um guia passo a passo para melhorar os processos de negócios
os processos de negócios desempenham um papel vital em qualquer organização. Processos eficazes simplificam as atividades individuais e melhoram a eficiência geral.
para se tornar e permanecer bem-sucedido, precisa haver um foco contínuo na melhoria dos processos de negócios para aumentar a produtividade e manter um alto padrão de qualidade.Tornar um processo mais eficiente reduz sua carga de trabalho e agiliza a entrega de um produto ou serviço. Mas como exatamente você melhora um processo de negócios e quais são as etapas envolvidas?
neste artigo, abordaremos as etapas exatas para melhorar os processos de negócios. Também mostraremos como criar fluxos de trabalho automatizados com o software de automação de processos de negócios da frevvo.
este é um guia abrangente. Clique nos links abaixo para navegar até a seção que mais lhe interessa:
- quais são as etapas para melhorar um processo de negócios?
- Quais Impactos Você Deve Esperar Da Melhoria Dos Processos De Negócios?
- casos de Uso de melhoria de processos de negócios
- como melhorar e automatizar seus processos de negócios
quais são as etapas para melhorar um processo de negócios?A melhoria do processo de negócios envolve identificar e melhorar um processo existente para agilizar sua eficiência geral. Em termos simples, você está tomando um processo e encontrar uma maneira melhor de fazê-lo.
sua empresa provavelmente depende de inúmeros processos todos os dias, desde o gerenciamento de pedidos de compra até a aprovação de solicitações de viagem e muito mais. Cada um é necessário para que sua empresa opere e prospere.
mas esses processos podem se tornar ineficientes se não forem atualizados ou se forem executados manualmente, o que, por sua vez, pode levar a perdas financeiras e tempo valioso sendo desperdiçado.
prefere ver e ouvir em vez de ler sobre isso?Vamos mostrar-lhe como é fácil.
pesquisas da IDC descobriram que as empresas perdem cerca de 20-30% de sua receita anual devido a processos ineficientes. Os impactos financeiros desses processos ineficientes aumentam quanto mais tempo eles continuam.Se os funcionários estão gastando muito tempo em um processo ou se estão cometendo mais erros do que o normal, é uma boa ideia revisar esses processos em questão.
melhorar os processos envolve as seguintes sete etapas:
- Escolha de um Processo para Melhorar a
- Mapear o Processo Atual
- Identificar Gargalos & Áreas de Melhoria
- Mapear o Potencial Novo Processo
- Teste o Processo de & Revisar
- Implementar o Novo Processo
- Revisão do Processo
seguindo estas processo de melhoria passos, você pode tomar um processo complexo, como gerenciamento de ordens de compra e usar o software de automação de processo, como frevvo para melhorar a sua eficiência.
Antes de entrarmos em como executar essas etapas, vejamos os impactos positivos que você pode esperar da melhoria do processo de negócios.
Quais Impactos Você Deve Esperar Da Melhoria Dos Processos De Negócios?
no mercado competitivo de hoje, você simplesmente não pode se dar ao luxo de ter processos ineficientes. Veja como melhorar seus processos de negócios pode dar à sua organização uma vantagem competitiva.
aumentar a eficiência operacional
automatizar processos de negócios leva a uma maior eficiência e reduz os custos operacionais. Um estudo descobriu que as organizações podem economizar 10-15% de seus custos operacionais usando uma ferramenta para automatizar seus fluxos de trabalho.
esse número está na extremidade inferior. As organizações que poderiam citar quanto dinheiro economizaram usando o software de automação de fluxo de trabalho estimam que economizam milhões de dólares por ano.
com o frevvo, você pode criar um fluxo de trabalho e visualizar um processo inteiro do início ao fim.
por exemplo, vejamos um processo que toda organização possui-integração de funcionários. Antes de trazer um funcionário, você precisará preencher e enviar todos os formulários necessários.
os funcionários podem ficar atolados nesse processo se você estiver fazendo tudo manualmente. Ao simplificar esse processo, você pode reduzir muito o tempo de proficiência para novas contratações.
Aqui está um exemplo de um empregado de integração de fluxo de trabalho que você pode criar no frevvo:
Usando software como frevvo para visualizar um processo pode ajudar você a identificar e resolver deficiências operacionais.
melhorar a produtividade dos funcionários
processos ineficientes são repetitivos e demorados. Eles também tiram tempo de um trabalho mais significativo.Mais de 40% dos funcionários dizem que passam um quarto de sua semana de trabalho em tarefas repetitivas, com a entrada manual de dados levando mais tempo.
com o software de automação de processos de negócios da frevvo, você pode reduzir a entrada de dados com campos de formulários preenchidos automaticamente. Isso permite que os funcionários gastem menos tempo na entrada manual de dados e mais tempo em outras tarefas produtivas.
Aqui está uma olhada em como o software preenche de forma dinâmica campos para um PO formulário conectado a um banco de dados SQL:
Melhorar processos de negócio também elimina confusão sobre quem é responsável por tarefas específicas. Por exemplo, você pode criar um fluxo de trabalho no frevvo que roteia automaticamente um formulário para a pessoa certa.
os funcionários não terão que perder tempo descobrindo para quem enviar documentos. Tudo o que eles precisam fazer é preencher um formulário e enviá-lo.
reduzir erros humanos
lidar com a papelada para qualquer processo não é apenas tedioso, mas também mais propenso a erros.Os formulários podem ser preenchidos incorretamente ou enviados para a pessoa errada. Esses erros podem levar a perdas financeiras se não forem pegos.
mesmo planilhas são suscetíveis a erros. O Comitê Olímpico de Londres vendeu mais de 10.000 ingressos para um evento de natação quando um funcionário acidentalmente entrou em “20.000” em uma cela em vez de “10.000”.”O Comitê acabou atualizando os detentores de ingressos para outros grandes eventos com prejuízo.
o frevvo possui cálculos automáticos integrados aos formulários, o que reduz a entrada manual de dados e elimina erros humanos.Vamos dar uma olhada nos casos de uso para melhorar um processo de trabalho. Isso pode lhe dar uma ideia de como o software de automação de processos pode ser aplicado em sua própria organização.
casos de Uso de melhoria de processos de negócios
as Startups podem confiar em processos manuais para realizar o trabalho. Mas, eventualmente, à medida que uma empresa cresce e gera mais funcionários, as ineficiências criarão gargalos.
Aqui estão áreas da sua organização que podem se beneficiar da melhoria do processo de negócios.
integração de novas contratações
um forte processo de integração é essencial para qualquer organização. Ajuda os funcionários a se ajustarem às suas novas funções e fornece uma estrutura para o sucesso.No entanto, apenas 12% dos funcionários dizem que sua empresa faz um bom trabalho de integração.
a boa notícia é que um programa de onboarding bem estruturado pode aumentar o engajamento e reduzir o tempo de proficiência para novas contratações.
com o software automatizado de integração de funcionários da frevvo, você pode criar um fluxo de trabalho que agiliza a papelada e acelera rapidamente os funcionários. Os funcionários podem começar a contribuir no primeiro dia em vez de ficarem atolados pela papelada.
pedidos de compra
os pedidos de compra são usados para documentar a venda de bens e serviços. Mas enviar um único PO envolve muitas etapas-você precisa criar um formulário, aprová-lo, enviá-lo a um fornecedor, autorizar a fatura e armazená-lo para manutenção de registros.
aqui está um exemplo de como pode ser um fluxo de trabalho de pedido de compra:
um processo manual do pedido de compra pode retardar as operações. Os funcionários também podem ficar confusos sobre as etapas a seguir ou para quem enviar documentos.As empresas que usam software de automação para pedidos de compra têm um tempo de ciclo mais rápido (24 horas) em comparação com aquelas que dependem de um processo manual (35 horas). Isso pode ser facilmente traduzido para centenas de horas economizadas por ano, dependendo de quantos pedidos de compra você envia.
aqui está um exemplo de um fluxo de trabalho de ordem de compra condicional no frevvo:
uma vez que um funcionário envia um pedido de compra, ele é roteado automaticamente para seu gerente. Você pode até adicionar regras condicionais aos seus fluxos de trabalho (por exemplo,, pedidos de compra só são enviados para um VP para aprovação acima de um determinado valor).
com os modelos pré-construídos da frevvo, você pode agilizar os pedidos de compra e automatizar outros processos, incluindo requisição de compra, aprovações de faturas e gerenciamento de fornecedores.
solicitações de viagem
as solicitações de viagem são essenciais para organizações cujos funcionários viajam para o trabalho. Automatizar esse processo elimina a necessidade de os funcionários perseguirem um gerente para aprovações.
cada empresa tem diferentes processos de aprovação para solicitações de viagens. Com o software de solicitação de viagem da frevvo, você pode criar fluxos de trabalho e habilitar regras dinâmicas para garantir a conformidade com as Políticas de viagem.
por exemplo, uma política comum de Conformidade de viagens é fazer uma revisão do gerente e aprovar a solicitação de viagem de um funcionário antes de ser enviada ao Departamento Financeiro.
aqui está um exemplo de fluxo de trabalho de solicitação de viagem no frevvo:
criar um fluxo de trabalho para solicitações de viagem agiliza o processo e garante que os funcionários sigam as Políticas de Conformidade de viagem em sua organização.
ordens de venda
as ordens de venda são usadas para confirmar a venda de bens ou serviços aos clientes. Eles cobrem coisas como datas de entrega, Métodos de pagamento e outros detalhes importantes.Ao melhorar e automatizar esse processo de negócios com a solução de automação de pedidos de vendas da frevvo, você pode reduzir a entrada manual de dados e processar pedidos de vendas mais rapidamente com menos erros.
aqui está um exemplo de um formulário de pedido de vendas com integração de banco de dados SQL (clique na imagem para experimentá-lo):
quando um usuário seleciona um produto, o formulário puxa automaticamente o MSRP e calcula o subtotal quando uma quantidade é inserida. O formulário também suporta assinaturas digitais e anexos.Conectar seus formulários de pedidos de vendas ao seu banco de dados SQL significa que sua equipe de vendas pode se concentrar mais em fechar negócios e menos tempo em ficar atolada por processos internos ineficientes.
estes são apenas alguns processos que você pode melhorar e automatizar em seu negócio. Qualquer processo excessivamente manual pode ser uma oportunidade para a melhoria do processo de negócios.
agora vamos dar uma olhada nas etapas exatas para simplificar esses processos.
como melhorar e automatizar seus processos de negócios
siga estas etapas para automatizar um processo em sua empresa.
observação: as etapas a seguir exigem uma conta frevvo. Você pode experimentar o software de automação de processos da frevvo gratuitamente por 30 dias.
#1. Escolha um processo para melhorar
o primeiro passo para melhorar os processos de negócios é identificar áreas que precisam ser alteradas. Um bom lugar para começar são os processos que são repetidos com frequência e seguem o mesmo conjunto de etapas.
Aqui está uma pequena lista de processos que muitas vezes beneficiam de automação:
- Nova contratação de inclusão
- requisições de Compra
- pedidos
- reembolsos de Despesas
- autorizações de Viagem
- ordens do cliente
- formulários de Consentimento
- Auditorias de conformidade e
vamos olhar para a melhoria e automatização de solicitações de viagens neste guia, mas sinta-se livre para escolher o seu próprio.
#2. Mapeie o processo
o próximo passo é documentar cada etapa de um processo existente. Usar um fluxograma é útil aqui para visualizar cada etapa do seu fluxo de trabalho.
você pode criar seu fluxo de trabalho no frevvo, Adicionando e configurando cada etapa. Alternativamente, você também pode instalar um fluxo de trabalho pré-construído e personalizá-lo de acordo.
veja como é o nosso fluxo de trabalho de solicitação de viagem condicional:
no visual form designer, Você também pode visualizar e editar os formulários de solicitação de viagem.
assim como com o próprio fluxo de trabalho, você pode editar o formulário. Você pode arrastar e soltar elementos da paleta do lado esquerdo no formulário para personalizá-lo.
#3. Identificar gargalos & áreas para melhoria
o próximo passo é realizar uma análise para identificar quais partes de um processo que precisam ser melhoradas. Faça essas perguntas para identificar gargalos:
- quais etapas estão criando gargalos?
- com o que os funcionários estão ficando frustrados?
- quais etapas estão causando mais atrasos?
considere obter feedback diretamente daqueles envolvidos com um processo que você está trabalhando para melhorar. Peça sua opinião sobre quais mudanças eles implementariam.
depois de identificar gargalos, é hora de projetar um processo que os remova.
#4. Mapeie um novo processo potencial
Agora você pode usar a mesma ferramenta com a qual construiu seu fluxo de trabalho atual para criar seu fluxo de trabalho aprimorado.
à medida que você cria seu novo fluxo de trabalho, mantenha os pontos problemáticos identificados na etapa anterior em mente.
por exemplo, um funcionário que precisa rastrear seu gerente todas as vezes para aprovar uma solicitação de viagem está perdendo um tempo valioso. Para resolver isso, você pode adicionar uma etapa em seu fluxo de trabalho que roteia automaticamente esse formulário para a pessoa certa para aprovação.
#5. Teste o processo
depois de concluir a construção de seu novo fluxo de trabalho no frevvo, é hora de testá-lo para garantir que esteja funcionando.
em seguida, passe por cada etapa do seu fluxo de trabalho para ter certeza de que não está faltando nada. Você sempre pode voltar ao designer visual para fazer quaisquer alterações, se necessário.
certifique-se de testar seu novo fluxo de trabalho em dispositivos móveis, o que você pode fazer diretamente na janela de teste.
#6. Implemente o novo processo
depois de testar seu novo fluxo de trabalho, é hora de implantá — lo-o que você pode fazer no frevvo com um clique.
melhorar um processo de negócios envolve a mudança de um processo existente, portanto, planeje isso de acordo. Alocar tempo para comunicar essas mudanças e fornecer orientação às equipes que as usarão.
#7. Revise o processo
provavelmente haverá soluços ao longo do caminho à medida que você melhora um processo. Fique de olho em como os novos processos estão indo e solicite feedback dos funcionários. Eles estão enfrentando algum problema? Alguma coisa não está clara com um passo?
Registre qualquer feedback que você receber e trabalhe para fazer melhorias contínuas em seus processos. Pequenas mudanças ao longo do tempo podem levar a grandes economias.
conclusão
melhorar os processos de negócios permite agilizar tarefas repetitivas e melhorar a eficiência operacional — as quais reduzem os custos gerais e aumentam a produtividade.
com o software de automação de processos de negócios da frevvo, você pode mapear e melhorar um processo existente em seu negócio. O sistema inclui funcionalidade de arrastar e soltar, permitindo que você crie processos automatizados sem escrever nenhum código.
Registre-se hoje para uma avaliação gratuita de 30 dias para ver como é fácil usar o software para melhorar seus processos de negócios e medir os resultados.
