Przewodnik po płatnych niezależnych wykonawcach i zdalnych pracownikach
płacenie niezależnym wykonawcom lub zdalnym członkom zespołu może być trudne. W większości przypadków nie jest to czynność wysyłania pieniędzy, która wymaga znacznego wysiłku. Jest to raczej proces rozliczania wszystkich zmiennych, które zmieniają się, gdy pojawiają się nowe sytuacje.
ale zanim zaczniesz się martwić o to, jak płacić niezależnym wykonawcom, właściciele firm muszą ustalić, czy ich członkowie zespołu są faktycznie wykonawcami. Firma, która błędnie klasyfikuje swoich pracowników jako niezależnych kontrahentów, może ponieść kosztowne konsekwencje prawne.
więc jak możesz stwierdzić, czy członkowie Twojego zespołu są sklasyfikowani jako wykonawcy lub pracownicy?
Wzmocnij swój dzień pracy
szybciej osiągaj swoje cele dzięki śledzeniu czasu i zarządzaniu pracą.
niezależni wykonawcy kontra zdalni pracownicy
Urząd Skarbowy ma zestaw wytycznych, które odróżniają pracownika od wykonawcy. Firmy muszą zapoznać się z tymi wytycznymi, aby upewnić się, że są zgodne z federalnymi przepisami podatkowymi. Klasyfikacja pracowników określi, czy firma musi wstrzymać podatki dochodowe, podatki Medicare i podatek od bezrobocia od wynagrodzeń, czy nie.
aby uprościć sprawę, odpowiedz na te trzy pytania dotyczące twoich pracowników:
- czy będą musieli przejść formalny program onboardingowy lub szkoleniowy?
- czy są jakieś konkretne narzędzia, których muszą użyć lub wytyczne, których muszą przestrzegać?
- czy jest określona liczba godzin, które muszą spełniać co tydzień?
Jeśli odpowiedziałeś „tak” na którekolwiek z tych dwóch pytań, powinni oni zostać prawnie sklasyfikowani jako pracownicy. W takim przypadku jesteś odpowiedzialny za potrącanie podatków u źródła od ich wynagrodzeń.
kluczowym punktem, o którym należy pamiętać, jest to, że pracownicy są zobowiązani do przestrzegania ustalonych procedur i harmonogramów, aby wykonywać swoją pracę. W przypadku niezależnych wykonawców liczy się tylko wynik. Jak i kiedy chcą wykonać zadanie, zależy od nich.
wykonawcy mogą mieć większą swobodę w sposobie pracy, ale jest kompromis. Ponieważ nie będziesz zatrudniać ich jako stałych pracowników, będą odpowiedzialni za płacenie własnych podatków, ubezpieczeń społecznych i innych opłat, które są zwykle wstrzymywane przez pracodawców. Ponieważ kontrahenci sami płacą za te wszystkie rzeczy, są traktowani jak samozatrudnieni profesjonaliści.
za chwilę zajmiemy się opłatami i potrąceniami.
jak płacić niezależnym kontrahentom
płacąc niezależnym kontrahentom, ważne jest, aby zrozumieć, które formularze IRS przygotować, jakie opłaty należy wstrzymać, a także jakie rodzaje odliczeń masz prawo do.
jakie formy powinni mieć pracodawcy dla niezależnych wykonawców?
według IRS istnieją dwa formularze, które właściciele firm muszą przygotować: formularz w-9 i formularz 1099-NEC. Oto, czym są te formularze:
formularz W-9 (wniosek o numer identyfikacyjny podatnika i zaświadczenie)
Niezależny wykonawca jest zobowiązany wypełnić formularz w-9, aby potwierdzić swoją nazwę i numer identyfikacyjny podatnika. Formularze W-9 nie muszą być składane do urzędu skarbowego — formularz W-9 służy przede wszystkim do celów weryfikacji i przyszłych referencji.
formularz 1099-NEC (odszkodowanie dla osób niebędących pracownikami)
Urząd Skarbowy wymaga złożenia formularza 1099-NEC, jeśli w ciągu roku dokonałeś płatności w wysokości ponad 600 USD za profesjonalne usługi świadczone przez osobę fizyczną lub podmiot gospodarczy. Upewnij się, że osoba, do której wypełniasz ten formularz, kwalifikuje się jako niezależny wykonawca.
opłaty u źródła i potrącenia dla niezależnych wykonawców
jak wcześniej wspomniano, niezależnych wykonawców uważa się za samozatrudnionych. Nie musisz zatrzymywać podatków i innych opłat, które normalnie płacisz za zwykłych pracowników.
niezależnie od uzgodnionych warunków płatności, pieniądze, które zapłacisz swoim kontrahentom, będą liczone jako wydatki podlegające odliczeniu od podatku. Kwota ta zostanie odjęta od dochodu Twojej firmy, zanim zacznie podlegać opodatkowaniu.
kwota, o której mowa, nie ogranicza się do opłaty, którą zapłaciłeś za pracę wykonawcy. W zależności od umowy między tobą a nimi, może to również obejmować dodatkowe wydatki, takie jak:
- laptopów, krzeseł biurowych i innych materiałów eksploatacyjnych
- niezbędne narzędzia, takie jak rachunek za internet, opłaty członkowskie itp.
- koszty podróży wykonawcy
powiedzmy, że masz rekolekcje dla swojego zespołu zdalnego. Istnieje kilka innych rodzajów kosztów związanych z wykonawcą, które możesz ponieść. W większości przypadków można je zakwalifikować jako wydatki podlegające odliczeniu od podatku — o ile można udowodnić, że są one niezbędne do osiągnięcia zysku przez firmę.
jak płacić pracownikom zdalnym
jeśli zdecydujesz się zatrudnić pracowników zdalnych w pełnym wymiarze godzin, którzy mieszkają w kraju poza krajem, w którym zarejestrowana jest Twoja firma, będziesz chciał zapłacić im w jeden z następujących sposobów:
poproś lokalnego partnera Zapłać pracownikom zdalnym
jeśli masz firmę partnerską w kraju, w którym znajduje się pracownik zdalny, możesz poprosić partnera, aby umieścił twojego pracownika na liście płac. Pracownik technicznie będzie pracownikiem firmy partnerskiej, ale będzie pracował dla Ciebie.
zapewni to przestrzeganie lokalnych przepisów i zapewnienie pracownikowi odpowiedniego wynagrodzenia i świadczeń.
jeśli masz zdalnych pracowników w wielu różnych krajach na całym świecie, takie podejście może nie być praktyczne, ponieważ wymagałoby to posiadania równie wielu firm partnerskich.
użyj outsourcingowego dostawcy płac
inną opcją jest outsourcing płac do dedykowanego dostawcy płac.
ten rodzaj firmy specjalizuje się w obsłudze płatności i świadczeń dla pracowników zdalnych. Dostawcy ci są w stanie to zrobić, ponieważ mają zarejestrowane podmioty w każdym kraju, w którym świadczą swoje usługi.
Korzystanie z outsourcingowego dostawcy płac może znacznie uprościć proces zarządzania płacami i odciążyć Cię od konieczności martwienia się o lokalne przepisy i regulacje w każdym kraju, w którym znajdują się Twoi zdalni pracownicy.
najlepsze usługi płatnicze dla płacących niezależnych kontrahentów i pracowników zdalnych
szukasz niezawodnego sposobu płacenia niezależnych kontrahentów i pracowników zdalnych? Oto cztery najlepsze opcje:
Hubstaff
najlepszym sposobem płacenia niezależnym kontrahentom online jest usprawnienie śledzenia ich pracy za pomocą zautomatyzowanego systemu płac.
Hubstaff to oprogramowanie do śledzenia czasu i płac, które rozwiązuje główne wyzwanie wymienione powyżej: zapewnienie, że uzyskasz wartość za swoje pieniądze. Hubstaff śledzi co godzinę, więc wiesz dokładnie, ile zapłacisz.
porzuć czeki papierowe i użyj Hubstaff, aby płacić niezależnym kontrahentom, członkom zespołu zdalnego lub freelancerom. Hubstaff oferuje rozwiązanie płatności online, które może być utrzymywane bezpośrednio z konta poprzez integrację z międzynarodowymi platformami płatniczymi, takimi jak PayPal, TransferWise, Bitwage i Payoneer.
ale Hubstaff to nie tylko narzędzie do obsługi płac. Może również automatycznie śledzić czas i rejestrować, które dzienniki czasu zapłaciłeś, a które nie.
upraszcza zdalne śledzenie czasu i dodaje dodatkową warstwę wglądu i raportowania. Płatności mogą być wysyłane automatycznie lub ręcznie. Wszystko, co musisz zrobić, to pobrać aplikację komputerową i nacisnąć start, aby śledzić czas.
Hubstaff automatycznie obliczy listę płac na podstawie stawki godzinowej członka zespołu i czasu zalogowania.
Możesz również użyć funkcji raportowania Hubstaff, aby zobaczyć, ile godzin przepracowali w określonym zakresie dat i zapłacić je odpowiednio po zakończeniu projektu. Integruje się nawet z oprogramowaniem księgowym, takim jak QuickBooks i FreshBooks, aby uprościć proces księgowy.
inne zalety korzystania z Hubstaff obejmują dokładniejsze budżetowanie projektu oraz automatyczne planowanie i raportowanie obecności.
jako dodatkowy bonus, Hubstaff Desk oferuje narzędzia, które pomogą Ci zmierzyć wydajność i stworzyć dowód pracy dla niezależnych wykonawców i rozproszonych członków zespołu.
Hubstaff Desk zapewnia lepszy wgląd w to, co robi, pokazując aplikacje i adresy URL używane przez zespół, śledząc wyniki aktywności i umożliwiając konfigurację opcjonalnych zrzutów ekranu, aby pomóc ci wykryć źródło problemów z wydajnością.
Twój zespół może zobaczyć wszystko, co jest śledzone. Biurko Hubstaff to przejrzyste, etyczne rozwiązanie do tworzenia proof of work.
PayPal
PayPal jest największym procesorem płatności online na świecie, z ponad 325 milionami aktywnych użytkowników w 202 krajach i 25 obsługiwanymi walutami.
firmy na całym świecie używają systemu PayPal do płacenia kontrahentom i członkom zespołu. Oznacza to, że jeśli chcesz zlecić Na Zewnątrz talenty, istnieje duża szansa, że niezależny wykonawca, którego zatrudnisz, już korzysta z platformy.
PayPal kładzie nacisk na bezpieczeństwo i automatycznie szyfruje poufne informacje podczas ich przechowywania i przesyłania.
pamiętaj, że chociaż większość ludzi na całym świecie może otrzymywać płatności za pośrednictwem platformy, nie wszystkie kraje mają możliwość wypłaty środków na lokalne konto bankowe za pośrednictwem przelewu bankowego.
w związku z tym możesz płacić swoim międzynarodowym członkom zespołu tylko za granicą, aby utknąć z saldami, których mogą używać tylko do zakupów online.
Payoneer
Payoneer umożliwia firmom wysyłanie płatności do zdalnych członków zespołu i kontrahentów poprzez bezpośrednie wpłaty. Jest dostępny w ponad 200 krajach i obsługuje ponad 150 walut.
firma jest podmiotem regulowanym w USA i UE i posiada licencję na przekazywanie funduszy na całym świecie.
Payoneer oferuje pracownikom i kontrahentom wiele sposobów wypłaty zarobków, w tym za pomocą kart przedpłaconych Mastercard Payoneer i globalnych przelewów bankowych.
Ponadto firma przestrzega najsurowszych praktyk bezpieczeństwa, aby zapewnić bezpieczeństwo danych i funduszy.
Wise
mądre leady z atrakcyjną ofertą: najpiękniejszy kurs wymiany. W przeciwieństwie do innych platform płatniczych, Wise jest metodą płatności, która nie dodaje premii do kursu hurtowego (średniego rynku). Oznacza to, że w końcu płacisz tylko tyle, ile musisz za przeliczenie waluty.
podobnie jak w przypadku Payoneer, Wise oferuje użytkownikom karty debetowej możliwość wypłaty lub wydawania środków po otrzymaniu płatności.
Platforma przestrzega również surowych przepisów bezpieczeństwa, które zapewniają bezpieczeństwo Twoich danych i środków.
jednak Wise jest dostępny tylko w 60 krajach. Jeśli masz zdalnych pracowników lub kontrahentów, którzy mieszkają poza tymi 60 krajami, musisz poszukać innej usługi płatniczej.
jakiej metody płatności należy użyć, aby zapłacić niezależnym kontrahentom?
podejmując decyzję finansową o sposobie wysyłania płatności do członków zespołu zdalnego i kontrahentów w Twojej firmie, nie powinieneś opierać swojej decyzji na najtańszej platformie.
upewnij się, że wybrałeś ten, który jest najwygodniejszy dla Twojej firmy — i obsługuje wszystkie kraje, w których mają siedzibę twoi kontrahenci.
Uprość śledzenie czasu pracy i płac dzięki Hubstaff Time
łatwe i dokładne arkusze czasu pracy bez bólu głowy
Czy byłeś w stanie określić, która z wyżej wymienionych metod płatności jest najlepsza dla Twojej firmy? Czy są jakieś platformy płatnicze, z których korzystasz, o których warto wspomnieć? Daj nam znać w komentarzach poniżej.
przeczytaj inne nasze artykuły o przekazach pieniężnych:
- proste sposoby wysyłania pieniędzy do Indii
- jak wysłać pieniądze do Kolumbii
- jak wysłać pieniądze na Ukrainę
- jak wysłać pieniądze do Brazylii
- jak zaoszczędzić na liście płac
ten post został pierwotnie opublikowany w grudniu 2014. Zaktualizowano ją w kwietniu 2019 r., lipcu 2020 r. i sierpniu 2021 r. pod kątem dokładności i uwzględnienia bardziej odpowiednich systemów płatności.