11 Dicas de Gestão de Tempo Eficaz para Ocupado os Gerentes de Escritório
Parar-me se isso soa familiar…
Você chegar no escritório mais cedo, com toda a intenção de esmagar a dia, e talvez ficar de fora na hora de uma vez. Você obedientemente faz sua lista de tarefas e começa a quebrar os primeiros itens.
mas em torno de 9:30, as interrupções começam a chegar-seu chefe precisa que você execute uma tarefa rápida, um visitante não anunciado precisa de atenção, seu colega de trabalho precisa de Ajuda para reiniciar o computador.
a próxima coisa que você sabe é 4: 45 pm, e você milagrosamente tem mais coisas em sua lista de tarefas do que quando você começou.
o tempo é particularmente escasso para os gerentes de escritório, um grupo que é cada vez mais solicitado a fazer mais com menos.Esta foi uma descoberta importante em nosso relatório State of the Office Manager de 2018, um primeiro estudo de seu tipo de centenas de gerentes de escritório representando quase 70 indústrias diferentes. Quando solicitados a nomear seus principais desafios, os gerentes de escritório geralmente respondiam “uma carga de trabalho intensa/pouco tempo” (37,5%).
isso era verdade apesar do fato de que os gerentes de escritório tendem a trabalhar longas horas. Quase metade dos entrevistados relatou trabalhar mais de 8 horas por dia, em média. 14% estavam colocando em 10 horas por dia.
essa falta de tempo não é tão surpreendente quando você leva em consideração o quanto o escopo do Gerente de escritório aumentou nos últimos anos. Os gerentes de escritório têm a tarefa não apenas de funções administrativas, mas de planejamento de eventos, desenvolvimento cultural, integração e outras funções que tradicionalmente podem se enquadrar em RH, finanças ou operações.
(PS-Se você é um gerente de escritório ou Assistente, Junte-se ao nosso grupo privado FB aqui. É um lugar para se conectar, colaborar e compartilhar conselhos sobre como superar o amplo espectro de desafios que você enfrenta em sua função.)
portanto, para gerentes de Escritório, as habilidades de gerenciamento de tempo de especialistas são um must-have para quem quer se destacar na função.
então, reunimos esta lista de hacks de tempo de gerente de escritório-truques experimentados e verdadeiros do Comércio dos gerentes de escritório mais experientes e bem-sucedidos do mundo. Nós os dividimos em algumas categorias para tornar mais fácil para você encontrar o que precisa – e espero economizar um pouco de tempo!
a melhor maneira de criar, rastrear e monitorar as sugestões neste post é com um software de produtividade como segunda-feira.
A Quem Você Gostaria De Dar Presentes?
Clientes & CustomersEmployees
Organização & Gerenciamento de Tarefas
Investir uma pequena parte do seu tempo inicial na organização pode pagar grandes dividendos mais tarde (e poupar algum graves dores de cabeça).
mesmo se você se considera bastante organizado, aqui estão algumas dicas avançadas.
Programe sua semana com antecedência
” não planejar está planejando falhar.”
como gerentes de escritório, isso é mais do que uma citação motivacional – é um lema para viver.
no mínimo, você deve planejar seu calendário na noite anterior para se certificar de que você bateu no chão correndo logo de manhã.
quer economizar ainda mais tempo? Planeje sua semana inteira com antecedência.
sem muito esforço extra, o planejamento semanal permite que você olhe rapidamente e ajuste seu calendário no final de cada dia de trabalho (em vez de começar do zero todas as noites).
também torna mais fácil planejar de forma holística, conectando suas atividades diárias e semanais a metas de longo prazo. Isso porque o planejamento diário tende a mantê-lo focado nas árvores, enquanto o planejamento semanal permite que você levante a cabeça e veja toda a floresta.
sexta-feira à tarde ou domingo à noite é geralmente o melhor momento para o planejamento semanal, quando você não está distraído por e-mails recebidos.
Priorizar com Resultados Cruciais
Resultados Cruciais é um sistema que SnackNation CEO Sean Kelly desenvolvidos nos primeiros dias de sua jornada empreendedora como forma de permanecer na tarefa, quando ele e seus parceiros de negócios estavam tentando realizar grandes coisas em sua própria (isto é, com a ninguém, mas a si mesmos responsabilizá-los).A prática o serviu tão bem que ele a manteve na SnackNation, onde ajudou a moldar a cultura de crescimento da empresa e a responsabilidade radical.
funciona assim:
os resultados cruciais dividem essas grandes metas trimestrais ou anuais em tarefas semanais e diárias para que você gaste seu tempo trabalhando em atividades de alta alavancagem que levarão seus objetivos adiante. Por design, seu dia-a-dia sempre rastreia de volta para esses objetivos maiores.
resultados cruciais também têm uma vantagem menos óbvia. Você conhece sua lista de Tarefas detalhada com 50 linhas de comprimento? Você nunca vai fazer isso em um dia, o que significa que você sempre terminará o dia sentindo que não conseguiu fazer tudo.
mesmo se você tiver 10 tarefas diárias, em um bom dia você pode fazer sete delas.
e realmente-isso é uma grande realização! Você esmagou sete itens importantes. Mas porque você tinha dez itens em sua lista, você ainda vai sentir que você não terminou o que você se propôs a realizar.Ao se concentrar em apenas três tarefas diárias, você terminará cada dia com a satisfação de saber que terminou suas três atividades de maior alavancagem.Aqui está uma explicação mais aprofundada de como funciona o sistema de resultados cruciais, juntamente com um modelo de planilha que você pode baixar para você e sua equipe.
Use um bloco de Notas Diário no estilo Docket
esta dica vem do Om extraordinaire Windi de Indiana:
“ir de uma lista tradicional para fazer para um bloco de Notas Diário tem sido extremamente útil para mim.”
O Diário Docket não só permite que você veja o seu dia inteiro em uma página, mas também separa compromissos, recados, tarefas e notas para manter tudo organizado. É simples, mas eficaz.
Windi concorda:
“eu gosto que isso me ajude a priorizar tarefas e rastrear itens e lembretes para a pessoa e comitês que Apoio.”
ela recomenda este bloco diário de encaixe da InkWell Press.
software de gerenciamento de Tarefas
quer ficar sem papel? Software de gerenciamento de Tarefas como monday E Hive são dois softwares de gerenciamento de tarefas e projetos digitais altamente populares que podem facilitar o progresso do rastreamento em tarefas essenciais.
Heather, Gerente de escritório de Los Angeles, elabora:
“segunda-feira é útil para organizar tarefas por dias/semanas/meses etc. Hive é amaaazing para organizar minhas grandes conferências / eventos. Ambas as ferramentas também podem ser usadas com outras pessoas em sua equipe, como uma ferramenta de colaboração.”
eliminar distrações
nós gostamos de um ditado aqui no SnackNation: se você quiser ir rápido, você tem que liberar o e-brake antes que você possa pisar no gás.
em outras palavras, você não pode esperar alto desempenho sem primeiro eliminar as coisas que o estão impedindo.Quando se trata de produtividade, isso significa eliminar distrações. Veja como minimizar as distrações que estão matando seu tempo todos os dias.
Use um sistema de emissão de bilhetes para solicitações de entrada
um dos maiores desafios para os gerentes de escritório é que os membros da equipe de toda a organização geralmente vêm até você para resolver seus problemas. Não só pode ser difícil rastrear todas essas solicitações de entrada, mas essas interrupções constantes também impedem que você faça as coisas importantes.
um sistema de emissão de bilhetes ajuda a garantir que nada escorregue pelas rachaduras e, ao mesmo tempo, permite que seus colegas de equipe registrem sua solicitação interrompendo seu fluxo de trabalho.
o Office Manager Norah é fã do uso do ZenDesk para esse fim.
“configurei o ZenDesk para que as pessoas possam me enviar um e-mail em um endereço de E-mail especial do office e ele cria um ticket no ZenDesk”, explica ela. “Dessa forma, posso gerenciar meus ingressos e marcá-los como completos quando terminarem!”
se o ZenDesk não é uma opção em sua empresa, aqui está uma solução DIY da om Megan.
“eu tenho que manter em uma rede que eu atualizar.
sempre que alguém me enviar um e-mail pedindo algo para ser feito, vou colocá-lo nessa lista. Eu tenho isso configurado como as tarefas que tenho.
no topo eu tenho tarefas que estão em espera. Tenho tarefas recorrentes, Qual é o status delas, qual é a tarefa, Qual é o status delas, quando são as datas de vencimento, quem é o responsável, a quem precisa ser submetido e, em seguida, tenho tarefas em andamento. Tudo está datado.
toda semana eu faço uma nova folha para que eu possa voltar através dos antigos.
é apenas uma questão de ser diligente e atualizá-lo. O que eu também faço é imprimir a solicitação de E-mail com um e-mail e manter essa pilha de coisas para fazer. Então vou compará-lo com a minha lista para ter certeza de que está lá e está feito.”
Megan foi generosa o suficiente para fornecer um modelo do excel que você pode usar para experimentar seu sistema por si mesmo. Você pode baixar esse modelo aqui.
Defina seu telefone para escala de cinza
você já se perguntou Por que esses pequenos pontos de notificação em todos os seus aplicativos são vermelhos? Não é uma coincidência.
os fabricantes de aplicativos testaram implacavelmente seus projetos e sabem que um ponto vermelho com um número é quase impossível resistir à verificação. Em seu esforço para maximizar o engajamento com seus aplicativos, eles efetivamente transformaram seu smartphone na máquina de distração mais eficiente do mundo.
a boa notícia é que há uma maneira fácil de combatê – lo-Defina seu telefone para o modo de escala de cinza.
uma coisa engraçada acontece quando esse pequeno número de notificação em seu aplicativo Instagram é cinza em vez de vermelho brilhante. De repente, você fica muito menos tentado a descobrir quem comentou sua última postagem.
veja como fazer isso para o iPhone.
Use o método Pomodoro
multitarefa. Somos todos terríveis nisso.Nossos cérebros simplesmente não estão configurados para executar mais de uma tarefa complexa em um nível alto. (É ciência.)
o método Pomodoro é uma técnica de gerenciamento de tempo que ajuda você a se comprometer com uma tarefa por um período de tempo gerenciável – 25 minutos. Estudos mostraram que a maioria das pessoas só pode se concentrar em uma tarefa com um alto nível de desempenho por uma média de 45-50 minutos.
ir para tomato-timer.com e experimente por si mesmo.
agende distrações
vamos enfrentá-lo, não é realista pensar que você nunca pegará seu telefone para verificar as mídias sociais, ou seu site de notícias favorito, ou aquele texto recebido de sua mãe.
não se configure para falhar, definindo expectativas irrealistas para si mesmo. Em vez disso, programe o tempo para se entregar a atividades menos produtivas uma ou duas vezes ao longo do dia, por dez ou quinze minutos de cada vez.
quando dizemos agenda, queremos dizer realmente colocar “olhe para as mídias sociais” em seu calendário. Permitir – se sua distração favorita de vez em quando tornará menos tentador e ajudará a mantê-lo na tarefa durante a maior parte do seu dia.
Comunicação
eu recentemente entrei em uma entrevista com Seth Epstein, um dos principais líderes criativos em Los Angeles, e ele disse algo que realmente atingiu um acorde apenas sobre qualquer problema na vida ou negócio pode ser resolvido com uma melhor comunicação.
os problemas que os gerentes de escritório enfrentam geralmente não são exceção. Muitos dos desafios que parecem sistêmicos ou mesmo insolúveis muitas vezes podem ser corrigidos com uma melhor comunicação. Aqui estão algumas dicas de comunicação para facilitar sua vida e economizar tempo a longo prazo.
Use o Slack para comunicação interna
os aplicativos de mensagens internas têm algumas vantagens distintas em relação ao E-mail para comunicações internas, incluindo facilidade de Uso, maior transparência e integração com toneladas de aplicativos de terceiros. Eles são uma ótima maneira de eliminar silos de informações que o e-mail tende a criar.
Gerente de escritório Norah recomenda Slack:
“usamos muito o Slack e é ótimo para comunicação rápida e delegação de Tarefas.”
Esforçar-se para maior Clareza
pode parecer senso comum, mas ouvi isso de novo e de novo a partir do Office Gestores – certifique-se de que as expectativas e os resultados são claros a partir do get-go. Isso economizará muito tempo a longo prazo.
é realmente tão simples quanto fazer perguntas sempre que algo não está totalmente claro.
outro grande ditado: Os problemas não melhoram com a idade. Se um projeto começa a parecer opressor, sai dos trilhos ou simplesmente não está funcionando, faça algo sobre isso mais cedo ou mais tarde.
sempre economizará tempo a longo prazo para trazer algo com seu chefe mais cedo do que mais tarde.
Basta Dizer Não
quantas vezes por dia você é interrompido por alguém em sua organização que precisa de ajuda com algo agora? Com que frequência eles param para considerar que você pode estar trabalhando em algo importante?
eu apostaria que essas respostas são “muito” e ” nunca.”Interrupções desse tipo são provavelmente a maneira mais comum de os gerentes de escritório serem expulsos dos trilhos e acabarem perdendo tempo tentando se concentrar novamente.Pode ser tentador ser um homem ou mulher” sim”, e instintivamente dizer sim a tudo, mas dizer não a pedidos que não contribuem para objetivos de missão crítica é uma necessidade absoluta – e pode ser um salva-vidas quando se trata de gerenciar o tempo.
Bônus Grátis: obtenha uma versão em PDF do relatório State of the Office Manager de 2018. Pesquisamos 572 gerentes de Escritório para descobrir 10 takeaways que você pode usar para atingir seus objetivos e superar desafios. Além disso, saiba o que outros gerentes de escritório estão sendo pagos (e como você pode ganhar mais)!