4 moduri de a ajuta pe alții să fie mai concis
sa întâmplat din nou. În ciuda eforturilor tale de a o evita, ești blocat la o întâlnire online, ascultându-l pe tipul care durează 15 minute pentru a explica orice.
când cineva primește în sfârșit un cuvânt, ascultă un pic, dar brusc întrerupe când își dă seama că a uitat, „un alt detaliu.”Cinci minute mai târziu, el încă vorbește și te gândești la toate lucrurile mai bune pe care le-ai putea face.
când ne confruntăm cu acest lucru, răspunsul implicit pentru mulți dintre noi este să ne plângem de persoană sau să strategizăm cum să le remediem. Întrebarea care mi se pune adesea este:
Cum pot să-l fac pe tipul ăsta să fie mai concis?
vestea proastă? Nu de mult, cu excepția cazului în:
- ei sunt pe deplin conștienți de problemă.
- chiar vor să se îmbunătățească.
rareori sunt ambele lucruri adevărate. Am văzut o mulțime de lideri care pierd timp și resurse încercând să „repare” oamenii.
iată o veste mai bună: puneți întrebarea greșită.
este mai probabil să mutați acul cu indivizii dacă organizația în ansamblu apreciază comunicarea concisă. În acest caz, mai mulți oameni vor lua măsuri pentru a-l sprijini. Iată patru moduri de a vă conduce echipa într-o comunicare concisă:
centrați oamenii pe public
majoritatea oamenilor, atunci când pregătesc o prezentare, un raport sau o informare, deschid un PowerPoint gol și se întreabă: „Ce ar trebui să pun în această prezentare?”Ei vor pune, de asemenea, această întrebare colegilor și dvs.
este întrebarea greșită. Când o auziți, este o oportunitate imediată de coaching, chiar dacă sunteți un coleg sau subordonat persoanei care întreabă.
o întrebare mult mai bună este: „ce trebuie să audă publicul tău?”Odată ce strategia este centrată pe nevoile publicului, aceasta oferă cadrul pentru ceea ce trebuie spus. Dacă nu se adresează unei nevoi a publicului, este străină.
când răspunsul la această întrebare nu este clar, cei mai buni lideri împuternicesc oamenii să găsească un răspuns la această întrebare, înainte de a face orice altceva.
chemați porcii de întâlnire
nu puteți (și nu ar trebui) să intrați în fiecare interacțiune, dar dacă rulați o întâlnire, setați tonul. Când cineva începe întâmplă și pe, antrenor prin a spune:
acest lucru nu suna ca detaliu toată lumea are nevoie. Deci, putem să ne ținem de agenda noastră, care este linia de jos pe care trebuie să o știm cu toții?
fii bun, dar ferm. După ce au auzit acest lucru în câteva întâlniri, majoritatea oamenilor vor apărea cu mesaje mai concise.
desigur, aceasta presupune că aveți o agendă. Dacă nu, începeți aici: patru practici pentru conducerea unei întâlniri eficiente.
întâlniri End devreme
pe fața sa, Acest lucru poate părea fără legătură cu concizie, dar vorbește volume pentru cultura echipei. Liderii care umplu fiecare moment al fiecărei întâlniri în picioare pierd ocazia de a demonstra că curăță ceea ce este cel mai important.
desigur, Echipele trebuie să se întâlnească pentru a produce cea mai bună lucrare și că timpul ar trebui folosit bine. Când încheiați ocazional o întâlnire devreme sau săriți totul împreună, demonstrați tuturor că apreciați și comunicarea concisă.
folosesc standarde de stil
practic fiecare brand de afaceri la nivel mondial are standarde pentru utilizarea de logo-uri, culori, fonturi și grafică în Comunicații. Fiecare instituție academică de notă folosește un ghid de stil popular pentru formatarea documentelor pentru a asigura formatarea consecventă și ușurința pentru cititori.
de asemenea, puteți seta așteptările cu echipa dvs. pe o comunicare concisă. Standardele cheie pentru activitățile de profil înalt pot fi articulate, cum ar fi:
- rapoartele clienților pot fi emise până la cinci pagini.
- e-mailurile către furnizorii noștri sunt de 500 de cuvinte sau mai puțin.
- abordăm toate punctele planificate pe ordinea de zi a reuniunii.
observați că aceste standarde descriu ce trebuie să urmărim, nu ce să evităm. Desigur, vor exista excepții, dar setați tonul pentru ca standardul să fie îndeplinit în majoritatea situațiilor.
când toate celelalte eșuează, încercați acest
chiar și cea mai sănătoasă cultură a comunicării nu va influența întotdeauna cei mai răi infractori. Dacă ați încercat cele de mai sus și totuși întâmpinați probleme, iată 6 obiceiuri pentru a împiedica oamenii să vă piardă timpul.