fácil 8 Step Class Reunion Checklist
reuniões escolares podem ser uma ótima maneira de se reconectar com colegas de classe, relembrar o passado e compartilhar sua vida depois do ensino médio. Se você se ofereceu ou foi eleito para planejar uma reunião de classe, mas não sabe por onde começar, esta lista é para você! Se você seguir esta lista de verificação de reunião de classe usando apenas 8 etapas
lista de verificação de reunião de classe: 8 etapas principais
crie um comitê
um comitê é um ingrediente-chave no planejamento de qualquer grande evento bem-sucedido. Planejar uma reunião por conta própria é possível, mas essa é uma tarefa enorme. Você precisará pesquisar os locais certos do evento, orçamento, definir uma data, escolher decorações*, contratar um DJ, fotógrafo, fornecedor e muito mais.
se você tiver mais de uma pessoa fazendo tudo isso, parecerá muito menos trabalho. Este comitê deve ser pessoas que querem ajudar. Os colegas de classe são sua melhor aposta para os membros do Comitê, porque eles farão parte da reunião de classe de qualquer maneira. Um comitê não apenas o ajudará a realizar todo o seu trabalho, mas também tornará seu trabalho muito mais agradável. Lembre-se, você tem a autoridade para escolher quem você quer neste Comitê, certifique-se de escolher as pessoas que você conhece será útil!
depois que seu comitê for formado, você precisará saber algumas coisas. Primeiro, você precisará decidir sobre um lugar e hora para se encontrar. Você pode se encontrar pessoalmente ou online. Você pode se encontrar em uma casa, cafeteria, biblioteca ou simplesmente em uma videochamada. Quando se trata do momento da sua reunião, isso simplesmente dependerá de quando todos estiverem livres. Normalmente, aponte para as tardes ou noites em que outras pessoas estão sem trabalho. Você também precisará ser atencioso com as atividades familiares dos outros.
depois de definir os horários das reuniões, é hora de decidir qual plataforma você usará para se comunicar fora dessas reuniões. Existem tantas maneiras diferentes de fazer isso. Você pode simplesmente utilizar mensagens de texto ou chamadas. Se você preferir, existem muitas plataformas de mídia social que você pode usar. O Facebook messenger é uma maneira, ou você pode simplesmente criar um grupo no Facebook. GroupMe é um aplicativo muito popular para se comunicar com um grupo. Outra ideia é usar Zoom ou Skype, ambos têm bate-papos e recursos de chamada em conferência. Isso depende muito do seu comitê específico e de suas preferências.
orçamento
quando se trata de orçamento, você pode angariar fundos para o evento de algumas maneiras diferentes. A maneira mais popular de arrecadar dinheiro é vendendo ingressos. Se você seguir este método, quanto mais convidados você estiver presente, mais dinheiro você arrecadará. Outra maneira comum de arrecadar fundos é vender publicidade. Se seus convidados quiserem, eles podem comprar um espaço em um banner ou folheto na festa. O valor que você aumenta por meio de seus esforços de arrecadação de fundos, além de quanto você está disposto a gastar, ditará o valor que você precisa gastar em seu local, decorações, comida, etc.
existem também algumas maneiras de economizar dinheiro quando você está orçamentando. Primeiro, certifique-se de usar os recursos e contatos que você possui. Colegas de classe podem ter conexões com fotógrafos que ofereceriam uma taxa mais baixa, ou eles podem possuir uma empresa de catering que poderia fornecer comida com desconto. Estender a mão e perguntar pode ajudá-lo a economizar muito.
segundo, para encontrar as melhores ofertas, fique atento a promoções ou vendas que estão acontecendo naquele momento. Embora o evento possa não estar ocorrendo por alguns meses, pode haver uma venda em balões ou flâmulas que ainda não estarão acontecendo no momento da festa.
Em Terceiro Lugar, compare preços para itens em lugares diferentes. Certifique-se de olhar para a diferença entre on-line e nos preços da loja. Existem muitos sites na internet que oferecem códigos de cupom para essas lojas, como Coupons.com.
em quarto lugar, compre a granel. Geralmente, a decoração é mais barata quando comprada a granel. No entanto, seja cauteloso, se você não tiver um número final de convidados. Se você não tem certeza de quantas pessoas virão, provavelmente não valerá a pena ter centenas de sobras, e isso pode custar mais do que o necessário.
Finalmente, esteja ciente das taxas ocultas. Embora os designs genéricos possam ser anunciados a um baixo custo, os designs personalizados podem aumentar o custo. Em vez disso, procure maneiras de reduzir custos encontrando produtos menos caros, alterando o design ou tornando-o caseiro. No entanto, embora um item possa ser mais barato se for caseiro, pode não ser mais barato fazer uma grande quantidade deles. Às vezes, fazer coisas caseiras acaba sendo muito mais caro do que comprar uma grande quantidade.
3. Pesquise uma data
você vai querer planejar essa reunião com antecedência. Você não quer ter que planejar todo esse evento no último minuto ou ficar sem tempo para receber convites e RSVPs. Sem um número suficiente de participantes, a reunião não se sentirá digna de capturar sua experiência no ensino médio. Para evitar isso, tente enviar uma pesquisa com algumas datas diferentes a cerca de seis meses de distância para seus colegas de classe. Isso permitirá que seus convidados tenham tempo para responder à enquete. A partir dessas respostas, você será capaz de descobrir a melhor data. Facebook e When2Meet são recursos gratuitos que podem ser usados para pesquisar seus convidados sobre datas específicas.
também é importante escolher as datas ideais de início e término. Essas datas podem ser para encontrar um local, contratar um fornecedor, e quaisquer outras decisões que você precisa tomar. Isso ajudará seu comitê a saber o quão urgentes são suas tarefas específicas. Certifique-se de acompanhar quem recebe a tarefa e quando eles precisam concluí-la. Isso ajudará você a evitar grande parte da confusão que vem com o planejamento de um evento.
encontre um local
depois de receber os resultados da enquete e escolher uma data, agora é hora de escolher seu local. Entre em contato com pessoas que você conhece que podem ter conexões ou podem fazer uma referência. Ao utilizar suas conexões, você pode ter certeza de escolher um local maravilhoso, e potencialmente receber um desconto. Obter o local solidificado é um passo importante para tornar a reunião uma realidade.
quando se trata de escolher o local específico, uma área de consideração é o número de participantes que você planeja ter. Se você já recebeu RSVPs, pode basear seu julgamento nesse número. Se você ainda não recebeu RSVPs, você pode estimar com base em quantas pessoas responderam à enquete sobre possíveis datas.
depois de ter um local em mente, você precisará descobrir mais informações básicas sobre ele. Você pode realizar uma reserva para a data em que deseja que o evento seja hospedado? Existe um depósito que precisa ser feito para manter a reserva? Qual é o número máximo de pessoas que o local pode conter? Existe um fornecedor ou fornecedor de entretenimento definido que o local exige que você use? Existem muitos detalhes que entram na escolha de um local. Utilize seu comitê quando estiver escolhendo um local, isso o tornará muito menos desafiador.
Anuncie
uma vez que a data é definida e o local é reservado, é hora de espalhar a palavra sobre os detalhes da reunião. Você pode utilizar muitos métodos diferentes para anunciar a reunião. Esta é uma boa maneira de garantir que as informações cheguem ao maior número possível de seus colegas de classe. Mídias sociais, listas de E-mail do ensino médio e a criação de um site que possa ser compartilhado são todas as maneiras de garantir que os detalhes sejam divulgados. Certifique-se de incluir a data, hora, e local. Uma breve descrição de quem é o evento também pode ser útil, apenas para garantir que as pessoas corretas sejam convidadas. Além disso, inclua seu nome e E-mail caso as pessoas tenham dúvidas.
tomada de decisão
ao planejar uma reunião de classe, há muitas decisões que precisam ser tomadas. Você gostaria de um fotógrafo / cabine de fotos? Você precisa de um DJ? A comida é esperada, mas você está cozinhando ou está contratando um fornecedor? Quantas decorações você precisa e você está seguindo um tema? Você precisa de fitas*, Toalhas de mesa*, Sacos de guloseimas ou convites*? Essas decisões, e tantas outras, podem ser tomadas pelo comitê e depois divididas em tarefas específicas para cada membro.
há muitos detalhes que são fáceis de esquecer. Quando se trata de comida, algumas pessoas são intolerantes à lactose, têm alergias, são sem glúten ou vegetarianas. É muito importante ter isso em mente ao escolher um menu. Outro detalhe a lembrar é que as pessoas podem estar viajando para vir a esta reunião. Fornecer ideias para moradia ou obter um desconto para eles pode ser uma opção que você escolher.
escolhendo um fornecedor
depois de ter decidido todos os diferentes aspectos que você gostaria de incluir na reunião, agora é hora de escolher um fornecedor para fornecê-los. Lembre-se de que encontrar fornecedores por meio de pessoas que você conhece pode potencialmente levar a descontos. Se você não tem certeza por onde começar quando está procurando um fornecedor, confira easyeventplanning.com. lá você encontrará uma lista de todos os fornecedores e varejistas locais em sua área. Sempre que agendar qualquer coisa com um fornecedor, certifique-se de obter todos os acordos por escrito. Ter essa confirmação por escrito pode salvá-lo de muita confusão ou aborrecimento no futuro.
Finalizar suas Decisões
O último passo é finalizar todas as suas decisões. Finalize quem em seu comitê virá cedo para a configuração e quem vai derrubar o evento depois que isso acontecer. O fornecedor que você contrata pode desempenhar um papel nesse processo, mas alguém deve estar lá para supervisionar o tempo todo. Em seguida, finalize tudo com seus contatos e fornecedores. Certifique-se de que todos os aspectos do evento sejam pagos e retoque todos os detalhes que você possa ter perdido. Se tudo parece perfeito, você está pronto para ir!
termine sua experiência de planejamento de reunião dizendo ao seu Comitê o quanto você apreciou seu tempo e esforços. Seria muito gentil dar-lhes um cartão de agradecimento ou um presente. Embora planejar uma reunião do ensino médio possa parecer uma tarefa assustadora, essas etapas foram criadas para diminuir seu nível de estresse e organizar seu processo de planejamento para as principais tarefas. Em última análise, o objetivo é lançar uma reunião que permitirá que seus ex-colegas se reúnam novamente e relembrem. Contanto que você possa se reunir novamente e desfrutar da Companhia um do outro, será uma reunião de sucesso.
Ajudar-Me a Encontrar
- Cookie ou Cupcake Padaria Perto de Mim
- DJ, Banda ou Músicos Perto de Mim
- Planejador de Eventos Perto de Mim
- Serviço Completo de Serviços de Catering Perto de Mim
- Convites Perto de Mim
- Festa de Entretenimento Perto de Mim
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Escrito por Caitlin Connell, Anni Xie e Anna Wertman; Colaboradores: Isabel Tenney, Kerri Sullivan