5 Lucruri de făcut înainte de începerea întâlnirii
cu toții ne-am arătat la acea întâlnire.
cel fără scop. Cel fără preaviz sau detalii. Și cel în care nimeni nu a putut găsi chiar și în cazul în care întâlnirea a avut loc.
ajunge să fie o pierdere de timp pentru toată lumea.
pentru a vă asigura că întâlnirea dvs. este un succes, trebuie să vă pregătiți în avans.
fii pregătit înainte de întâlnire
ceea ce tu și echipa ta obțineți dintr-o întâlnire depinde de ceea ce puneți în întâlnire în pregătire.
„nu este o întâlnire dacă nu vă pregătiți în avans.”(Tweet acest citat)
pentru a preveni o întâlnire irosită, trebuie să fiți gata pentru întâlnirea dvs. înainte de a începe.
iată 5 Lucruri de făcut înainte de începerea întâlnirii:
- trimiteți invitații în avans-întâlnirile nu ar trebui să fie afaceri de ultimă oră. Nimănui nu-i place să primească o invitație de întâlnire în aceeași zi. Pentru o întâlnire formală, invitațiile ar trebui să meargă cu cel puțin 2-3 zile înainte.
- distribuie o agendă – o întâlnire fără o agendă este doar gratuită pentru toți. Faceți o agendă și distribuiți-o participanților, astfel încât să poată fi pregătiți să discute subiectele.
- furnizați Materiale de revizuire – dacă există materiale în avans care trebuie revizuite, asigurați-vă că le furnizați suficient de devreme pentru ca participanții să le poată citi efectiv. În caz contrar, întâlnirea dvs. va deveni o „sesiune de lectură.”Aceasta nu este o utilizare productivă a timpului nimănui.
- Reserve Meeting Space – cu toții am avut experiența de a încerca să mergem la o întâlnire doar pentru a descoperi în ultimul moment că nu există o locație de întâlnire atașată invitației. Asigurați-vă că rezervați un spațiu de întâlnire adecvat care să se potrivească numărului de participanți și să lucrați pentru a fi realizat.
- setați așteptările întâlnirii – poate că cel mai important lucru pe care îl puteți face înainte de întâlnire este să stabiliți așteptarea: „care este scopul întâlnirii?”Oamenilor le place să știe dinainte de ce participă. Stabilește întâlnirea cu un scop. Fii descriptiv cu subiectul întâlnirii tale. „Catch-up” nu este un subiect bun de întâlnire. „Briefing privind statutul proiectului XYZ” este mult mai bun și va duce la o întâlnire mai intenționată.
nu este o întâlnire dacă nu vă pregătiți în avans
majoritatea întâlnirilor sunt un eșec înainte de a începe.
în multe companii, întâlnirile sunt atât de disfuncționale încât reprezintă cea mai mare pierdere de timp la locul de muncă.
pregătește-te pentru întrunirile tale în avans și acestea vor fi o utilizare mai eficientă a timpului tuturor.