como estruturar um relatório de gerenciamento para sua empresa
relatório de gerenciamento – a imagem mostra uma pilha de folhas de papel com gráficos e textos no centro. À direita está um gráfico de barras de cores horizontal e à esquerda está um gráfico de barras de cores vertical.Administrar um negócio é um grande desafio, mas está longe de ser uma missão impossível. Afinal, existem técnicas, recursos e estratégias para ajudar os empreendedores a alcançar o sucesso.Gerenciar finanças, funcionários, inventário, marketing e estratégias de vendas são algumas das muitas responsabilidades de um líder. Pode parecer muito trabalho, mas um relatório de gerenciamento pode tornar tudo mais fácil e seguro.
a premissa é simples, mas alguns gerentes não sabem como preparar um bom relatório de gerenciamento. Se você é um desses profissionais, não se preocupe. Listamos todas as etapas para ajudá-lo a fazê-lo. Então, continue lendo!
a importância do relatório de gestão
mesmo diante de uma economia instável, os empreendedores de todo o mundo tendem a ser persistentes. De acordo com o Global Entrepreneurship Monitor (GEM) Global Report de 2015, 66% dos adultos veem o empreendedorismo como uma boa carreira.
existem 582 milhões de empreendedores no mundo nos mais variados segmentos. No entanto, superar seu medo e investir nesse sonho é apenas o primeiro passo. Você precisa ser estratégico e trabalhar duro para alcançar o máximo desempenho.
neste contexto, um relatório de gerenciamento serve como um instrumento-chave para a operação de qualquer empresa. Ele permite que você olhe para a situação do seu negócio com mais precisão e ajuda você a tomar decisões mais seguras e assertivas.
com o relatório, você pode analisar os resultados alcançados e repensar as ações que não estão funcionando. Isso porque apresenta as particularidades do negócio e seu desempenho durante o período que está sendo avaliado.
Os 6 elementos de um bom relatório de gestão
Agora que você entende a importância deste documento, a fim de aprender como preparar um completo e eficaz de gerenciamento de relatório, você precisa conhecer os elementos que devem ser incluídos em sua estrutura.
portanto, uma vez que o objetivo deste post é ajudá-lo a esclarecer quaisquer perguntas que você possa ter sobre o assunto, e não enfrentar problemas com essa tarefa em sua vida cotidiana, vamos começar com o básico. Dê uma olhada nos 6 elementos indispensáveis para um bom relatório!
título
um relatório de gestão é simplesmente um documento na forma de um relatório que serve para medir o desempenho do seu negócio e ajuda no seu processo de tomada de decisão. Por esse motivo, é importante que tenha um título.
Portanto, como existem relatórios para vários departamentos e propósitos, o título o ajudará a identificar o assunto de forma rápida e eficiente.
contextualização
a contextualização é outro elemento indispensável e permite ao destinatário – você ou outro funcionário-entender o que será analisado nas páginas a seguir.
este texto precisa ser breve e objetivo, servindo de introdução para as métricas, estatísticas e resultados que serão apresentados.
objectivos
cada relatório de gestão é preparado por uma razão. Portanto, não se esqueça de inserir os objetivos do documento e se concentrar no que é realmente importante e útil para o seu negócio.
os relatórios devem ser um instrumento fácil de analisar e seu objetivo deve ser muito claro. Portanto, mesmo antes de iniciar o processo, selecione cuidadosamente as informações que serão apresentadas para que sejam consistentes com seu objetivo.
resumo
um resumo é um texto para leitura rápida que contém apenas as informações mais relevantes do relatório. Dessa forma, os gerentes podem evitar ter que lê-lo na íntegra toda vez que tiverem que tomar uma decisão.
um resumo bem elaborado otimiza seu tempo e leva a decisões mais rápidas e seguras. Afinal, a informação é apresentada de maneira mais objetiva, como em um mapa mental.
resultados
finalmente, seu relatório de gestão deve ter uma área para a apresentação dos resultados.
neste item, devemos inserir todas as observações que foram feitas, bem como as estatísticas, tabelas, gráficos e métricas de desempenho observado.
conclusão
a conclusão é o encerramento do seu relatório e deve mostrar suas descobertas, que serão baseadas nas informações apresentadas ao longo do documento.Como você pode ver, não se trata de opiniões pessoais. Com o apoio do Big Data, a conclusão é comprovada em informações reais e atualizadas já coletadas. Portanto, é tão valioso para a gestão do negócio.
etapas completas sobre como preparar um relatório de gerenciamento
muitos gerentes consideram a preparação de relatórios de gerenciamento verdadeiramente desafiadora. A verdade é que este documento sempre fez parte da Gestão de uma empresa, mas ganhou ainda mais importância nos últimos anos.
por esse motivo, preparamos uma lista completa de etapas para que você possa ter um instrumento útil em mãos que possa ajudá-lo a ganhar mais dinheiro, corrigir erros e aproveitar as oportunidades de mercado. Continue lendo!
Passo 1: Planeje antes de começar
o planejamento é a melhor maneira de produzir um documento completo que seja benéfico para o seu negócio. Caso contrário, você pode perder tempo preparando um relatório incompleto ou com informações irrelevantes.
antes de fazer qualquer coisa, defina os objetivos e identifique como as informações apresentadas ajudarão seu negócio a crescer. Para fazer isso, comece respondendo às perguntas descritas abaixo.
- para quem este relatório está sendo preparado?
- Qual é o propósito do relatório?
- quais informações serão coletadas?
- como a informação pode ajudar no processo de tomada de decisão?
Etapa 2: investir em ferramentas automatizadas
a eficiência do gerenciamento de negócios é um objetivo comum para todos os empreendedores. Então, que tal investir em ferramentas de gerenciamento automatizadas para criar seu relatório de gerenciamento?
para isso, existem tecnologias que simplificam essa tarefa, otimizam seu tempo e garantem um resultado muito mais satisfatório.
nossa primeira sugestão é o Google Data Studio, uma ferramenta de visualização de dados capaz de transformar informações em relatórios de gerenciamento agradáveis, intuitivos e fáceis de entender.
nossa segunda sugestão é Primavera, que é uma plataforma para ajudá-lo a gerenciar facilmente projetos e monitorar resultados. Entre suas características está sua integração com outros softwares de gerenciamento, análise de dados e geração de relatórios.Finalmente, certifique-se de investir em ferramentas de Business Intelligence (BI). Eles são essenciais para uma tomada de decisão rápida e segura. Os melhores sistemas coletam, organizam, classificam e analisam os dados, o que facilita seu trabalho.
Passo 3: Use linguagem clara e objetiva
se você acha que um relatório de gerenciamento requer termos específicos e linguagem complexa, é hora de você mudar de ideia.
idealmente, o documento deve ser fácil de ler e interpretar. Portanto, seja claro e use linguagem informal e atenha-se apenas ao essencial.Portanto, não se preocupe e lembre-se de que a rotina ocupada de um gerente requer leitura rápida e tomada de decisões. Quanto mais fácil o relatório for interpretado, mais útil e importante será para o negócio.
Passo 4: conte uma história para envolver os leitores
no geral, um relatório de gerenciamento consiste em muitos dados e informações. Na verdade, essa é uma das razões que fazem com que muitos gerentes achem que é um documento difícil de preparar e entender.
no entanto, dependerá claramente da estratégia enquanto a prepara. Para tornar o conteúdo atraente e não sobrecarregar o leitor, uma boa ideia é contextualizar os fatos contando uma história.
dessa forma, você poderá combinar a exposição e a descrição da situação que está sendo analisada de maneira mais leve e que faça sentido. Isso permite que os resultados sejam compreendidos, criando engajamento enquanto está sendo lido.
Etapa 5: Defina as métricas e KPIs a serem usados
você costuma usar métricas de desempenho e KPIs para gerenciar seu negócio? Se eles ainda não fazem parte de suas estratégias, você deve definitivamente olhar para ele. Na verdade, os KPIs (indicadores-chave de desempenho) são as métricas mais importantes para o seu negócio. Eles geralmente estão ligados aos seus principais objetivos e, portanto, orientam a preparação de relatórios gerenciais de maneira positiva.Portanto, escolha quais métricas serão usadas, coletando os dados e classificando as informações. Afinal, nem tudo deve ser incluído no documento.
Passo 6: Estabelecer um ponto de comparação
sempre que quisermos avaliar o desempenho de estratégias, departamentos, produtos ou funcionários, estabelecer um ponto de comparação é essencial.
portanto, este deve ser o seu próximo passo. Selecione o período em que as informações serão coletadas e analisadas e defina metas ou metas para delinear comparações.
se você estiver usando tabelas, configure colunas para que você possa visualizar facilmente a comparação. Por exemplo, você pode adicionar uma coluna com seus objetivos e outra com os resultados alcançados. Isso tornará mais fácil entender a conclusão que será apresentada no final do documento.Etapa 7: insira elementos visuais no documento
como mencionamos anteriormente, o relatório de gerenciamento deve ser claro e fácil de interpretar. Uma boa estratégia é usar elementos visuais.Rotinas difíceis cheias de obrigações exigem ferramentas e ações dinâmicas. Entregar um documento com centenas de páginas não é produtivo, mas o uso de gráficos, mapas mentais e até vídeos durante a apresentação pode melhorar a compreensão das informações.
Passo 8: faça uma revisão final
depois que tudo estiver pronto, é hora de fazer uma revisão final cuidadosa. Nesta fase, você precisa se certificar de que o texto final não tenha erros ortográficos, dados incompatíveis e informações falsas.
lembre-se de que isso fornecerá credibilidade ao documento e garantirá que ele seja realmente útil. Em outras palavras, cumpre seu papel de facilitar a gestão do seu negócio.
escrever um relatório de gerenciamento é mais fácil do que você pensa
você aprendeu a preparar um relatório de gerenciamento? Depois de ler este artigo, você provavelmente chegou à conclusão de que esta não é uma tarefa impossível.
este documento é crucial para o funcionamento de qualquer negócio e criá-lo é mais fácil do que parece. Portanto, não perca mais tempo e siga nossas dicas!
mas antes que você faça, Que tal aprender um pouco mais? Saiba como o gráfico de Pareto pode ajudá-lo a realizar tarefas com mais eficiência!