Cum să organizați comenzile de lucru: Aflați cele mai bune practici de întreținere
sunteți gata să faceți trecerea la o mai bună gestionare a comenzilor de lucru? Iată cinci moduri de a prelua controlul fluxurilor de lucru de întreținere și de a face ca totul să funcționeze exact așa cum doriți.
dar mai întâi o notă rapidă: deși este posibil să vedeți rezultate pozitive din unii dintre acești pași fără ajutorul software-ului CMMS, realitatea este că software-ul modern pentru comenzi de lucru face totul, inclusiv gestionarea comenzilor de lucru, programarea întreținerii preventive și controlul inventarului MRO, atât mai fiabile, cât și mai eficiente.
în cele din urmă, CMM-urile potrivite îți fac viața mai ușoară.
dar pentru a începe, să ne uităm la câțiva pași solizi pe care îi puteți lua pentru a vă organiza comenzile de lucru.
1. Standardizați și centralizați datele comenzii de lucru
indiferent de sistemul pe care îl utilizați, orice, de la resturi de hârtie de modă veche până la foi de calcul puțin mai moderne, este întotdeauna cel mai bine să vizați consecvența. Dacă utilizați hârtie, totul ar trebui să fie pe hârtie. Dacă comenzile de lucru încep ca foi de calcul, ar trebui să ajungă ca foi de calcul.
cu aceste sisteme de modă veche, există deja multe șanse ca datele să dispară, să devină învechite sau să devină corupte.
dar dacă fluxurile dvs. de lucru vă fac să săriți de la hârtie la foi de calcul și apoi înapoi, vă deschideți și mai multe oportunități pentru date proaste. De fiecare dată când o tehnologie copiază manual datele de pe hârtie într-o foaie de calcul sau merge invers, riscați să obțineți numere greșite.
și micile greșeli contează. În cazul în care un tech pune în care au închis un ordin de lucru în Aprilie în loc de iunie, Numerele sunt acum off în două rapoarte lunare. Și dacă o tehnologie pune 31 aprilie ca dată de închidere (o dată care nu există, deoarece aprilie are doar 30 de zile), datele comenzii de lucru pot aluneca chiar prin fisuri.
și când utilizați un standard, este mult mai ușor să păstrați totul împreună într-un singur loc. Puteți stiva toate comenzile de lucru pe hârtie într-o singură grămadă sau puteți salva toate comenzile de lucru pe foi de calcul într-un singur fișier.
2. Programați PMs și apoi prioritizați comenzile de lucru la cerere
Departamentul de întreținere trebuie să funcționeze ca un spital, nu ca un depozit de autobuze.
care este diferența?
la stația de autobuz, odată ce programul este stabilit, nu se mai poate schimba. Autobuzul A este setat să plece la ora 10 dimineața și atunci pleacă. La fel pentru toate celelalte autobuze.
dar la spital, programul este mai elastic. Sigur, există pacienți cu întâlniri pentru a se întâlni cu medicii și, în majoritatea cazurilor, lucrurile merg conform planului. Dar dacă cineva ajunge în stare critică, se mută instantaneu la capul liniei. De fapt, ei sar peste linie în întregime și văd imediat un medic. Comenzile dvs. de lucru ar trebui să funcționeze la fel.
începeți prin configurarea și programarea inspecțiilor și sarcinilor de întreținere preventivă. Dar când apare o muncă mai presantă, ar trebui să fiți gata să vă mutați PMs pentru a face loc.
vestea bună este că PMs tind să aibă ferestre, nu termene limită. Asta înseamnă că atunci când este timpul să finalizați un PM, există loc pentru a-l trage în sus sau a-l împinge puțin înapoi. În loc să o faceți săptămâna aceasta, puteți aștepta adesea în siguranță până săptămâna viitoare.
3. Solicitați cereri formale, standardizate pentru comenzi de lucru
dar înainte de a vă putea gestiona eficient programul, aveți nevoie de o modalitate fiabilă de a colecta cereri de întreținere. Oamenii din departamente, din întreaga unitate, au nevoie de o modalitate simplă și fiabilă de a se conecta cu Departamentul de întreținere pentru a trimite cereri de întreținere.
dar înainte de a analiza de ce, să clarificăm orice posibilă confuzie.
care este diferența dintre o cerere de întreținere și o comandă de lucru?
diferențele se rezumă la cine le face și la modul în care le folosești.
cererile de întreținere vin din toată instalația, de la tot felul de oameni. Când cineva, și poate fi oricine, de la CEO la un operator de echipamente, vede ceva care trebuie reparat, trimite o cerere de întreținere. Ideea este că, cu toată lumea care acționează ca seturi suplimentare de ochi în jurul instalației, Departamentul de întreținere știe imediat când există o problemă, care poate fi orice, de la un robinet cu scurgeri în baia de la ultimul etaj până la o inundație completă în subsol. Odată ce Departamentul de întreținere aprobă o cerere, utilizează informațiile pentru a genera o comandă de lucru, pe care apoi o atribuie unui tehnician de întreținere.
cheia cererilor de întreținere este un sistem bine stabilit, ușor de înțeles, astfel încât toată lumea să știe cum să vă contacteze. Cu cât este mai greu pentru oameni să ajungă la tine, cu atât este mai puțin probabil să se deranjeze, ducându-te să ratezi o mulțime de probleme mici care apoi au șansa de a deveni mari probleme.
și atunci când există probleme mari și oamenii știu că trebuie să contacteze departamentul dvs., vor folosi o combinație confuză de metode imprevizibile și nesigure. Asta te lasă să sapi prin grămezi de note de hârtie, e-mailuri și mesaje telefonice.
în schimb, ar trebui să configurați o linie simplă și directă de comunicare, astfel încât oamenii să știe exact cum să vă contacteze cu cereri.
4. Faceți fiecare comandă de lucrări de întreținere super grea
apoi, odată ce aveți solicitările de întreținere, trebuie să generați comenzi de lucru ambalate cu tehnicienii de date critice care trebuie să funcționeze eficient și să se închidă rapid. Cu cât știu mai mult înainte de a începe, cu atât le este mai ușor să termine.
ce ar trebui să includeți?
o comandă eficientă de lucru vine cu:
- istorii cuprinzătoare de întreținere și reparații a activelor
- instrucțiuni pas cu pas
- liste de verificare
- piese și materiale MRO asociate
- scheme, imagini și garanții
- locații pe hărțile site-ului și planurile de etaj
scopul este ca tehnologia să ajungă cu o idee clară despre ceea ce trebuie să facă și ce trebuie să facă. Dacă întreținerea sau reparațiile încep să meargă lateral la jumătatea drumului, doriți să aibă ceea ce au nevoie pentru a îndrepta lucrurile.
5. Faceți fiecare comandă de lucrări de întreținere super ușoară
acum că v-ați împachetat comenzile de lucru cu date utile, trebuie să găsiți modalități de a le face mobile. Este minunat că tehnicienii au tone de date utile cu ei, dar nu doriți să le împingă în jurul valorii de roabe pline de hârtie. Comenzile dvs. de lucru trebuie să fie date grele, dar și frumoase și ușoare și ușor de deplasat.
există câteva opțiuni aici, dar toate au un lucru în comun: a obține mobil înseamnă a merge digital. Nu există nicio modalitate de a obține tehnicienilor informațiile de care au nevoie dacă sunteți blocat imprimând totul pe hârtie. Este scump și nepractic.
o opțiune este utilizarea foilor de calcul. Dar problema aici este că acum comenzile dvs. de lucru sunt prea ușoare; deoarece nu sunt legate între ele, modificările pe care le faceți într-un fișier nu se reportează. Rapid, aveți o grămadă de versiuni diferite ale aceleiași comenzi de lucru și nimeni nu este sigur cine are cele mai actualizate date. Datele dvs. este pur și simplu acolo plutesc în jurul, untethered.
cel mai bun mod de a obține date fiabile și accesibile este cu o soluție CMMS.
Exemple de gestionare eficientă a comenzilor de lucru cu software-ul CMMS
mulți dintre pașii de mai sus vă pot ajuta chiar dacă sunteți blocat folosind hârtie sau foi de calcul vechi. Dar pentru a profita la maximum de pași și a prelua controlul deplin asupra comenzilor Dvs. de lucru, aveți nevoie de o soluție software modernă CMMS.
ținând cont de pași, să ne uităm la modul în care software-ul de gestionare a comenzilor de lucru le face mai ușoare, mai eficiente.
cum să urmăriți comenzile de lucru
dacă doriți să urmăriți comenzile de lucru, trebuie să găsiți o modalitate de standardizare și centralizare a datelor. Cu metode vechi, cum ar fi hârtia și foile de calcul, riscați întotdeauna să pierdeți sau să corupeți date.
un CMMS vă ajută să rezolvați această problemă stocând datele într-o bază de date centrală care vă păstrează toate informațiile în siguranță, securizate și accesibile. Și pentru că totul este într-un singur loc, este ușor să-l păstrați la zi. În loc de mai multe versiuni, aveți date în care puteți avea încredere.
cum să organizați comenzile de lucru
odată ce aveți toate comenzile de lucru la fața locului, le puteți muta cu ușurință, configurând programe PM pe care le puteți ajusta rapid pentru a face loc sarcinilor la cerere. Software-ul CMMS îl face ușor cu tablouri de bord calendar intuitive care vă permit să mutați comenzi de lucru în jurul cu simplu drag-and-drop.
de unde știi când să adaugi comenzi de lucru la cerere? Cu portalul simplu de solicitare de întreținere online, toată lumea știe exact cum să contacteze departamentul. Tot ce trebuie să facă este să meargă pe site și să introducă informațiile lor. Și spre deosebire de un mesaj telefonic sau un e-mail, formularul online vine cu câmpuri de date personalizabile, astfel încât oamenii să știe exact ce informații să includă în solicitările lor.
cum să eficientizați comenzile de lucru
ultimii doi pași fac ca comenzile dvs. de lucru să fie grele, dar și ușoare. Software-ul CMMS ajută cu ambele.
folosind șabloane personalizabile, cu doar câteva clicuri, puteți adăuga rapid toate informațiile de care au nevoie tehnicienii pentru a funcționa eficient. Și folosind aplicația de întreținere, tehnicienii pot accesa orice, de oriunde, folosind orice dispozitiv mobil conectat la Internet. Tot ce ajutor se potrivește chiar în palma mâinii lor.
rezumat rapid și concis
gestionarea eficientă a comenzilor de lucru ar putea fi la doar câțiva pași distanță, dar trebuie să vă asigurați că vă deplasați în direcția corectă. Începeți prin standardizarea datelor dvs., astfel încât totul să fie în același format, reducându-vă șansele de a pierde sau de a corupe datele. Apoi, configurați-vă programul, dar tratați PMs ca întâlniri la un spital: dacă apare ceva mai grav, fiți gata să reprogramați PMs. Atunci când se ocupă cu cererile de întreținere, înființat și pune în aplicare un proces formal, și apoi ambalaj fiecare comandă de lucru cu tehnicienii de informații trebuie să funcționeze bine, asigurându-vă că tehnicienii au acces la aceste informații de oriunde, cu o aplicație de întreținere mobil.
pașii următori
sunteți gata să vă organizați în cele din urmă gestionarea comenzilor de lucru? Este timpul să implementăm o soluție modernă CMMS.
Hippo are multe modalități de a vă ajuta, indiferent cât de departe sunteți în proces. Vă putem răspunde la întrebările despre strategiile de întreținere (și orice altceva legat de întreținere), vă putem ajuta să rezervați o demonstrație software live sau chiar să vă configurați cu o încercare gratuită.