como combinar transações bancárias em QuickBooks Online e Desktop?
ao conectar seu cartão de crédito e contas bancárias, o QuickBooks baixa as transações mais recentes automaticamente. Mais tarde, ele tenta combinar os dados com transações bancárias. No entanto, se você não conseguir corresponder às transações, terá que criar as novas transações e combiná-las manualmente. Para entender todo o conceito, aprenda conosco como combinar transações bancárias no QuickBooks Online, QuickBooks Desktop Enterprise e QuickBooks Desktop Para Mac.
o que significa corresponder no QuickBooks Online?
Match refere-se a transações bancárias que o QuickBooks usa para corresponder às transações que você inseriu em seu software de contabilidade. Se você já configurou as regras bancárias para transações, o QuickBooks usa automaticamente essas regras para categorizar as transações.
caso você não tenha definido nenhuma regra de transação, o QuickBooks recomenda categorias para cada transação (que foi baixada) com base nas transações concedidas anteriormente ou solicita que você crie as novas categorias. Se sua transação bancária for iniciada fora do período de 90 dias, você terá que combinar as transações manualmente. Para saber mais sobre o procedimento de transações bancárias correspondentes ao QuickBooks, continue lendo os seguintes detalhes.
como combinar transações bancárias em QuickBooks Online?
para combinar transações bancárias no QuickBooks Online, é necessário baixar as transações bancárias mais recentes para que você possa revisá-las. Mais tarde, você pode verificar se as transações são correspondidas com sucesso. Você pode fazer alterações, se necessário. Os usuários também podem dividir as transações entre várias contas ou excluir a transação duplicada para manter a conta precisa. Para conhecer todo o procedimento, aprenda aqui como combinar transações bancárias no QuickBooks Online.
Passo 1: Baixe o cartão de crédito e as transações bancárias mais recentes
QuickBooks geralmente baixam as transações mais recentes todas as noites. Para a maioria dos bancos, escolhe o horário por volta das 22h PT. Considerando que, para alguns bancos, pode levar mais tempo. No entanto, os usuários podem atualizar manualmente suas contas para receber as transações mais recentes a qualquer momento. Para fazer isso, você pode ler e executar as seguintes etapas:
- clique no menu” bancário”.
- em seguida, mude para a opção “Banking”.
- clique no botão “Atualizar”.
ao executar essas etapas, você pode atualizar todos os cartões de crédito e contas bancárias. Caso encontre algum prompt para autenticação adicional, você pode continuar seguindo os prompts na tela para concluir a atualização.
Passo 2: revise as transações baixadas
depois de atualizar o cartão de crédito e as contas bancárias, você pode revisar os detalhes e categorizá-los. Tudo o que você precisa fazer é combinar, adicionar e ver as várias correspondências. Confira os seguintes detalhes para fazer o mesmo:
- selecione o menu “bancário”.
- em seguida, clique no bloco de conta que deseja revisar.
- depois disso, clique na guia” para revisão ” para iniciar a revisão.
como o QuickBooks envia as transações baixadas para a guia for Review, você pode revisá-las uma após a outra. Para cada transação, você terá a opção de adicionar uma nova transação, combinar as transações com a existente ou visualizar várias correspondências. Confira os seguintes detalhes para entender melhor.
combine a transação com a existente
conforme declarado anteriormente, o QuickBooks corresponde às transações baixadas com a transação que você inseriu. Isso os vinculará para que você não encontre duplicatas. Para se certificar de que a correspondência de transação está correta, você deve seguir estas etapas:
- primeiro de tudo, localize a transação baixada. Para isso, você pode ir para a coluna “Ação” e clicar na opção “Combinar”.
- neste ponto, você pode observar o “beneficiário”, “Data”, “descrição” e o valor que você recebeu ou gastou.
- agora, clique nas transações baixadas para expandir a visualização.
- aqui, você pode começar a rever os “registros correspondentes encontrados” em sua conta QuickBooks. Esta é a transação correspondente que você já inseriu no QuickBooks.
- em seguida, clique no link localizado ao lado da partida para ver mais detalhes.
- certifique-se de que esta é a sua correspondência correta. Você também pode revisar os campos” método de pagamento”,” Depósito para “e”conta bancária” (alterar conta bancária de Depósito direto em QuickBooks) no formulário para suas transações QuickBooks existentes.
- se você encontrar a correspondência correta, poderá fechar suas transações abertas.
- em seguida, pressione o botão” Match”.
depois de fazer isso, o QuickBooks saberá que a transação baixada é a mesma que você inseriu antes. Ele conecta automaticamente as transações e nenhuma duplicata o incomodará.
adicione a nova transação
caso você não consiga encontrar a transação correspondente existente, você pode adicionar a nova transação para usar as informações do seu cartão de crédito ou conta bancária. Continue lendo as etapas a seguir para adicionar a nova entrada de transação:
- vá para a coluna “Ação”.
- clique no botão” Adicionar ” para localizar a transação baixada.
- Agora, você pode escolher a transação e clicar nela para expandir a visualização.
- depois disso, você pode revisar a “categoria”. Esta é basicamente a conta que o QuickBooks usa para categorizar sua transação. Se necessário, você pode alterar a categoria e colocar os detalhes em uma conta diferente.
- aqui, você pode alterar o cliente ou fornecedor. Se você já adicionou essa transação ao QuickBooks, clique no botão” Encontrar correspondência”. Então, revise as correspondências e escolha a que você encontrar.
- depois disso, você pode pressionar o botão” Adicionar”.
os QuickBooks agora usarão esses detalhes para criar e inserir a nova transação na conta. Observe que o QuickBooks pode categorizar a transação em contas temporárias, como despesas Sem categoria ou contas de Renda Sem categoria. Sugerimos que você categorize as transações diretamente em sua conta de despesas ou receitas.
abra e revise as várias correspondências
quando o QuickBooks encontrar mais de uma correspondência, você deve escolher a correta. Portanto, é importante revisar as várias correspondências. Para isso, você pode fazer o seguinte:
- clique na coluna” Ação”.
- em seguida, selecione o botão” Exibir ” para localizar a transação baixada.
- clique na opção “Exibir”.
- aqui, você pode revisar os “fundos de registros correspondentes”. Estas são basicamente as transações correspondentes que você inseriu em sua conta QuickBooks.
- em seguida, clique no link localizado ao lado da partida para ver mais detalhes.
- certifique-se de que esta é a sua correspondência correta. Você também pode revisar os campos” método de pagamento”,” Depósito para “e” conta bancária ” no formulário para suas transações QuickBooks existentes.
- se você encontrar a correspondência correta, poderá fechar suas transações abertas.
- em seguida, clique no botão” Match”.
é assim que você pode verificar as transações no QuickBooks. Tudo o que você precisa fazer é combinar as transações com as existentes. Se você não conseguir encontrá-lo, crie o novo e revise-o para garantir que não haja transações duplicadas.
Etapa 3: Revise transações adicionadas ou correspondentes
quando terminar de adicionar ou combinar as transações baixadas, elas serão gravadas automaticamente no QuickBooks. O último passo é revisar as entradas para ter certeza de que está tudo bem com suas transações do QuickBooks. Aqui estão os passos para o mesmo:
- navegue até o menu “bancário”.
- em seguida, escolha o bloco de conta que deseja revisar.
- mude para a guia” in QuickBooks”.
- clique no link na coluna” correspondente “ou” adicionado ” e revise os detalhes.
se você deseja mover sua transação para outra conta, pode desfazer a correspondência e aplicar as alterações necessárias. Certifique-se de aplicar essas alterações antes da reconciliação mensal.
Passo 4: Transação dividida entre várias contas
transações como grandes despesas de viagens de negócios podem ser divididas entre várias contas. Isso ajuda você a rastrear melhor. Confira as seguintes etapas para saber corretamente:
- selecione a guia” para revisão”.
- em seguida, escolha a transação baixada para abri-la e expandir a visualização.
- vá para a coluna “Ação”. Se mostrar o status “Match”, você pode modificar o” Find match “para”categorizar”.
- clique no botão” Dividir “localizado ao lado da opção” Adicionar”.
- quando a janela” transação dividida “é aberta, você pode clicar nas” categorias ” nas quais deseja dividir suas transações.
- em seguida, adicione a quantidade para cada divisão.
- depois disso, clique na opção” cliente ” para cada divisão.
- uma vez feito isso, clique no botão” Aplicar e aceitar”.
desta forma, você pode encontrar a transação baixada e dividi-la para seu cliente específico. Certifique-se de inserir os detalhes corretamente.
Passo 5: Excluir transações duplicadas ou pessoais
para manter as contas precisas, os usuários também podem remover transações duplicadas ou pessoais. Você pode verificar os seguintes detalhes para excluir as transações:
- clique na guia” para revisão”.
- em seguida, coloque a marca de seleção para cada transação que você deseja excluir.
- clique no botão” Excluir”.
quando as transações são excluídas, elas mudam para a guia excluído. Agora em diante, ele não será baixado ou adicionado ao QuickBooks. Agora você completa o procedimento de transações de correspondência de banco on-line QuickBooks.
como combinar transações bancárias no QuickBooks Desktop Enterprise?
o procedimento de transações de correspondência de bancos de Desktop QuickBooks é bastante semelhante ao QuickBooks Online. Tudo o que você precisa encontrar são as transações baixadas e correspondem aos detalhes. Caso as transações não correspondam, você pode descobrir o motivo pelo qual isso está acontecendo e aplicar as alterações necessárias. Você pode até combinar as transações manualmente. Para conhecer todo o procedimento com etapas detalhadas, você pode passar pelas seguintes informações.
Passo 1: Obtenha as transações baixadas
para começar, você terá que encontrar as transações baixadas(encontre transações excluídas no QuickBooks). Isso pode ser feito através do centro de Feeds bancários. Você pode executar as seguintes etapas para baixar a declaração eletrônica no QuickBooks:
- clique no menu” bancário”.
- em seguida, escolha a opção” Feeds bancários”.
- clique na opção” Centro de Feeds bancários”.
- aqui, você pode usar o menu suspenso “instituição financeira” para iniciar a janela “corresponder transações”. Certifique-se de que a conta correta esteja exibindo o seguinte:
- clique na “Declaração de revisão”.
- Baixe e veja a declaração eletrônica.
- vá para a janela ” corresponder transação “e certifique-se de ter colocado a marca de seleção para”mostrar transações QuickBooks”.
- uma vez que QuickBooks é feito combinando a transação, você vai ver os resultados. Em seguida, clique no botão “OK” para encerrar o processo.
depois disso, você pode verificar o status que o QuickBooks atribuiu a cada uma das instruções. Depois disso, você pode decidir o que pode fazer a seguir.
Passo 2: revise as transações de Download
o próximo passo é combinar as transações baixadas com as que você já inseriu no QuickBooks. Se a correspondência estiver correta, você não tem nada a fazer. Mas, se você não encontrar a correspondência de transação, precisará desmarcar as transações.
se você está se perguntando Por que QuickBooks não combinando transações bancárias com extratos eletrônicos, você deve estar ciente de seus principais fatores. Aqui, estamos listando os seguintes motivos:
- as transações não foram adicionadas ao QuickBooks. Portanto, você precisa inseri-lo no QuickBooks.
- existem erros de digitação na transação que você adicionou no QuickBooks ou a transação é adicionada à conta incorreta. Se for esse o caso, você pode corrigir a transação para que ela possa corresponder à instrução E.
- as transações podem não corresponder devido ao nome incorreto do beneficiário na declaração eletrônica.
- sua instituição financeira deve ter cometido algum erro nas transações devido às quais você não pode combiná-lo.
estas podem ser as razões pelas quais você não consegue corresponder às transações. Depois de fazer as alterações necessárias nas transações, depois de corresponder às transações com sucesso, a declaração é removida da seção Itens recebidos no centro de Feeds bancários.
Passo 3: Em alguns casos, o QuickBooks pode não ser capaz de combinar as transações bancárias com as que você adicionou ao seu software de contabilidade. Nesses casos, tudo o que você pode fazer é inserir a transação e combiná-la manualmente. Para executar este método, você pode seguir as seguintes etapas:
- selecione o menu “bancário”.
- em seguida, clique na opção “Feeds bancários”.
- selecione a opção” Centro de Feeds bancários”.
- aqui, você pode selecionar o menu suspenso “instituição financeira” para iniciar a janela “corresponder transações”. Certifique-se de que a conta correta esteja exibindo o seguinte:
- clique na “Declaração de revisão”.
- Baixe e veja a declaração eletrônica.
- vá para a janela ” corresponder transação “e certifique-se de ter colocado a marca de seleção para”mostrar transações QuickBooks”.
- escolha a transação na declaração que você deseja combinar com a transação das transações do QuickBooks.
- Agora, Escolha as transações da transação QuickBooks para corresponder aos valores.
- uma vez que QuickBooks é feito combinando a transação, você pode clicar no botão “Match”.
é assim que você pode combinar a declaração eletrônica com as transações inseridas no QuickBooks Desktop. Se você encontrar algum tipo de erro, certifique-se de inserir todos os detalhes corretamente.
como combinar transações bancárias no QuickBooks Desktop Para Mac?
ao baixar as transações do Banco, algumas das transações já podem aparecer no registro. O QuickBooks facilita a localização das transações existentes ou novas antes de adicioná-las ao registro. Quando QuickBooks corresponde às transações no registro, ele marca como correspondido. Se mostrar incomparável, você terá que garantir que as transações baixadas sejam adicionadas corretamente em seu registro.
para combinar as transações corretamente, você precisa ter certeza de que o valor, a data, o número de verificação e o nome do beneficiário correspondem corretamente às transações disponíveis no QuickBooks. Você pode seguir as seguintes etapas no QuickBooks Desktop Para Mac para corresponder às transações:
- clique na opção “Banking”.
- em seguida, escolha a opção” transações baixadas”.
- caso tenha várias contas, você pode escolher a conta disponível na página “Conta QuickBooks”.
- aqui, você pode escolher as transações incomparáveis, bem como as transações em seu registro que você deseja corresponder. Observe que as transações correspondentes têm o círculo laranja localizado ao lado delas.
- agora, pressione o botão” Match”.
- neste ponto, você precisa adicionar uma nova transação. Para isso, você pode clicar na opção “Adicionar um” para adicionar uma única transação ou na opção “Adicionar vários” para adicionar várias transações.
- você terá opções para adicionar as regras de renomeação do beneficiário. Você pode fazer isso, pois facilita o procedimento de transação correspondente.
- depois disso, você pode adicionar os detalhes necessários e pressionar o botão “Gravar”.
seguindo estas etapas, você pode facilmente adicionar e combinar as transações baixadas com as inseridas no registro.
para concluir
os QuickBooks analisam as transações bancárias em relação aos dados para corresponder às transações. Se nenhuma transação for correspondida, você pode combiná-la manualmente. Tudo o que você precisa fazer é baixar as transações bancárias mais recentes, combiná-las com as existentes e revisar os detalhes. Aqui, já explicamos como combinar transações bancárias em QuickBooks Online e QuickBooks Desktop Enterprise e Desktop para Mac.
Se você quiser saber mais sobre o QuickBooks, tais como gerenciamento de inventário ou ativar a conta inativa, leia os seguintes guias para ajudar:
- Começar com o QuickBooks Online de Gerenciamento de Inventário
- Como Ativar uma Conta Inativa em QuickBooks Online?