5 Coisas para Fazer Antes do início da Reunião
todos Nós temos mostrado até que a reunião.
aquele sem propósito. Aquele sem aviso prévio ou detalhes. E aquele em que ninguém conseguia encontrar onde a reunião estava sendo realizada.
acaba sendo uma perda de tempo de todos.
para garantir que sua reunião seja um sucesso, você precisa se preparar com antecedência.
esteja pronto antes de sua reunião
o que você e sua equipe saem de uma reunião depende do que você coloca na reunião em preparação.
“não é uma reunião se você não se preparar com antecedência.”(Tweet esta citação)
para evitar uma reunião desperdiçada, você precisa estar pronto para sua reunião antes que ela comece.
Aqui estão 5 coisas para fazer antes do início da reunião:
- envie convites com antecedência-as reuniões não devem ser assuntos de última hora. Ninguém gosta de receber um convite para uma reunião no mesmo dia. Para uma reunião formal, os convites devem ter pelo menos 2-3 dias de antecedência.
- distribuir uma Agenda-uma reunião sem uma agenda é apenas um free-for-all. Faça uma agenda e distribua – a aos participantes para que eles possam estar preparados para discutir os tópicos.
- forneça materiais de revisão-se houver materiais avançados que precisam ser revisados, certifique-se de fornecê-los com antecedência suficiente para que os participantes possam realmente lê-los. Caso contrário, sua reunião se tornará uma “sessão de leitura.”Este não é um uso produtivo do tempo de ninguém.
- Reserve Meeting Space – todos nós tivemos a experiência de tentar ir a uma reunião apenas para descobrir no último momento que não há local de reunião anexado ao convite. Certifique-se de reservar um espaço de reunião adequado que se adapte ao número de participantes e ao trabalho a ser realizado.
- definir expectativas de reunião-talvez, a coisa mais importante que você pode fazer antes da reunião é definir a expectativa de: “qual é o objetivo da reunião?”As pessoas gostam de saber com antecedência por que estão participando. Ele define a reunião com um propósito. Seja descritivo com o tópico da reunião. “Catch-up” não é um bom assunto de reunião. “Briefing sobre o status do projeto XYZ” é muito melhor e levará a uma reunião mais proposital.
não é uma reunião se você não se preparar com antecedência
a maioria das reuniões é um fracasso antes mesmo de começar.Em muitas empresas, as reuniões são tão disfuncionais que representam a maior perda de tempo no local de trabalho.
Prepare-se para suas reuniões com antecedência, e elas serão um uso mais eficaz do tempo de todos.