construirea unui sistem de gestionare a documentelor utilizând Microsoft

construirea unui sistem de gestionare a documentelor utilizând Microsoft

construirea unui sistem de gestionare a documentelor utilizând Microsoft

găsirea sistemului potrivit pentru gestionarea documentelor este crucială pentru succesul oricărei afaceri. Utilizarea unui sistem de gestionare a documentelor Microsoft poate ajuta la rezolvarea provocărilor tipice cu care se confruntă companiile atunci când încearcă să creeze un flux de lucru scalabil.

ce este un sistem de management al documentelor?

un sistem de gestionare a documentelor este pentru gestionarea fișierelor digitale, cum ar fi Word, Excel, PowerPoints și multe altele. În această eră, avem nevoie de un software sigur, robust și personalizabil, care să ofere o experiență excelentă utilizatorului. Trecerea de la un sistem de gestionare a documentelor vechi la un sistem mai nou are potențialul de a îmbunătăți performanța și de a reduce costurile.

provocări tipice cu sistemele de gestionare a documentelor moștenite

Microsoft are un sistem de gestionare a documentelor?

da, așa este. Microsoft Office 365 oferă diverse soluții software, inclusiv SharePoint, Microsoft Dynamics și OneDrive pentru gestionarea documentelor. Oricare dintre cele de mai sus poate fi utilizat în funcție de nevoile fiecărei organizații. Acest sistem ne ajută să stocăm, să colaborăm și să partajăm documentele în jurul diferitelor platforme. Există, de asemenea, diferite moduri în care putem analiza performanța sistemului.

1. Managementul securității și permisiunilor
   multe sisteme de gestionare a documentelor nu oferă utilizatorilor o modalitate de a stabili restricții cu privire la cine poate vedea anumite documente. Unele documente ar trebui să poată fi vizualizate numai de anumiți utilizatori. Este posibil ca membrii unui departament să nu dorească ca un alt departament să le poată accesa fișierele. Sau, un departament sau un grup de utilizatori ar trebui să poată avea permisiunea de adăugare/editare, în timp ce un alt grup are permisiunea numai în citire.
2. căutare și filtrare
   când există o mulțime de foldere și documente, poate fi dificil să găsiți documentul specific pe care îl căutați. Multe sisteme de căutare de gestionare a documentelor nu sunt configurate pentru a rezolva această problemă.
3. notificare și aprobare
   unele documente, cum ar fi politica de resurse umane sau facturile, au nevoie de aprobare înainte de a putea fi vizualizate de toți utilizatorii. Din păcate, majoritatea sistemelor de gestionare a documentelor nu oferă această caracteristică.
4. istoricul documentelor
   ați făcut vreodată modificări la un document, doar pentru a avea nevoie să restaurați ultima versiune, dar nu ați putut? Mulți utilizatori citează incapacitatea de a păstra istoricul documentelor și de a restabili versiunile anterioare un punct de durere cu sistemele de gestionare a documentelor vechi.
5. colaborare în echipă
   de obicei, nu există o modalitate pentru echipe de a menține documente specifice proiectului. Proiectele ar trebui să poată fi atribuite unei echipe care să poată gestiona documentele între membrii echipei.
6. mențineți structura folderului și denumirea
   majoritatea sistemelor de gestionare a documentelor vor păstra aceeași structură de foldere și convenții de denumire în întregul spațiu. Aceasta înseamnă că utilizatorii nu pot organiza sau denumi folderele într-un mod care să aibă sens pentru ei, deoarece aceste modificări sunt reflectate pentru fiecare alt utilizator.

modul în care aplicațiile Microsoft de bază lucrează împreună pentru a sprijini gestionarea documentelor

SharePoint

SharePoint oferă echipei dvs. un spațiu de lucru colaborativ cu tablouri de bord, calendare, activități, notificări și actualizări. Platforma SharePoint le păstrează localizate într-un portal central asociat cu site-urile companiei. Puteți configura un site SharePoint pentru fiecare dintre echipele dvs. de accesat, cu tablouri de bord care oferă notificări despre echipă și companie. De asemenea, puteți configura un portal corporativ în care pot fi căutate Biblioteci și notificări la nivel de companie. Atribuiți fiecărui angajat un nivel de securitate pentru a permite accesul.

acum 10 ani, companiile foloseau SharePoint pentru consolidarea documentelor, Skype pentru comunicare instantanee și Outlook pentru mesagerie și planificare. SharePoint a evoluat într-un centru robust de partajare a documentelor, cu spații de lucru partajate, stocare și prezentare.

OneDrive

OneDrive este o platformă online de stocare a documentelor/fișierelor. Este de obicei folosit de persoane fizice și echipe de afaceri care au nevoie de o locație centrală pentru a stoca și accesa fișiere. Funcțiile de versionare și partajare OneDrive facilitează lucrul împreună, deci este mai mult decât un simplu dulap online. Microsoft face distincția între versiunile personale și cele de afaceri ale instrumentului.

OneDrive (pentru Business) conține acum toate ofertele originale de documente SharePoint, inclusiv fluxuri de lucru, audit, șabloane și controlul versiunii. Ceea ce nu include sunt resursele dvs. de marketing, cum ar fi site-ul web și conexiunile de social media. Compania deține contul și fiecărui utilizator i se atribuie un cont personal în contul companiei. Acesta este locul în care documentele individuale pot fi produse și stocate înainte de a fi partajate cu publicul mai larg al companiei.

OneDrive nu oferă posibilitatea de a publica conținutul dvs. pe web. Deși puteți trimite prin e-mail linkuri către documente, nu puteți publica aceste documente direct pe o pagină web de pe platforma OneDrive. Puteți face documentele detectabile echipei dvs., dar veți avea nevoie de Office 365 sau de o altă platformă CMS/site web pentru a vă publica lucrările în mod public.

Azure

profitați de partajările de fișiere gestionate complet în cloud, care sunt accesibile prin protocolul standard în industrie Server Message Block (SMB). Montați partajările de fișiere simultan în cloud sau local pe Windows, Linux și macOS. În plus, cache Azure file Partajează pe serverele Windows cu Azure File Sync pentru performanță de acces local. Utilizați acțiuni premium pentru sarcini de lucru sensibile la performanță, intensive IO și acțiuni standard pentru stocarea fiabilă a fișierelor de uz general

Dynamics 365

Dynamics 365 este o soluție bazată pe cloud care oferă tot ce aveți nevoie pentru CRM și ERP într-un singur pachet

consultați datele de afaceri și clienți într-un singur loc—din sute de surse—pentru o singură vizualizare la 360 de grade a organizației dvs.

Microsoft Teams

Microsoft Teams este conceput pentru a consolida fiecare aspect al colaborării — nu doar gestionarea și partajarea documentelor. Prin intermediul Microsoft Teams, angajații își pot urmări mesageria instantanee, e-mailul, calendarele, proiectele și multe altele.

Microsoft Planner

Microsoft Planner este o aplicație de rezolvat care vine cu Office 365. Este folosit pentru planificarea personală și lucrul în echipă, cu o interfață simplă bazată pe card.

Microsoft Planner oferă un hub pentru membrii echipei pentru a crea planuri, organiza și atribui sarcini diferiților utilizatori și pentru a verifica actualizările privind progresul prin tablouri de bord. De asemenea, oferă un loc centralizat în care fișierele pot fi partajate și vizibile pentru întreaga echipă. Ca aplicație Office 365, puteți găsi Planificator în Office 365 home.

Planner se integrează nativ cu toate celelalte aplicații Office 365, iar utilizarea unui instrument în ecosistemul Microsoft este foarte eficientă. Microsoft a creat o suită de aplicații care se completează reciproc și funcționează frumos împreună. Utilizarea Planner înseamnă că puteți integra cu ușurință sarcinile în Outlook, atașați și vizualiza documentația de activitate prin conectarea la SharePoint, discuta un proiect în cadrul Teams în timp ce Planificatorul deschis, hop pe un apel video (cu Teams, anterior Skype for Business), și mult mai mult

beneficiile utilizării software-ului Microsoft pentru gestionarea documentelor

o soluție eficientă de gestionare a documentelor specifică următoarele:

1. ce tipuri de documente și alt conținut pot fi create într-o organizație
2. ce șablon să folosească pentru fiecare tip de document
3. ce metadate să furnizeze pentru fiecare tip de document
4. unde să stocheze un document în fiecare etapă a ciclului său de viață
5. cum să controleze accesul la un document în fiecare etapă a ciclului său de viață
6. cum să mutați documentele în cadrul organizației, deoarece membrii echipei contribuie la crearea, revizuirea, aprobarea, publicarea și dispunerea documentelor

Microsoft oferă cele mai bune soluții pentru toate deasupra. Următoarele sunt caracteristicile și avantajele utilizării Microsoft ca partener DMS. A furnizat aceste soluții de mulți ani și este una dintre cele mai importante companii din acest domeniu. Cu cloud, on-premise sau hybrid, orice structură pe care o alegeți, Microsoft oferă o soluție mai bună.

aceste soluții și beneficii includ:

• abilitatea de a găsi/căuta cu ușurință informațiile de care aveți nevoie
• mobile-friendly: Creați/editați / colaborați în orice moment, în orice loc
• Securitate generală: mai sigur decât un server local
• folder și securitate la nivel de fișier: Acordați acces numai persoanelor care au nevoie de el
• compatibil
• controlul versiunii, astfel încât să nu existe iterații diferite ale unui fișier care să plutească în jurul istoricului fișierului
• , astfel încât să puteți vedea cine a făcut ce schimbare, când
• colaborare ușoară cu colegii, contractorii și clienții
• partajare rapidă și sigură în interiorul sau în afara organizației
• integrare & compatibilitate: Soluțiile Microsoft se integrează cu ușurință în multe alte sisteme
• imagistica/scanarea documentelor vă permite să economisiți spațiu fizic stocând fișierele online
• scalabil: crește cu ușurință odată cu organizația dvs. Nu veți putea să o depășiți ca soluție de gestionare a documentelor
• bazată pe Cloud: nu trebuie să vă faceți griji cu privire la securitatea fizică a serverelor sau la pierderea tuturor datelor dvs. atunci când totul este în cloud. Accesați fișierele de care aveți nevoie oricând, oriunde aveți o conexiune la internet
• editare Offline: dacă mergeți undeva fără o conexiune la internet, puteți lua cu ușurință fișierele cu dvs.
• economisiți resurse umane: nu veți avea nevoie de atât de mulți angajați IT ca și pentru un server vechi, la fața locului

în plus, migrarea de pe serverele vechi sau alte soluții este ușoară.

cum HingePoint ajută clienții noștri să utilizeze soluțiile Microsoft pentru nevoile lor de gestionare a documentelor

vă putem ajuta să implementați SharePoint ca soluție de stocare a documentelor. Vom proiecta arhitectura informațională (IA) pe baza cerințelor dvs. unice de afaceri. IA acoperă colecțiile de site-uri necesare, subsite-uri, biblioteca de documente, metadate, câmpuri și multe altele.

organizați fișierele în categorii logice pentru a vă ajuta să rămâneți organizat

ne ocupăm de crearea de biblioteci cu metadate predefinite pentru a vă asigura că găsiți conținutul pe care îl căutați de fiecare dată când căutați și filtrați.

putem implementa un flux de lucru care face posibilă setarea aprobării și notificărilor pentru anumite documente. Dacă aveți nevoie de un site de echipă pentru colaborare, putem crea acest lucru. De asemenea, putem transforma acel site într-un șablon care vă permite să creați cu ușurință spații separate pentru fiecare client sau proiect care păstrează aceeași structură de bază.

dacă doriți să duceți colaborarea în echipă la un alt nivel, vă putem ajuta să integrați Microsoft Teams. Echipele dvs. vor putea gestiona cu ușurință toate documentele legate de o discuție într-un singur loc și o vor găsi cu ușurință în viitor.

gestionarea documentelor care se referă la activitățile proiectului? Vă putem ajuta să adăugați Microsoft Planner la ecuație pentru a urmări sarcinile de progres. Puteți asocia cu ușurință documente din SharePoint cu activitățile dvs. și puteți lega în conversații cu Microsoft Teams.

utilizați formulare personalizate pentru a gestiona solicitările echipei și pentru a crea file cu rapoarte personalizate pentru a monitoriza progresul general.

după cum puteți vedea, există o mulțime de moduri în care puteți eficientiza procesele de gestionare a documentelor utilizând instrumentele Microsoft.

puteți utiliza chiar SharePoint pentru a gestiona documentele pe care le utilizați pentru a publica conținut pe site-ul dvs. web.

cum ar arăta un sistem de gestionare a documentelor mai bun pentru dvs.?

organizația dvs. mai utilizează un sistem de gestionare a documentelor vechi datat pentru a vă gestiona înregistrările? Luați legătura cu Hingepoint astăzi, și a vedea consultanții noștri cu experiență pot face munca mai ușoară cu un sistem de utilizatorii vor iubi!