Opcje archiwizacji wiadomości e-mail z Entourage lub Outlook | obsługa dźwięku
czy używasz programu Microsoft Outlook lub Microsoft Entourage jako aplikacji e-mail? Czy przechowujesz tysiące wiadomości e-mail? Czy rzadko masz dostęp do wielu z tych wiadomości? Jeśli tak, możesz rozważyć archiwizację tych wiadomości. Po zarchiwizowaniu wiadomości możesz je usunąć z programu Outlook, który usunie je z bazy pocztowej programu Outlook lub Entourage. Dzięki temu baza danych jest mniejsza, szybsza i mniej podatna na problemy. Wiadomości mogą być nadal dostępne, zazwyczaj z poziomu aplikacji do archiwizacji.
istnieje kilka aplikacji, które pozwalają archiwizować (kopiować) wiadomości z programu Outlook lub poprzednika programu Outlook, Entourage. Użyłem tylko EagleFiler, ale wymienię alternatywy i moją szybką ocenę każdego z nich.
Uwaga: Jeśli nadal używasz Entourage, gorąco zachęcam do rozważenia aktualizacji do programu Outlook, Ponieważ jego baza poczty okazała się mieć mniej problemów niż baza poczty Entourage.
Darmowa metoda-powinienem zacząć od nakreślenia podręcznika, ale darmowe sposoby archiwizowania wiadomości e-mail z programu Outlook. Możesz wybrać folder zawierający wiadomości i przeciągnąć ten folder z programu Outlook na pulpit lub inny folder w Finderze. Możesz nawet połączyć tę metodę z konfigurowaniem reguły w programie Outlook, która automatycznie przenosi wiadomości starsze niż, na przykład, 180 dni, ze skrzynki odbiorczej (lub dowolnego folderu) i do innego folderu. Następnie wystarczy przeciągnąć ten inny folder na pulpit. Intermedia napisała artykuł o tym, jak skonfigurować regułę automatycznego przenoszenia wiadomości e-mail, jeśli korzystasz z konta e-mail Exchange, ale te instrukcje działają również, jeśli masz konto POP lub IMAP.
EagleFiler ($40, Darmowe demo) to szanowana aplikacja, która może być używana do organizowania wiadomości e-mail, stron internetowych, plików i różnych informacji. Wspomniałem o tym w poprzednim Tech Tip o archiwizacji wiadomości e-mail, jeśli używasz aplikacji Apple Mail. EagleFiler jest dobrze obsługiwany i często aktualizowany. EagleFiler nie może być łatwo zaplanowany do archiwizowania wiadomości. Zamiast tego Archiwizacja jest procesem ręcznym, ale EagleFiler oferuje łatwe w użyciu polecenie przechwytywania, które pozwala wybrać jedną lub wiele wiadomości i łatwo skopiować je z programu Outlook i do pliku biblioteki. EagleFile przechowuje wiadomości e-mail jako skrzynkę pocztową (.MBOX) pliki lub e-mail (.eml) pliki, które są wspólne typy plików, które mogą być łatwo przeglądane lub importowane do innych aplikacji, Jeśli kiedykolwiek chcesz to zrobić. Serdecznie polecam EagleFiler, ponieważ jest to tak wszechstronna aplikacja. Używam go do ręcznego archiwizowania wiadomości e-mail z Apple Mail. Zazwyczaj spędzam około 15 minut 3 razy w roku, archiwizując moje starsze wysłane wiadomości. Aktualna wersja eaglefilera, 1.6.3, wymaga OS X 10.6.8 lub nowszego. EagleFiler może być używany do archiwizowania wiadomości z większości głównych aplikacji e-mail.
Archiwizator poczty ($35, Darmowe demo) może być zaplanowany do automatycznego archiwizowania wiadomości z wybranych folderów w programie Outlook. Wiadomości archiwalne przechowywane są we własnej bazie mail Archiver. Jeśli to konieczne, możesz później wyeksportować pocztę z jej bazy danych w jednym z następujących formatów plików: pdf, text, rtf, MBOX, xml lub do Evernote lub FileMaker. Krótko porównując MailArchiver do EagleFiler, EagleFiler pozwala przechowywać szeroką gamę typów plików, podczas gdy Mail Archiver pozwala tylko przechowywać wiadomości e-mail. Strona internetowa Mail Archiver oferuje dobry przegląd jego interfejsu i opcji. Aktualna wersja MailArchiver, 3.2, wymaga systemu OS X 10.7 lub nowszego. MailArchiver może być używany do archiwizowania wiadomości z większości głównych aplikacji e-mail.
MailSteward ($25, $50 lub$100, Darmowe demo) podobnie jak Mail Archiver, MailSteward pozwala zaplanować archiwizację i przechowuje wiadomości we własnej bazie danych. Uwaga, Tylko wersje $50 i $100 obsługują planowanie. Najtańsza (25 USD) Wersja Lite ma również ograniczone możliwości eksportu i wyszukiwania. Interfejs MailSteward jest bardzo utylitarny, moim zdaniem i był powolny, aby skonfigurować, gdy uruchomiłem testy na mojej bazie poczty programu Outlook. Aktualna wersja programu MailSteward, 10, wymaga systemu OS X 10.8 lub nowszego. MailSteward może być używany do archiwizowania wiadomości z większości głównych aplikacji e-mail.
Outlook Email Archive X ($30, free demo) to proste narzędzie do archiwizacji. Najwyraźniej nie można tego zaplanować. Nie przechowuje wiadomości we własnej bazie danych. Zamiast tego przechowuje wiadomości jako pojedyncze pliki lub jako skrzynki pocztowe (.MBOX) pliki wewnątrz folderów na komputerze Mac. Może to utrudnić wyszukiwanie i przeglądanie zarchiwizowanych wiadomości niż w przypadku korzystania z innych wymienionych aplikacji. Działa tylko z programem Outlook-to znaczy, że nie działa z żadnymi innymi głównymi aplikacjami e-mail. Firma sprzedaje osobną wersję swojego produktu, jeśli używasz Entourage. Jeśli masz wiele kont e-mail skonfigurowanych w programie Outlook (lub Entouage), ta aplikacja może najwyraźniej archiwizować tylko wiadomości z jednego konta naraz. Oznaczałoby to po prostu, że musisz uruchomić proces archiwizacji raz dla każdego konta.
jeśli używasz Outlooka i chcesz zarchiwizować swoje wiadomości, mam nadzieję, że jedna z opcji opisanych powyżej spełni Twoje potrzeby.