cum să structurați un raport de management pentru afacerea dvs.
conducerea unei afaceri este o provocare majoră, dar este departe de a fi o misiune imposibilă. La urma urmei, există tehnici, resurse și strategii pentru a ajuta antreprenorii să obțină succes.
gestionarea finanțelor, angajaților, inventarului, marketingului și strategiilor de vânzări sunt câteva dintre numeroasele responsabilități ale unui lider. Ar putea părea multă muncă, dar un raport de management poate face totul mai ușor și mai sigur.
premisa este simplă, dar unii manageri nu știu cum să pregătească un raport de management bun. Dacă sunteți unul dintre acei profesioniști, nu vă faceți griji. Am enumerat toți pașii pentru a vă ajuta să faceți acest lucru. Deci, continuați să citiți!
importanța raportului de management
chiar și atunci când se confruntă cu o economie instabilă, antreprenorii din întreaga lume tind să fie persistenți. Potrivit raportului Global Entrepreneurship Monitor (GEM) din 2015, 66% dintre adulți consideră antreprenoriatul ca o carieră bună.
există 582 de milioane de antreprenori în lume în cele mai variate segmente. Cu toate acestea, depășirea fricii și investiția în acest vis este doar primul pas. Trebuie să fii strategic și să muncești din greu pentru a obține performanțe maxime.
în acest context, un raport de management servește ca instrument cheie pentru funcționarea oricărei întreprinderi. Vă permite să priviți situația afacerii dvs. mai precis și vă ajută să luați decizii mai sigure și mai asertive.
cu raportul, puteți analiza rezultatele obținute și regândi acțiunile care nu funcționează. Acest lucru se datorează faptului că prezintă particularitățile afacerii și performanța acesteia în perioada evaluată.
cele 6 elemente ale unui raport de management bun
acum că înțelegeți importanța acestui document, pentru a învăța cum să pregătiți un raport de management complet și eficient, trebuie să cunoașteți elementele care trebuie incluse în structura sa.
prin urmare, deoarece scopul acestei postări este să vă ajute să clarificați orice întrebări pe care le-ați putea avea pe această temă și să nu vă confruntați cu probleme cu această sarcină în viața de zi cu zi, să începem de la elementele de bază. Aruncați o privire la cele 6 elemente indispensabile pentru un raport bun!
Title
un raport de management este pur și simplu un document sub forma unui raport care servește pentru a măsura performanța afacerii dvs. și vă ajută în procesul de luare a deciziilor. Din acest motiv, este important să aibă un titlu.
prin urmare, deoarece există rapoarte pentru diverse departamente și scopuri, titlul vă va ajuta să identificați subiectul rapid și eficient.
contextualizarea
contextualizarea este un alt element indispensabil și permite destinatarului – dvs. sau unui alt angajat-să înțeleagă ce va fi analizat în paginile următoare.
acest text trebuie să fie scurt și obiectiv, servind ca o introducere pentru valorile, Statisticile și rezultatele care vor fi prezentate.
obiective
fiecare raport de gestiune este pregătit pentru un motiv. Prin urmare, nu uitați să introduceți obiectivele documentului și să vă concentrați asupra a ceea ce este cu adevărat important și util pentru afacerea dvs.
rapoartele ar trebui să fie un instrument ușor de analizat, iar obiectivul său ar trebui să fie foarte clar. Prin urmare, chiar înainte de a începe procesul, selectați cu atenție informațiile care vor fi prezentate astfel încât să fie în concordanță cu obiectivul dvs.
rezumat
un rezumat este un text pentru citire rapidă care conține doar cele mai relevante informații din raport. În acest fel, managerii pot evita să fie nevoiți să o citească în întregime de fiecare dată când trebuie să ia o decizie.
un rezumat bine redactat vă optimizează timpul și duce la decizii mai rapide și mai sigure. La urma urmei, informațiile sunt prezentate într-o manieră mai obiectivă, ca într-o hartă mentală.
rezultate
în cele din urmă, raportul dvs. de management trebuie să aibă o zonă pentru prezentarea rezultatelor.
în acest articol, trebuie să inserăm toate observațiile relevante care au fost făcute, precum și statisticile, tabelele, diagramele și valorile de performanță observate.
concluzie
concluzia este închiderea raportului dvs. și trebuie să prezinte concluziile dvs., care se vor baza pe informațiile prezentate în întregul document.
după cum puteți vedea, nu este vorba despre opinii personale. Cu sprijinul datelor mari, concluzia este dovedită în informațiile actuale și actualizate deja colectate. Prin urmare, este atât de valoros pentru gestionarea afacerii.
parcurgeți pașii pentru pregătirea unui raport de management
mulți manageri consideră pregătirea rapoartelor de management cu adevărat provocatoare. Adevărul este că acest document a făcut întotdeauna parte din managementul unei afaceri, dar a câștigat și mai multă importanță în ultimii ani.
din acest motiv, am pregătit o listă completă de pași, astfel încât să puteți avea la îndemână un instrument util care vă poate ajuta să câștigați mai mulți bani, să corectați greșelile și să profitați de oportunitățile pieței. Continuă să citești!
Pasul 1: planificați înainte de a începe
Planificarea este cel mai bun mod de a produce un document complet care este benefic pentru afacerea dvs. În caz contrar, s-ar putea pierde timpul pregătirea unui raport care este incompletă sau are informații irelevante.
înainte de a face ceva, definiți obiectivele și identificați modul în care informațiile prezentate vă vor ajuta afacerea să crească. Pentru a face acest lucru, începeți prin a răspunde la întrebările descrise mai jos.
- pentru cine este pregătit acest raport?
- care este scopul raportului?
- ce informații vor fi colectate?
- Cum pot ajuta informațiile în procesul decizional?
Pasul 2: investiți în instrumente automate
eficiența managementului afacerii este un obiectiv comun pentru fiecare antreprenor. Deci, ce zici de a investi în instrumente de management automatizate pentru a vă crea raportul de management?
pentru a face acest lucru, există tehnologii care simplifică această sarcină, optimizează timpul și asigură un rezultat mult mai satisfăcător.
prima noastră sugestie este Google Data Studio, un instrument de vizualizare a datelor capabil să transforme informațiile în rapoarte de gestionare frumoase, intuitive și ușor de înțeles.
a doua noastră sugestie este Primavera, care este o platformă care vă ajută să gestionați cu ușurință proiectele și să monitorizați rezultatele. Printre caracteristicile sale se numără integrarea sa cu alte programe de gestionare, analiză a datelor și generare de rapoarte.
în cele din urmă, asigurați-vă că investiți în instrumente de Business Intelligence (BI). Acestea sunt esențiale pentru luarea rapidă și sigură a deciziilor. Cele mai bune sisteme colectează, organizează, clasifică și analizează datele, ceea ce vă ușurează munca.
Pasul 3: Folosiți un limbaj clar și obiectiv
dacă credeți că un raport de management necesită termeni specifici și un limbaj complex, este timpul să vă răzgândiți.
în mod ideal, documentul ar trebui să fie ușor de citit și interpretat. Prin urmare, fii clar și folosește un limbaj informal și rămâi doar la elementele esențiale.
prin urmare, nu fi prolix și amintiți-vă că un manager de ocupat de rutină necesită lectură rapidă și de luare a deciziilor. Cu cât raportul este mai ușor de interpretat, cu atât va fi mai util și mai important pentru afacere.
Pasul 4: spuneți o poveste pentru a atrage cititorii
în general, un raport de management constă dintr-o mulțime de date și informații. De fapt, acesta este unul dintre motivele care îi fac pe mulți manageri să considere că este un document dificil de pregătit și de înțeles.
cu toate acestea, va depinde în mod clar de strategie în timp ce o pregătește. Pentru a face conținutul atractiv și a nu copleși cititorul, o idee bună este să contextualizați faptele spunând o poveste.
în acest fel, veți putea combina expunerea și descrierea situației analizate într-o manieră mai ușoară, care are sens. Acest lucru permite ca rezultatele să fie înțelese, creând angajament în timp ce este citit.
Pasul 5: definiți valorile și KPI-urile care vor fi utilizate
utilizați de obicei valorile de performanță și KPI-urile pentru a vă gestiona afacerea? Dacă încă nu fac parte din strategiile dvs., ar trebui să vă uitați cu siguranță la ea.
de fapt, indicatorii cheie de performanță (KPI) sunt cei mai importanți indicatori pentru afacerea dvs. Acestea sunt de obicei legate de obiectivele dvs. principale și, prin urmare, ghidează pregătirea rapoartelor de management într-o manieră pozitivă.
prin urmare, alegeți ce valori vor fi utilizate, colectând datele și sortând informațiile. La urma urmei, nu totul ar trebui inclus în document.
Pasul 6: Stabilirea unui punct de comparație
ori de câte ori dorim să evaluăm performanța strategiilor, departamentelor, produselor sau angajaților, stabilirea unui punct de comparație este esențială.
prin urmare, acesta ar trebui să fie următorul pas. Selectați perioada în care informațiile vor fi colectate și analizate și definiți obiective sau ținte pentru a schița comparațiile.
dacă utilizați tabele, configurați coloane astfel încât să puteți vizualiza cu ușurință comparația. De exemplu, puteți adăuga o coloană cu obiectivele dvs. și alta cu rezultatele obținute. Acest lucru va facilita înțelegerea concluziei care va fi prezentată la sfârșitul documentului.
Pasul 7: Introduceți elemente vizuale în document
după cum am menționat mai devreme, raportul de gestionare trebuie să fie clar și ușor de interpretat. O strategie bună este utilizarea elementelor vizuale.
rutinele dure pline de obligații necesită instrumente și acțiuni dinamice. Livrarea unui document cu sute de pagini nu este deloc productivă, dar utilizarea graficelor, hărților mentale și chiar a videoclipurilor în timpul prezentării poate îmbunătăți înțelegerea informațiilor.
Pasul 8: faceți o revizuire finală
după ce totul este gata, este timpul să faceți o revizuire finală atentă. În această fază, trebuie să vă asigurați că textul final nu are greșeli de ortografie, date incompatibile și informații neadevărate.
amintiți-vă că acest lucru va oferi credibilitate documentului și va asigura că este cu adevărat util. Cu alte cuvinte, își îndeplinește rolul de a facilita gestionarea afacerii dvs.
scrierea unui raport de management este mai ușoară decât credeți
ați învățat cum să pregătiți un raport de management? După ce ați citit acest articol, probabil că ați ajuns la concluzia că aceasta nu este deloc o sarcină imposibilă.
acest document este crucial pentru funcționarea oricărei afaceri și crearea acestuia este mai ușoară decât pare. Prin urmare, nu mai pierdeți timp și urmați sfaturile noastre!
dar înainte de a face, ce zici de învățare un pic mai mult? Aflați cum diagrama Pareto vă poate ajuta să îndepliniți sarcinile mai eficient!