cum să organizați conferințe și seminarii internaționale de succes?
organizarea unei conferințe de succes necesită planificare, expertiză, pregătire și resurse dedicate.
pași pentru organizarea unei conferințe
1. Definiți scopul și formatul
ca rol al organizatorului conferinței, este important să vă definiți scopul evenimentului. Formatarea aspectului pas cu pas prima etapă de găzduire a unei conferințe
- conceptul
- calendarul și durata
- distribuția rolului în cadrul echipei
- aspectul sălii
- Catering și sunet
2. Acordați suficientă atenție planificării conferinței
pentru pregătirea conferinței, este important să planificați fiecare și totul, să aveți idei creative de conferințe care vor face conferința unică. Planul ar trebui să cuprindă logistica, conținutul și publicitatea evenimentului. Faceți un document accesibil întregii echipe, în care fiecare membru să poată vedea sarcinile celorlalți. Mai întâi, pregătiți o listă a sarcinilor importante și apoi configurați-o în ordinea priorității lor. Este esențial să se desemneze intervalul de timp din plan. Pentru o conferință de succes, este important să mențineți un interval de timp
3. Alegeți data și locația potrivită pentru conferința dvs.
selectarea datei poate fi o sarcină dificilă, deci puține lucruri de reținut înainte de a selecta o dată
- asigurați-vă că data selectată nu trebuie să se intersecteze cu festivaluri sau evenimente mari, va face dificil pentru participanți să călătorească în acea perioadă.
- nu vă planificați niciodată Conferința sau seminarul în timpul vacanțelor (vara & iarna) oamenii vor să petreacă acel timp cu familia, nu într-o conferință.
- încercați să vă păstrați evenimentul la sfârșitul săptămânii, deoarece oamenii nu trebuie să își ia concediu special pentru a participa la evenimentul dvs.
- selectați locația în care oamenii pot face naveta cu ușurință și, dacă este posibil, selectați un oraș bun în care toate facilitățile de transport al altor lucruri sunt ușor disponibile.
4. Proiectați bugetul
este cheia pentru planificarea unei conferințe vă ajută să știți cât doriți să percepeți pentru conferința dvs.
- Locul de desfășurare
- cazare
- transport
- Catering
- Speaker Taxe
- activități
- Marketing
5. Rezervați un loc pentru conferința dvs.
selectați locul care se potrivește tuturor cerințelor dvs. de care aveți nevoie pentru seminarul sau conferințele dvs. Verificați locația înainte de rezervare vedeți toate facilitățile pe care le oferă, cum ar fi dimensiunea holului, locația, scaunul cu rotile accesibil, caracteristicile tehnice și facilitățile de parcare
6. Faceți o echipă și alocați sarcini
faceți o echipă mare care vă va ajuta să îndepliniți toate celelalte sarcini. Alocați taxe pe zone. De exemplu, cineva este responsabil pentru zona de înregistrare a Conferinței, altcineva pentru primirea vorbitorilor, o altă persoană pentru echipament, pentru catering, comunicarea cu presa etc. Fiecare persoană trebuie să aibă domeniul său, care ar trebui să fie în autoritate pe întreaga durată a Conferinței.Dați fiecărui membru al echipei un document cu îndatoririle atribuite, astfel încât fiecare persoană să știe pe cine să contacteze pentru orice problemă specifică.
7. Cunoaște-ți vorbitorii
vorbitorii joacă rolul de catalizator în conferința ta atrag mulți oameni. Asigurați-vă că obțineți un vorbitor profesionist. Cineva care este cunoscut pentru munca sa, bine respectat acest lucru va stimula conferința dvs. și va atrage mai mulți oameni
8. Înregistrarea conferinței
Înregistrarea este o parte importantă a evenimentului dvs., deci asigurați-vă că asigurați-vă că oamenii se înscriu în conferința dvs., există puține site-uri web precum www.allconferencealert.net care ajută oamenii să găsească despre toate Conferința Internațională 2020. Și de a ajuta oamenii să se înregistreze în acea conferință.
9. Marketing conferința dvs.
nu subevaluați timpul necesar pentru promovarea cu succes a unui eveniment. Tipul de eveniment, publicul țintă, resursele interne și bugetul determină tactica dvs. de marketing. Atunci când vă alegeți asociații media, concentrați-vă pe cei care vă vor viza publicul. Este mai bine să ai câțiva asociați, dar vizați ones.It de asemenea, este important să generați un mesaj cheie care va fi difuzat pe toate canalele. Promovați Conferința
10. Acordați atenție serviciului
fiți prietenoși cu participanții, vorbitorii și asociații. Încercați să le vorbiți problemele sau întrebările și să le îndepliniți așteptările, chiar dacă vă simțiți obosiți și nu totul merge conform planului. La sfârșitul zilei, oamenii își vor aminti doar cum au fost tratați.
11. Efectuați o verificare finală cu o zi înainte de eveniment
asigurați-vă că ați informat membrii despre cum să ajungeți la locație, ați invitat toți oamenii importanți și ați pregătit resursele tipărite, conținutul audio și video. Verificați dacă toată lumea înțelege sarcinile și îndatoririle sale și dacă spațiul este organizat.
12. Solicitați feedback
cereți participanților să completeze un formular de feedback tipărit la sfârșitul evenimentului sau un formular online când ajung acasă. Rugați-i să judece diverse aspecte ale evenimentului, cum ar fi logistica, vorbitorii, locațiile și activitatea organizatorilor. Aceste informații vă vor ajuta să evitați greșelile în viitor și să creșteți calitatea evenimentelor dvs.
