processo e critérios de seleção de software ERP

processo e critérios de seleção de software ERP

um bom sistema de planejamento de recursos empresariais (ERP) deve impactar cada parte do seu negócio. Existem inúmeras soluções de software ERP disponíveis, então você deve fazer a escolha certa que se adapta à sua organização. Mas você sabe como é o processo de seleção do ERP?
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não se preocupe se você não está familiarizado! Essa é a razão pela qual construímos este guia passo a Passo Ultra abrangente sobre como selecionar um sistema ERP. Repleto de dicas e recomendações, você pode usar este Artigo como parte de sua lista de verificação de avaliação de software ERP.

ir para:

• o que é software ERP?
• Compra Considerações
• Processo de Seleção
• Critérios de Seleção

o Que é ERP?

Primeiro, vamos endireitar o básico. O software ERP é um conjunto de aplicativos integrados que automatiza e agiliza processos críticos de negócios. Esses aplicativos ajudam a gerenciar análises de negócios( BI), contabilidade, gerenciamento da cadeia de suprimentos e automação de marketing (MA), entre outras atividades. Ele serve como um repositório de dados centralizado e fornece automação de fluxo de trabalho e insights em tempo real. O software ERP também vem com recursos para garantir a conformidade com os padrões da indústria e regulatórios, melhorar o atendimento ao cliente e analisar a saúde financeira de sua organização.

Antes de investir neste programa, existem atributos que você deve refletir.

considerações de compra

comprar um novo ERP é como comprar um carro novo. É um investimento caro, mas vale a pena quando você sabe o que está procurando para se alinhar com os melhores interesses da sua empresa. Algumas perguntas a serem incluídas em suas considerações de compra incluem:

Quão Grande é a Sua Empresa?

o tamanho da empresa é vital. Você é uma empresa da Fortune 500 ou uma startup se preparando para sair do porão de seus pais? Essas soluções oferecem escalabilidade e podem acomodar mais funcionários, departamentos, usuários e muito mais à medida que você cresce. Ou, se você não vê sua empresa superando o tamanho pequeno ou médio, pode investir em um programa que atenda a essa necessidade.

O Que Seus Outros Departamentos Precisam?

não é segredo que o ERP possui diversas funcionalidades que atendem a vários departamentos da sua empresa. No entanto, é essencial pesquisar seus chefes de departamento e obter sua opinião sobre o que eles precisam em um novo sistema. Trate seus chefes de departamento como embaixadores regionais. Você pode pesquisar tudo o que há para saber sobre RH, CRM e contabilidade, mas você não é um especialista. Esses chefes de departamento servem como especialistas e entendem o que precisam para agilizar as operações.

quanto você está disposto a gastar?

vamos obter mais em custo na seção critérios de seleção. No entanto, é importante estabelecer um orçamento adequado com um limite final razoável, para que você possa comprar o sistema de que precisa sem esvaziar toda a sua carteira.

Qual é a sua opção de implantação Ideal?Conhecer sua opção de implantação preferida-On-premise, cloud ou um híbrido de nuvem e on-premise – também tornará o processo de seleção de ERP mais gerenciável. Claro, cada implantação tem seus prós e contras, mas escolher o que melhor se alinha às necessidades da sua empresa é um passo na direção certa.

• On-Premise: on-premise é a implantação de software tradicional. Ele permite que você acesse e empregue a solução apenas nos servidores da sua empresa. Se a sua empresa lida com o trabalho local e clientela, esta preferência pode ser até o seu beco.Nuvem: a implantação na nuvem permite que você acesse a solução e os dados em qualquer dispositivo com uma forte conexão à internet, como desktops, laptops, smartphones, tablets e muito mais. Ele também vem com mais opções de segurança para manter seus dados protegidos contra ameaças cibernéticas. Se você tem clientes e parceiros regionais ou globais, essa opção de implantação pode ser a melhor opção.
• híbrido: a opção híbrida mescla o melhor da implantação local e na nuvem em uma oportunidade para garantir que suas informações sejam seguras e acessíveis em tempo real.

obtenha nosso modelo de requisitos de software ERP

processo de seleção

para fornecer algumas informações introdutórias adicionais, vamos orientá-lo através de nossa metodologia de seleção Lean. Este processo de quatro etapas fácil de seguir ajuda você a determinar suas necessidades de negócios, avaliar e comparar soluções, validar seus requisitos técnicos e negociar um contrato significativo. Você pode executar essa metodologia com ou sem a ajuda do SelectHub.

estabelecer

o primeiro passo em nosso processo é realizar uma autoavaliação de suas operações comerciais. Essas perguntas incluem:

• por que você precisa de um novo programa?
• o que há de errado com seu software ou procedimentos existentes?
• o que você deseja que esta solução simplifique e automatize?

colaborar

é fácil delegar encontrar um novo programa para uma ou duas pessoas. Na verdade, você precisa de um comitê que consiste em Líderes de departamento, partes interessadas, parceiros e muito mais. Os líderes do departamento são valiosos. Você pode pesquisar e tentar desenvolver requisitos para seus setores de RH, Contabilidade e marketing, mas esses chefes sabem o que precisam.

você pode consultar partes interessadas e parceiros em seu setor sobre sua solução e se eles tiverem algum fornecedor que recomendariam. Quanto mais pessoas dignas você adicionar à sua equipe de seleção, melhores serão suas chances de escolher a solução ideal.

Defina

sente-se com sua equipe para criar um requisito mestre e uma lista de recursos. Os serviços SelectHub oferecem um aparelho que ajuda você a escolher entre vários requisitos funcionais e técnicos. Você pode marcar como os fornecedores executam com esses requisitos com valores de até 100.

escolha entre vários requisitos no aplicativo expresso do SelectHub.

distribua

Peneire os fornecedores que melhor atendem à sua lista de requisitos. Crie uma lista restrita de fornecedores e analise o quão bem eles estão na sua lista de recursos. Você pode aproveitar as ferramentas do SelectHub para criar um RFx, ou um pedido de proposta (RFP), um pedido de informação (RFI) ou um pedido de cotação (RFQ) modelo.

Justify

esta etapa ajuda a avaliar tudo o que você tirou da etapa anterior. Você também deve considerar três opções:

• quero continuar na minha jornada de seleção de software com esses fornecedores em potencial?
• Eu quero adicionar integrações ou módulos adicionais ao meu software existente?
• Eu quero parar esse processo completamente e manter meu programa/práticas atuais?

não importa a sua escolha, este passo pretende ajudá-lo a realmente entender como você quer seguir em frente.

Prove

você decidiu encontrar uma nova plataforma ou procurar módulos adicionais para adicionar ao seu sistema atual. Você criou uma lista restrita de fornecedores e deseja que eles provem o quão bem sua solução executa requisitos específicos. Esta etapa permite que você solicite demonstrações, provas de conceito (POCs) e casos de Uso aos provedores.

• demonstrações: aqui, você pede aos fornecedores que mostrem como realizar tarefas. Crie scripts de demonstração ou listas de ferramentas que você deseja que os fornecedores demonstrem. Os exemplos incluem:” Mostre-me seu razão geral; “” Mostre-me suas ferramentas de reconciliação de contas e contas a pagar; “ou” mostre-me seu acessório de fatura de material (BOM).”
• casos de Uso: os casos de uso são um pouco mais profundos do que as demos. Eles permitem que você pergunte como executar tarefas específicas. Ou seja, “Mostre – me como realizar reconciliações bancárias no final do mês;” ou “mostre-me como automatizar a folha de pagamento dos funcionários.”Você também pode desenvolver um script para esta opção.
• POCs: POCs mostram mais do que demos e casos de uso. Os fornecedores podem recriar a solução com dados de usuário anteriores ou atuais para mostrar como o sistema funciona como uma simulação. Embora este método seja eficaz, pode ser oportuno e mais caro do que demos ou casos de uso. Sugerimos que você use apenas POCs para uma ou duas soluções ideais.

você pode adicionar POCs ao sistema do SelectHub.

marque o desempenho de cada solução em suas demonstrações, caso de uso ou POC e coloque-a ao lado da pontuação de requisitos. Essas pontuações ajudarão você a classificar seus principais aplicativos.

classificação

Classifique suas soluções com base em requisitos e pontuações de demonstração. Além disso, considere classificar o custo total de propriedade (TCO) de cada programa ou o preço final. Esse preço pode variar de alguns milhares de dólares a US $100.000 ou mais.

negociar

a seleção Lean permite que você tenha pelo menos dois a três programas em potencial que são ideais para sua organização. Depois de classificar suas escolhas, escolha sua melhor escolha e revise os contratos e Contratos do Fornecedor ou revendedor. SelectHub pode rever o contrato e dar-lhe informações sobre este fornecedor. No entanto, SelectHub não é uma empresa jurídica e não pode fornecer aconselhamento jurídico. Se você encontrar um contrato esboçado ou estranho, revise-o com um advogado ou escritório de advocacia.

crie um RFx dentro do aparelho do SelectHub.

após sua revisão legal e termos de negociação, decida se este fornecedor é certo para você. Nesse caso, você pode passar para a fase de assinatura. Caso contrário, passe para os provedores subsequentes nesta lista e repita esta etapa. Entenda, no entanto, que o SelectHub cobra taxas adicionais se você solicitar outras avaliações da empresa.

sinal

o momento está aqui. Depois de pesquisar e realizar avaliações completas, é hora de assinar com seu fornecedor. Depois de assinar e elaborar as condições de pagamento, você pode configurar um plano de implementação.

obtenha nosso modelo de requisitos de software ERP

critérios de seleção

agora que você entende o que é software ERP e como funciona o processo de seleção, entraremos no objetivo deste artigo. Abaixo está nossa lista dos critérios de seleção de software ERP mais importantes. Você pode usar esses critérios em todas as etapas do processo de seleção para ajudar a determinar se uma solução é adequada para você.

a Funcionalidade e a Facilidade de Uso

Primeira coisa em ERP processo de seleção, temos algumas perguntas padrão de fermentação sobre: o Que são o sistema de funcionalidades e facilidade de uso? E quais funcionalidades e grau de facilidade de uso você precisa? Responder a essas perguntas o ajudará a decidir se o produto é adequado para o seu negócio em um nível fundamental. Esses critérios podem ser os mais longos e mundanos para serem concluídos – envolve uma avaliação aprofundada de sua empresa e do produto ERP -, mas mantenha – se firme. Esta avaliação é vital para o trabalho.

tomar as seguintes ações pode ajudá-lo a entender melhor o software ERP, reunir seus requisitos ou comparar sistemas:

• coleta de requisitos: considere os desafios atuais que sua organização enfrenta que podem ser resolvidos ou reduzidos com um sistema ERP. Em seguida, avalie qual das funcionalidades do sistema realizaria isso.
• considere a automação de processos de negócios: pense em todos os processos de negócios de rotina em sua organização que poderiam ser automatizados e avalie se a solução específica tem as ferramentas para fazer isso.
• examinar os usuários finais: como tech-savvy são seus usuários finais, e eles têm a capacidade de navegar recursos de software complexos? Eles já usaram um sistema ERP antes? Responder a estas perguntas irá ajudá-lo a determinar se a facilidade de Utilização dos produtos está à altura das suas necessidades.
• plano de centralização: considere os sistemas que você usa atualmente que precisarão ser integrados ao seu sistema ERP e informe-se sobre as possibilidades de integração. Por exemplo, como a interface CRM com o ERP geral?

viabilidade do Fornecedor

Antes de investir em uma solução específica, é aconselhável perguntar a si mesmo: Qual é a reputação do fornecedor e posso trabalhar com eles a longo prazo? Mesmo que um produto venha com a funcionalidade adequada, ele deve estar fora de questão se a empresa não for confiável e segura. Além da credibilidade da empresa, você deve revisar a escalabilidade do produto para determinar se isso pode ser uma transação duradoura.

Analisar a viabilidade do Fornecedor garante não apenas um ótimo sistema, mas um ótimo parceiro para o seu negócio. Considere os seguintes fatores ao comparar sistemas ERP e os fornecedores que os fornecem:

• credibilidade da empresa: investigue como o fornecedor mudou organizacionalmente nos últimos anos e pergunte sobre a direção futura dos negócios do Fornecedor. Além disso, considere a idade e a saúde financeira da empresa.
• viabilidade do produto: Descubra há quanto tempo o produto ERP está no mercado e busque referências de seus clientes. Pergunte ao fornecedor por quanto tempo eles pretendem continuar executando o produto e distribuir regularmente atualizações ou melhorá-lo. Se você quiser cobrir todas as suas bases, pergunte ao fornecedor sobre os produtos que eles planejam emitir nos próximos anos.Escalabilidade: avaliar a escalabilidade do produto requer que você olhe internamente e para o futuro do seu negócio. Você precisará adicionar usuários no futuro ou expandir a funcionalidade? Sua empresa tem potencial para se expandir para novos mercados? Considere se os recursos do sistema podem suportar e aprimorar sua estratégia de negócios. Essa consideração é significativa para empresas jovens e em crescimento a serem consideradas-seu sistema ERP escolhido precisa ser capaz de crescer com você.

tecnologia

há uma grande quantidade de tecnologia tecida em sistemas ERP – por exemplo, o software padrão deve conter recursos relacionados à inteligência de negócios, relatórios e personalização. Como a avaliação de funcionalidade, você deve se perguntar: Quais tecnologias a solução oferece e quais tecnologias precisamos?
considere os seguintes fatores quando estiver pronto para comparar o ERP ou estiver realizando ativamente seu processo de seleção de software:

• personalização: pense se a solução é pronta para uso ou personalizável para sua organização e processos de negócios exclusivos. Se a solução precisar ser personalizada para funcionar, certifique-se de que o fornecedor possa concluir a solicitação.Requisitos: considere se a solução pode atender às necessidades técnicas de sua organização. Por exemplo, ele pode gerar relatórios de vendas visuais e em tempo real para apresentações?
• valor: avalie se o ERP aproveita a tecnologia mais recente e de ponta e se o fornecedor planeja atualizar o sistema de forma consistente. Considerando esse fator garante que você não está investindo tempo e dinheiro para implementar um sistema que em breve ficará desatualizado.

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Custo

Isso pode parecer óbvio que você deve considerar o custo de um sistema de ERP, mas, infelizmente, não é tão simples como parece. Com vários elementos díspares a serem considerados, é importante se perguntar: qual será o verdadeiro custo da solução? O verdadeiro custo consiste em taxas de licenciamento, que dependem de quantos usuários você tem, do próprio software ou dos módulos que você seleciona, hospedagem ou hardware, implementação, manutenção, treinamento e suporte. É aconselhável determinar uma estimativa aproximada do seu ROI antes de assinar qualquer tipo de contrato.

considere os seguintes fatores ao avaliar o custo de um ERP:

• informações básicas sobre preços: Primeiro, avalie o custo da plataforma e se ela é apropriada para as funcionalidades e tecnologias que ela oferece. Se a estrutura de preços do Fornecedor for injusta, você provavelmente encontrará outro produto-há muitos peixes no mar.
• custo verdadeiro: em seguida, trabalhe para determinar o custo verdadeiro da solução. Calcule o TCO de longo prazo, certificando-se de incorporar todos os custos aplicáveis da lista acima.ROI: depois de concluir as últimas avaliações, estime se o retorno projetado sobre o investimento (ROI) será significativamente maior do que o TCO.

suporte e treinamento

suporte e treinamento são as peças da torta que colocam um sistema em funcionamento e funcionais o tempo todo. No atual mercado de ERP, há uma ampla gama do que os fornecedores oferecem para suporte e treinamento. Um plano de treinamento abrangente geralmente inclui acesso a vídeos ou documentação de treinamento, uma base de conhecimento on-line ou comunidade de usuários e opções para treinamento presencial. O suporte abrangente geralmente inclui acesso a um call center, bem como vários recursos on-line. Por outro lado, alguns fornecedores não oferecem suporte ou treinamento, ou terceirizam suporte e treinamento.

ao considerar esses pontos, é vital dar uma olhada de perto: que tipo de apoio e treinamento você receberá? Que tipo de apoio e treinamento precisamos? Você deve revisar as ofertas de suporte e treinamento, garantir que elas funcionem para seus usuários finais e estabelecer um acordo aparente com o fornecedor.

pense nos seguintes fatores ao revisar o suporte e o treinamento:

• necessidades dos usuários finais: primeiro, leve algum tempo para considerar as necessidades dos usuários finais. Que tipo de treinamento, como presencial versus virtual, será o mais conveniente e eficaz para os usuários finais? Você tem uma equipe de TI interna que pode ajudar com o suporte técnico ou confiará inteiramente no suporte externo?
• preços: o custo de suporte e treinamento está incluído nas taxas de licenciamento ou será um investimento adicional?

experiência do setor

a experiência do setor refere-se essencialmente à capacidade de um fornecedor de atender às suas necessidades específicas. Dependendo de suas necessidades, você pode encontrar uma solução projetada especificamente para o seu tipo e tamanho de negócio. Obtenha grandes vantagens ao trabalhar com um fornecedor que entenda seu negócio e permita práticas do setor integradas ao sistema. Pergunte a si mesmo: a natureza do seu negócio requer uma plataforma especializada?

• perícia: considere quanto tempo o fornecedor trabalhou em sua indústria particular e se provou o sucesso dentro da indústria.
  

  Exemplo: E2 Shop System é um software ERP projetado especificamente para a indústria de manufatura.

implementação

a implementação é vital para colocar seu novo sistema ERP em funcionamento. É bom perguntar como o fornecedor garantirá uma instalação bem-sucedida. Esta etapa será crítica se você antecipar uma implementação envolvida, como migrar de um sistema legado para um novo ERP. Aqui está uma breve visão geral do que um plano de instalação bem-sucedido requer:

• software Ideal: Encontre a solução certa com seleção Lean ou outra metodologia.
• Plano: reúna uma equipe de implementação e estruture um plano de instalação. Além disso, aloque e execute tarefas de gerenciamento de projetos.
• transferir dados: realize análises detalhadas de dados para diminuir informações repetitivas. As informações da sua empresa são a base de qualquer sistema ERP, a menos que você esteja começando do zero.
• treinar usuários: acessar e distribuir materiais de treinamento para os usuários finais designados.
• realizar testes e lançamento do sistema: Execute testes de programa para garantir que a solução tenha uma interface adequada e execute todos os recursos desejados com eficácia antes e quando você for ao vivo.Funções pós-lançamento: analise o ROI, estude o desempenho dos funcionários, monitore a satisfação do cliente e meça outros KPIs da empresa para avaliar os resultados do software ao longo do tempo.

concluímos nossa lista de critérios de seleção de software ERP. Você pode usar essa lista para avaliar soluções durante todo o processo de seleção de software.

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últimos pensamentos

selecionar um sistema ERP é um processo longo com muitos fatores a serem considerados. Mas você pode dividi-lo em partes gerenciáveis. Siga o processo de seleção passo a passo do ERP que descrevemos e lembre-se de começar reunindo seus requisitos. Com rigorosa pesquisa e seleção, você vai acabar com um fornecedor que vai entregar o sistema para levar o seu negócio para o próximo nível.

Leitura Adicional

• o que é ERP e como funciona?
• benefícios do ERP
• modelo e lista de verificação de requisitos do ERP
• implementação do ERP
• lista de funções e requisitos de software do ERP