proces i kryteria wyboru oprogramowania ERP

proces i kryteria wyboru oprogramowania ERP

dobry system planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP) powinien mieć wpływ na każdą część twojej firmy. Dostępnych jest niezliczone oprogramowanie ERP, więc musisz dokonać właściwego wyboru, który pasuje do Twojej organizacji. Ale czy wiesz, jak wygląda proces wyboru ERP?
Porównaj najlepszych liderów oprogramowania ERP

nie martw się, jeśli nie jesteś zaznajomiony! To właśnie dlatego stworzyliśmy ten ultra-kompleksowy, krok po kroku przewodnik, jak wybrać system ERP. Pełen wskazówek i zaleceń, możesz użyć tego artykułu jako części listy kontrolnej oceny oprogramowania ERP.

Skocz do:

• czym jest oprogramowanie ERP?
• względy zakupowe
• proces selekcji
• kryteria selekcji

co to jest oprogramowanie ERP?

najpierw wyprostujmy podstawy. Oprogramowanie ERP to pakiet zintegrowanych aplikacji, które automatyzują i usprawniają krytyczne procesy biznesowe. Aplikacje te pomagają między innymi w zarządzaniu analityką biznesową (BI), księgowością, zarządzaniem łańcuchem dostaw i automatyzacją marketingu (ma). Służy jako scentralizowane repozytorium danych i zapewnia automatyzację przepływu pracy oraz wgląd w czasie rzeczywistym. Oprogramowanie ERP oferuje również możliwości zapewnienia zgodności ze standardami branżowymi i regulacyjnymi, poprawy obsługi klienta i analizy kondycji finansowej organizacji.

przed zainwestowaniem w ten program, są atrybuty, które musisz przemyśleć.

uwagi dotyczące zakupów

zakup nowego ERP jest jak zakup nowego samochodu. Jest to kosztowna inwestycja, ale warto, gdy wiesz, czego szukasz, aby dopasować się do interesów Twojej firmy. Niektóre pytania, które należy uwzględnić w rozważaniach dotyczących zakupów, obejmują:

jak duża jest Twoja firma?

wielkość firmy jest niezbędna. Jesteś przedsiębiorcą z listy Fortune 500 lub start-upem przygotowującym się do wyprowadzki z piwnicy rodziców? Rozwiązania te oferują skalowalność i mogą pomieścić więcej pracowników, działów, użytkowników i więcej w miarę rozwoju. Lub, jeśli nie widzisz, że Twoja firma przewyższa małe lub średnie rozmiary, możesz zainwestować w program, który zaspokaja tę potrzebę.

Czego Potrzebują Inne Działy?

nie jest tajemnicą, że ERP ma różnorodne funkcje, które obsługują różne działy w Twojej firmie. Ważne jest jednak, aby zbadać kierowników działów i uzyskać ich wkład w to, czego potrzebują w Nowym Systemie. Traktujcie szefów wydziałów jak regionalnych ambasadorów. Możesz zbadać wszystko, co trzeba wiedzieć o HR, CRM i księgowości, ale nie jesteś ekspertem. Ci kierownicy działów służą jako eksperci i rozumieją, czego potrzebują, aby usprawnić operacje.

ile chcesz wydać?

więcej o kosztach w dziale kryteria wyboru. Ważne jest jednak, aby ustalić odpowiedni budżet z rozsądnym nakrętką końcową, więc możesz kupić potrzebny system bez opróżniania całego portfela.

Jaka jest idealna opcja wdrożenia?

znajomość preferowanej opcji wdrożenia — lokalnego, chmurowego lub hybrydowego zarówno w chmurze, jak i na miejscu-ułatwi również zarządzanie procesem wyboru systemu ERP. Oczywiście każde wdrożenie ma swoje plusy i minusy, ale wybór tego, który najlepiej pasuje do potrzeb Twojej firmy, jest krokiem we właściwym kierunku.

• On-Premise: On-premise to tradycyjne wdrażanie oprogramowania. Umożliwia dostęp i wykorzystanie rozwiązania tylko na serwerach Twojej firmy. Jeśli Twoja firma zajmuje się lokalną pracą i klientami, ta preferencja może być odpowiednia dla Ciebie.
• Chmura: wdrożenie w chmurze umożliwia dostęp do rozwiązania i danych na dowolnym urządzeniu z silnym połączeniem internetowym, takim jak komputery stacjonarne, laptopy, smartfony, tablety i inne. Zawiera również więcej opcji zabezpieczeń, aby chronić dane przed zagrożeniami cybernetycznymi. Jeśli masz regionalnych lub globalnych patronów i partnerów, ten wybór wdrożenia może być najlepszym rozwiązaniem.
• hybryda: opcja hybrydowa łączy najlepsze cechy wdrożenia lokalnego i chmurowego w jedną możliwość, aby zapewnić bezpieczeństwo i dostępność informacji w czasie rzeczywistym.

Pobierz nasz szablon wymagań oprogramowania ERP

proces selekcji

aby uzyskać dodatkowe informacje wprowadzające, przeprowadzimy Cię przez naszą metodologię wyboru Lean. Ten łatwy do naśladowania, czteroetapowy proces pomaga określić potrzeby biznesowe, ocenić i porównać rozwiązania, zweryfikować wymagania techniczne i negocjować znaczącą umowę. Możesz wykonać tę metodologię z Pomocą SelectHub lub bez niej.

Utwórz

pierwszym krokiem w naszym procesie jest przeprowadzenie samooceny operacji biznesowych. Pytania te obejmują:

• dlaczego potrzebujesz nowego programu?
• co jest nie tak z istniejącym oprogramowaniem lub procedurami?
• co chcesz, aby To rozwiązanie uprościło i zautomatyzowało?

współpracuj

łatwo jest delegować znalezienie nowego programu do jednej lub dwóch osób. W rzeczywistości potrzebujesz komitetu, który składa się z liderów działów, interesariuszy, partnerów i innych. Liderzy Wydziału są cenni. Możesz badać i próbować opracować wymagania dla swoich sektorów HR, księgowości i marketingu, ale ci szefowie wiedzą, czego potrzebują.

możesz zapytać interesariuszy i partnerów w Twojej branży o ich rozwiązanie i jeśli mają jakichś dostawców, których by polecili. Im więcej wartościowych osób dodasz do swojego zespołu selekcyjnego, tym większe szanse na wybór idealnego rozwiązania.

Zdefiniuj

usiądź z zespołem, aby utworzyć listę wymagań głównych i funkcji. Usługi SelectHub oferują aparaturę, która pomaga wybierać spośród różnych wymagań funkcjonalnych i technicznych. Możesz ocenić, jak dostawcy działają z tymi wymaganiami, przy wartościach do 100.

Wybierz jedną z różnych wymagań w aplikacji selecthub express.

Dystrybuuj

przesiądź się przez dostawców, którzy najlepiej spełniają Twoją listę wymagań. Utwórz listę dostawców i sprawdź, jak dobrze pasują do twojej listy funkcji. Możesz użyć narzędzi SelectHub do utworzenia RFx, zapytania ofertowego (RFP), zapytania informacyjnego (RFI) lub zapytania ofertowego (RFQ).

Uzasadnij

ten etap pomaga ocenić wszystko, co wyciągnąłeś z poprzedniego kroku. Musisz również wziąć pod uwagę trzy opcje:

• czy chcę kontynuować proces wyboru oprogramowania z tymi potencjalnymi dostawcami?
• czy chcę dodać integracje lub moduły dodatkowe do mojego istniejącego oprogramowania?
• czy chcę całkowicie zatrzymać ten proces i trzymać się mojego obecnego programu/praktyk?

bez względu na twój wybór, ten krok ma pomóc ci naprawdę zrozumieć, jak chcesz iść do przodu.

udowodnij

albo zdecydowałeś się znaleźć zupełnie nową platformę, albo poszukaj dodatkowych modułów, które chcesz dodać do swojego obecnego systemu. Stworzyłeś krótką listę dostawców i chcesz, aby udowodnili, jak dobrze ich rozwiązanie spełnia określone wymagania. Ten krok pozwala poprosić dostawców o dema, dowody koncepcji (POC) i przypadki użycia.

• dema: tutaj prosisz sprzedawców o pokazanie, jak wykonywać zadania. Twórz Skrypty demonstracyjne lub listy narzędzi, które mają być demonstrowane przez sprzedawców. Przykłady obejmują: „Pokaż mi swoją księgę Generalną”; „Pokaż mi swoje narzędzia do uzgadniania i rozliczania rachunków;” lub ” Pokaż mi swój rachunek materiałów (BOM) akcesorium.”
• przypadki użycia: przypadki użycia są nieco głębsze niż wersje demonstracyjne. Pozwalają zapytać, jak wykonać określone zadania. Tj. „Pokaż mi, jak wykonywać rozliczenia bankowe na koniec miesiąca” lub ” Pokaż mi, jak zautomatyzować płace dla pracowników.”Możesz również opracować skrypt dla tej opcji.
• POCs: POCs pokazuje więcej niż dema i przypadki użycia. Dostawcy mogą odtworzyć rozwiązanie z poprzednimi lub aktualnymi danymi użytkownika, aby pokazać, jak działa system jak symulacja. Chociaż ta metoda jest skuteczna, może być terminowa i droższa niż wersje demonstracyjne lub przypadki użycia. Sugerujemy, aby używać POCs tylko dla jednego lub dwóch idealnych rozwiązań.

możesz dodać POC do systemu SelectHub.

oceń, jak dobrze każde rozwiązanie działa w Twoich demach, przypadkach użycia lub POC i przypiąć je obok wyniku wymagań. Te wyniki pomogą Ci uszeregować najlepsze aplikacje.

ranking

ranking rozwiązań w oparciu o wymagania i wyniki demo. Rozważ również ocenę całkowitego kosztu posiadania każdego programu (TCO) lub ostatecznej ceny. Cena ta może wahać się od kilku tysięcy dolarów do $100,000 lub więcej.

Negocjuj

Lean Selection pozwala na posiadanie co najmniej dwóch do trzech potencjalnych programów, które idealnie pasują do Twojej organizacji. Po uszeregowaniu wyborów wybierz najlepszy wybór i przejrzyj umowy i umowy sprzedawcy lub Odsprzedawcy. SelectHub może przejrzeć umowę i przekazać Ci informacje na temat tego dostawcy. SelectHub nie jest jednak firmą prawną i nie może udzielać porad prawnych. Jeśli okaże się, że umowa jest podejrzana lub dziwna, zapoznaj się z nią z prawnikiem lub kancelarią prawną.

Tworzenie RFx w aparacie SelectHub.

po dokonaniu oceny prawnej i negocjowaniu warunków zdecyduj, czy ten sprzedawca jest dla Ciebie odpowiedni. Jeśli tak, możesz przejść do fazy podpisywania. Jeśli nie, przejdź do kolejnych dostawców na tej liście i powtórz ten krok. Zrozum jednak, że SelectHub pobiera dodatkowe opłaty, jeśli poprosisz o opinie innych firm.

podpisz

nadszedł moment. Po zbadaniu i przeprowadzeniu dokładnych ocen nadszedł czas, aby podpisać umowę z dostawcą. Po podpisaniu i opracowaniu warunków płatności możesz skonfigurować plan wdrożenia.

Pobierz nasz szablon wymagań oprogramowania ERP

kryteria wyboru

teraz, gdy rozumiesz, czym jest oprogramowanie ERP i jak działa proces selekcji, przejdziemy do celu tego artykułu. Poniżej przedstawiamy listę najważniejszych kryteriów wyboru oprogramowania ERP. Możesz użyć tych kryteriów na wszystkich etapach procesu selekcji, aby pomóc określić, czy rozwiązanie jest dla ciebie odpowiednie.

funkcjonalność i łatwość obsługi

pierwszą rzeczą w procesie wyboru ERP, mamy kilka standardowych pytań do zaparowania: jakie są funkcjonalności i łatwość obsługi systemu? A jakich funkcjonalności i stopnia łatwości obsługi potrzebujesz? Odpowiedź na te pytania pomoże Ci zdecydować, czy produkt jest odpowiedni dla Twojej firmy na podstawowym poziomie. Kryteria te mogą być najbardziej długotrwałe i przyziemne do spełnienia-wymaga dogłębnej oceny Twojej firmy i produktu ERP – ale trzymaj się mocno. Ocena ta jest niezbędna do pracy.

podjęcie następujących działań może pomóc lepiej zrozumieć oprogramowanie ERP, zebrać wymagania lub porównać systemy:

• zbieranie wymagań: zastanów się nad bieżącymi wyzwaniami, przed którymi stoi Twoja organizacja, które można rozwiązać lub ograniczyć za pomocą systemu ERP. Następnie oceń, która z funkcjonalności systemu to osiągnie.
• rozważ automatyzację procesów biznesowych: pomyśl o wszystkich rutynowych procesach biznesowych w Twojej organizacji, które można zautomatyzować i oceń, czy konkretne rozwiązanie ma do tego narzędzia.
• zbadaj użytkowników końcowych: jak zaawansowani technologicznie są Twoi użytkownicy końcowi i czy mają zdolność poruszania się po złożonych funkcjach oprogramowania? Czy korzystali już z systemu ERP? Odpowiedź na te pytania pomoże Ci określić, czy łatwość obsługi produktów jest zgodna z Twoimi wymaganiami.
• Plan centralizacji: rozważ obecnie używane systemy, które będą musiały być zintegrowane z Twoim systemem ERP i zapytaj o możliwości integracji. Na przykład, jak interfejs CRM z ogólnym ERP?

rentowność dostawcy

zanim zainwestujesz w konkretne rozwiązanie, dobrze jest zadać sobie pytanie: Jaka jest reputacja dostawcy i czy mogę z nim pracować długoterminowo? Nawet jeśli produkt ma odpowiednią funkcjonalność, nie powinno być mowy o tym, czy firma nie jest godna zaufania i bezpieczna. Poza wiarygodnością firmy, należy sprawdzić skalowalność produktu, aby określić, czy może to być trwała transakcja.

analiza rentowności dostawcy zapewnia nie tylko świetny system, ale także wspaniałego partnera dla Twojej firmy. Należy wziąć pod uwagę następujące czynniki przy porównywaniu systemów ERP i dostawców, którzy je dostarczają:

• wiarygodność firmy: zbadaj, jak sprzedawca zmienił się organizacyjnie w ostatnich latach i zapytaj o przyszły kierunek działalności sprzedawcy. Ponadto rozważ wiek i kondycję finansową firmy.
• żywotność produktu: dowiedz się, jak długo produkt ERP jest dostępny na rynku i Szukaj referencji od swoich klientów. Zapytaj sprzedawcę, jak długo zamierza kontynuować działanie produktu i regularnie rozprowadzać aktualizacje lub ulepszać go. Jeśli chcesz pokryć wszystkie swoje podstawy, zapytaj sprzedawcę o produkty, które planują wydać w nadchodzących latach.
• skalowalność: ocena skalowalności produktu wymaga wewnętrznego spojrzenia w przyszłość firmy. Czy będziesz musiał dodawać użytkowników w przyszłości lub rozszerzać funkcjonalność? Czy Twoja organizacja ma potencjał do ekspansji na nowe rynki? Zastanów się, czy funkcje systemu mogą wspierać i ulepszać Twoją strategię biznesową. Jest to istotne dla młodych, rozwijających się firm – wybrany system ERP musi być w stanie rozwijać się wraz z Tobą.

Technologia

wiele technologii jest wplecionych w systemy ERP – na przykład standardowe oprogramowanie powinno zawierać funkcje związane z Business intelligence, raportowaniem i dostosowywaniem. Podobnie jak ocena funkcjonalności, powinieneś zadać sobie pytanie: Jakie technologie oferuje rozwiązanie i jakich technologii potrzebujemy?
weź pod uwagę następujące czynniki, gdy jesteś gotowy do porównania ERP lub aktywnie przeprowadzasz proces wyboru oprogramowania:

• Personalizacja: zastanów się, czy rozwiązanie jest gotowe do użycia, czy można je dostosować do organizacji i unikalnych procesów biznesowych. Jeśli rozwiązanie musi być dostosowane do działania, upewnij się, że sprzedawca może wykonać żądanie.
• wymagania: zastanów się, czy rozwiązanie może zaspokoić techniczne potrzeby Twojej organizacji. Na przykład, czy może generować wizualne raporty sprzedaży w czasie rzeczywistym dla prezentacji?
• Wartość: Oceń, czy system ERP wykorzystuje najnowszą, najnowocześniejszą technologię i czy dostawca planuje konsekwentną aktualizację systemu. Biorąc pod uwagę ten czynnik, nie inwestujesz czasu i pieniędzy na wdrożenie systemu, który wkrótce stanie się przestarzały.

Porównaj Top Liderzy oprogramowania ERP

koszt

wydaje się oczywiste, że należy wziąć pod uwagę koszt systemu ERP, ale niestety nie jest to takie proste, jak się wydaje. Biorąc pod uwagę kilka różnych elementów, ważne jest, aby zadać sobie pytanie: jaki będzie prawdziwy koszt rozwiązania? Rzeczywisty koszt składa się z opłat licencyjnych, które zależą od liczby użytkowników, samego oprogramowania lub wybranych modułów, hostingu lub sprzętu, wdrożenia, konserwacji, szkoleń i wsparcia. Mądrze jest ustalić przybliżoną szacunkową stopę zwrotu z inwestycji przed podpisaniem jakiejkolwiek umowy.

weź pod uwagę następujące czynniki podczas oceny kosztów ERP:

• podstawowe informacje o cenach: Po pierwsze, Oceń koszt platformy i czy jest ona odpowiednia dla oferowanych przez nią funkcjonalności i technologii. Jeśli struktura cenowa sprzedawcy jest niesprawiedliwa, prawdopodobnie możesz znaleźć inny produkt-w morzu jest mnóstwo ryb.
• prawdziwy koszt: następnie pracuj nad określeniem prawdziwego kosztu rozwiązania. Oblicz długoterminowy TCO, upewniając się, że uwzględnisz wszystkie obowiązujące koszty z powyższej listy.
• ROI: po zakończeniu tych ostatnich ocen oszacuj, czy przewidywany zwrot z inwestycji (ROI) będzie znacznie większy niż całkowity koszt posiadania.

wsparcie i szkolenie

wsparcie i szkolenie to elementy, dzięki którym system działa i działa przez cały czas. Na obecnym rynku ERP istnieje szeroki zakres usług oferowanych przez dostawców w zakresie wsparcia i szkoleń. Kompleksowy plan szkoleniowy zazwyczaj obejmuje dostęp do filmów szkoleniowych lub dokumentacji, internetowej bazy wiedzy lub społeczności użytkowników oraz opcje szkolenia osobistego. Kompleksowe wsparcie zazwyczaj obejmuje dostęp do call center, jak również różnych zasobów online. Z drugiej strony niektórzy dostawcy nie oferują wsparcia ani szkoleń,ani nie zlecają wsparcia i szkoleń.

biorąc pod uwagę te punkty, ważne jest, aby przyjrzeć się uważnie: jakiego rodzaju wsparcie i szkolenie otrzymasz? Jakiego rodzaju wsparcia i szkoleń potrzebujemy? Powinieneś zapoznać się z ofertami pomocy technicznej i szkoleń, upewnić się, że będą one działać dla użytkowników końcowych i zawrzeć pozorną umowę ze sprzedawcą.

zastanów się nad następującymi czynnikami podczas przeglądania wsparcia i szkolenia:

• potrzeby użytkowników końcowych: po pierwsze, poświęć trochę czasu na rozważenie potrzeb użytkowników końcowych. Jakie szkolenia, takie jak twarzą w twarz kontra wirtualne, będą najwygodniejsze i najbardziej efektywne dla użytkowników końcowych? Czy masz wewnętrzny zespół IT, który może pomóc w pomocy technicznej, czy też będziesz polegać wyłącznie na pomocy zewnętrznej?
• cennik: czy koszt wsparcia i szkolenia jest wliczony w opłaty licencyjne, czy będzie to dodatkowa inwestycja?

doświadczenie w branży

doświadczenie w branży zasadniczo odnosi się do zdolności dostawcy do zaspokojenia konkretnych potrzeb. W zależności od wymagań, bardzo dobrze może być w stanie znaleźć rozwiązanie, które jest zaprojektowane specjalnie dla typu i wielkości firmy. Zdobądź główne korzyści podczas pracy z dostawcą, który rozumie twoją firmę i pozwala na praktyki branżowe wbudowane w system. Zadaj sobie pytanie: czy charakter Twojej firmy wymaga wyspecjalizowanej platformy?

• doświadczenie: zastanów się, jak długo sprzedawca pracował w danej branży i czy udowodnił sukces w branży.
  

  Przykład: E2 Shop System to oprogramowanie ERP zaprojektowane specjalnie dla przemysłu wytwórczego.

wdrożenie

wdrożenie jest niezbędne do uruchomienia nowego systemu ERP. Dobrze jest zapytać, w jaki sposób sprzedawca zapewni pomyślną instalację. Ten krok będzie krytyczny, jeśli przewidujesz zaangażowane wdrożenie, takie jak migracja ze starego systemu do nowego ERP. Oto krótki przegląd tego, czego wymaga pomyślny plan instalacji:

• idealne oprogramowanie: Znajdź odpowiednie rozwiązanie za pomocą Lean Selection lub innej metodologii.
• Plan: Zbierz zespół wdrożeniowy i ustrukturyzuj plan instalacji. Ponadto przydzielać i wykonywać obowiązki zarządzania projektami.
• Transfer danych: wykonuj szczegółowe przeglądy danych, aby zmniejszyć powtarzające się informacje. Informacje o Twojej firmie są podstawą każdego systemu ERP, chyba że zaczynasz od zera.
• szkolenie użytkowników: dostęp i dystrybucja materiałów szkoleniowych do wyznaczonych użytkowników końcowych.
• przeprowadzanie testów systemu i uruchamianie: Wykonaj testy programu, aby upewnić się, że rozwiązanie ma odpowiedni interfejs i skutecznie wykonuje wszystkie pożądane funkcje przed i po uruchomieniu.
• obowiązki po uruchomieniu: Analizuj zwrot z inwestycji, badaj wydajność pracowników, monitoruj zadowolenie klientów i mierz inne wskaźniki KPI firmy, aby ocenić wyniki oprogramowania w czasie.

zakończyliśmy listę kryteriów wyboru oprogramowania ERP. Możesz użyć tej listy do oceny rozwiązań w całym procesie wyboru oprogramowania.

Pobierz nasz szablon wymagań oprogramowania ERP

ostatnie myśli

wybór systemu ERP to długi proces z wieloma czynnikami do rozważenia. Ale można to podzielić na części, które można opanować. Postępuj zgodnie z opisanym przez nas procesem wyboru systemu ERP krok po kroku i pamiętaj, aby rozpocząć od zebrania swoich wymagań. Dzięki rygorystycznym badaniom i selekcji otrzymasz dostawcę, który dostarczy system, aby przenieść Twoją firmę na wyższy poziom.

Czytaj dalej

• co to jest ERP i jak działa?
• korzyści z ERP
• szablon wymagań ERP i lista kontrolna
• wdrożenie ERP
• funkcje ERP i lista wymagań oprogramowania