Qual è il ruolo di un presidente di commissione?
Un presidente di commissione è una posizione di leadership che richiede competenze specifiche, nonché un senso di diplomazia e democrazia. Il ruolo di un presidente di commissione può essere un’impresa che richiede tempo che richiede più tempo per il presidente di pianificare e prepararsi per le riunioni. I presidenti di commissione hanno il compito di facilitare le riunioni del comitato e di riferire i risultati del comitato al consiglio. È essenziale per coloro che servono nella posizione di presidente del consiglio di avere una voce chiara e buone capacità di presentazione. Buone capacità di facilitazione sono importanti per i presidenti di commissione in modo che tutti i membri del comitato partecipano e riunioni senza intoppi.
Ruolo del presidente del comitato
Una competenza importante per coloro che servono nel ruolo di presidente del comitato è una pianificazione efficace. Mentre il consiglio fornisce al comitato una carta e compiti specifici, il presidente del comitato deve tenere a mente lo scopo, la missione e la direzione strategica dell’organizzazione mentre il comitato persegue il suo corso. Un presidente del comitato deve pianificare attentamente un ordine del giorno e inviarlo ai membri del comitato in tempo sufficiente affinché i membri del comitato partecipino alla riunione e partecipino con attenzione. Un’attenta preparazione da parte del presidente del comitato semplificherà il lavoro del comitato mentre conduce indagini e svolge ricerche sulle questioni che devono affrontare.
Il ruolo del presidente del comitato richiede eccellenti capacità di facilitazione
Il ruolo del presidente del comitato richiede eccellenti capacità di facilitazione. Per alcune persone, facilitazione viene naturale. Per gli altri, la formazione nel facilitare le riunioni può essere molto utile.
È fondamentale che i presidenti di commissione ricordino che sono responsabili nei confronti del consiglio per il gruppo e per il lavoro che il gruppo svolge. Questa è una considerazione importante quando si facilita un comitato che ha uno o più membri che sono prepotenti o che offrono continuamente opinioni forti. È anche fondamentale che i presidenti di commissione siano disposti a rivolgersi a un membro del comitato che non riesce a proteggere la riservatezza o che ha un conflitto di interessi noto.
Con questo in mente, un presidente di commissione non dovrebbe avere paura di rivolgersi a un membro del comitato che prende il gruppo fuori tema o che semplicemente rigurgita l’opinione di un altro membro. Il presidente della commissione deve essere responsabile. È importante affrontare tali problemi in anticipo ed essere coerenti con il modo in cui vengono gestiti. Ad esempio, una buona risposta da usare quando qualcuno è fuori tema è: ‘Come si applica alla nostra agenda?”Se la questione è davvero fuori tema, ma importante da discutere, un presidente potrebbe volerlo presentare più avanti nella riunione.
Un buon facilitatore usa frasi e strumenti per aiutare il gruppo ad andare avanti. Un presidente di commissione non dovrebbe mai prendere decisioni per il gruppo o guidare il gruppo verso le opinioni personali del presidente.
Il punto di avere discussioni di gruppo è quello di prendere decisioni o raccomandazioni che sono accuratamente controllati e ben arrotondati. Questo accade solo quando un gruppo di persone permette a tutti di partecipare in modo che diverse prospettive entrano nella discussione. Un facilitatore efficace non consente a una persona di monopolizzare la conversazione e può incoraggiare i membri del comitato più tranquilli a condividere le loro opinioni e prospettive.
I membri del Comitato possono essere più inclini a partecipare quando il presidente li chiama per nome. Se sei una di quelle persone che ha difficoltà a ricordare i nomi delle persone, non sentirti in colpa per l’utilizzo di uno strumento come i tag dei nomi o un grafico dei posti a sedere. È meglio che sbagliare un nome o passare sopra qualcuno perché non riesci a ricordare il loro nome.
Nella maggior parte dei casi, i membri del comitato apprezzano l’ordine tanto quanto il presidente del comitato. Un buon facilitatore di riunioni prende nota dell’ordine in cui i membri alzano le mani. Ancora una volta, scrivi i nomi se hai difficoltà a ricordare l’ordine delle mani in aria. Riconosci l’ordine degli oratori verbalizzandolo. Sentiamo prima John, poi Nancy e poi Charles.’
Stabilisci un contatto visivo con i membri del comitato mentre inviti ogni persona a parlare perché stabilisce una relazione tra te e loro. Quando si effettua il contatto visivo, si può anche prendere su espressioni facciali di un membro e il linguaggio del corpo. Prendete nota dei membri che sembrano essere confusi, infastiditi o ansiosi di parlare. Il contatto visivo frequente invia un messaggio ai membri del comitato che sei vigile e in sintonia con la riunione.
Mentre la discussione si snoda e i membri del comitato non hanno più nulla da contribuire, è tempo che il presidente del comitato guidi il gruppo verso il processo decisionale. Il modo migliore per avvicinarsi a questo è che il presidente riassuma ciò che è stato detto e suggerisca una proposta o chieda a un membro del comitato di formulare una proposta. Ad esempio, offrire una dichiarazione come, ‘Il gruppo sembra dire…’
Questo tipo di dichiarazione dovrebbe aprire una discussione per modificare la formulazione della proposta fino a quando tutti i membri del comitato non saranno d’accordo e soddisfatti.
Con poche eccezioni, i comitati hanno poco o nessun potere o autorità. Nel ruolo del presidente del comitato, è vitale che i comitati non oltrepassino la loro autorità. Se risulta evidente che un problema non rientra nella carica del comitato, è responsabilità del presidente del comitato riportarlo al consiglio e chiedere loro di rinviare la questione a un comitato o organo più appropriato.
Sta diventando pratica comune per i consigli di amministrazione sfruttare i vantaggi del software board portal per garantire una buona governance aziendale a livello di consiglio e comitato. Un portale board offre una piattaforma sicura per le comunicazioni, la pianificazione e la documentazione.
Presentare risultati e raccomandazioni al Consiglio
Il ruolo del presidente del comitato richiede di riferire i risultati del comitato al consiglio. A seconda delle preferenze del consiglio, i presidenti possono presentare la loro relazione oralmente o per iscritto. È responsabilità del presidente garantire che la relazione del comitato sia chiara e inequivocabile e che siano specifiche sulle raccomandazioni del comitato per i prossimi passi e l’attuazione. La relazione finale dovrebbe riflettere le opinioni collettive del comitato rappresentate dalla prospettiva della maggioranza. I presidenti dovrebbero anche prendere nota se il comitato non è stato in grado di raggiungere un consenso.
Infine, il presidente del comitato può convocare una riunione speciale per affrontare questioni urgenti, se necessario. Durante tutto il lavoro del comitato, il presidente dovrebbe rivedere il funzionamento e lo sviluppo del comitato per garantire che il lavoro sia ancora necessario e sia allineato con la missione e la direzione dell’organizzazione. Quando il presidente del comitato si abbassa o ruota dalla posizione della sedia, è prudente che la sedia in uscita sostenga la sedia in arrivo debriefing la nuova sedia e offra consigli.