Care este rolul unui președinte de Comisie?
un președinte de Comisie este o poziție de conducere care necesită abilități specifice, precum și un sentiment de diplomație și democrație. Rolul unui președinte de comisie poate fi o întreprindere consumatoare de timp, care necesită timp suplimentar pentru ca președintele să planifice și să se pregătească pentru reuniuni. Președinții de Comisie sunt responsabili de facilitarea reuniunilor comisiilor și de raportarea constatărilor Comitetului către Consiliu. Este esențial ca cei care servesc în funcția de președinte al Consiliului să aibă o voce clară și abilități bune de prezentare. Abilitățile bune de facilitare sunt importante pentru președinții de comisii, astfel încât toți membrii comitetului să participe și reuniunile să se desfășoare fără probleme.
rolul președintelui Comisiei
o abilitate importantă pentru cei care servesc în rolul de președinte al Comisiei este planificarea eficientă. În timp ce Consiliul oferă Comitetului o cartă și sarcini specifice, președintele comitetului trebuie să țină cont de scopul, misiunea și direcția strategică a organizației pe măsură ce Comitetul își urmează cursul. Un președinte de Comisie trebuie să planifice cu atenție o agendă și să o trimită membrilor comitetului în timp util pentru ca membrii comitetului să participe la ședință și să participe cu atenție. O pregătire atentă din partea președintelui Comisiei va eficientiza activitatea Comitetului pe măsură ce aceștia efectuează investigații și efectuează cercetări cu privire la problemele pe care trebuie să le abordeze.
rolul președintelui Comisiei necesită abilități excelente de facilitare
rolul președintelui Comisiei necesită abilități excelente de facilitare. Pentru unii oameni, facilitarea vine în mod natural. Pentru alții, instruirea în facilitarea întâlnirilor poate fi foarte utilă.
este vital ca președinții de Comisie să-și amintească faptul că sunt responsabili în fața Consiliului pentru grup și pentru munca pe care grupul o face. Acesta este un aspect important atunci când se facilitează o comisie care are unul sau mai mulți membri care sunt aroganți sau care oferă în mod continuu opinii puternice. De asemenea, este crucial ca președinții de Comisie să fie dispuși să se adreseze unui membru al Comisiei care nu protejează confidențialitatea sau care are un conflict de interese cunoscut.
având în vedere acest lucru, un președinte de Comisie nu ar trebui să se teamă să se adreseze unui membru al Comisiei care scoate grupul în afara subiectului sau care doar regurgitează opinia altui membru. Președintele Comisiei trebuie să fie responsabil. Este important să abordăm astfel de probleme din timp și să fim în concordanță cu modul în care sunt tratate. De exemplu, un răspuns bun de utilizat atunci când cineva este în afara subiectului este: ‘cum se aplică asta agendei noastre? Dacă problema este într-adevăr off-topic, dar important de discutat, un președinte ar putea dori să o prezinte mai târziu în ședință.
un facilitator bun folosește fraze și instrumente pentru a ajuta grupul să avanseze. Un președinte de Comisie nu ar trebui să ia niciodată decizii pentru grup sau să orienteze grupul către opiniile personale ale Președintelui.
ideea de a avea discuții de grup este de a lua decizii sau recomandări care sunt verificate temeinic și bine rotunjite. Acest lucru se întâmplă numai atunci când un grup de oameni permite tuturor să participe, astfel încât să intre în discuție perspective diferite. Un facilitator eficient nu lasă o persoană să monopolizeze conversația și poate încuraja membrii Comitetului mai liniștiți să-și împărtășească opiniile și perspectivele.
membrii Comitetului pot fi mai înclinați să participe atunci când președintele îi cheamă pe nume. Dacă sunteți unul dintre acei oameni care are probleme în a-și aminti numele oamenilor, nu vă simțiți vinovați de utilizarea unui instrument, cum ar fi etichetele de nume sau o diagramă de scaune. Este mai bine decât să greșești un nume sau să treci peste cineva pentru că nu-ți poți aminti numele.
în majoritatea cazurilor, membrii comisiei apreciază ordinea la fel de mult ca și președintele Comisiei. Un bun facilitator de întâlnire face note despre ordinea în care membrii își ridică mâinile. Din nou, scrieți numele dacă aveți probleme să vă amintiți ordinea mâinilor în aer. Recunoașteți ordinea vorbitorilor verbalizând-o. Să auzim mai întâi de John, apoi de Nancy și apoi de Charles.
Faceți contact vizual cu membrii comitetului în timp ce chemați fiecare persoană să vorbească, deoarece stabilește o relație între dvs. și ei. Când faceți contact vizual, puteți, de asemenea, să ridicați expresiile faciale și limbajul corpului unui membru. Luați notă de membrii care par a fi confuzi, enervați sau nerăbdători să vorbească. Contactul vizual frecvent trimite un mesaj membrilor Comitetului dvs. că sunteți atenți și acordați la întâlnire.
pe măsură ce discuția se încheie și membrii comisiei nu mai au nimic de contribuit, este timpul ca președintele Comisiei să orienteze grupul spre luarea deciziilor. Cel mai bun mod de a aborda acest lucru este ca președintele să rezume ceea ce sa spus și fie să sugereze o propunere, fie să ceară unui membru al Comisiei să formuleze o propunere. De exemplu, oferă o declarație, cum ar fi, ‘Grupul pare să spună…
acest tip de declarație ar trebui să deschidă o discuție pentru a modifica formularea propunerii până când toți membrii comisiei sunt de acord și mulțumiți de aceasta.
cu puține excepții, comitetele au puțină sau deloc putere sau autoritate. În rolul președintelui Comisiei, este vital ca comisiile să nu-și depășească Autoritatea. Dacă devine evident că o problemă nu intră în sarcina Comisiei, este responsabilitatea președintelui Comisiei să o ducă înapoi la consiliu și să le ceară să trimită problema unui comitet sau organism mai adecvat.
devine o practică obișnuită ca consiliile să profite de avantajele software-ului portalului Consiliului pentru a asigura o bună guvernanță corporativă la nivelul Consiliului și al Comitetului. Un portal de bord oferă o platformă sigură pentru comunicații, planificare și documentare.
prezentarea constatărilor și recomandărilor Consiliului
rolul președintelui Comitetului necesită raportarea constatărilor Comitetului către Consiliu. În funcție de preferințele Consiliului, președinții își pot prezenta raportul oral sau în scris. Este responsabilitatea președintelui să se asigure că raportul Comisiei este clar și lipsit de ambiguitate și că acestea sunt specifice în ceea ce privește recomandările Comisiei pentru etapele următoare și punerea în aplicare. Raportul final ar trebui să reflecte punctele de vedere colective ale Comisiei, reprezentate de perspectiva majorității. De asemenea, președinții ar trebui să noteze dacă Comisia nu a reușit să ajungă la un consens.
în cele din urmă, președintele Comitetului poate convoca o reuniune specială pentru a aborda chestiuni urgente, dacă este necesar. De-a lungul activității Comitetului, președintele ar trebui să revizuiască funcționarea și dezvoltarea Comitetului pentru a se asigura că activitatea este încă necesară și este aliniată la misiunea și direcția organizației. Pe măsură ce președintele Comisiei coboară sau se rotește de pe poziția de Președinte, este prudent ca președintele de ieșire să sprijine președintele de intrare prin informarea noului președinte și oferirea de sfaturi.