cele mai bune practici pentru îmbunătățirea Departamentului de achiziții
Departamentul de achiziții este responsabil pentru achiziționarea de bunuri și servicii. În timp ce acest lucru poate părea destul de simplu, ei trebuie să îndeplinească o mulțime de sarcini între cercetarea celor mai bune oferte și efectuarea achiziției. Dacă sunteți un IMM, știți că departamentul dvs. de achiziții face multe și depinde de ei să ia decizii inteligente de cumpărare care au impact asupra întregii afaceri.
gândiți-vă astfel, departamentul dvs. de achiziții este responsabil, cel puțin parțial, pentru succesul afacerii dvs. Nu doriți niciodată să pierdeți bani pentru achiziționarea de produse pe care le puteți obține în altă parte și este responsabilitatea acestui departament să vă asigurați că acest lucru nu se întâmplă.
De Ce Ar Trebui Să Vă Îmbunătățiți Departamentul De Achiziții?
răspunsul la această întrebare este simplu: bani. Îmbunătățirea acestui departament și modul în care funcționează poate ajunge să vă economisească tone de bani în fiecare an. Aceasta include salvarea pe costurile de produs și de a face angajații dumneavoastră suficient de eficient că în timpul lor de 8 ore de lucru zi, acestea sunt realizarea mai mult și de a face afacerea mai profitabile.
cum să vă îmbunătățiți Departamentul de achiziții
când începeți pentru prima dată, poate fi dificil să fixați procesul de achiziție, astfel încât toată lumea din departament să fie pe aceeași pagină. Cu toate acestea, folosind aceste sfaturi, vă puteți îmbunătăți Departamentul de achiziții și vă puteți influența pozitiv întreaga afacere.
îmbunătățiți cumpărarea
nu fiecare persoană din departamentul de achiziții trebuie să fie responsabilă pentru apelarea furnizorilor și găsirea celor mai bune oferte. În schimb, puteți pune o echipă responsabilă pentru această sarcină și puteți permite altor membri ai Departamentului să se concentreze asupra etapelor următoare.
de asemenea, puteți gestiona achiziții cumpărați sistematic numirea unei persoane care să se ocupe de apelarea furnizorilor și alta pentru compararea prețurilor. Orice ai alege să faci, trebuie să ai un proces care să contureze regulile de cumpărare, astfel încât toată lumea să o facă în același mod și să îndeplinească fiecare sarcină.
analizați cheltuielile
pentru a analiza cheltuielile, va trebui să efectuați o analiză a cheltuielilor. Această analiză este o analiză detaliată a modului în care cheltuiți și este esențial să revizuiți pentru a îmbunătăți sistemul de achiziții. Asigurați-vă că analizați fiecare factor care afectează prețul produselor, cum ar fi:
- costurile materiilor prime
- costurile de inventar (inclusiv cerințele de spațiu, încălzire și asigurare)
- cheltuielile de transport
- taxele furnizorului
- condiții de plată
- costurile de transport și manipulare
prin îmbunătățirea acestui aspect al departamentul dvs. de achiziții, puteți economisi suficienți bani pentru alte domenii de afaceri, cum ar fi marketingul și angajarea mai multor angajați pe măsură ce creșteți.
analizați cererea
pentru a analiza cererea, va trebui să aflați nevoile esențiale ale companiei dvs. atunci când vine vorba de achiziții. Concentrați-vă doar pe deciziile critice de cumpărare pe care le luați. Pentru a face acest lucru, poate fi necesar să rescrieți politicile interne care includ noi criterii care determină ce produse și servicii sunt esențiale.
de asemenea, va trebui să vă concentrați asupra cantității. Dacă cumpărați în vrac pentru un preț mai mic, luați în considerare cât vă costă să stocați articole de care este posibil să nu aveți nevoie pentru lunile următoare.
poate doriți să luați în considerare cumpărarea de bunuri mai ieftine din străinătate. Cu toate acestea, achiziționarea de la furnizori străini vine cu costuri care pot face să nu merite, cum ar fi costurile de transport mai mari. Deoarece există și diferențe de timp, vă puteți aștepta, de asemenea, la o întârziere, deci nu este recomandat să utilizați acești furnizori pentru articolele de care aveți nevoie imediat.
reduceți complexitatea
puteți cumpăra pur și simplu mai multe piese sau bunuri standard de la furnizori în loc de articolele personalizate mai scumpe. Dacă acest lucru este posibil pentru afacerea dvs., discutați cu furnizorii dvs. pentru a vă asigura că achizițiile se potrivesc nevoilor dvs. și că nu cheltuiți excesiv pentru articole personalizate. Dacă aveți o relație bună cu furnizorul dvs., acesta nu ar trebui să aibă nicio problemă să vă ajute să reduceți costurile, deoarece veți continua să faceți achiziții care să beneficieze atât afacerea dvs., cât și a lor.
construiți parteneriate strategice
construirea parteneriatelor este ușoară. Cu toate acestea, construirea de parteneriate strategice poate fi dificilă pentru unele întreprinderi. Dacă lucrați cu o mulțime de furnizori, veți dori să începeți să reduceți lista și să încercați să lucrați doar cu câțiva.
dacă lucrați cu mai puțini furnizori, puteți economisi timp și resurse. De asemenea, veți putea construi relații mai bune, deoarece aveți mai puține afaceri cu care să lucrați.
furnizorii dvs. se vor simți onorați, deoarece au fost aleși să fie puținii cu care faceți afaceri. Acest lucru vă va ajuta să continuați să construiți relații, astfel încât să vă puteți aștepta la mai multă flexibilitate din partea lor atunci când vine vorba de nevoile dvs.
amintiți-vă întotdeauna că parteneriatul dvs. ar trebui să fie reciproc avantajos. Ar trebui să-i ajuți să reușească la fel de mult cum te ajută ei pe tine. Când negociați, rețineți că va trebui să îi ajutați să vadă cum pot beneficia ambele părți. Acest lucru va ajuta la stabilirea încrederii între dvs. și ei, astfel încât să puteți continua să aveți succes.
evaluați furnizorii
odată ce aveți o listă mai mică de furnizori cu care să lucrați, asigurați-vă că îi evaluați în mod regulat. Puteți stabili propriul sistem de evaluare a performanței acestora, dar asigurați-vă că includeți acești factori:
- flexibilitate
- timp de livrare
- Costuri
- calitatea serviciului
dacă aveți la dispoziție un document pe care furnizorii dvs. îl pot revizui, îi veți ajuta, de asemenea, să vadă unde poate fi îmbunătățită performanța lor, ceea ce vă poate ajuta afacerea și pe a lor, deoarece au mai mulți cumpărători cu care se ocupă.
investiți în software-ul de gestionare a comenzilor de Cumpăraresoftware pentru comenzi de cumpărare. software de achiziții
în epoca modernă, există atât de multe instrumente tehnologice care vă pot ajuta afacerea să crească și să reușească. Este posibil ca procesul dvs. de achiziție să fi fost odată suficient de simplu pentru a justifica utilizarea unei foi de calcul. Cu toate acestea, pe măsură ce creșteți, veți găsi mai multe erori și complicații umane care fac ca utilizarea proceselor manuale să fie impracticabilă.
multe IMM-uri încep să utilizeze QuickBooks pentru a le ajuta să trimită comenzi de achiziție mai rapid prin crearea unei comenzi de achiziție QuickBooks, care completează automat câmpurile pentru dvs. În timp ce automatizarea este cheia succesului în epoca modernă, acest program nu poate face tot ce aveți nevoie atunci când vine vorba de achiziții. În schimb, utilizatorii pot integra Bellwether cu QuickBooks la:
- Introduceți facturile în ePMX
- trei căi de potrivire Factură (PO, chitanță, și factura)
- facturi pod în QB pentru plata
software-ul integrat de achiziții publice vă va ajuta să gestionați toate funcțiile de zi cu zi ale procesului de achiziție, astfel încât să puteți economisi timp și bani în timp ce angajații se concentreze pe sarcini mai importante, cum ar cu furnizorii tăi.
pentru companiile care doresc să economisească timp și bani semnificativi, software-ul robust pentru comenzi de achiziție vă poate ajuta să gestionați relațiile furnizor/ furnizor, să găsiți cele mai bune oferte și să transformați POs-urile în facturi cu câteva clicuri ale mouse-ului. Aceste tehnologii revoluționează complet modul în care veți gestiona achizițiile, făcând totul, de la achiziții la procesele de aprobare mult mai simplu.