Como Planejar uma Cerimônia de Premiação em 12 Passos

Como Planejar uma Cerimônia de Premiação em 12 Passos

Se você está de angariação de fundos, que reconhece a excelência em seu setor ou, simplesmente, dizendo: ‘graças’ ao seu pessoal, prêmios cerimônias são uma maneira brilhante para trazer todos juntos para uma noite de sentir-se bem divertido.

fazer um show de prêmios digno de Oscar exige alguma organização, mas para ajudá-lo, dividimos o processo em 12 etapas facilmente acionáveis.

as 12 etapas são:

• escolher o nome
• Escrever um breve
• Definição de um orçamento
• a Escolha de juízes
• Escolher um local
• escolher um tema
• Picking prêmio de músicas
• Dar valor
• Entreter seus convidados
• Execução de um sorteio
• A reserva de uma faixa
• Promover o seu prêmio mostrar

veja como o roll-out do tapete vermelho e organizar um assassino cerimônia de premiação. Não se esqueça de conferir nossa lista de verificação de planejamento da cerimônia de premiação na parte inferior deste post também!

nomeie sua cerimônia de premiação

Antes de começar a organizar seu evento, é hora de criar algumas ideias de nomes de cerimônia de premiação. Isso garante que tudo o que você faz tenha um tema narrativo e mantenha todos os seus documentos em ordem. Então, como você cria um nome para sua cerimônia de premiação? Algumas ideias podem ser:

Confira as cerimônias de premiação do concorrente

Antes de determinar um nome, você precisa verificar se ninguém mais o possui. Use outras cerimônias de premiação em seu setor para apoiá-lo na criação de um nome envolvente e eficaz. Por exemplo, se sua cerimônia de premiação for para engajamento de funcionários, pesquisar isso ajudará você a ver que existem prêmios existentes, como:

“UK Employee Engagement Awards”

“Engagement Excellence Awards”

“Engage Awards”

…. e assim por diante!

usar palavras-chave semelhantes tornará sua cerimônia de premiação mais facilmente detectável – mas você não quer ser confundido com outro evento. Você pode optar por uma bola curva e construir sua marca para que ela se torne instantaneamente reconhecível.

Brainstorm palavras-chave que se relacionam com sua cerimônia de premiação

para obter o equilíbrio, comece a brainstorming palavras-chave que se adequam à sua cerimônia. Podem ser palavras-chave relacionadas ao seu setor, ao seu tópico ou às pessoas ou produtos que você estará comemorando. “The UK Startup Awards” faz o que diz na lata; mas um nome como” Rising Saas Startup Awards ” é mais cativante e atrairá um público específico.

teste um nome de trabalho

se você criou 3-4 ideias de nomes de cerimônia de premiação que você gosta, experimente-as por tamanho. Zombar de um logotipo, criar uma página da web ou até mesmo escrever um e-mail usando cada ideia de nome pode ajudá-lo a finalizar a que se encaixa.

Escreva um brief

seja qual for o tipo de evento que você está organizando, escrever um brief é um ótimo lugar para começar. Em seu documento de briefing, você deve definir exatamente por que está encenando o evento. Quais são seus principais objetivos e o que você espera que a cerimônia de premiação alcance? É aumentar a conscientização por uma causa, aumentar a motivação dos funcionários ou arrecadar dinheiro? Você também deve usar o resumo para conceber as medidas de sucesso que você pode consultar após a cerimônia. Este pode ser um número de captação de recursos alvo, ou mais qualitativo, como um ótimo feedback de todos aqueles que participaram.

depois de identificar seus principais objetivos, isso o ajudará a planejar as especificidades do evento, como o número e a natureza dos convidados, a data e o local do evento, bem como o conteúdo e o tom.

adicione todos esses aspectos ao seu resumo (lista de verificação completa abaixo), e será muito mais fácil vender sua ideia para todos os envolvidos.

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definir o orçamento

é importante pensar sobre o orçamento no início, também. Obviamente, não faz sentido planejar champanhe e ostras se o seu orçamento se estender apenas para Cava e batatas fritas! O valor que você precisa gastar dependerá do modelo que você escolher para o seu evento. Será lucro com ingressos sendo vendidos? Os prêmios serão patrocinados para ajudar a cobrir custos ou tudo sairá do orçamento interno?

os principais custos em que você precisará pensar incluem f&B (alimentos e bebidas), local e decoração, entretenimento e VIPs – se você quiser juízes, anfitriões, palestrantes ou convidados especiais de alto nível, isso pode consumir uma parte considerável do orçamento.

você também precisará pensar sobre o custo de promover seu evento e incentivar os candidatos a entrar – você precisará pagar por anúncios na mídia do setor ou o desenvolvimento de uma plataforma web especializada para os participantes se registrarem e/ou votarem?

depois de ter uma ideia aproximada de quanto vai custar, você pode calcular os preços dos ingressos ou pacotes de patrocínio para garantir que pelo menos cobrirá os custos.

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escolha seus juízes

quem você escolher como juízes terá impacto na integridade percebida de seus prêmios, então selecione com cuidado. O que qualifica esses indivíduos para julgar neste campo? Eles são conhecidos e respeitados em sua indústria? Quais são suas conquistas?

além disso, é importante que eles possam julgar de forma independente e justa e não sejam vistos tendenciosos com nenhum candidato ou empresa. Você também precisará implementar um sistema de votação caso os juízes não possam chegar a uma decisão unânime e a um critério claro de como o vencedor será escolhido.

você também pode querer implementar um prêmio” People’s choice ” ou categoria onde os participantes do evento podem escolher seu vencedor. Isso dá aos participantes um elemento de controle e garante que eles sejam investidos na noite.

Use esta etapa para também pensar sobre o tipo de participantes que você vai querer se inscrever, pois isso tornará seu marketing muito mais fácil mais tarde.

escolha um local

seu orçamento e o número de convidados serão o principal fator de influência na seleção de um local, mas além disso, você deve procurar em algum lugar com um grau de ‘fator wow’. Por sua própria natureza, os prêmios devem ser emocionantes e glamorosos e gerar antecipação pré-evento. Escolher um local único pode ajudar a aumentar o interesse, por isso não descarte locais improváveis – a iluminação criativa e o curativo podem transformar totalmente um espaço.

certifique-se de verificar com seu fornecedor de AV que o espaço funcionará de um ponto de vista prático em relação à acústica, etc. e que nenhum convidado terá uma visão obstruída do palco. Claro, é reconfortante se o local já recebeu prêmios antes e você pode pedir para ver fotos ou conversar com o organizador para ver como tudo funcionou.

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escolha um tema

ter um tema para sua cerimônia de premiação é outra maneira de diferenciá-lo e deixar as pessoas animadas. Certifique-se de escolher algo inspirador. Talvez possa ser o glamour da velha escola de Hollywood, o espírito olímpico ou o futuro fantástico?

bem como a decoração, convites e Entretenimento, seu tema pode ajudar a inspirar seus convidados especiais. Por exemplo, se você tiver um evento temático das Olimpíadas, poderá convidar um esportista celebridade para falar, ou para um tema futurista, talvez um inventor inspirador?

Escolha suas músicas premiadas

as músicas que você escolher para uma cerimônia de premiação terão um grande impacto no ambiente. A música pode ser usada para apresentar palestrantes, anunciar vencedores e celebrar uma categoria ou empresa coletando seu prêmio. Aqui estão algumas ótimas ideias de músicas para cerimônias de premiação:

canções de cerimônia de premiação otimistas:

• Katy Perry – Firework
• Florença – Você Tem O Amor
• Survivor – Olho de Tigre
• Jon Bon Jovi – Livin’ on a prayer
• Macklemore & Ryan Lewis – não Pode Manter-Nos

Inspirador cerimônia de premiação músicas:

• Eminem – Não tem Medo
• Kanye West, mais Forte
• Viagem – não Pare Acreditando
• Jay – Z Encore
• Christina Aguilera – Lutador

Emocional cerimônia de premiação músicas:

• Israel Kamakawiwo’ole – em algum Lugar Sobre o arco-íris
• Eva Cassidy – Songbird
• Natasha Bedingfield – Unwritten
• Demi Lovato – Guerreiro
• O Script – Hall da Fama

Adicionar valor

além de dar prêmios, o evento devem oferecer adicionado atrações. Nem todo mundo vai embora com um gongo, mas eles devem sair sentindo que o preço do bilhete valeu a pena, no entanto.

facilitar a rede é uma boa maneira de agregar valor ao seu evento. A oportunidade de conhecer o grande e o bem do seu setor industrial sem dúvida será uma grande atração para os hóspedes, então planeje pausas onde eles possam se misturar e se misturar.

bem como uma recepção de bebidas antes do jantar, considere um buffet de sobremesa stand-up para depois da cerimônia para fazer todos falarem.

você também pode considerar dar Sacos de guloseimas para todos os presentes. Se seus convidados são de um setor específico, ou de uma idade ou demografia específica, este é um ótimo método para adquirir patrocinadores para suas malas. Isso também significa que, vencedor ou não, seus convidados vão para casa com algo (e algo incrivelmente instagramável também!).

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entreter

seus convidados vieram para um show, então não deixe de dar-lhes um! Simplesmente ler uma longa lista de nomes de vencedores de prêmios e assistir como eles têm sua foto tirada pode ser um pouco tedioso para os não vencedores, então pense em como você pode animar o processo com creative AV e um Compère envolvente.

música, vídeo e luz devem se unir para criar um espetáculo, e se você puder incluir tecnologia impressionante, como mapeamento de projeção ou mesmo hologramas (se o orçamento permitir!), você terá o público à beira de seus assentos.

faça um sorteio

mesmo que o objetivo principal do seu evento não seja arrecadar dinheiro para caridade, não perca a oportunidade de fazer algo de bom para sua comunidade. Você pode realizar um sorteio ou Leilão com prêmios doados. Isso oferecerá aos patrocinadores a chance de um grito, enquanto, ao mesmo tempo, arrecadam dinheiro para uma causa digna.

anuncie na noite quanto foi levantado para acelerar o fator sentir-se bem, ou salve as boas notícias para comunicação de acompanhamento.

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organizar a festa

uma vez que o negócio oficial está fora do caminho, é hora de todos para deixar o cabelo para baixo e bater a pista de dança. É essencial para reservar uma grande banda que é garantido para obter a multidão zumbindo, por isso pedir recomendações.

além de uma banda-se o seu orçamento se estender a ela-organize algum entretenimento visual, como um grupo de dança de alta energia, artistas aéreos ou um mágico em close-up. Isso ajuda a manter a atenção entre as rodadas de julgamento e torna sua cerimônia um evento por si só, mesmo fora da premiação.

como promover sua cerimônia de premiação

a mídia Social oferece a plataforma perfeita para criar entusiasmo sobre sua cerimônia e compartilhar todas as manchetes da noite. Certifique-se de ter preparado uma lista de todas as alças do Twitter de seus vencedores e dar a um membro da equipe o trabalho de anunciar cada destinatário do prêmio on-line em tempo real, como eles acontecem. Isso oferecerá aos vencedores glória extra e ajudará a aumentar o perfil do seu evento.

não se esqueça de configurar uma hashtag dedicada para seus prêmios para que seus convidados possam participar da conversa e compartilhar fotos e notícias da noite. Este tipo de’ prova social ‘ mostrará que seus prêmios são um evento imperdível e criará buzz para o próximo ano.

se ainda não o fizer, configure uma página de destino de captura de leads ou um formulário de inscrição onde seus participantes, convidados e juízes podem se tornar parte de uma lista de marketing por e-mail. Este é um ótimo canal para construir antecipação até o evento e lembrar a todos sobre os prazos dos prêmios.

você também deve considerar a jornada online, tanto para os participantes do evento quanto para aqueles que participam da cerimônia de premiação. É fácil enviar uma entrada? Como os convidados podem se inscrever para um ingresso e convidar seus amigos também? Crie uma jornada e teste você mesmo para garantir que seja o mais fácil possível para os participantes estarem no show.

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conclusão & lista de verificação de planejamento de prêmios

há muito o que pensar ao planejar uma cerimônia de premiação estelar, mas é um dos tipos de eventos mais eficazes e recompensadores, o que pode ajudar a atingir todos os tipos de metas de negócios.

desde ampliar o alcance e a influência de sua organização até motivar e inspirar funcionários ou gerar receita significativa, os prêmios valem o esforço.Para tornar o seu trabalho o mais fácil possível, a Eventbrite oferece um conjunto de ferramentas organizacionais. Abrangendo convites para pesquisas pós-evento, ajudando você a gerenciar o processo do início ao fim – não importa o quão ambiciosos sejam seus planos! Basta verificar nossa lista de verificação de planejamento da cerimônia de premiação abaixo para ajudá – lo a começar:

cerimônia de Premiação lista de verificação de planejamento

Gravar um evento breve incluindo:

• Nome do evento
• principais metas
• Medidas de sucesso
• Número de participantes
• Tipo de participantes
• data do Evento e a localização
• Tom do evento
• Cerimônia tema

Definir o orçamento, o desejado de receita para:

• Alimentos e bebidas
• Local
• Decoração
• Entretenimento
• VIPs/juízes
• Promoção
• Bilhete de preços
• pacotes de Patrocínio

Escolher os participantes, tais como:

• Cerimônia de juízes
• Convidados de honra
• Tipos de participantes,

Encontrar local e conduta:

• AV recce
• Reunião com o local proprietário

Design a noite com:

• cerimônia de Premiação músicas
• Rede
• sacolas
• Entretenimento
• Sorteio

Mercado de sua cerimônia de uso:

• Uma estratégia de mídia social
• Dedicado hashtag
• atualizações por e-Mail
• conteúdo do Blog
• inscreva-se a página de destino