cum să eliminați înregistrările de afaceri vechi în siguranță
afacerea dvs. va acumula documente rapid. Informațiile angajaților, documentele fiscale, situațiile financiare, înregistrările de afaceri și multe altele vă vor umple rapid sistemul de evidență. În aceste zile, multe companii au ales să scaneze anumite documente, dar chiar și informațiile electronice se vor acumula. Pentru a vă păstra datele în siguranță, este important să știți atât cât timp să păstrați înregistrările comerciale, cât și cum să le eliminați atunci când aveți nevoie.
probleme de protecție a datelor cu înregistrări comerciale vechi
ori de câte ori aveți informații sensibile, există probleme de protecție a datelor. Dacă aveți date financiare sau de altă natură într-un dulap sau pe hard disk, există riscul ca acestea să fie compromise. Hard disk-urile pot eșua, copiile pe suport de hârtie pot fi victime ale daunelor provocate de foc sau apă și există întotdeauna riscul de furt. Deoarece există probleme de protecție a datelor cu stocarea înregistrărilor vechi, este important să păstrați doar ceea ce aveți nevoie.
cât timp să păstrați înregistrările vechi de afaceri
dacă înregistrările dvs. de afaceri sunt copii tipărite sau fișiere electronice, trebuie să luați în considerare cât timp trebuie să păstrați aceste înregistrări. Consultarea cu avocatul sau profesionistul fiscal este o modalitate bună de a ști ce ar trebui să păstrați și de ce puteți dispune.
declarații fiscale de afaceri și documente justificative
în general, IRS recomandă să păstrați aceste documente timp de 7 ani. Acest lucru se datorează faptului că există o „perioadă de limitări” în care o declarație fiscală poate fi modificată de dvs. sau contestată de IRS, iar această perioadă este de obicei de șase ani de la depunere. Cu toate acestea, chiar dacă este posibil să puteți dispune de documente justificative după 7 ani, poate avea sens să păstrați o copie finală a declarațiilor fiscale de afaceri și a corespondenței cu IRS pentru a ajuta la pregătirea viitoarelor returnări.
înregistrări fiscale pentru Ocuparea Forței de muncă
IRS vă sugerează să păstrați orice înregistrări referitoare la impozitele angajaților timp de cel puțin 4 ani de la data la care aceste impozite au fost datorate sau plătite. Acestea includ EIN-ul dvs., salariile, plățile pentru pensii, informațiile personale ale angajaților dvs. și orice altceva referitor la impozitele pe ocuparea forței de muncă.
proprietate comercială
dacă nu mai dețineți activul, ar trebui să păstrați înregistrările până la sfârșitul perioadei de limitări. Orice fapte și titluri trebuie păstrate până când vindeți sau dispuneți de proprietate.
registre de afaceri
CPA vă va sfătui cu privire la cât timp să păstrați situațiile de profit și pierdere, situațiile financiare, registrele de verificare, rapoartele anuale, informațiile Consiliului de administrație, procesele-verbale anuale ale ședinței, documentele de formare a afacerilor, facturile și rapoartele de cheltuieli și regulamentele corporative. Un minim de 7 ani este recomandarea conservatoare.
informații bancare
dacă înregistrările sunt utilizate în scopuri fiscale, recomandarea de 7 ani are sens. Dar dacă declarațiile nu au implicații fiscale, extrasele bancare lunare pot fi eliminate după un an.
cum să eliminați înregistrările vechi de afaceri
când este timpul să eliminați înregistrările vechi de afaceri, doriți să vă asigurați că acestea sunt distruse și nu pot fi recuperate și furate. Există companii de renume care pot ajuta la mărunțirea copiilor tipărite mult mai eficient și mai sigur decât poate tocătorul dvs. de birou, iar unele sunt, de asemenea, capabile să distrugă hardware-ul în sine atunci când trebuie să eliminați datele electronice.
nu vrei să riști când vine vorba de informații cruciale despre afacerea ta. Discutarea cu experți financiari și juridici vă poate ajuta să decideți ce să păstrați și ce să distrugeți, iar companiile de mărunțire, cum ar fi AccuShred, se pot asigura că atunci când sunteți gata să eliminați înregistrările vechi în numele protecției datelor, treaba este făcută corect. Contactați-ne astăzi pentru a afla mai multe.