5 pași pentru a vă gestiona proiectul de la început până la sfârșit
teoretic, un proiect are succes atunci când este livrat la timp și la buget, în condițiile convenite de părțile interesate participante. În practică, însă, va trebui să planificați și să alocați resurse, să vă confruntați cu întârzieri și să ajustați cheltuielile, asigurându-vă în același timp că toată lumea este sincronizată.
dar ce faci atunci când ai puțină sau deloc experiență în gestionarea unui proiect de la început până la sfârșit? Dacă acesta este cazul dvs., următorii 5 pași vor servi drept ghid pentru configurarea proiectului în funcțiune. Vom arunca o privire la fiecare detaliu și vom vedea cum o aplicație de management de proiect precum Paymo vă poate ajuta.
acord cu părțile interesate cu privire la planul de proiect
un plan de proiect este elementul cheie al unui proiect de succes, servind drept foaie de parcurs pentru liderul său și părțile interesate implicate. Acesta conține trei parametri în funcție de care se măsoară progresul proiectului: domeniul de aplicare, calendarul și bugetul. De asemenea, precizează în ce circumstanțe pot apărea modificări, în cazul în care apar abateri de la planul inițial.
după finalizarea acestuia, părțile interesate îl vor revizui și accepta pentru a începe proiectul. Este vital, prin urmare, pentru a obține toate părțile implicate pe aceeași pagină în ceea ce privește parametrii conveniți și propriile responsabilități. Pentru a face acest lucru, creați o notă în Paymo și scrieți cât mai multe lucruri cât mai detaliate posibil. Apoi atașați-l la proiect odată ce toată lumea l-a aprobat.
creați o listă de sarcini și grupați-le
în acest moment, trebuie să identificați toate sarcinile necesare care vor duce la îndeplinirea domeniului de aplicare. Acest lucru s-ar putea dovedi a fi ușor dacă ați gestionat un proiect similar înainte. Dar dacă intrați în ape necunoscute, cel mai bun lucru de făcut este să inversați întregul proces. Gândiți-vă la rezultatul final și la ce trebuie făcut pentru a-l obține.
notați toate sarcinile necesare într-o ordine specială, apoi grupați-le sub liste de sarcini în funcție de asemănarea lor. Dacă proiectul este mai dens, puteți merge mai granular și puteți seta un al treilea nivel de sarcini sub formă de sub-sarcini. Acordați atenție, deoarece acest lucru adaugă complexitate și face proiectul greu de urmărit.
buget estimat & costuri pentru fiecare sarcină
odată ce sarcinile sunt trasate, trebuie să faceți lucrul de care se tem majoritatea managerilor de proiect: estimări, adică cât timp va dura pentru a finaliza o sarcină. De ce? Deoarece estimările inițiale sunt adesea greșite. Nu vă faceți griji, totuși, veți fi mai exacți odată ce veți câștiga experiență.
dar pentru a vă oferi un avans, există trei tipuri de sarcini: sarcini pe care le-ați făcut înainte, sarcini pe care nu le-ați făcut înainte, dar aveți o idee despre cum să le rezolvați și sarcini pe care nu le-ați făcut înainte și nu aveți nicio idee despre logistica lor. Pentru primul tip știți deja bugetul de timp și puteți calcula costurile derivate din rata medie orară. Pentru al doilea tip estimați pe baza intuiției dvs. și înmulțiți bugetul cu 1,5-2, iar pentru al treilea tip înmulțiți bugetul cu 3. Dacă sună prea mult, amintiți-vă: este întotdeauna cel mai bine să promiți mult și să depășești.
monitorizați și măsurați progresul proiectului
ați decis deja domeniul de aplicare al proiectului, bugetele estimate ale activității și ați stabilit o cronologie a proiectului. Și acum ce facem? Trebuie să monitorizați zilnic proiectul pentru a vă asigura că toți parametrii conveniți sunt îndepliniți. Pentru a face acest lucru, trebuie să definiți un set de valori, în funcție de ce înseamnă succesul pentru dvs. De exemplu, dacă sunteți preocupat de fixarea termenului limită din cauza constrângerilor specifice ale proiectului, veți măsura metrica variantei de programare. Acesta arată modul în care proiectul variază în comparație cu programul inițial și ce sarcini întârzie. Dacă satisfacția părților interesate este mai importantă pentru dvs., veți emite un sondaj de satisfacție și veți măsura rezultatul.
odată setat, trebuie pur și simplu să le măsurați în mod regulat. Poate doriți să utilizați un tablou de bord personalizabil într-un sistem de management de proiect care furnizează date în timp real. Avantajul este că puteți vedea întregul progres al proiectului într-o singură vizualizare, fără a fi nevoie să comutați între diferite aplicații.
urmăriți timpul și plătiți
nu uitați să urmăriți timpul pentru fiecare sarcină în parte și să o clasificați în ore facturabile vs.non-facturabile. În acest fel veți determina dacă sunteți consecvent față de domeniul de aplicare al proiectului. Practica vă va ajuta, de asemenea, în facturare clienții dumneavoastră și plătit pentru munca reală, eliminarea guesstimates din ecuația. Disputele jenante privind prețurile finale sunt astfel evitate, în timp ce sunteți trași la răspundere.