. de juriu și zilele libere ale alegerilor.

sărbători
ce sărbători acoperă compania dumneavoastră? Este acest timp liber plătit sau neplătit?

concediu familial Parental și plătit
cu FMLA (Legea concediului medical și familial) și alte cerințe legale federale, de stat și locale, veți dori să subliniați în mod clar modul în care părinții și familia dvs. părăsesc munca.

încetarea angajării

măsuri disciplinare și planuri de îmbunătățire a performanței (PIPs)
managerii și angajații dvs. vor avea nevoie de așteptări clare prezentate aici pentru gestionarea documentației, a planurilor de îmbunătățire a performanței și a consecințelor eșecului de îmbunătățire a performanței.

demisii
când este timpul ca un coechipier să meargă mai departe, cum vă anunță? Poate doriți să reiterați limitările oricăror beneficii temporizate aici, cum ar fi stocurile care se vestează după primul an al unui angajat.

încetarea angajării
legile federale, de stat și locale au cerințe importante pentru manageri, resurse umane și supraveghetori de luat în considerare. Veți dori să vă asigurați că toți colegii de echipă care ajută la gestionarea offboarding-ului sunt familiarizați cu acestea și au o politică pas cu pas la referință. Între timp, în manualul dvs. de angajați, luați în considerare modul cel mai bun de a împărtăși ceea ce se întâmplă atunci când se termină angajarea. Unii sau toți angajații primesc plăți compensatorii, o plată de PTO și/sau timp de boală și pot folosi în continuare soldurile HSA și FSA după reziliere?

secțiunea de închidere

lăsați o impresie pozitivă de durată
împreună cu scrisoarea de ofertă și lista de verificare la bord, manualul dvs. de angajați lasă o impresie de durată noilor dvs. angajați. Dacă nevoile lor sunt bine satisfăcute de aceste experiențe timpurii de îmbarcare, urmează păstrarea, implicarea și satisfacția.

gratuit angajat șablon manual

mai degrabă decât recrea roata, ar trebui să fure șablonul nostru personalizabil. Guru asigură a ta rămâne perfect up-to-data și ușor de găsit.

cum să utilizați șablonul nostru manual gratuit pentru angajați

cum acest șablon manual pentru angajați vă poate ajuta echipa cu:

• Onboarding: împărtășiți acest manual al angajaților cu noii angajați atunci când sosesc pentru prima dată și asigurați-vă că au informațiile de care au nevoie despre lucrul la compania dvs. Aflați mai multe despre crearea unui proces eficient de îmbarcare a angajaților.
• HR și People Ops: împingeți actualizări și trimiteți alerte echipei cu privire la noile politici sau proceduri pe care le adăugați la manualul angajaților.
• lucru hibrid și la distanță: ghidul și șablonul nostru vă ajută să creați un manual de angajați care funcționează pentru echipa dvs. în acest nou nou normal.

manualul angajaților Exemple

un manual al angajaților prezintă politicile și procedurile, introducând echipa dvs. cine sunteți și cum funcționați ca o companie. Este o parte critică a procesului de îmbarcare al fiecărui angajat.

la Guru, folosim manualul angajaților noștri pentru a codifica principiile pe care le susținem ca echipă și pentru a oferi îndrumări cu privire la politici, orientări la locul de muncă și informații de contact pentru echipa People în cazul în care cineva are nevoie de mai multe informații. Deoarece valorile companiei noastre includ să nu ne luăm prea în serios, păstrăm lucrurile întemeiate și distractive.

Sfaturi Pro pentru gestionarea manualul angajat stres-free

acest șablon manual angajat funcționează cel mai bine în Guru, care:

• facilitează găsirea și accesarea
• vă oferă tot ce aveți nevoie pentru întreaga listă de verificare a onboarding-ului dvs. ca soluție eficientă de onboarding a angajaților
• vă asigură că manualul dvs. rămâne verificat de experți și actualizat frecvent, astfel încât întreaga dvs. organizație să obțină cele mai recente informații fără a fi nevoie să țineți colegii de mână pentru a face actualizări
• vă permite să trimiteți
• piese care a citit manualul angajat și orice actualizări