5 etapas para gerenciar seu projeto do início ao fim
em teoria, um projeto é bem-sucedido quando entregue no prazo e no orçamento, dentro dos termos acordados pelas partes interessadas participantes. Na prática, porém, você terá que planejar e atribuir recursos, enfrentar atrasos e ajustar despesas, tudo ao mesmo tempo em que garante que todos estejam sincronizados.
mas o que você faz quando tem pouca ou nenhuma experiência no gerenciamento de um projeto do início ao fim? Se este for o seu caso, as próximas 5 etapas servirão como um guia para configurar seu projeto em funcionamento. Vamos dar uma olhada em todos os detalhes e ver como um aplicativo de gerenciamento de projetos como o Paymo pode ajudar junto.
concordar com as partes interessadas sobre o plano de projeto
um plano de projeto é o elemento-chave de um projeto bem-sucedido, servindo como um roteiro para seu líder e as partes interessadas envolvidas. Ele contém três parâmetros contra os quais o progresso do projeto é medido: o escopo, o cronograma e o orçamento. Também afirma em que circunstâncias podem ocorrer mudanças, caso surjam desvios do plano inicial.
após sua conclusão, as partes interessadas Irão revisá-lo e aceitá-lo para iniciar o projeto. É vital, portanto, que todas as partes envolvidas na mesma página respeitem os parâmetros acordados e suas próprias responsabilidades. Para fazer isso, crie uma nota no Paymo e anote o maior número possível de coisas detalhadas. Em seguida, anexe-o ao projeto assim que todos o aprovarem.
crie uma lista de tarefas e agrupe-as
neste ponto, você deve identificar todas as tarefas necessárias que levarão ao cumprimento do escopo. Isso pode ser fácil se você já gerenciou um projeto semelhante antes. Mas se você está entrando em águas desconhecidas, a melhor coisa a fazer é fazer engenharia reversa de todo o processo. Pense no resultado final e no que precisa ser feito para obtê-lo.
anote todas as tarefas necessárias em nenhuma ordem específica e, em seguida, agrupe-as em listas de tarefas de acordo com sua semelhança. Se o projeto for mais denso, você pode ir mais granular e definir um terceiro nível de tarefas na forma de sub-tarefas. Preste atenção, pois isso aumenta a complexidade e torna o projeto difícil de seguir.
orçamento estimado & custos para cada tarefa
uma vez que as tarefas são mapeadas, você deve fazer o que a maioria dos gerentes de projeto teme: estimativas, ou seja, quanto tempo levará para concluir uma tarefa. Por quê? Porque as estimativas iniciais geralmente estão erradas. Não se preocupe, você será mais preciso assim que ganhar experiência.
mas para lhe dar um headstart, existem três tipos de tarefas: tarefas que você fez antes, tarefas que você não fez antes, mas tem uma idéia sobre como lidar com eles, e tarefas que você não fez antes e não tem idéia sobre sua logística. Para o primeiro tipo, você já conhece o orçamento de tempo e pode calcular OS custos derivados da taxa horária média. Para o segundo tipo que você estima com base em sua intuição e multiplique o orçamento por 1,5-2, e para o terceiro tipo você multiplica o orçamento por 3. Se isso soa demais, Lembre-se: é sempre melhor prometer muito e overdeliver.
monitorar e medir o progresso do projeto
você já decidiu sobre o escopo do projeto, orçamentos de Tarefas estimados e estabeleceu um cronograma do projeto. E agora? Você precisa monitorar o projeto diariamente para garantir que todos os parâmetros acordados sejam atendidos. Para fazer isso, você precisa definir um conjunto de métricas, dependendo do que o sucesso significa para você. Por exemplo, se você estiver preocupado em acertar o prazo devido a restrições específicas do projeto, você medirá a métrica da variante de cronograma. Este mostra como o projeto varia em comparação com o cronograma inicial e quais tarefas estão atrasadas. Se a satisfação das partes interessadas for mais importante para você, você emitirá uma pesquisa de satisfação e medirá a saída.
uma vez definido, você simplesmente tem que medi-los em uma base regular. Você pode querer usar um painel personalizável em um sistema de gerenciamento de projetos que fornece dados em tempo real. A vantagem é que você pode ver todo o progresso do projeto em uma única visualização, sem ter que alternar entre aplicativos diferentes.
Acompanhe o tempo e seja pago
não se esqueça de rastrear o tempo para cada tarefa em parte e categorizá-lo em horas faturáveis vs. não faturáveis. Dessa forma, você determinará se é consistente com o escopo do projeto. A prática também irá ajudá-lo a faturar seus clientes e ser pago pelo trabalho real, removendo suposições da equação. Disputas embaraçosas de preços finais são evitadas, enquanto você é responsabilizado.